SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Mahasiswa mampu memahami konsep sistem

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Mahasiswa mampu memahami konsep sistem informasi manajemen dapat mengaplikasikan sistem informasi manajemen dalam kehidupan nyata sebagai pendukung kompetensinya Dr. Abdul Syukur Sistem Informasi Manajemen 1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem : Kumpulan dari beberapa bagian yang saling bekerja sama untuk mencapai satu tujuan. Informasi : Data yang sudah diolah dan mempunyai arti bagi si penerima. Data : Kumpulan dari fakta/kejadian berupa angka, gambar, simbol dll yang belum mempunyai arti bagi sipenerima. Manajemen : Ilmu / seni untuk mengatur sesuatu Sistem Informasi Manajemen 2

Mengapa Informasi perlu di “Manage” ? Lima jenis sumber daya Utama, yang dikelola manajer : 1. Personal/Manusia 2. Material 3. Mesin ( termasuk fasilitas dan energi) PHISIK 4. Uang 5. Informasi (termasuk data) !! (Konseptual) Bagaimana dengan Kompetensi/kemampuan Mahasiswa/Alumni? Sistem Informasi Manajemen 3

Mengapa mengelola Informasi menjadi menarik/perlu ? I. Meningkatnya kompleksitas aktifitas bisnis : a. Pengaruh ekonomi Internasional b. Kompetisi Global c. Meningkatnya Kompleksitas Teknologi d. Hilangnya Batas Ruang dan Waktu e. Batasan Sosial II. Kemampuan Komputer yang semakin Baik Sistem Informasi Manajemen 4

Siapa pengguna Informasi ? Manajer, Non Manajer, Orang atau organisasi di luar perusahaan Dimana Manajer ditemukan dan Informasi apa yang dibutuhkan ? Strategic Planning Level Manajemen Control Level Operational Control Level Environment Internal Dilihat dari sumber informasi Strategic Planning Level Manajemen Control Level Operational Control Level Summary Detail Dilihat dari bentuk informasi Sistem Informasi Manajemen 5

Fungsi Manajemen : 1. Planning 2. Organizing 3. Staffing 4. Directing 5. Controlling C P Area Fungsional Manajemen : 1. Finance Function 2. Human Resources Function 3. Information Services Function 4. Manufacturing Function 5. Marketing Function P C D D S O P C O O S Sistem Informasi Manajemen D S 6

Keahlian Manajemen(er) : 1. Keahlian Berkomunikasi (lesan dan tulisan) 2. Keahlian menyelesaikan masalah • Masalah : Suatu kondisi/kejadian yang berpotensi mendatangkan kerugian dan keuntungan bagi seseorang/perusahaan. • Membuat Keputusan : Proses memilih alternatif penyelesaian masalah. • Keputusan : Alternatif keputusan masalah yang diambil. Sistem Informasi Manajemen 7

Management Knowledge : • Computer Literacy • Information Literacy Sistem Informasi Manajemen 8

COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM (CBIS) SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER Data Processing System Problem Decision Problem Solution Information Management Information System Decision Support System Office Automation System Expert System Sistem Informasi Manajemen 9

1. 5. Use Phase 4. Implementation Phase Planning Phase 2. Analysis Phase 3. Design Phase Siklus Hidup Sistem (Informasi) Sistem Informasi Manajemen 10

Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif Goverment Financial Community Suppliers Local Community Customers Perusahaan Labor Unions Competitors Stockholders And owners Sistem Informasi Manajemen 11

Model Umum Sistem Perusahaan Model : Abstraksi/gambaran tentang sesuatu • Phisik • Naratif • Grafik • Matematika Manfaat Model : 1. Mempermudah Pengertian 2. Mempermudah Komunikasi 3. Memprediksi masa depan Sistem Informasi Manajemen 12

Perusahaan sebagai system phisik : • Aliran Material • Aliran Personal • Aliran Mesin • Aliran Uang Input Resources Tranformation Process Output Resources Sistem Phisik Perusahaan / Open loop System Perusahaan sebagai system Konseptual: • Open – Loop System • Closed-loop System Sistem Informasi Manajemen 13

Feedback Control Mechanism Input Resources Feedback Output Resources Tranformation Process Gb. Sistem lingkaran tertutup Information Input Resources Management Information Tranformation Process Output Resources Gb. Sistem phisik perusahaan yang terkontrol Sistem Informasi Manajemen 14

1. Standar Information Management Information Processor Keputusan 3. 4. Data Input Resources 5. Output Resources Tranformation Process 6. 7. Sumber daya output 2. Output Gb. Perubahan data menjadi informasi Hasil pengolahan data menjadi informasi oleh manjemen digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan setelah dibandingkan dengan standar (standar: ukuran kinerja yang bisa diterima). Sistem Informasi Manajemen 15

Karakteristik Standar : 1. Standar harus sah/ valid. Yaitu standar harus merupakan suatu ukuran yang baik dari kinerja sistem. 2. Standar harus realistis 3. Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan mencapainya. 4. Standar harus terukur. “laba maksimum” bukan standar terukur, “Laba 10%” adalah standar terukur Sistem Informasi Manajemen 16

Dimensi Informasi : 1. Relevan 2. Akurat 3. Tepat waktu 4. Lengkap Management by exception : Manajer hanya melakukan suatu tindakan perbaikan jika aktifitas perusahaan keluar dari standar yang sudah ditentukan Sistem Informasi Manajemen 17

Keuntungan Management by Exception : 1. Tidak membuang waktu untuk mengawasi aktivitas normal 2. Semakin sedikit keputusan yang dibuat, perhatian bisa dicurahkan untuk hal lain. 3. Perhatian bisa dipusatkan pada pencapaian kesempatan atau tujuan yang lebih baik. 4. 5. 6. 7. 8. Kendala/hambatan Management by Exception : Tidak mudah menentukan standar yang tepat. Sistem informasi yang digunakan harus akurat Monitoring harus kontinu Dapat membuat manajer menjadi pasif. Sistem Informasi Manajemen 18

PENDEKATAN SISTEM * Problem Solving ? Aktivitas merespon problem * Problem ? Kondisi yang dapat menyebabkan keuntungan atau kerugian. * Decision ? Strategi atau aktivitas terpilih * Decision making ? Proses pemilihan keputusan. * Gejala vs Masalah : Gejala adalah suatu kondisi yang menyebabkan terjadinya masalah. * Masalah : Tidak terstruktur, semi terstruktur dan terstruktur. Sistem Informasi Manajemen 19

Pendekatan Sistem adalah salah metode terstruktur dalam penyelesaian suatu masalah. Tahap I : Usaha Persiapan Langkah 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2. Mengenali sistem lingkungan Langkah 3. Mengidentifikasi subsitem perusahaan Tahap II : Definisi Langkah 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem Langkah 5. Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu Tahap III : Usaha Solusi Langkah 6. Mengidentifikasi solusi alternatif Langkah 7. Mengevaluasi solusi alternatif Langkah 8. Memilih Solusi terbaik Langkah 9. Menerapkan solusi terbaik Langkah 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan solusi itu efektif Sistem Informasi Manajemen 20

Tiga cara manajer memilih alternatif (Mintzberg): 1. Analisis – suatu evaluasi sistematis atas pilihan, mempertimbangkan pilihan tersebut pada tujuan organisasi. 2. Penilaian – proses mental dari seorang manajer 3. Tawar menawar – negosiasi antara beberapa manajer Sistem Informasi Manajemen 21

Beberapa gaya manajer dalam: 1. Merasakan masalah: a. Penghindar masalah (problem avoider) b. Pemecah masalah (problem solver) c. Pencari masalah (problem seeker) 2. Mengumpulkan informasi: a. Gaya teratur (preceptive style) b. Gaya menerima (Receptive style) 3. Menggunakan Informasi: a. Gaya sistematik (systematic style) b. Gaya Intuitif (intutive style) Sistem Informasi Manajemen 22

Menempatkan Pendekatan Sistem dalam perspektif 1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat 2. Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah. 3. Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar Sistem Informasi Manajemen 23

1. 5. Use Phase 4. Implementation Phase Planning Phase 2. Analysis Phase 3. Design Phase Siklus Hidup Sistem (Informasi) Sistem Informasi Manajemen 24

Metodologi Siklus Hidup Sistem 1. Tahap Perencanaan: 2. a. Manyadari Masalah (Manajer) 3. b. Mendefinisikan Masalah (Manajer) 4. c. Menentukan tujuan sistem (Manajer) 5. d. Mengidentifikasi kendala-kendala sistem (Manajer) 6. e. membuat studi kelayakan (Spesialis informasi/SI) 7. f. Mempersiapkan usulan penelitian sistem (SI) 8. g. Menyetujui atau menolak proyek (manajemen) 9. h. Menetapkan mekanisme pengendalian (Mjr+SI+MNJ) Sistem Informasi Manajemen 25

Dimensi Kelayakan Proyek : 1. Teknis, tersediakah perangkat keras dan lunak untuk proyek tersebut. 2. Pengembalian Ekonomis, menguntungkan ? 3. Pengembalian Non ekonomis, menguntungkan ? 4. Hukum dan Etika, apakah sistem masih dalam koridor hukum dan etika ? 5. Operasional, apakah sistem didukung oleh orang yang menggunakannya? 6. Jadwal, mungkinkah sistem terbentuk dalam kurun waktu yang ditentukan? Sistem Informasi Manajemen 26

2. Tahap Analisis: a. Mengumumkan Penelitian Sistem (Mjr+Mnj) b. Mengorganisasikan tim proyek (Mjr+SI) c. Mengidentifikasikan kebutuhan informasi (Mjr+SI) d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem (Mjr+SI) e. Menyiapkan usulan rancangan (SI) f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek (Mjr+mnj) Sistem Informasi Manajemen 27

3. Tahap Rancangan: a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci. b. Mengidentifikasikan berbagai alternatif konfigurasi sistem c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem d. Memilih konfigurasi yang terbaik e. Menyiapkan usulan penerapan f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem Sistem Informasi Manajemen 28

4. Tahap Penerapan: a. Merencanakan penerapan b. mengumumkan penerapan c. Mendapatkan sumber daya perangkat keras d. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak e. Menyiapkan database f. Menyiapkan fasilitas fisik g. Mendidik peserta dan pemakai h. Masuk ke sistem baru : Percontohan, serentak, bertahap, paralel. Sistem Informasi Manajemen 29

5. Tahap Penggunaan: a. Menggunakan sistem b. Audit Sistem c. Memelihara Sistem, hal ini dilaksanakan dengan alasan: Memperbaiki kesalahan, menjaga kemutakhiran sistem, meningkatkan sistem. Sistem Informasi Manajemen 30