Zarzdzanie projektami METODYKI ZP WPROWADZENIE dr in Pawe

Zarządzanie projektami METODYKI ZP - WPROWADZENIE dr inż. Paweł Pietras Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami

Przyczyny kreowania projektów w biznesie • globalizacja gospodarki i związane z nią zmiany w funkcjonowaniu firm • zwiększenie ilości informacji • konieczność elastycznego reagowania na zmiany rynkowe • rozwój nowoczesnych technologii Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 4

Dyskusja Cel: Jakie projekty są realizowane w Waszym otoczeniu/firmie/organizacji? Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 5

Cechy projektów Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 6 ważność cechy • Celowość, czyli wynik określonej strategii • Ograniczoność, czyli istnienie ograniczenia czasowego realizacji przedsięwzięcia • Jednokrotność, czyli realizacja niepowtarzalnego przedsięwzięcia • Odrębność, czyli brak powiązań z normalną, rutynową działalnością firmy • Odrębność strukturalna, czyli wydzielenie przedsięwzięcia jako osobnej struktury w firmie

Cechy projektów • Zbiór działań podejmowanych dla zrealizowania uzyskania konkretnego, wymiernego rezultatu – produktu projektu • Produkt ten, sam w sobie, nie jest projektem. Jednak to produkt definiuje wymiar techniczny, czasowy i finansowy projektu • Złe zdefiniowanie celu projektu a w konsekwencji, jego produktu, może być jednym z czynników niepowodzenia projektu Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 7

Definicja projektu Tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnego produktu lub usługi, gdzie tymczasowość oznacza, że przedsięwzięcie ma ściśle oznaczony początek i koniec, a unikalność, że produkt lub usługa w wyraźny sposób jest inna niż wszystkie podobne produkty lub usługi Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 8

Definicja projektu • Tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu (PMBo. K - PMI) • Projekt to unikatowy zestaw skoordynowanych działań organiczony czasem i kosztami, mający na celu uzyskanie zbioru określonych uprzednio produktów, zachowując przy tym normy jakości i wymagania (NCB - IPMA) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 9

Definicja projektu • Projekt to środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych stosownie do specyficznych wymagań biznesu (Prince 2) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 10

Klasyfikacja projektów • Ze względu na przeznaczenie: – zewnętrzne – wewnętrzne • Ze względu na naturę: – techniczne – administracyjne – finansowe – handlowe Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 11

Klasyfikacja projektów • Ze względu na oczekiwania: – kompleksowe (np. badania i realizacja) – niekompleksowe (np. tylko badania) • Ze względu na wielkość: – duże (np. budowa tunelu pod kanałem La Manche) – małe (np. informatyzacja biura) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 12

Klasyfikacja projektów • Ze względu na obszar zastosowań: – – naprawy nowe produkty informatyka R&D • Ze względu na rentowność: – zwiększenie wydajności, – redukcja kosztów – projekty o trudno mierzalnej rentowności (sponsoring) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 13

Klasyfikacja projektów • Ze względu rezultaty: – procesowe – inwestycyjne – przychodowe Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 14

Portfele i programy Program – Zbiór powiązanych ze sobą przedsięwzięć oraz wymaganych zmian w organizacji, zmierzających do realizacji określonych celów strategicznych organizacji oraz osiągnięcia ustalonych korzyści biznesowych Portfel Projektów – kolekcja projektów lub programów i innego rodzaju przedsięwzięć zgrupowanych razem w celu zapewnienia kontroli, koordynacji i optymalizacji Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 15

Zarządzanie projektem Proces, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami, aby osiągnąć wyznaczony cel w określonym terminie, po wyznaczonych kosztach i o odpowiedniej jakości Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 17

Magiczny trójkąt projektu Jakość Koszt Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami Czas 18

Praca zespołowa Cel: Poznanie ograniczenia czas-jakość-zakres Zespół: 4 -5 osób Czas: 35 min przygotowanie, 5 min prezentacja Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 19

Elementy zarządzania projektami Techniczne Behawioralne Kontekstowe Interesariusze Wymagania i cele Ryzyko Jakość Organizacja projektu Praca zespołowa Rozwiązywania problemów Struktury projektu Zakres i produkty cząstkowe Zasoby Koszty Zamówienia i kontrakty Zmiany Kontrola i raporty Dokumentacja Komunikacja Przywództwo Zaangażowanie Samokontrola Asertywność Odprężanie Otwartość Kreatywność Zorientowanie na wyniki Sprawność Konsultowanie Negocjowanie Konflikty i kryzysy Wiarygodność Docenianie wartości Etyka Orientacja na projekty Orientacja na programy Orientacja na portfele Wdrażanie systemu zarządzania Stałe struktury organizacji Działalność gospodarcza Systemy produkty, technologie Zarządzania zasobami ludzkimi Zdrowie, ochrona, bezpieczeństwo, środowisko Finanse Prawo Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 20

Główni aktorzy projektu • Dyrekcja: – odpowiada za realizację idei – utrzymuje główny kierunek realizacji – odpowiada za efekt • Kadra zarządzająca: – wspomaga (lub nie) realizację projektu – zapewnia dostęp do zasobów: ludzkich, technicznych, finansowych i in. Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 21

Główni aktorzy projektu • Pilot: – pilotuje całość prac – zapewnia wewnętrzną spójność projektów realizowanych w organizacji • Sponsor/Promotor: – motywuje do realizacji projektu, często „trzyma” budżet projektu – jest promotorem projektu w organizacji Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 22

Główni aktorzy projektu • Komunikator: – przedstawia projekt wszystkim zainteresowanym stronom – odpowiada za komunikację na wszystkich poziomach • Szef projektu: – odpowiada za pełną realizację projektu – koordynuje zadania – odpowiada za skuteczność Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 23

Struktura organizacyjna projektu Komitet sterujący Główny dostawca Przewodniczący Nadzór Kierownik projektu Kierownik zespołu Zasoby projektu Główny użytkownik Wsparcie projektu Kierownik zespołu

Struktura liniowa Dyrektor Produkcja Marketing Finanse Kadry Pracownik 1 Pracownik 2 Pracownik 3 Pracownik 4 Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 25

Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 28

Struktura liniowo-sztabowa Dyrektor Sztab Produkcja Marketing Finanse Kadry Pracownik 1 Pracownik 2 Pracownik 3 Pracownik 4 Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 30

Struktura macierzowa Dyrektor PM 1 Produkcja Marketing Finanse Kadry Pracownik 1 Pracownik 2 PM 1 Pracownik 3 PM 2 Pracownik 4 Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 32

Macierz • Słaba • Zrównoważona • Silna Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 33

Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami

Struktura autonomiczna (projektowa) Dyrektor Sponsor projektu PM 1 PM 2 PM 3 PM 4 Produkcja Marketing Finanse Kadry Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 37

Struktura hybrydowa (złożona) Dyrektor Sponsor projektu PM 1 PM 2 PM 3 Kadry Produkcja Pracownik 1 Marketing Pracownik 2 Finanse Pracownik 3 Produkcja 1 Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 39

Kluczowe czynniki sukcesu • Intencje i ich rozkład wśród interesariuszy projektu w momencie jego uruchomienia • Stopień zaangażowania osób odpowiedzialnych • Poziom profesjonalizmu głównych uczestników • Realizm projektu • Stopień akceptacji w środowisku Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 41

Interesariusze projektu • Osoby lub grupy osób, na które oddziałuje projekt bądź znajdujące się pod wpływem projektu • Interesariusze mogą postrzegać projekt jako przynoszący im określone korzyści bądź straty. W zależności od tego będą projekt wspierali bądź będą się jemu przeciwstawiać Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami

Interesariusze projektu • Wewnętrzni interesariusze – mają bezpośredni wpływ na projekt. Ich zaangażowanie przekłada się na projekt w sposób bezpośredni. Na przykład pracownicy, udziałowcy, właściciele. • Zewnętrzni interesariusze – nie są powiązani z projektem w sposób bezpośredni. Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami

Interesariusze projektu • Przed uruchomieniem projektu oraz w trakcie jego trwania należy być świadomym kto jest interesariuszem projektu i jakie jest w nim jego miejsce • Tworzy się różne mapy interesariuszy Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami

Ogólny model cyklu projektowego Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 47

Etapy i cykl życia projektu • Etap projektu – skończony przedział czasowy przebiegu projektu, który w swej treści różni się od pozostałych przedziałów • Cykl życia projektu jest sekwencją etapów, przez które projektu musi przejść od momentu otwarcia do zamknięcia • Przejścia między etapami są definiowane jako kamienie milowe – kluczowe wydarzenia, w których należy podjąć odpowiednią decyzję Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 52

Etapowanie projektu START Decyzja o Kamień podjęciu się Podpisanie Kamień milowy M 1 budowy domuaktu milowy M 2 Uzyskanie do dnia dd 30/06/2014 notarialnego Kamień do dnia dd-pozwolenia na Poszukiwanie mm-rr 31/10/2014 Uzyskanie milowy M 3 Kamień mm-rr budowę Działka pozwolenia na Próba do dnia ddznalezienia 28/02/2015 użytkowanie milowy M 4 odpowiedzi Projektowanie mm-rr na pytania: przeglądanie do dnia dd 30/11/2015 czego ofert Budowanie oczekujemy przygotowanie mm-rr od Wybieranie projektu mieszkania czy stać nas na dom? Zakres prac ile wymaganych do pieniędzy wykonania w możemy na ramach danego niego etapu. Każdy z przeznaczy etapów jest ć zasadniczo różny umowy podpisanie aktu notarialnego w swej treści od pozostałych Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami etapów Dostosowywanie go do wymagań działki Załatwianie spraw formalnych Wybudowanie budynku Wykonanie wykończeń Wyposażenie KONIEC

Celowość projektu Aby skutecznie zarządzać projektem potrzebne jest sformułowanie celów stawianych przed realizatorami Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 55

Cele projektu S (specyficzny) M (mierzalny) A (akceptowalny) R (realny) T (terminowy) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 56

Rodzaje celów do osiągnięcia • Celem ogólnym projektu jest dostarczenie wartości interesariuszom • Strategia projektu do ogólne spojrzenie na sposób osiągnięcia tego celu Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 57

Rodzaje celów do osiągnięcia • Merytoryczne (produktowe) • Ekonomiczne – rentowność, przychód, zysk lub koszt • Zgodne z celami strategicznymi firmy Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 58

Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 59

Cele projektu • Cel projektu to całość pojedynczych celów związanych z efektem projektu o przebiegiem zadań, który ma być uzyskany w projekcie • Efekt projektu to materialny lub niematerialny wynik pracy wykonanej w ramach projektu, określonej w zakresie zadań • Ogół celów (system celów) obejmuje 3 zmienne: rezultaty, czas oraz wydatki Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 60

Funkcje celów • W kontekście zarządzania projektami cele pełnią funkcje: – ukierunkowującą – konsolidacyjną – koordynacyjną – selekcyjną • Muszą być kwantyfikowalne i wykonalne oraz zgodne z celami wyższego i niższego poziomu Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 61

Powiązania celów • Zorientowanie na efekt oznacza, konieczność definiowania i sprawdzania tylko przewidywanych efektów – cele związane z rezultatami, np. : – cele finansowe – cele funkcjonalne – cele społeczne – cele personalne Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 62

Powiązania celów • Zorientowanie na sprawność zarządzania oznacza konieczność definiowania celów proceduralnych, np. : – cele wynikające z harmonogramu (kamienie milowe) – cele budżetowe – cele osobiste – specjalne parametry przebiegu prac Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 63

Hierarchia celów • Podział celów może być prowadzony dwukierunkowo, odgórnie lub oddolnie • Podział odgórny – cele wyższego rzędu są dzielone na kilka celów niższego rzędu • Podział oddolny – na podstawie zdobytych doświadczeń zgłaszane są sugestie dotyczące usprawnień i przenoszone na wyższe poziomy Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 64

Hierarchia celów • Efektem podejścia krokowego jest powstanie wielu poziomów różniących się szczegółowością i adekwatnością do różnych poziomów zarządzania projektem Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 65

Hierarchia celów • Cel nadrzędny (Sprawny transport publiczny) – Kategorie celów (Funkcjonalność) • Podkategorie celów (Wygoda podróżowania) – Cele (Wysoki komfort) » Cele cząstkowe (Duża liczba miejsc siedzących) - Kryteria (Stosunek miejsc siedzących do stojących) Miara (Procent) Rozmiar (50%) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 66

Identyfikowanie celów • Źródłem celów opartych na rezultatach mogą być: konieczność, pomysł, ograniczenia, życzenia • Przejście od źródła do zdefiniowania rezultatu odbywa się najczęściej przy wykorzystaniu metod kreatywnych i/lub dyskursywnych (zbieranie danych, segregacja, ocena, wybór) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 67

Identyfikowanie celów • Obranie strategii osiągnięcia rezultatu pozwala na określenie co? i jak? ma być realizowany projekt – cele proceduralne Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 68

Praca zespołowa Cel: Ćwiczenie kompetencji w definiowaniu celów projektu Zespół: 4 -5 osób Czas: 20 min przygotowanie, 10 min prezentacja Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 69

Wszystkim nie dogodzisz Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 70

Hierarchie ważności Cele C 1 C 2 C 3 . . . Ci Suma C 1 x 0 0 . . . 1 1 C 2 1 x 0 . . . 0 1 C 3 1 1 x . . . 1 3 . . . . 1 Cj 0 1 0 . . . x 1 W tabeli wstawia się: 0 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Ci jest ważniejszy; 1 gdy przy porównaniu celu Cj z celem Ci cel Cj jest ważniejszy. Suma pokazuje ważność danego celu, im wyższa tym cel ma większy priorytet. Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 71

Uruchomienie projektu w firmie Karta projektu powinna zawierać: • Dane ogólne: – Potrzeby i wytyczne (wartości ważne dla klienta) – Cel główny i szczegółowe – Kryteria powodzenia – Środowisko (kontekst) projektu – Ryzyko (ogólne informacje o potencjalnych zagrożeniach) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 72

Uruchomienie projektu w firmie Karta projektu powinna zawierać: • Dane techniczne: – Główne etapy – Ogólny opis techniczny etapów • Dane ekonomiczne: – uwarunkowania czasowe i ograniczenia budżetowe Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 73

Uruchomienie projektu w firmie Karta projektu powinna zawierać: • Dane organizacyjne: – Mianowanie szefa projektu – Powołanie „opiekuna” projektu (najczęściej dyrektor działu, pionu, departamentu) – Podstawowe zasady komunikacji (częstotliwość i sposób raportowania, częstotliwość zebrań zespołu itp. ) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 74

Zebranie rozpoczynające projekt Cele zebrania rozpoczynającego: • Dokładne poinformowanie o celach i kontekście projektu (źródłach pochodzenia) • Poinformowanie kto? co? i dlaczego? robi • Poszukiwanie porozumienia pomiędzy uczestnikami Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 75

Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 76

Przebieg zebrania • Prezentacja projektu (cele, ryzyko, ważność) • Sprecyzowanie ram organizacyjnych • Przedstawienie struktury prac (maksimum 3 poziomy) • Przedstawienie się członków zespołu i sprecyzowanie odpowiedzialności • Określenie reguł funkcjonowania zespołu • Zaplanowanie kalendarza spotkań Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 77

Uruchomienie projektu w firmie • Przykład firmy IBM – Aby dokładnie zdefiniować cele, zidentyfikować potrzeby, zaprezentować głównych uczestników projektu organizowane jest Seminarium Definiujące Projekt – Są to jednodniowe warsztaty dające wspólne spojrzenie na ww. kwestie – 5 głównych tematów Seminarium: • • • cele projektu, zakres i dekompozycja prac organizacja projektu system zarządzania identyfikacja i analiza zagrożeń Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 78

Organizacje zajmujące się PM • International Project Management Association – www. ipma. org – w Polsce Stowarzyszenie Project Management Polska www. spmp. org. pl – cerfyfikaty od poziomu D do A – zbiór wiedzy: International Competence Baseline (ICB) w Polsce National Kompetence Baseline ver. 3. 1. (Wytyczne kompetencji IPMA) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 79

Organizacje zajmujące się PM • Project Management Institute – www. pmi. org – w Polsce www. pmi. org. pl – certyfikacja PMP + punkty Professional Development Units (min. 60 PDU) – zbiór wiedzy: Project Management Body of Knowledge (PMBo. K) Studia. Podyplomowe Zarządzanie Projektami 80