SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KULIAH VI PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KULIAH VI

PENGENDALIAN PEMROSESAN TRANSAKSI Pengendalian pemrosesan transaksi merupakan satu prosedur yang dirancang untuk memastikan bahwa elemen proses pengendalian internal diimplementasikan dalam suatu sistem aplikasi tertentu di setiap siklus transaksi. Pengendalian umum mempengaruhi semua pemrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang spesifik untuk setiap aplikasi tertentu.

Pengendalian umum mempertimbangkan seluruh lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencakup: – – Perencanaan organisasi pemrosesan data Prosedur operasi secara umum Karakteristik pengendalian peralatan Pengendalian akses data dan peralatan Perencanaan organisasi untuk pengolahan data mencakup pemisahan tugas dalam fungsi pemrosesan data dan pemisahan organisasi pemrosesan data dari operasi lain dalam organisasi.

Pengendalian umum Prosedur operasi secara umum mencakup manual tertulis dan dokumentasi lain yang memuat spesifikasi prosedur yang harus diikuti. Karakteristik pengendalian peralatan merupakan karakteristik pengendalian yang diinstal di komputer untuk mengidentifikasi penanganan data yang tidak benar atau operasi yang salah. Pengendalain peralatan dan akses data mencakup prosedur yang terkait dengan akses fisik ke sistem komputer dan data.

Perencanaan Organisasi Pemrosesan Data Pemisahan tugas tanggung jawab untuk operasi, penyimpanan, dan pemegang catatan untuk menangani dan memproses transaksi dipisahkan. Fungsi yang harus terpisah dalam departemen pemroses data adalah: – – – Analis sistem Programer Operator komputer Pustakawan Karyawan pengendalian data

Analis sistem bertanggung jawab atas pengembangan perancangan aplikasi sistem komputer secara umum. Programmer mengembangkan program yang akan menghasilkan output komputer (mendesain dan menulis kode program sesuai spesifikasi analis). Operator komputer mengoperasikan peralatan komputer mainframe. Operator harus dipisahkan dengan programmer. Pustakawan menjaga kode program komputer dan dokumentasi (menjaga aktiva informasi) Karyawan Pengendalian data mengendalikan pekerjaan dan input data untuk diolah (kualitas input, kelengkapan pemrosesan dan output)

Prosedur Operasi Secara Umum Definisi tanggung jawab Reliabilitas personil Pelatihan personil Kompetensi pegawai Rotasi tugas Perancangan formulir Dokumentasi Labeling Dan lain-lain

Karakteristik pengendalian peralatan Back up dan recovery Back up terdiri dari peralatan file dan prosedur yang tersedia jika data yang asli hilang atau rusak. Recovery adalah kemampuan untuk membuat ulang file master dengan menggunakan file dan transaksi di masa lalu. Jejak transaksi Statistik error-source

Pengendalian akses data dan peralatan Penyimpanan yang aman Aktiva informasi harus dijaga sama dengan aktiva berwujud Akses ganda/pengendalian ganda Dua tindakan atau dua kondisi yang independen dan simultan diperlukan sebelum suatu proses diizinkan untuk dijalankan

Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian spesifik untuk satu aplikasi tertentu. – Pengendalian Masukan (Input Control) – Pengendalian Proses (Process control) – Pengendalian Keluaran (Output control)

Pengendalian Masukan Pengendalian input dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan pada tahap penginputan data (termasuk konversi data). Otorisasi: membatasi terjadinya suatu transaksi atau pelaksanaan suatu proses hanya kepada individu tertentu. Persetujuan: Penerimaan suatu transaksi untuk diproses setelah transaksi tersebut diotorisasi. Password: otorisasi untuk mengizinkan akses atas data atau pengolahan data dengan memberikan serangkaian kode atau sinyal tertentu yang hanya diketahui oleh individu yang berwenang.

Pengendalian Masukan Pembatalan: mengidentifikasi dokumen transaksi dengan tujuan mencegah penggunaan berulang suatu dokumen Verifikasi visual: tinjauan sepintas secara visual atas suatu dokumen untuk menentukan kewajaran dokumen tersebut Completeness Check: tes untuk memastikan bahwa field tidak akan diproses jika belum diisi. Reasonableness Test: tes yang diterapkan pada field data dengan membandingkannya dengan informasi lain atau dengan master records. Dan yang lainnya.

Pengendalian Proses Pengendalian proses dirancang untuk memberikan keyakinan bahwa pemrosesan telah terjadi sesuai dengan spesifikasi yang dtetapkan dan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat yang tidak diproses atau bahwa tidak ada transaksi tambahan yang mestinya tidak ikut diproses. Mekanisasi : konsistensi yang difasilitasi oleh mekanik atau pemrosesan elektronik. . Standarisasi: prosedur yang konsisten, terstruktur, dan seragam harus dikembangkan untuk menangani semua proses.

Pengendalian Proses Default Option: pengisian otomatis suatu nilai pada saat suatu item dalam layar inputan transaksi tidak diisi. Batch Balancing: perbandingan item atau dokumen yang telah diproses dengan control total yang telah dihitung sebelumnya. Redundant processing: Perbandingan total kontrol untuk kesamaandengan hasil proses dari item-item secara total Dan yang lainnya

Pengendalian Output Pengendalian output dirancang untuk memastikan bahwa input dan proses yang telah dijalankan. Menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan secara tepat. Rekonsiliasi: identifikasi dan analisis perbedaan nilai yang terkandung di dalam dua file yang secara substansial sebenarnya identik atau antara rincian sebuah file dengan total control, Aging: Identifikasi item-item yang belum diproses atau masih berada dalam suatu file sesuai dengan tanggal transaksi item tersebut. Aging mengelompokkan item sesuai dengan berbagai kategori

Pengendalian Output Audit Secara Periodik: verifikasi secara periodik suatu file atau proses untuk mendeteksi masalah pengendalian. Suspense Account: suatu total kontrol untuk item-item yang sedang menunggu proses lebih lanjut Upstream Resubmission: pengiriman kembali transaksi salah yang telah dikoreksi ke hulu proses transaksi sehingga transaksi tersebut melewati semua pengendalian detektif. Dan yang lainnya.

PENGENDALIAN PREVENTIF, DETEKTIF, DAN KOREKTIF Pengendalian preventif, berperan untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan. Pemisahan tugas, rotasi tugas, pengendalian ganda, otorisasi, pembatalan, input terformat, dll. Pengendalian detektif, berperan untuk mengungkapkan kesalahan dan kecurangan yang telah terjadi. Verfikasi visual, control total, completeness check, reasonableness test, aging, suspense account, dll. Pengendalian korektif, berperan untuk membetulkan kesalahan yang telah terjadi. Jejak transasksi, upstream resubnission, backup and recovery, dll.

MENGKOMUNIKASIKAN TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL Pengendalian internal merupakan bagian dari suatu proses yang lebih besar, maka pengendalian internal harus cocok dengan proses yang lebih besar tersebut Manusia merupakan elemen penting di setiap proses pengendalian. Manusia tidak sempurna, mereka bisa saja melakukan kesalahan. Proses pengendalian internal merupakan proses seseorang mengecek pekerjaan orang lain. Fungsi prinsip pengendalian internal adalah untuk mempengaruhi perilaku setiap orang yang terlibat dalam suatu bisnis. Tugas manajemen adalah untuk memastikan efisiensi operasi. Oleh karena itu perilaku dan aktivitas perlu diorganisasi dan dikendalikan sehingga tujuan organisasi dapat dicapai. Tugas pengendalian internal harus dipandang relevan dengan tujuan individu yang akan menjalankan sistem pengendalian.

Tujuan dan Pola Perilaku System informasi memiliki beberapa tujuan, salah satu tujuan utamanya adalah produktifitas. Reliabilitas informasi dan menjaga kekayaan organisasi juga merupakan tujuan yang penting. Tujuan ini kadangkala bertentangan. Produktivitas dalam system informasi sering terhambat oleh pertimbangan reliabilitas. Karakteristik pengendalian adalah perangkapan pekerjaan. Pengendalian menjadi kendala bagi produktivitas, tetapi meningkatkan reliabilitas output system informasi.

Tujuan dan Pola Perilaku yang disebabkan oleh konflik kepentingan adalah penghapusan tugas pengendalian internal dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas. Kolusi merupakan suatu konspirasi antara dua atau lebih orang untuk melakukan kecurangan. Ada berbagai faktor yang mempengaruhi perilaku individu dalam suatu system pengendalian, salah satunya adalah perencanaan formal dengan organisasi serta metode dan pengukuran yang terkait yang dijalankan oleh suatu organisasi. Factor lain seperti tekanan informal dari sekelompok orang atas`perilaku individu.

ANALISIS PROSES PENGENDALIAN INTERNAL Analisis proses pengendalian internal memerlukan pemahaman mengenai proses pada saat proses tersebut dirancang serta pada saat proses tersebut telah dijalankan. Proses pengendalian internal secara rutin mengumpulkan informasi mengenai pelaksanaan tugas-tugas, transfer otoritas, persetujuan dan verifikasi. Dokumentasi tugas pengendalian internal ini harus dievaluasi untuk menentukan reliabilitas operasi system.

Teknik Analitik Kuesioner pengendalian internal merupakan salah satu teknik analitik yang lazim digunakan untuk menganalisis pengendalian internal. Kuesioner ini secara tradisional menjadi elemen utama dalam suatu program audit. Kuesioner ini menjadi formulir standar di kantor akuntan public, departemen audit internal dan organisasi lain yang terlibat dengan tujuan pengendalian internal. Flowchart analitik juga bisa digunakan dalam analisis pengendalian internal, khususnya jika analisis tersebut melibatkan aplikasi system computer. Matriks Pengendalian Aplikasi berguna sebagai formulir analisis yang relevan dengan tinjauan pengendalian internal suatu system informasi.

CONTOH: Pengendalian Internal Penjualan dan Pengiriman Barang Apakah order penjualan dikendalikan secara memadai? Apakah semua pesanan disetujui oleh manajer kredit atau departemen kredit sebelum pengiriman pesanan? Apakah departemen kredit independent dari penjualan? Apakah harga jual dan termin kredit didasarkan pada daftar harga yang telah disepakati? Apakah faktur penjualan dicek : – Mengenai kebenaran harganya – Mengenai kuantitasnya – Mengenai termin kreditnya – Mengenai penghitungannya – Dicocokkan dengan order dari konsumen – Dicocokan dengan bukti pengiriman barang.