Zarzdzanie projektem innowacyjnym Definicja projektu Projekt jest uporzdkowanym

Zarządzanie projektem innowacyjnym

Definicja projektu Projekt jest uporządkowanym ciągiem niepowtarzalnych, złożonych i powiązanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie, bez przekraczania planowanych kosztów. Projekt to przedsięwzięcie realizowane w ramach określonej organizacji, które jest dla niej przedsięwzięciem nowym, nietypowym i odmiennym od działań rutynowych, takim, z jakim dana organizacja nie miała nigdy wcześniej do czynienia. Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014.

Cechy projektu (według Pawlaka) Ø realizacja projektu powinna prowadzić do osiągniecia konkretnego celu, Ø ma określony termin rozpoczęcia i zakończenia, a także określone fazy, jest zatem przedsięwzięciem ograniczonym w czasie, Ø w trakcie realizacji wykorzystywane są różne zasoby: ludzkie, finansowe, materiały, urządzenia, informacje itd. (zasoby te są ograniczone), Ø projekt jest oddzielony organizacyjnie realizowanych w ramach danej organizacji, Ø w realizacji uczestniczy wiele osób i jednostek organizacyjnych, Ø najczęściej jest skomplikowanym i obszernym przedsięwzięciem, Ø zadania realizowane w ramach projektu charakteryzują się dużą innowacyjnością, Źródło: Pawlak M. , Zarządzanie projektami, Warszawa 2007, od innych działań

Cechy projektu (według Pawlaka) Ø realizacja projektu wiąże się z niepewnością rzeczowego rozwiązania problemu oraz z ryzykiem, Ø charakter projektu zmienia się w poszczególnych fazach jego realizacji (można łatwo zauważyć rozgraniczenia między poszczególnymi fazami), Ø większość projektów jest związanych ze znacznymi inwestycjami, Ø koszty projektu mogą stale wzrastać, jeśli zagrożony jest termin jego realizacji, który musi być dotrzymany, Ø projekty są z reguły interdyscyplinarne, przekraczają granice komórki organizacyjnej, w której projekt jest realizowany i wymagają zaangażowania specjalistów z różnych dziedzin, co powoduje problemy z zorganizowaniem współpracy, a także komunikowaniem się, Ø projekty są realizowane w ramach istniejących organizacji i z wykorzystaniem ich zasobów, co często prowadzi do konfliktów między kierownikiem projektu a istniejącą hierarchią liniową. Źródło: Pawlak M. , Zarządzanie projektami, Warszawa 2007. dotyczącą

Definicja innowacyjności Termin "innowacja" najogólniej ujmując oznacza tworzenie czegoś nowego. Można zatem przyjąć, że za innowacyjność powinno się uznawać pewnego rodzaju proces polegający na przekształcaniu istniejących możliwości w nowe rozwiązania, a następnie wdrażanie ich do praktyki. Z kolei według innego ujęcia za najistotniejszą kwestię związaną z innowacyjnością powinno się uznać jej praktyczny charakter, który pozwala na implementację nowego lub znacznie ulepszonego produktu, technik marketingowych lub metod organizacyjnych. Według tej definicji warunkiem koniecznym, pozwalającym na uznanie czegoś za innowację jest nowatorstwo dla tego, kto tę innowację wdraża. Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014.

Typy innowacji • innowacje produktowe – wprowadzenie wyrobów lub usług, które są nowe lub znacząco ulepszone w zakresie swoich cech lub zastosowań; • innowacje procesowe – wdrożenie nowej lub znacząco udoskonalonej metody produkcji bądź dostawy lub tworzenia i świadczenia usług; • innowacje marketingowe – wdrożenie nowej metody marketingowej, wiążącej się ze znaczącymi zmianami w projekcie lub konstrukcji produktu, opakowaniu, dystrybucji, promocji lub strategii cenowej; • innowacje organizacyjne – wdrożenie nowej metody organizacyjnej w przyjętych przez firmę zasadach działania, w organizacji miejsca pracy lub stosunkach z otoczeniem. Źródło: Podręcznik Oslo. Zasady gromadzenia i interpretacji danych dotyczących innowacji, OECD&EUROSTAT, Paryż 2005.

Definicja zarządzania projektem innowacyjnym Zarządzanie projektem to zbiór czynności wykonywanych w celu osiągnięcia wyznaczonych celów głównych i pośrednich w skończonym czasie. Zawiera się w nim między innymi inicjowanie, planowanie (w tym harmonogramowanie, budżetowanie), realizacja i kontrola zadań potrzebnych do osiągnięcia celów projektu. Najprościej można powiedzieć, że zarządzanie projektem to dziedzina zajmująca się efektywnym osiąganiem celów projektów przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka, jak również jest dziedziną zajmującą się budowaniem motywacji zespołu projektowego i właściwą komunikacją pomiędzy uczestnikami projektu. Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Wyd, EXPOL, Olsztyn 2014.

Podział projektów innowacyjnych: ze wzg na cel realizacji projektu Testujące - ich celem jest wypracowanie nowych rozwiązań, ich upowszechnienie oraz włączenie do głównego nurtu polityki przedsiębiorstwa. Projekty innowacyjne Upowszechniające - skoncentrowane tylko i wyłącznie na upowszechnianiu już istniejących nowych produktów oraz działaniach mających na celu zwiększenie ich znaczenia w polityce danego sektora. Źródło: Puszkiewicz B. (red. ), Maziuk M. (red. ), Wosik E. (red. ), Projekty innowacyjne. Poradnik dla projektodawców Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa 2009.

Projekty innowacyjne można również podzielić ze względu na: • problem, który poruszają na: o dotychczas nierozpoznany lub niedostrzeżony problem; o problem już rozpoznany bez istniejących narzędzi interwencji; o problem już rozpoznany z niewystarczającymi, nieskutecznymi narzędziami interwencji; o problem już rozpoznany z istniejącymi narzędziami interwencji. • obrany w nich cel na: o projekty zakładające nowe metody działania; o projekty proponujące znane, sprawdzone metody wobec innych grup niż te, które dotychczas były objęte daną metodą; o projekty doskonalące dotychczasowe metody, wprowadzające do nich korekty, które są stosowane do tych samych grup co dotychczas. Źródło: Kempa-Pietrała K. , Cicha A. , Czarkowska J. (red. ), Janiszewska J. (red. ), Od pomysłu do projektu innowacyjnego. Poradnik dla projektodawców projektów innowacyjnych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa 2009.

Czynniki właściwego zarządzania projektem: § dopracowanie koncepcji i celów projektu, w tym określenia, jaki problem należy rozwiązać i w jaki sposób to uczynić; § określenie struktury zarządzania projektem i zakresu obowiązków członków zespołów wspierających; § przeprowadzenie analiz wykonalności; § określenie parametrów czasowych, kosztowych i jakościowych; przygotowanie karty projektu (misji i opisu projektu); § przygotowanie szczegółowego planu projektu zawierającego dokładny opis prac do wykonania w podziale na zadania i czynności, czas i środki; § sporządzenie planu zarządzania ryzykiem; § przypisanie odpowiednich środków, aby osiągnąć założone cele, realizacja planu projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem oraz monitorowanie wykorzystania środków (ludzkich, materialnych, innych); § podejmowanie ewentualnych działań naprawczych zmierzających do zapewnienia realizacji projektu w założonych ramach czasowych, kosztowych i jakościowych; § doprowadzenie projektu do formalnego zakończenia, sporządzenie raportu końcowego z jego realizacji. Źródło: Charette P. , Mitchell A. , Mazur S. , Mc. Sweeney E. (red. ), Zarządzanie projektem. Kraków 2004.

Fazy zarządzania projektem innowacyjnym Faza Główne czynności Tworzenie koncepcji (faza idei) –określenie idei projektu, –analiza możliwości realizacji, potencjalnych problemów, sprzeczności interesów, –opracowanie ogólnej koncepcji projektu, –określenie konkretnego problemu, który zostanie rozwiązany oraz możliwości, które zostaną w tym celu wykorzystane. Definiowanie projektu –określenie struktury zarządzania projektem, –wskazanie kierownika projektu oraz członków zespołu wykonawczego, – studium wykonalności koncepcji, – prognoza kosztów, –opracowanie wstępnego harmonogramu, –określenie parametrów jakości i parametrów oczekiwanych wyników projektu, –określenie misji projektu. Źródło: Charette P. , Mitchell A. , Mazur S. , Mc. Sweeney E. (red. ), Zarządzanie projektem. Poradnik dla samorządów terytorialnych, Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2004.

Fazy zarządzania projektem innowacyjnym Sporządzanie planu projektu -opracowanie szczegółowego planu działań, –zatwierdzenie struktury zarządzania projektem, – podział zadań i czynności, –szczegółowe określenie parametrów czasowych, kosztowych i jakościowych oraz środków potrzebnych do realizacji projektu, –określenie cech kontrolnych projektu, –oszacowanie ryzyka oraz sporządzenie planu zarządzania. Realizacja projektu – realizacja projektu według planu, –monitorowanie postępu działań na tle przygotowanego planu, –koordynowanie działań w celu zachowania założeń czasowych, budżetowych i jakościowych. Zakończenie projektu –formalne zakończenie projektu, –ocena, sporządzenie raportu w zakresie czasu realizacji projektu, jego kosztów, jakości oraz wykorzystania środków, –ocena procesu zarządzania projektem. Źródło: Charette P. , Mitchell A. , Mazur S. , Mc. Sweeney E. (red. ), Zarządzanie projektem. Poradnik dla samorządów terytorialnych, Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2004.

Przyczyny niepowodzeń projektów innowacyjnych Źle definiowane cele Brak koordynacji zasobów Brak kontroli postępów realizacji Zakłócenia w komunikacji pomiędzy uczestnikami projektu Złe założenia czasowe Błędne oszacowanie kosztów Źródło: Nosal E. , Management by projects jako przykład nowoczesnego sposobu zarządzania przedsiębiorstwem, Wrocław 2004. .

Czynniki sukcesu projektów innowacyjnych przedstawienie korzyści nowych produktów akcentowanie sukcesów cząstkowych projektu jakość zespołu złożonego z profesjonalistów i ekspertów precyzyjne wskazanie wartości dodanej wybór kompetentnego kierownika projektu ambicje pomysłodawców wykonawców Sukces projektu innowacyjnego Źródło: Sulejewicz A. , Innowacje jako dziedzina gospodarowania, Warszawa 2006. i kompetencje i zaangażowanie zarządu organizacji

Mierniki sukcesu projektu innowacyjnego Zarządzanie projektami jest dziedziną zarządzania zajmującą się zastosowaniem dostępnej wiedzy , umiejętności , narzędzi i metod do sprawnego i skutecznego osiągnięcia celów projektów, tj. : • uzyskania złożonych rezultatów projektu (zakres), • realizacji projektu w wyznaczonym czasie (termin), • utrzymanie kosztów projektu w wyznaczonym limicie (budżet), • jakość (czy klienci są zadowoleni? ), • zasoby (czy nie wystąpiły straty w zespole lub relacjach pomiędzy pracownikami). Źródło: Mingus N. Zarządzanie projektami, Gliwice 2002

Mierniki sukcesu projektu innowacyjnego Graficzną prezentację relacji pomiędzy 5 wymienionymi uprzednio miernikami sukcesu zawiera tzw. trójkąt zarządzania projektem Zakres projektu reprezentuje uzgodnione działania oraz wymagania, koszt oznacza ogólny koszt projektu wyrażony w gotówce, natomiast czas wyraża czas trwania projektu. Wewnątrz trójkąta jakość wyraża stopień zaspokojenia oczekiwań klientów, a zasoby odnoszą się do ludzi i niezbędnego wyposażenia w trakcie realizacji projektu. Źródło: Mingus N. , Zarządzanie projektami, Gliwice 2002. Analizując rysunek 2 można zaobserwować jak dochodzi do obciążenia zasobów, prowadzących do strat lub spadku jakości i niezadowolenia klientów. Jeśli czas i koszt pozostają niezmienne, a zakres zaczyna się rozszerzać (w wyniku dodawania niezaplanowanej pracy włożonej w projekt) jego wpływ na pozostałe czynniki jest bardzo niekorzystny.

Ryzyko w projekcie innowacyjnym Ryzyko projektu jest to „prawdopodobieństwo wystąpienia zjawiska lub działania, które może mieć pozytywne lub negatywne skutki dla przebiegu całego projektu lub jego poszczególnych części”. W przypadku projektów ryzyko jest różne w kolejnych etapach prac. Zazwyczaj najwyższe jest ono w początkowej fazie projektu. Następnie, kiedy dostępnych jest coraz więcej informacji o realizowanym przedsięwzięciu i informacje te są wykorzystywane w procesach decyzyjnych, ryzyko spada. Ryzyko w projekcie może mieć różne źródła. Najczęściej klasyfikuje się je jako WEWNĘTRZNE (są pochodną cech i złożoności danego projektu ): *cel projektu, *zaangażowane zasoby, *klienci i ich oczekiwania, *czas realizacji, *koszty, *przyjęta procedura realizacji. Źródło: Pawlak M. , Zarządzanie projektami, Warszawa 2007. ZEWNĘTRZNE *ryzyko rynkowe, *ryzyko finansowe (kursu walutowego, zmiany stóp procentowych itp. ), *ryzyko związane z partnerami w projekcie, *ryzyko polityczne, *ryzyko prawne, *czynniki przyrodnicze.

Ryzyko w projekcie innowacyjnym Identyfikacja ryzyka polega na zdobyciu jak największej wiedzy o czynnikach wewnętrznych i zewnętrznych, które mają lub mogą mieć wpływ na wykonanie projektu zgodnie z przyjętymi założeniami. Proces ten ma charakter wielostronny – angażuje on zarówno kierownika projektu, jak też członków zespołu projektowego oraz głównych interesariuszy projektu. Na etapie identyfikacji nie dokonuje się jeszcze oceny istotności ryzyka. Zarządzanie ryzykiem sprowadza się do działań, mających na celu niwelowanie potencjalnych zjawisk niekorzystnych lub wykorzystywanie zjawisk pozytywnych. Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014.

Zarządzanie jakością w projekcie innowacyjnym Zarządzanie jakością Realizacja projektów wiąże się z kompleksowym zarządzaniem jakością w wielu wymiarach. Na całościowy proces zarządzania jakością w projekcie składają się: planowanie jakości - proces zdefiniowania celów i wymagań jakościowych projektu wraz z koniecznymi działaniami projakościowymi, wyrazem którego jest plan jakości projektu zapewnienie jakości - proces ustanawiania systemu jakości, który zagwarantuje zgodność produktu końcowego z wymaganiami interesariuszy kontrola jakości – proces zapewnienia zgodności efektu końcowego projektu z jego wymaganiami pod względem jakościowym Źródło: Charette P. , Mitchell A. , Mazur S. , Mc. Sweeney E. (red. ), Zarządzanie projektem. Poradnik dla samorządów terytorialnych, Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2004.

Kontrola w projekcie innowacyjnym Kontrole projektów przeprowadzane są zarówno w trakcie, jak i na zakończenie projektów. Kontrole zewnętrzne występują częściej w sytuacji, kiedy projekt ma zewnętrzne źródła finansowania lub ingeruje w sfery regulowane przez podmioty zewnętrzne. Wówczas kontrola obejmuje m. in. następujące kwestie: • • • czy realizowany projekt jest zgodny z umową o dofinansowanie; czy realizowany projekt jest zgodny z harmonogramem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie projektu; czy dokumenty potwierdzające zrealizowany projekt są zgodne z umową o dofinansowanie; prawidłowość rozliczeń finansowych; sposób rekrutacji beneficjentów ostatecznych; sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu; poprawność udzielania zamówień publicznych (jeśli występują w projekcie); sposób realizacji działań promocyjnych; sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu. Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014.

Kontrola w projekcie innowacyjnym Kontrola wewnętrzna posiada funkcje: • Diagnostyczna ocena sytuacji i sformułowanie wniosków z kontroli • Optymalizacyjna weryfikacja założeń planowych i podejmowanie działań mających na celu efektywniejszą realizację celów • Korygująca eliminowanie skutków niepożądanych odchyleń • Informacyjno-sygnalizacyjna zbiór informacji o niepożądanych działaniach, alarmowanie o nieprawidłowościach • Profilaktyczna instrument zapobiegania nieprawidłowościom • Instruktażowa wykorzystanie wniosków z kontroli do bardziej efektywnych i zgodnych z przepisami działań • Pobudzająca powiązanie z systemem motywacyjnym, motywowanie do pożądanych działań Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014.

Zarządzanie kosztami w projekcie innowacyjnym Planowanie kosztów polega na określeniu przewidywanych kosztów wykorzystania zasobów niezbędnych do wykonania zadań realizowanych w ramach projektu. Szacowane są koszty wykorzystania takich zasobów, jak: praca ludzi, materiały, maszyny i urządzenia, ekspertyzy itp. Następnym etapem w procesie zarządzania kosztami jest budżetowanie kosztów polegające na przydzieleniu wcześniej oszacowanych kosztów projektu do poszczególnych zadań. W ten sposób tworzony jest budżet projektu, tj. przedstawiony tabelarycznie plan finansowy realizacji projektu. Kontrola kosztów jest narzędziem, które pozwala nie dopuszczać do żadnych, możliwych do uniknięcia, strat pieniędzy czy niezatwierdzonych wzrostów kosztów. Spośród metod kontroli kosztów realizacji projektu do najpowszechniej stosowanych można zaliczyć: – metodę analizy kamieni milowych, wykorzystującą krzywe kosztów skumulowanych; – metodę analizy wartości wypracowanej. Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014.

Metodyka zarządzania projektem innowacyjnym Cechy szczególne projektów determinują konieczność doboru odpowiednich metodyk i narzędzi, które w sposób adekwatny umożliwiają zarządzanie projektami. Metodyka zarządzania projektami to zespół metod szczegółowych, wykorzystywanych przy realizacji konkretnych zadań w ramach realizacji projektu. Metodyki zarządzania projektami można pogrupować według różnych kryteriów. W pierwszej kolejności można dokonać podziału na metody: • szczegółowe - określają w sposób precyzyjny kolejne kroki działań przy zarządzaniu projektem, • ogólne - wskazują jedynie kierunek postępowania, • kompleksowe – to metody obejmujące swym zakresem cały proces zarządzania projektem, • cząstkowe - realizowany jest jedynie wycinek projektu. Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014.

Metodyka zarządzania projektem innowacyjnym Wyróżnia się również: Specjalistyczne metodyki zarządzania projektami - są przeznaczone do stosowania w szczególnych przypadkach. Wyróżnia się dwie główne grupy tych metodyk: branżowe oraz firmowe. Pierwsza z nich cechuje się względnie szerszym zakresem zastosowania, natomiast metodyki firmowe są przykładem najwyższego stopnia doprecyzowania struktury i założeń metodycznych do potrzeb konkretnych przedsiębiorstw i realizowanych przez nie przedsięwzięć. Uniwersalne (ogólne) metodyki zarządzania projektami – ich cechą jest możliwość ich zastosowania we wszelkich przedsięwzięciach, bez względu na zakres projektu, branżę czy też jego strukturę. Zalicza się do nich metodykę PMI oraz PRINCE 2. Źródło: Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014.

Literatura • Charette P. , Mitchell A. , Mazur S. , Mc. Sweeney E. (red. ), Zarządzanie projektem. Poradnik dla samorządów terytorialnych, Kraków 2004. • Kempa-Pietrała K. , Cicha A. , Czarkowska J. (red. ), Janiszewska J. (red. ), Od pomysłu do projektu innowacyjnego. Poradnik dla projektodawców projektów innowacyjnych Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa 2009. • Mingus N. , Zarządzanie projektami, Gliwice 2002. • Nasalski Z. , Wierzejski T. , Szczubelek G. , Zarządzanie projektami innowacyjnymi, Olsztyn 2014. • Nosal E. , Management by projects jako przykład nowoczesnego sposobu zarządzania przedsiębiorstwem, Wrocław 2004. • Pawlak M. , Zarządzanie projektami, Warszawa 2007. • Podręcznik Oslo. Zasady gromadzenia i interpretacji danych dotyczących innowacji, OECD&EUROSTAT, Paryż 2005. • Puszkiewicz B. (red. ), Maziuk M. (red. ), Wosik E. (red. ), Projekty innowacyjne. Poradnik dla projektodawców Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa 2009. • Sulejewicz A. , Innowacje jako dziedzina gospodarowania, Warszawa 2006.

Dziękujemy za uwagę