Budowa i Zarzdzanie Projektem Teleinformatycznym Halina Taska Olsztyn

Budowa i Zarządzanie Projektem Teleinformatycznym Halina Tańska Olsztyn 2018

Literatura • • • D. Lock, Podstawy zarządzania projektami, PWE, Warszawa 2009 J. Philips, Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice 2005 M. Trocki, B. Grucza, K. Ogonek, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2009 S. Barker, R. Cole, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2010 PMBOK Guide 2000, Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami, Warszawa 2003 Z. Szyjewski, Zarządzanie projektami informatycznymi, Placet, Warszawa 2000 E. Yourdon, Marsz ku klęsce. Poradnik dla projektanta systemów, Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, Warszawa 1999 T. De. Marco, T. Lister, Czynnik ludzki. Skuteczne przedsięwzięcia i wydajne zespoły, Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, Warszawa 2002 N. Mingus, Zarządzanie projektami R. Wysocki, R. Mc. Gary, Efektywne zarządzanie projektami

Cel przedmiotu - BZPT • Cel przedmiotu: – Zrozumienie potrzeby ZPI – Poznanie zagadnień składających się na zarządzanie projektami teleinformatycznymi – Poznanie narzędzi i technik efektywnego zarządzania

Co to jest projekt teleinformatyczny? • Projektowanie systemów teleinformatycznych to przygotowanie wytycznych dla stworzenia takiego systemu teleinformatycznego w organizacji, aby spełniał jej zapotrzebowanie na korzystanie z sieci teleinformatycznej, jak i dopasowany był do możliwości organizacji w zakresie obsługi i ponoszonych kosztów związanych z jego implementacją. • Odpowiednie zaprojektowanie systemu teleinformatycznego w każdej organizacji jest kluczem do jej sukcesu, zapewnia bowiem optymalne wsparcie systemów w bieżącej pracy danej organizacji. • Projektowanie systemów teleinformatycznych to zarówno zaprojektowanie odpowiedniej sieci komputerowej, jak i telekomunikacyjnej, dobór odpowiedniego oprogramowania oraz przeszkolenie użytkowników z jego użytkowania, to także zapewnienie bezpieczeństwa posiadanych narzędzi teleinformatycznych.

Kluczowe aspekty • • projektowanie systemów teleinformatycznych w organizacji, w tym audyt posiadanych zasobów, badanie potrzeb w zakresie narzędzi teleinformatycznych, dopasowanie potrzeb do posiadanych zasobów i możliwości finansowych i kadrowych organizacji, przygotowanie pełnego rozwiązania bądź rekomendacji dla doboru optymalnych komponentów systemu wsparcie merytoryczne w aspekcie tworzenia systemu komputerowego w organizacji, w tym audyt obecnie działającej sieci komputerowej oraz badanie potrzeb komputerowych w organizacji, stworzenie propozycji modelu systemu komputerowego zgodnie z wynikami analizy, wskazanie optymalnych rozwiązań rynkowych zaspokajających potrzeby organizacji, pomoc w pozyskaniu i wdrożeniu systemu komputerowego w organizacji, w tym wsparcie w procesie przygotowania zapytań ofertowych i/lub wsadu merytorycznego do przetargów wsparcie merytoryczne w aspekcie tworzenia systemu telekomunikacyjnego w organizacji, w tym audyt obecnego systemu telekomunikacyjnego oraz badanie potrzeb telekomunikacyjnych w organizacji, stworzenie propozycji modelu systemu telekomunikacyjnego zgodnie z wynikami analizy, wskazanie optymalnych rozwiązań rynkowych zaspokajających potrzeby organizacji, pomoc w pozyskaniu i wdrożeniu systemu telekomunikacyjnego w organizacji, w tym wsparcie w procesie przygotowania zapytań ofertowych i/lub wsadu merytorycznego do przetargów wsparcie merytoryczne w aspekcie wdrażania oprogramowania wspierającego procesy i projekty w organizacji, takiego jak systemu wspomagania zarządzania ERP, CRM, HR, w tym audyt potrzeb i możliwości organizacji (finansowych i kadrowych), określenie stopnia zmian w organizacji pod kątem wdrożenia nowego oprogramowania, dobór lub rekomendacja oprogramowania najbardziej optymalnego dla organizacji, pomoc w pozyskaniu i wdrożeniu oprogramowania w organizacji, w tym wsparcie w procesie przygotowania zapytań ofertowych i/lub wsadu merytorycznego do przetargów

Kluczowe aspekty • przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa informacji w systemie teleinformatycznym, obejmującego wszystkie elementy zarządzania systemami teleinformatycznymi, w tym gromadzenie i przetwarzanie informacji, kontrola dostępu do sieci komputerowej, a także dokumentację polityki bezpieczeństwa informacji i wdrożone procedury związane z bezpieczeństwem informacji • szkolenia z zakresu systemów teleinformatycznych, w tym szkolenia z zakresu wdrożenia i użytkowania wielu systemów informatycznych (systemy operacyjne, systemy bazodanowe, systemy zarządzania produkcją, finansowo-kadrowe, CRM, oprogramowanie biurowe), szkolenia z zakresu tworzenia i konfigurowania sieci komputerowej i poszczególnych jej elementów, szkolenia z zakresu tworzenia i konfigurowania sieci telekomunikacyjnej i poszczególnych jej elementów, szkolenia z zakresu zabezpieczenia informacji • zespół doświadczonych specjalistów związanych z wdrażaniem różnych rozwiązań – firmowych, typu Microsoft, Cisco, Oracle, IBM, Siemens, SAP, Impuls, jak i rozwiązań open source’owych

Metodologia i narzędzia zarządzania projektami • • • Zarządzanie projektami - definicje Organizacja projektu Procesy zarządzania projektem Proces planowania i czynniki krytyczne Zarządzanie zakresem prac Wymiarowanie projektów informatycznych Zarządzanie czasem projektu Zarządzanie zasobami projektu Zarządzanie komunikacją, ryzykiem i zmianami

Co to jest zarządzanie? • Dokładne poznanie tego, czego oczekuje się od ludzi, a następnie dopilnowanie, aby wykonali to w najlepszy i najtańszy sposób (F. W. Taylor, 1903) • Ogół działań zmierzających do efektywnego wykorzystania zespołów ludzkich, środków materialnych i czasu w celu osiągnięcia wcześniej sformułowanego celu projektu informatycznego w określonej technologii, zakresie i jakości (KF) • Składa się z 5 funkcji: planowanie, organizowanie, przekazywanie poleceń, koordynacja i kontrolowanie. W ramach każdej zarządzający może wykorzystać określone środki organizacyjne, motywacyjne i techniczne, służące ich realizacji. • Nauka o metodach, zasadach, instrumentach dotyczących realizacji podanych założeń

Na czym polega zarządzanie • Zasoby społeczne: ludzie z ich kwalifikacjami, umiejętnościami, predyspozycjami • Zasoby finansowe: kapitały, dochody, dotacje, wypłaty • Zasoby rzeczowe: budynki, sprzęt, działki • Zasoby informacyjne: przetwarzane dane, wiedza o produktach, klientach, metodach

Na czym polega zarządzanie Planowanie Zasoby organizacji: - Społeczne - Finansowe - Rzeczowe - Informacyjne Organizowanie Osiągnięte cele: - Skutecznie - Sprawnie Kontrolowanie Kierowanie

Podstawowe funkcje kierownicze • Planowanie: ustalenie celów i wybór najlepszego sposobu ich realizacji • Organizowanie: przydział zadań, alokacja zasobów, delegowanie niezbędnych uprawnień decyzyjnych • Kierowanie: powodowanie wykonania pracy przez koordynowanie działań, przywództwo, motywowanie • Kontrolowanie: sprawdzanie postępu prac, dokonywanie korekt

Istota problemu Przedsięwzięcie – działanie złożone, wielopodmiotowe, przeprowadzane zgodnie z planem, który ze względu na skomplikowanie bywa sporządzany za pomocą specjalnych metod. Przedmiotem zarządzania przedsięwzięciami są złożone przedsięwzięcia specjalnego rodzaju, określane mianem projektów, natomiast problematyka zarządzania przedsięwzięciami określana jest mianem zarządzania projektami.

Projekt informatyczny i jego produkt Zarządzany niepowtarzalny zbiór zadań wykonywanych na rzecz wspólnego celu – wytworzenie systemu informatycznego, który musi być osiągnięty w ramach zdefiniowanych ograniczeń.

Sytuacja wytwarzania oprogramowania • Rewolucja informacyjna – zastosowania informatyki – Transport, produkcja, obsługa pieniądza, ochrona zdrowia, administracja, rozrywka, telekomunikacja, … • Oczekiwania – oprogramowanie powinno być: – – – – Wysoce niezawodne Użyteczne Łatwe w użyciu Trudne do użycia w niewłaściwy sposób Bezpieczne Tanie Dostępne …

Co to są projekty? • niepowtarzalne przedsięwzięcia • o wysokiej złożoności • określone co do okresu ich realizacji, rozciągnięte znacznie w czasie, z wyróżnionym początkiem i końcem • wymagające zaangażowania znacznych lecz limitowanych środków rzeczowych, ludzkich, finansowych • realizowane zespołowo przez zespół wysokokwalifikowanych wykonawców różnych dziedzin (interdyscyplinarne) • związane z wysokim ryzykiem technicznym, organizacyjnym i ekonomicznym • wymagające zastosowania specjalnych metod przygotowania i realizacji

Co to jest projekt? Parametry projektu zakres cel projektu koszt czas Parametry projektu • Projekt to niepowtarzalny i nierutynowy proces realizacji określonych celów, w określonym czasie i za pomocą określonych środków, który jest zdefiniowany przez: – produkt końcowy (zakres) – czas realizacji (terminy) – koszty realizacji (budżet)

Rodzaje projektów wg pochodzenia potrzeby projekty zewnętrzne projekty wewnętrzne wg charakteru rezultatu projekty obiektowe projekty procesowe wg stopnia innowacyjności projekty o wysokim o niskim stopniu innowacyjności wg rozmiaru projekty małe projekty duże projekty wielkie

Rodzaje projektów według pochodzenia zaspokajanej przez nie potrzeby Projekty zewnętrzne - podejmowane dla zaspokojenia potrzeby zewnętrznej tzn. klientów organizacji, zlecane zazwyczaj przez klientów organizacji i opłacane przez nich. Projekty wewnętrzne - podejmowane dla zaspokojenia potrzeby wewnętrznej tzn. potrzeby organizacji, zlecane przez kierownictwo organizacji i finansowane ze środków organizacji.

Przykłady projektów wg pochodzenia potrzeby Projekty zewnętrzne Projekty wewnętrzne • • projektowanie i wznoszenie obiektów budowlanych różnego rodzaju: budynków mieszkalnych, budynków użyteczności publicznej, budowli przemysłowych, obiektów infrastruktury itd. wytwarzanie złożonych obiektów technicznych: statków, samolotów, dużych maszyn i urządzeń itp. produkcja filmów i dużych imprez rozrywkowych, przygotowanie i realizacja wielkich kampanii promocyjnych, organizowanie konferencji, szkoleń, itp. prowadzenie złożonych prac badawczych, opracowywanie dużych projektów konsultingowych. • • • wewnętrzne projekty badawczorozwojowe, wprowadzanie nowych produktów na rynek, wprowadzanie nowych technologii, rozwój sieci dystrybucji, projektowanie i wdrażanie dużych systemów informatycznych, przygotowanie i wdrażanie projektów restrukturyzacyjnych, opracowywanie i wdrażanie systemów zapewniania jakości, opracowywanie i wdrażanie nowej strategii działalności przedsiębiorstwa, opracowywanie i wdrażanie projektów marketingowych, instalacja złożonego wyposażenia.

Rodzaje projektów według charakteru ich rezultatu Projekty obiektowe - ich rezultatem są obiekty materialne dające się dokładnie określić co do jakości wyniku, kosztów i terminu zakończenia. Projekty procesowe - ich rezultatem są procesy lub systemy działania nie dające się dokładnie określić co do jakości wyrobu, kosztów i terminu zakończenia.

Rodzaje projektów według stopnia ich innowacyjności / unikalności Projekty o niskim stopniu Projekty o wysokim stopniu innowacyjności • podejmowane dla zaspokojenia nowych potrzeb innowacyjności • podejmowane dla zaspokojenia znanych potrzeb • zmierzające do stworzenia nie znanych dotąd obiektów • zmierzające do realizacji znanych i sprawdzonych obiektów • wymagające zastosowania nowej wiedzy • korzystające z istniejącej wiedzy i doświadczeń • oparte na nowych sposobach działania (technologiach) • oparte na znanych sposobach działania (technologiach)

Atrybuty projektu • Cel: wytworzenie pewnego produktu informatycznego bądź dostarczenie usługi. Produkty finalne mają zwykle swoje produkty składowe. • Zadania – jednostki wykonywanej pracy, zwykle dzielone na podzadania i czynności. • Zadaniom przypisuje się: – Czas wykonania – Koszt – Nieodzowne zasoby (sprzęt, oprogramowanie, ludzie, … )

Podstawowe cele projektów Jakość wyniku (Performance) Czas i termin realizacji (Time) Zakres (Scope) Koszt realizacji (Cost)

Główni uczestnicy projektów Sponsor (ten kto ponosi koszty projektu) Kierownik projektu Użytkownik (ten kto będzie korzystał z wyników projektu) (ten kto będzie zarządzał projektem) Wykonawca (ten kto realizuje projekt)

Przykłady uczestników projektów Przykłady Budowa mostu Wdrażanie systemu IT Modernizacja technologii Budowa domu systemem gospodarczym Miejskie władze samorządowe Kierownictwo firmy Rodzina Kowalskich Firma budowlana Firma IT Dział technologiczny firmy Ojciec – Jan Kowalski, Syn – Andrzej Kowalski Ludność miasta Komórki organizacyjne firmy Wydział Produkcyjny Rodzina Kowalskich Role Sponsor Wykonawca Użytkownik

Zarządzanie projektami jest to dziedzina zarządzania zajmująca się zastosowaniem dostępnej wiedzy, umiejętności, narzędzi i metod dla osiągnięcia założonych celów przygotowania i realizacji projektów, tzn: – osiągnięcia założonych celów projektów, – realizacji projektu w wyznaczonym okresie czasu, – utrzymania kosztów projektu w wyznaczonym limicie, poprzez harmonizację współdziałania uczestników projektu.

Obszary problemowe zarządzania projektami Przebieg Problemy i rozwiązania funkcjonalne (jak powinna przebiegać realizacja projektu) Organizacja Problemy i rozwiązania instytucjonalne (jak powinna być zorganizowana realizacja projektu) Środki Metody i techniki zarządzania projektami Wykonawcy Problemy i rozwiązania personalne (jak należy kierować zespołem ludzi zaangażowanych w realizację projektu)

Porównanie zarządzania organizacją i zarządzania projektami Dziedzina zarządzania Zarządzanie organizacją Zarządzanie projektami powtarzalne niepowtarzalne trwała nietrwała, ograniczona w czasie mała, średnia duża, bardzo duża krótki długi małe, średnia duże, bardzo duże Ryzyko średnie wysokie Kompetencje fachowe średnie wysokie Innowacyjność niewielka duża Standaryzacja wysoka niska Kryteria Zadania Struktura organizacyjna Złożoność działań Czas realizacji Nakłady, koszty

Projekty, których realizacja przyczyniła się do rozwoju nowoczesnego zarządzania projektami Ważniejsze projekty Jager’ 90 Airbus A 320 Komputer osobisty IBM Reaktor SNR 1970 Program rakietowy Ariane 1990 Spacelab 1980 Myśliwiec Tornado 1960 Program Apollo (NASA) Program Polaris (US - Navy) 1950 1940 Telewizor kolorowy (USA) Manhattan Engineering District Project (bomba atomowa) Źródło: H. -W. Litke, Projektmanagement. . . , op. cit. Lata

Rodzaje działań składających się na realizację projektu Zarządzanie projektem • wyznaczanie celów • planowanie • organizowanie • motywowanie • kontrolowanie • koordynowanie Potrzeba Wykonawstwo projektu • działania składowe zależne od specyfiki projektu Obsługa realizacji projektu • obsługa księgowo-finansowa • obsługa kadrowa • obsługa prawna • obsługa informatyczna i techniczna • obsługa administracyjno-biurowa Oczekiwany rezultat

Uproszczony model projektu Opis problemu Specyfikuj problem Specyfikacja problemu Zidentyfikuj Specyfikacja rozwiązanie Środowisko współpracy klient - dostawca Zrealizuj rozwiązanie P

Model cyklu „życia” projektu - schemat Koszty Kz-koszty działalności zarządczej KW-koszty działalności wykonawczej KW KL KL-koszty łączne Ko- koszty obsługi KO KK Faza definiowania planowania projektu i organizacji wykonania projektu Faza wykonawstwa projektu Faza zakończenia projektu Czas

Model cyklu „życia” projektu - charakterystyka Fazy Faza definiowania Faza planowania i organizacji Faza wykonawstwa projektu Faza zakończenia projektu Działalność koncepcyjna Działalność organizacyjna i planistyczna Działalność wykonawcza, kontrolna i koordynacyjna Działalność wdrożeniowa i sprawozdawcza • Inicjowanie projektu • Definiowanie projektu • Organizowanie zespołu projektowego • Określanie struktury projektu • Planowanie przebiegu projektu • Planowanie zasobów projektu • Organizowanie wykonawstwa projektu • Wykonawstwo projektu • Kontrola projektu • Koordynacja projektu • Zamknięcie projektu Koszty, nakłady Niewielkie, wolno rosnące Średnie, rosnące Wysokie, rosnące do maksymalnego poziomu Średnie, spadające Uczestnicy Zleceniodawca, kierownictwo przedsiębiorstwa, specjaliści odpowiedzialni za projekt Zespół projektowy, kierownictwo jednostek wykonawczych Jednostki wykonawcze, zespół projektowy, kierownictwo przedsiębiorstwa, zleceniodawca Charakter działalności Etapy

Schemat funkcjonalny realizacji projektu Inicjowanie projektu Definiowanie projektu Zarządzanie projektem Określenie struktury projektu Wyznaczanie celów Planowanie przebiegu projektu Organizowanie zespołu projektowego Organizowanie wykonawstwa projektu Planowanie Organizowanie Motywowanie Kontrola projektu Kontrolowanie Zamknięcie projektu Koordynacja projektu Koordynowanie Obsługa Wykorealizacji nawstwo projektu Planowanie zasobów projektu Wykonawstwo projektu Obsługa księgowofinansowa Obsługa kadrowa Obsługa prawna Obsługa informatyczna i techniczna Obsługa administracyjnobiurowa

Inicjowanie projektu – problemy 1. Kto może występować z inicjatywą projektu? 2. Jaką treść i formę powinna mieć inicjatywa projektu? 3. Do kogo powinna być skierowana inicjatywa projektu? 4. Jaki powinien być tryb analizy i oceny inicjatywy projektu? 5. Kto i na jakiej podstawie decyduje o dalszych losach inicjatywy projektu?

1. Inicjowanie projektu - przebieg etapu 1. 1. Analiza potrzeb 1. 2. Formułowanie inicjatyw projektów 1. 3. Zgłaszanie inicjatyw projektów kierownictwu 1. 4. Analiza i ocena inicjatyw projektów 1. 5. Przyjęcie inicjatywy projektu przez kierownictwo do dalszego opracowania bądź jej odrzucenie

Definiowanie projektu – problemy 1. Jakie mają być rezultaty i korzyści projektu? 2. Jaki powinien być zakres projektu? 3. Jakie ryzyko związane jest z realizacją projektu? 4. W jakim terminie powinien być zrealizowany projekt? 5. Jakie nakłady i koszty należy ponieść na przygotowanie i wykonawstwo projektu? 6. Czy realizacja projektu jest udana i opłacalna? 7. Czy należy dalej pracować nad projektem? 8. Jeśli tak, to jakie założenia (cele) należy przyjąć dla projektu?

2. Definiowanie projektu - przebieg etapu 2. 1. Sprecyzowanie projektu 2. 2. Analiza i ocena ryzyka projektu 2. 3. Ocena nakładów i korzyści realizacji projektu 2. 4. Podjęcie przez kierownictwo decyzji o realizacji projektu 2. 5. Wyznaczenie założeń (celów) realizacji projektu

Organizowanie zespołu projektowego – problemy 1. W jaki sposób organizacja projektu ma być powiązana ze strukturą organizacji realizującej projekt? 2. Kto powinien być kierownikiem projektu? 3. Jakie inne instancje kierownicze należy powołać (np. komitet sterujący)? 4. Jaki ma być skład zespołu projektowego? 5. Skąd, na jakich zasadach i w jakim zakresie można pozyskać uczestników zespołu projektowego? 6. Jak powinna być zorganizowana ich praca ( organizacja, plan, wyposażenie, finansowanie itd. )? 7. Jakie instrumenty motywacyjne należy zastosować? 8. Jak zapewnić właściwą komunikację w zespole projektowym i z innymi uczestnikami projektu?

3. Organizowanie zespołu projektowego przebieg etapu 3. 1. Wybór formy instytucjonalnej realizacji projektu 3. 2. Powołanie kierownictwa projektu 3. 3. Powołanie innych organów kierowniczych projektu 3. 4. Organizowanie pracy zespołu projektowego 3. 5. Pozyskanie pracowników zespołu projektowego 3. 6. Opracowanie planu pracy zespołu projektowego 3. 7. Zatwierdzenie organizacji i planu pracy zespołu projektowego przez kierownictwo

Określenie struktury projektu – problemy 1. Jakie informacje są niezbędne dla opisu struktury projektu? 2. Czy znana jest struktura obiektu powstającego w wyniku projektu? 3. Czy struktura projektu powinna odzwierciedlać strukturę obiektu? 4. Według jakich kryteriów należy dzielić projekt na części składowe? 5. Jak głęboki ma być podział, kiedy trzeba go zakończyć? 6. Jak należy opisać części elementarne projektu? 7. Jaka ma być ostateczna postać (treść i forma) struktury hierarchicznej projektu? 8. Jakie związki przyczynowo-skutkowe występują pomiędzy częściami elementarnymi projektu? 9. Jaka ma być ostateczna postać (treść i forma) struktury kooperacyjnej projektu?

4. Określenie struktury projektu - przebieg etapu 4. 1. Sprecyzowanie celów projektu 4. 2. Zebranie dodatkowych informacji dotyczących projektu 4. 3. Ustalanie kryteriów podziału projektu 4. 4. Określenie struktury hierarchicznej projektu 4. 5. Określenie struktury kooperacyjnej projektu 4. 6. Zatwierdzenie struktury projektu przez kierownictwo

Struktury: hierarchiczna i kooperacyjna projektu Projekt Podprojekt 1 Czynności Podprojekt 2 2. 1 1. 2 Podprojekt 3 3. 1 3. 3 1. 1 1. 3 2. 2 3. 2

Pakiety robocze (ang. work package) są to zespoły czynności nadające się Struktura projektu do wykonania przez jednego – wewnętrznego lub zewnętrznego – wykonawcę. Stanowią one połączenie ze strukturą organizacyjną. Struktura organizacyjna struktury projektu PR 1 PR 2 PR 3 PR 4

Opis pakietów roboczych Aby pakiet roboczy mógł być właściwie wykonany powinien być szczegółowo opisany co do celu, zakresu i warunków. Opis pakietu roboczego obejmuje zazwyczaj następujące informacje: ü nazwa projektu ü niezbędne środki ü nazwa i symbol pakietu ü punkty styku z innymi pakietami ü wykonawca ü koszty / wyniki ü cel i zakres ü wydatki / wpływy ü zadania i terminy ü status pakietu ü oczekiwane wyniki ü inne informacje

Planowanie przebiegu projektu – problemy 1. Ile czasu potrzeba na wykonanie elementarnych części (czynności, pakietów roboczych) projektu? 2. Jaki jest możliwy termin zakończenia projektu, a jaki konieczny termin rozpoczęcia projektu? 3. Jakie powinny być terminy rozpoczęcia i zakończenia czynności projektu? 4. Jakie występują w projekcie rezerwy czasu? 5. Jakie są krytyczne elementy projektu? 6. Jaki plan przebiegu projektu powinien być przyjęty jako podstawa jego realizacji?

5. Planowanie przebiegu projektu - przebieg etapu 5. 1. Określenie czasu realizacji czynności projektu 5. 2. Planowanie terminów realizacji czynności projektu 5. 3. Obliczenie rezerw czasu 5. 4. Określenie krytycznych elementów projektu 5. 5. Weryfikacja przebiegu projektu 5. 6. Zatwierdzenie planu przebiegu projektu przez kierownictwo

Techniki planowania przebiegu projektów Czynności projektu Struktura projektu Hierarchiczna Kooperacyjna zdeterminowana Zdeterminowane Technika LOB Technika drzewa zależności PATTERN CPE Harmonogramy (wykresy Gantta) Technika sieciowa CPM Technika sieciowa MPM Stochastyczne Techniki drzewa decyzyjnego Techniki sieciowa PERT stochastyczna Technika sieciowa GERT

Planowanie zasobów projektu – problemy 1. Jakie zasoby są potrzebne do realizacji poszczególnych czynności (pakietów roboczych) projektu? 2. Jakie koszty realizacji poszczególnych czynności wynikają z tego zapotrzebowania? 3. Jakie jest łączne zapotrzebowanie na zasoby i jakie są łączne koszty realizacji projektu w trakcie jego przebiegu? 4. Czy respektowane są limity dysponowanych zasobów? 5. Jeśli nie, to jak należy wyrównać zużycie zasobów? 6. Jaki to będzie miało wpływ na przebieg projektu? 7. Jaki plan zużycia zasobów projektu powinien być przyjęty jako podstawa jego realizacji? 8. Jaki powinien być budżet projektu?

Zasoby projektów Rodzaje zasobów Zasoby materialne Zasoby ludzkie materiały, surowce, półprodukty wykonawcy wyposażenie trwałe kierownicy, specjaliści wyposażenie ruchome Zasoby nominalne środki finansowe

Planowanie wykorzystania zasobów Zasoby Limit zasobów 0 1 2 3 4 5 Limit zasobów 6 a) Zapotrzebowanie na zasoby 7 Czas 0 1 2 3 4 5 6 7 Czas b) Wyrównanie wykorzystania zasobów

Wyrównywanie zasobów a) Brak wyrównania b) Zorientowane na termin c) Zorientowane na limit zasobów LICZBA PRACOWNIKÓ W C 2 C 4 C 1 C 3 C 1 C 5 C 1 C 3 TERMIN Y C 5 C 3 TERMINY C 5 TERMINY Źródło: J. Hoecke, Projektphasen und -lebenszyklus, s. 223

6. Planowanie zasobów projektu - przebieg etapu 6. 1. Określenie zapotrzebowania zasobów przez poszczególne czynności projektu 6. 2. Planowanie zasobów ludzkich i materialnych projektu 6. 3. Planowanie kosztów projektu 6. 4. Planowanie finansowania projektu 6. 5. Budżetowanie projektu 6. 6. Zatwierdzenie planu zasobów projektu przez kierownictwo 6. 7. Podjęcie decyzji o przystąpieniu do wykonawstwa projektu

Organizacja wykonawstwa projektu – problemy 1. Skąd i na jakich warunkach można pozyskać środki finansowe na realizację projektu? 2. Kto ma być wykonawcą, podwykonawcą i dostawcą projektu; jak ich pozyskać? 3. Jak należy zarządzać kontraktami z podwykonawcami i dostawcami? 4. Jakie warunki współpracy mogą być motywacją dla podwykonawców i wykonawców? 5. Czy potrzebny jest specjalny system zarządzania jakością projektu i jak go opracować? 6. Jakie inne jeszcze rozwiązania są potrzebne dla rozpoczęcia wykonawstwa projektu? 7. W którym momencie można uznać przygotowanie do wykonawstwa projektu za zakończone?

7. Organizacja wykonawstwa projektu - przebieg etapu 7. 1. Pozyskanie środków finansowych na realizację projektu 7. 2. Planowanie podziału zadań z zakresu wykonawstwa projektu 7. 3. Poszukiwanie dostawców i podwykonawców projektu 7. 4. Kontraktowanie dostaw i usług 7. 5. Opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa projektu 7. 6. Opracowanie systemu zapewnienia jakości projektu 7. 7. Zatwierdzenie przez kierownictwo organizacji wykonawstwa projektu

Kontrola projektu – problemy 1. Jaki jest status realizacji projektu? 2. Jakie występują problemy? 3. Jakie są postępy i osiągnięcia? 4. Jak przebiega projekt w czasie w stosunku do planu przebiegu? 5. Jak przebiega zużycie zasobów w stosunku do planu? 6. Jak przebiega realizacja budżetu projektu? 7. Czy zespół projektowy pracuje prawidłowo?

8. Kontrola projektu – przebieg etapu 8. 1. Kontrola terminów projektu 8. 2. Kontrola zużycia zasobów projektu 8. 3. Kontrola kosztów projektu 8. 4. Kontrola dostaw i podwykonawstwa 8. 5. Kontrola innych działań 8. 6. Kontrola pracy zespołu projektowego

Koordynacja projektu – problemy 1. Jakie interwencje należy podjąć w wyniku kontroli aby projekt mógł być zrealizowany zgodnie z planami? 2. Czy konieczna jest zmiana planu? 3. Jakie negatywne skutki zagrażają projektowi? 4. Co trzeba zrobić, aby zapobiec takim skutkom w przyszłości?

9. Koordynacja projektu – przebieg etapu 9. 1. Koordynacja terminów projektu 9. 2. Koordynacja zużycia zasobów projektu 9. 3. Koordynacja kosztów projektu 9. 4. Koordynacja dostaw i podwykonawstwa 9. 5. Koordynacja innych działań (ograniczanie ryzyka, działania projakościowe, itp. ) 9. 6. Koordynacja pracy zespołu projektowego

Zamknięcie projektu – problemy 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Czy projekt może być odebrany przez zleceniodawcę? Jak rozliczyć projekt ze zleceniodawcą, wykonawcami i dostawcami? Jakiego wsparcia należy udzielić użytkownikom projektu i na jakich zasadach? Jaką dokumentację eksploatacyjną należy sporządzić? Kogo i jak należy przeszkolić? Jak należy opracować doświadczenia realizacji projektu? Jaka i w jakiej formie obowiązuje odpowiedzialność za rezultaty projektu? Jak wynagrodzić zespół projektowy i czy można go wykorzystać w następnych projektach?

10. Zamknięcie projektu – przebieg etapu 10. 1. Odbiór projektu przez zamawiającego 10. 2. Rozliczenie projektu 10. 3. Opracowanie dokumentacji eksploatacyjnej 10. 4. Szkolenie użytkowników 10. 5. Inne działania wspomagające użytkowników 10. 6. Opracowanie raportu z realizacji projektu 10. 7. Lessons learned 10. 8. Podjęcie decyzji o zakończeniu projektu 10. 9. Rozwiązanie zespołu projektowego