Abiklblikud kulud Projekti raamatupidamise korraldamine Teavitus Krt Kraaving
Abikõlblikud kulud Projekti raamatupidamise korraldamine Teavitus Kärt Kraaving
Kulude abikõlblikkuse üldtingimused Kulu on abikõlblik, kui see on põhjendatud, tegeliku kulu tekkimine on tõendatud ja makstud • Kulu loetakse põhjendatuks, kui kulu on sobiv, vajalik ja tõhus meetme eesmärkide ning tulemuste saavutamiseks ja see tekib projektis nimetatud toetatavate tegevuste käigus • Kulu loetakse tekkinuks, kui kulu aluseks olev töö tehakse, kaup saadakse kätte või teenus osutatakse projekti abikõlblikkuse perioodil ja kulu tekkimine on tõendatud • Tegeliku kulu tekkimine on tõendatud, kui kulu aluseks olev töö on vastu võetud või teenus kätte või kaup oma valdusesse või omandisse saadud ja see on tõendatav dokumendiga, muu hulgas arve, saatelehe, üleandmise-vastuvõtmise aktiga või sellesisulise kinnitusega, osalejate registreerimislehega. Töö või teenistusülesannete eest makstava tasu puhul võib see olla palgaarvestust tõendav väljavõte või palgaleht Toetus makstakse välja maksetaotluse alusel, kui abikõlblik kulu on tekkinud ja makstud (kulu on tasutud projekti abikõlblikkuse perioodil või 45 kalendripäeva jooksul pärast projekti abikõlblikkuse perioodi). Lõppmakse tehakse pärast projekti kulude abikõlblikkuse, tegevuste elluviimise ja makstuse tõendamist ning lõpparuande kinnitamist. Lõppmakse suurus on vähemalt 5% projekti abikõlbliku kogumaksumuse toetuse osast. 2
Kohustused seoses hankimisega Kui teenuse, asja või ehitustöö eeldatav maksumus ilma käibemaksuta on võrdne 5000 euroga või sellest suurem, peab järgima riigihangete seaduse §-s 3 sätestatud põhimõtteid: • Hanke läbipaistvus, kontrollitavus; • Pakkujate võrdne kohtlemine, kriteeriumite seadmisel peavad need olema hanke eesmärgi suhtes proportsionaalsed, asjakohased ja põhjendatud; • Konkurentsi efektiivne ärakasutamine; • Konkurentsi kahjustava huvide konflikti vältimine; • Rahaliste vahendite säästlik ja otstarbekas kasutamine, hankelepingu parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhte alusel sõlmimine, hanke mõistliku aja jooksul läbi viimine. 3
Personalikulud (tööleping või võlaõiguslik leping füüsilise isikuga) • • palk proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga (mõlema lepingu korral) puhkusetasu proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga ja vastavalt seaduses sätestatud korrale (ainult töölepingu korral) teenistusest või töölt vabastamise, töölepingu või teenistussuhte lõpetamise ja muud seadusest tulenevad hüvitised proportsionaalselt projektiga seotud ajaga (ainult töölepingu korral) seadusest tulenevad maksud (mõlema lepingu korral) Kui töötaja täidab lisaks projekti raames tehtavale tööle samas asutuses ka muid tööülesandeid, tõendatakse projekti heaks töötatud aega tööajatabeliga (tööleping, ametisse nimetamine). Alates 01. 08. 18 on ka alternatiivne võimalus (vt. järgmine slaid). Kui võlaõigusliku lepingu kogumaksumus (töötasu+maksud+muud kulud) on üle 5000 €, tuleb võtta võrdlevad pakkumised. 4
Alternatiiv tööajatabelile alates 01. 08. 18 Alates 21. 09. 2018 kehtib Ühendmääruse muudatus, mis lubab isikule, kes töötab projektis osaajaga, kehtestada fikseeritud proportsioon projekti tööajale kogu isiku ühe kuu tööajast. Muudatus kehtib tagasiulatuvalt alates 01. augustist 2018 ja sellisele töötasule, mida ei ole veel RÜle toetusest hüvitamiseks esitatud. • • Tööaja jaotus tuleb fikseerida etteulatuvalt kuu kohta arvestades tegeliku projektis tehtavat tööd ja koormust. See tähendab, et kokku tuleb leppida tööaja, mitte töötasu jaotuses. Vajadusel on võimalik seda proportsiooni projekti käigus muuta (muutuvad koormus, tööülesannete sisu vms). RÜ ei kontrolli proportsiooni kehtestamise aluseid, küll aga võib vajadusel esitada küsimusi proportsiooni põhjendatuse kohta, kui tal selleks kahtlus tekib. Asutus kinnitab tööaja jaotuse oma tavapärases kasutuses oleva dokumentatsiooniga, olgu selleks tööleping, käskkiri, esildis või midagi muud. Tähtis on, et dokument tehakse teatavaks nii projektis osalejatele kui töötasu arvestust pidavale raamatupidamisele. Samuti on võimalik jätkata tööajatabelite esitamisega, kui mingil põhjusel on keeruline fikseeritud proportsiooni kehtestada, näiteks on projektis töötamise koormus kuude lõikes väga erinev või esinevad muud põhjused. 5
Lähetuskulud • • toetuse saaja ja partneri töötajate välislähetusega või tööülesannete täitmisega seotud päevarahad on abikõlblikud toetuse saaja ja partneri asutusesiseste piirmäärade ulatuses ega tohi ületada määruses „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord” sätestatud päevaraha maksuvaba piirmäära (välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus kuni 50 eurot ja 32 eurot iga järgneva päeva kohta) välislähetusega seotud majutuskulud võivad olla maksimaalselt 130 eurot inimese kohta ööpäevas. Riigisisese lähetusega seotud majutuskulud võivad olla maksimaalselt 100 eurot inimese kohta ööpäevas 6
Isikliku sõiduauto, mootorsõiduki liisimise ja rentimise kulud • • isikliku sõiduauto kulud - abikõlblik on hüvitis vastavalt tegelikule kulule kütusekulu tõendava dokumendi ja kalkulatsiooni esitamisel või vastavalt asutusesiseselt kehtestatud isikliku sõiduvahendi kasutamise tingimustele ja kulule kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui maksustamisele mittekuuluva piirmäära ulatuses (0, 30 eur/km kuid mitte rohkem kui 335 eurot kalendrikuus; tulumaksuseaduse § 13 lõike 3 punkti 2 alusel) mootorsõiduki liisimise (välja arvatud väljaostukohustusega liisingulepingu puhul) ja rentimise kulu – maksimaalne hüvitatav kulu kalendrikuus kokku on 250 eurot koos käibemaksuga 7
Muud kulud • sisseostetud uuringu, analüüsi, tehnilise teadmise ja tootearenduseks otseselt vajaliku tarkvaralitsentsi kulud • projekti tegevuste elluviimisega otseselt seotud nõustamise kulud • toetuse saaja või partneri konverentsil, seminaril, kursusel ja töötoas osalemise tasu • projekti tulemuste levitamiseks koosoleku või töötoa korraldamise kulud • toetuse kasutamisest teavitamisega seotud kulud • ettevõtluse inkubatsiooniteenus • sisutegevuse elluviimiseks uue või kasutatud masina, välja arvatud mootorsõiduk, või seadme rentimine või ostmine või hilisema väljaostukohustusega liisingulepingu alusel kasutamine vastavalt masina või seadme tegelikule kasutamise määrale projekti raames. Kui projekti raames soetatud masina või seadme tavapärane kasulik eluiga on projekti abikõlblikkuse perioodist pikem, loetakse abikõlblikeks kuludeks vaid masina või seadme kasutamisega seotud kulud, mis on otseselt seotud projekti elluviimisega ja mis on tekkinud projekti abikõlblikkuse perioodil. • materjali või tarviku soetamine. Materjalid võivad olla erinevad vahendid, mille abil teenust või toodet arendatakse. Uue või kasutatud masina või seadme rentimise või ostmise või liisingulepingu alusel kasutamise ja materjali või tarviku soetamise kulud kokku ei tohi ületada 10% projekti abikõlblike kulude kogumahust. 8
Raamatupidamise korraldamine I Projekti alguses tuleb toetuse saajal (sh partneril) raamatupidamise sise-eeskirja teha täiendused, milles oleks käsitletud vähemalt järgmised teemad: • projektiga seotud tehingute eristamine ja kajastamine; • projektiga seotud kulude arvestamine; • projekti dokumentatsiooni säilitamine. Toetuse saaja peab enne esimest maksetaotlust või koos esimese maksetaotlusega esitama rakendusüksusele: • väljavõtte oma raamatupidamise sise-eeskirjast, milles on kirjeldatud, kuidas projekti kulusid ja tasumist eristatakse raamatupidamises muudest taotleja kuludest; • lühikirjelduse projekti rakendamisega seotud dokumentide algatamise, viseerimise ja kinnitamise kohta ning esindusõigusliku isiku poolt edasivolitatud õiguste korral vastavad volikirjade koopiad. 9
Raamatupidamise korraldamine II Toetuse saaja ja partneri kohustused on sätestatud „Perioodi 2014– 2020 struktuuritoetuse seaduse“ § 24 ja 25, kus muuhulgas on välja toodud järgnev: • eristama projektiga seotud abikõlblikud ja mitteabikõlblikud kulud, kasutades selleks eraldi arvestussüsteemi või raamatupidamiskoode; • säilitama kulu abikõlblikkust tõendavad dokumendid ja muud tõendid vastavalt „Perioodi 2014– 2020 struktuuritoetuse seaduse“ § 35 lõigetele 2 ja 4 ning tagama, et lõppsaaja säilitab toetuse saamisega seotud dokumendid sama kaua, kui seda peab tegema toetuse saaja. Säilitamise täpse tähtaja saadab RÜ peale viimase makse tegemist. Toetuse saaja peab esitama toetuse andja nõudmisel esimese maksetaotlusega projekti raamatupidamistoimingute väljavõtte, mille järgi on võimalik veenduda, et projekti abikõlblikud kulud on selgelt eristatavad muudest toetuse saaja kuludest. Kulude eristamise nõude rikkumine võib kaasa tuua toetuse finantskorrektsiooni, kuna pole täidetud projektile kehtestatud nõudeid ning võib tekkida kahtlus, et kogu projektiga seotud finantsteave ei ole tuvastatav ehk ei ole usaldusväärne. Kui toetuse saajal on mitmeid projekte, tuleb eristada kulusid iga projekti kohta eraldi. 10
Otsene personalikulu ja kaudsed kulud I Otseste personalikulude all võib näidata töölepingu või füüsilise isikuga võlaõigusseaduse alusel sõlmitavast lepingust tulenevat tasu, mida maksustatakse maksude ja maksetega. Ühtse määra alusel kulud (ehk kaudsed kulud) arvestab süsteem automaatselt ja see summa moodustab otsestest personalikuludest 15%. Projekti kaudseteks kuludeks loetakse projekti üldkulud ja projekti administreerimisel tekkivad kulud (ühendmääruse § 9 lg 5 ja lg 6). 11
Otsene personalikulu ja kaudsed kulud II Üldkulud: • kontoritarvete ja -mööbli ostmise, rentimise, hooldamise ja remondi kulud; • sidekulud, sealhulgas interneti-, telefoni- ja postikulu; • infotehnoloogia kulud, sealhulgas tark- ja riistvara, kontoritehnika ostmise ja rentimise, ning serverite, võrkude ja kontoritehnika hooldamise ja remondi kulud; • kütte, vee, elektri ja ruumide koristamise kulud; • ruumide rendi- ja valveteenuse kulud; • maamaks; • pangakonto avamise ja haldamise kulud ning makse ülekandetasu. Projekti administreerimiseks loetakse järgmised projekti toetatavate tegevuste tegemist abistavad tegevused: • raamatupidamine; • sekretäri- ja personalitöö; • juriidiline nõustamine; • vara haldamine; • infotehnoloogiline tugitegevus; • muu abistav töö. 12
TEAVITAMINE – kuidas? Teavitamise kohustus on kõigil Euroopa Liidu toetuse saajatel. • Teavitamiseks kasutatakse selle fondi kaksiklogo, kust toetust saadakse – Euroopa Sotsiaalfond. • Kaksiklogo on lahutamatu tervik ja logo komponente eraldi ei kasutata.
LOGO – kuhu? • • Info- ja reklaammaterjalid Päevakavad Osalejate nimekirjad Plakatid Ettekanded Kodulehed Kuulutused Meened * Kui ese, dokument vm teabekandja on mõeldud avalikkusele või projekti sihtrühmale, tähistatakse need logoga! * Logo paigutatakse kergesti märgatavale kohale.
LOGO – millal? kauaks? Logo paigutatakse toetuse eest ostetud esemele kohe pärast selle soetamist (nt logokleeps) või lisatakse tootmise käigus (nt logo meenele või trükisele). Logokleepse saab Innovest. Tähistamist peab suutma tõestada ka peale projekti lõppu. Säilitada trükiste, meenete näidiseksemplar või elektrooniline fail. Tegevuste puhul säilitada päevakava ning osalejate nimekirjad.
LOGO – kuidas? • • Logo võib kasutada nii vertikaalselt kui horisontaalselt. Minimaalne lubatud suurus horisontaalsel logol on 28 x 14 mm, vertikaalsel 15 x 29 mm. Kirjule või tumedale taustale paigutatakse logo koos valge turvaalaga: või valget värvi piirjoonega:
LOGO – kuidas? Kui SF logo kõrval paikneb teisi logosid, peab logo olema kõrguselt või laiuselt sama suur kui muu suurim logo: õige vale
LOGO – erandid 1: mustvalge • Kui põhjendatud juhtudel ei saa värvilist logo kasutada, siis võib logo kasutada ka mustvalgena (v. a veebilehel). • Mustvalget logofaili kasutada ka siis, kui prindite välja logoga mustvalgeid koolitusmaterjale.
LOGO – erandid: väiksed esemed Väikestele esemetele (nt. pastapliiats), kuhu kaksiklogo ei mahu, paigutatakse ainult Euroopa Liidu lipp tekstiga “Euroopa Liit”. Minimaalne lipu kõrgus võib olla 5 mm. Kui värvilist logo ei ole võimalik kasutada, võib paigutada esemele mustvalge logo, sel juhul on EL lipu raam must ja tähed mustad valgel taustal.
LOGO ja projekti info kodulehel • Kui organisatsioon kajastab projekti infot kodulehel, siis tuleb sinna lisada: - värviline ESF logo (mis peab olema nähtav ilma lehte kerimata) - projekti nimi ja lühikirjeldus - eesmärk ja tulemus - fondi nimi - toetuse summa • Partner paigutab oma projektiga seotud tegevusi kajastavale veebilehele vähemalt logo ja lisab viite toetuse saaja veebilehele või rakendusele.
SÕNALINE, TEKSTILINE teavitamine Kui objekti pole võimalik tähistada logoga, tuleb tekstiliselt (nt artiklid, pressiteated) või sõnaliselt (nt intervjuud, seminaril kõnelemine) viidata fondile, millest projekti toetatakse.
Plakat tuleb paigutada: • ostetud, renditud ja/või sisustatud hoonetesse ja ruumidesse; • kohtadesse, kus toimuvad toetusest rahastatavad tegevused (nt koolitusruumid, seminaride, konverentside saalid jne). Plakat peab üleval olema: • projekti abikõlblikkuse perioodil; • ürituste puhul tähistatakse läbiviimise koht plakatiga ainult ürituse toimumise ajaks (nt infopäeva saal).
Plakat • Plakat peab olema vähemalt A 3 suurune, logo vähemalt 25% pindalast, projekti nimetus vähemalt 30% plakati kõrgusest • Plakati olemasolul ei pea üksikesemed ruumis olema logoga tähistatud (nt tool), v. a juhul kui need on mõeldud avalikkusele, või projekti sihtrühmale (nt meened).
Lisainfo: määrus; kodulehekülg • VV määrus nr 146 Perioodi 2014– 2020 struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide tähistamise ning Euroopa Liidu osalusele viitamise nõuded ja kord; määruse lisa (logode ja palakatite näidised) • Logofailid, juhend on leitavad: https: //www. innove. ee/eurotoetused/teavi tamine Lisainfo ja küsimused: mari. annus@innove. ee Tel 735 0534
TÄNAN! 25
- Slides: 25