Secrtariat du Conseil du Trsor Direction des nominations

Secrétariat du Conseil du Trésor Direction des nominations et de la gouvernance des organismes Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance 2019

Objectif § § 2 Fournir un aperçu des nominations en Ontario Passer en revue vos fonctions, vos rôles et vos responsabilités en tant que personne nommée Examiner les outils de surveillance et vos obligations fiduciaires et éthiques à titre de personne nommée Évaluer les clés du succès dans votre nouveau rôle Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Table des matières Déclaration du premier ministre En quoi consistent les nominations? Rôles et responsabilités Gouvernance et surveillance Obligations fiduciaires et exigences éthiques Les clés de la réussite 3 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Déclaration du premier ministre Je vous remercie de poser votre candidature pour servir la population de l’Ontario. Comme vous, plus de 3 000 Ontariens et Ontariennes servent la population de la province grâce à une nomination. Et comme vous, ces personnes sont des représentants hautement qualifiés de notre grande province, adhérant aux principes et aux valeurs du service public et s’acquittant de leurs tâches avec intégrité. Votre nomination vous donne l’occasion de mettre à profit vos aptitudes, votre expérience et vos compétences particulières dans l’intérêt de la population de l’Ontario. Vous pouvez contribuer à l’élaboration de politiques gouvernementales et à la prestation de services publics de grande qualité. Une fois de plus, je vous remercie de votre service. Doug Ford Premier ministre de l’Ontario 4 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

En quoi consistent les nominations?

Nominations en Ontario Le gouvernement de l’Ontario nomme plus de 3 000 personnes dans différents organismes et entités pour tenir une variété de rôles, dont : Superviser la gestion de l’organisme o Définir l’orientation stratégique d’un organisme o S’assurer que l’organisme mène ses activités dans l’intérêt du public o Prendre des décisions quasi judiciaires sans lien de dépendance avec le gouvernement o Prodiguer au ministre des conseils d’expert 6 § Les personnes nommées travaillent dans des organisations qui sont soit des « organismes provinciaux » soit d’ « autres entités » . § Pour savoir si vous avez été nommé à un poste dans un « organisme provincial » ou une « autre entité » , veuillez visiter le Site Web du Secrétariat des nominations et consulter votre conseil. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Organismes provinciaux § Les organismes provinciaux sont des entités gouvernementales établies pour assurer la prestation d’un éventail de services et remplir différentes fonctions. Leurs tailles varient, de grandes entreprises commerciales comme la LCBO à de petits organismes consultatifs comme le Comité consultatif de lutte contre la rage. § On retrouve parmi leurs fonctions la prestation de services, le règlement des litiges, l’offre de conseils et d’expertise, la réglementation d’un secteur ou l’exploitation d’une entreprise commerciale. § Les organismes provinciaux font partie du gouvernement et présentent les caractéristiques suivantes : Établissement – Ils sont établis par le gouvernement au moyen d’un instrument constitutif (loi, décret en conseil ou règlement), mais ne faisant pas partie d’un ministère. Autorité – Ils ont le pouvoir et la responsabilité d’exercer des fonctions publiques ou d’assurer des services publics au quotidien, lesquels impliquent la prise de décisions d’arbitrage ou réglementaires, des activités d’exploitation et des fonctions consultatives. Responsabilité – Ils sont responsables devant le ministre pour ce qui est de remplir leurs obligations légales, gérer leurs ressources et respecter les normes quant aux services qu’ils offrent. Nominations – Le gouvernement procède à la majorité des nominations aux conseils des organismes provinciaux. 7 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Autres entités § Les autres entités sont des organisations dont l’instrument constitutif requiert au moins une nomination provinciale au conseil. Elles peuvent être établies sous l’autorité du gouvernement, mais elles ne font pas partie du gouvernement de l’Ontario. Elles peuvent avoir des pouvoirs et des responsabilités dans un domaine particulier des affaires gouvernementales, de la fonction publique ou de la prestation des services. § Les personnes nommées à l’échelle provinciale dans les « autres entités » ont deux principales fonctions : 1) représenter le gouvernement de l’Ontario, 2) représenter l’intérêt public. § On trouve d’autres entités dans presque toutes les collectivités. Elles sont de tailles variables et influent de manières différentes sur la vie des Ontariens et des Ontariennes. Le gouvernement procède à au moins une nomination dans plus de 350 entités. On retrouve parmi les entités : o Conseils des gouverneurs des universités et des collèges – Ils sont chargés de la direction et de la gestion des activités de l’institution, notamment de la surveillance financière et de l’établissement de l’orientation stratégique. o Conseils de services policiers – Ils dirigent les forces policières municipales, établissent les priorités et les objectifs, et surveillent le rendement des services policiers. o Collèges de professions réglementées – Ils s’assurent que les Ontariennes et les Ontariens qui ont accès à des services offerts par les membres des professions réglementées et des membres du public sont traités avec sensibilité et respect. o Autorités administratives – Elles sont chargées de veiller à ce qu’un certain nombre de lois sur la protection des consommateurs et la sécurité du public de l’Ontario soient appliquées et respectées. 8 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Types de postes 9 § Les personnes nommées peuvent occuper des postes à temps plein ou à temps partiel selon les besoins de l’organisation. § Les personnes nommées à temps partiel représentent près de 90 % de l’ensemble des nominations. Les personnes nommées à ces postes se réunissent périodiquement, comme l’exige le mandat de l’organisation, et sont rémunérées selon un taux journalier. § Les personnes nommées à temps plein le sont habituellement dans des organismes d’arbitrage; elles sont rémunérées à un taux annuel, sont admissibles à des avantages sociaux et peuvent participer à un régime de retraite de la fonction publique de l’Ontario. § Les types de postes qu’occupent les personnes nommées varient selon l’organisme ou l’entité et peuvent comprendre ceux de président, viceprésident, membre, chef de la direction, directeur, etc. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Rémunération de la personne nommée § Les personnes nommées n’ont pas nécessairement droit à une rémunération. Là où elle est offerte, elle n’est pas nécessairement concurrentielle par rapport à ce qui se pratique sur le marché. La notion de service public est fondamentale lorsqu’on occupe ce type de poste. § Pour les organismes provinciaux, la Directive concernant les organismes et les nominations fournit le barème de rémunération des personnes nommées. § Pour les « autres entités » , les personnes nommées sont rémunérées à un taux déterminé par le conseil. Par conséquent, ce taux peut se situer à l’extérieur de ceux établis dans le système de rémunération de la Directive. 10 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Rôles et responsabilités

Tâches de la personne nommée § En tant que personne nommée par le gouvernement de l’Ontario, vous devez agir de manière responsable et prudente, avec intégrité, de bonne foi et dans les intérêts supérieurs de l’organisation. § Les tâches et responsabilités d’une personne nommée sont déterminées de différentes manières, y compris par la loi habilitante de l’organisation, l’instrument de nomination (c. -à-d. , la lettre de nomination), le protocole d’entente, le cadre de référence, les lois de l’organisation et les descriptions de postes de l’organisme applicables 12 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Tâches de la personne nommée (suite) Voici certaines des tâches que vous devrez accomplir à titre de personne nommée : o Se préparer avant les réunions o Participer aux réunions et poser des questions constructives o Réfléchir de manière stratégique en établissant une concordance entre les buts des organismes provinciaux et autres entités et les cibles et objectifs du gouvernement o Agir avec respect en gardant l’intérêt du public à l’esprit o Soutenir les intérêts de l’organisme provincial ou d’une autre entité dans son ensemble o S’assurer que l’organisation respecte toutes les directives et les lois applicables, par exemple, la Loi sur les services en français; la Loi sur l’administration financière; la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario; et la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil o Clarifier les relations de responsabilisation o Oeuvrer en vue atteindre des consensus et des résultats 13 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Tâches de la personne nommée (suite) En tant que personne nommée, vous devez être consciente des priorités clés du gouvernement, particulièrement celles qui ont un impact sur votre organisme. Voici où l’on trouve les priorités clés du gouvernement : § § Le Discours du trône Le Budget L’Énoncé économique de l’automne Les priorités du ministère Vous devez aussi prendre connaissance de tous les rapports pertinents publiés par les fonctionnaires de l’Assemblée législative, comme le Commissaire à l’intégrité, le Vérificateur général et l’ombudsman. 14 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Rôle du président du conseil de l’organisme provincial 15 § Le président du conseil de l’organisme provincial rend compte au ministre de l’exécution de son mandat et de la conduite de l’organisme. § Les tâches du président diffèrent selon le type et la fonction de l’organisme provincial. o Dans un organisme provincial dirigé par un conseil, le président, par exemple, présidera les réunions du conseil et « peut être le premier parmi ses égaux » dans un groupe qui fournit de la supervision stratégique, mais jamais dans un groupe responsable de la supervision opérationnelle. o Dans un organisme qui n’est pas dirigé par un conseil, et tout dépendant de la fonction de l’organisme, le président peut avoir un rôle plus actif et continu dans le processus décisionnel de l’organisme. o Dans un organisme consultatif, le président n’assume aucune responsabilité relative à la gouvernance d’entreprise et aux opérations, mais il doit diriger les réunions de l’organisme consultatif et agir à titre de principale personne-ressource pour le ministre. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Rôle du président du conseil de l’organisme provincial (suite) Les rôles et les responsabilités diffèrent selon le type et la fonction de l’organisme, et peuvent comprendre les tâches suivantes : o Agir à titre de porte-parole du conseil o Tenir le ministre informé o Diriger le conseil en fournissant le leadership stratégique de l’organisme provincial, notamment en établissant l’orientation stratégique o Recommander des nominations et des renouvellements de nomination o Assurer la conformité avec les obligations législatives et relatives aux politiques du CT/CGG et en témoigner dans le processus annuel de justification de la conformité. 16 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Rôle du conseil Le conseil joue un rôle clé en fournissant le leadership stratégique à l’entreprise et en assurant la responsabilisation. Leadership stratégique § § 17 Responsabilisation/reddition des comptes Établir l’orientation stratégique et diriger les activés de l’organisme conformément au mandat défini dans la lettre de mandat de l’organisme rédigée par le ministre, dans le plan d’activités proposé de l’organisme et dans le rapport annuel de l’organisme. S’assurer que l’organisme est dirigé avec intégrité et efficacité, dans les limites du budget qui lui est alloué, selon le principe d’optimisation des ressources, en conformité avec les directives et les lois applicables. S’assurer que l’organisme a mis en place des mesures de rendement, des objectifs et des systèmes de gestion pour surveiller et évaluer le rendement de l’organisme et ordonner des mesures correctives, au besoin. Fournir des conseils au gouvernement par l’entremise du président du conseil. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance § Approuver les documents redditionnels de l’organisme (plan d’activités, rapport annuel, protocole d’entente) conformément au délai requis. § Approuver d’autres rapports et examens de l’organisme potentiellement requis par le ministre de temps à autre selon les délais convenus. § S’assurer que des règles et des processus concernant les conflits d’intérêts sont en vigueur, compris et suivis par les membres du conseil et les employés. § Diriger l’élaboration d’un cadre de gestion des risques approprié.

Administration financière En tant que personne nommée, vous devez comprendre : o o 18 Le rôle et les responsabilités du conseil, de la direction et du vérificateur quant à la production des rapports financiers Les concepts et la terminologie relatifs à la production de rapports financiers dans le secteur des organismes provinciaux. La manière dont on comptabilise les contributions (c. -à-d. , les dons) à l’organisme. Les différents états financiers que vous aurez à consulter dans votre rôle. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Administration financière (suite) En vertu de la Loi sur l’administration financière : o Les dirigeants d’organisme ont la responsabilité d’assurer la bonne conduite des activités financières o Le ministre des Finances et le président du Conseil du Trésor détiennent un droit reconnu par la loi d’accès à l’information concernant les transactions financières et les méthodes destinées à l’exercice d’activités. o L’article 28 de la Loi sur l’administration financière est une disposition législative clé concernant la surveillance des obligations éventuelles de la province. o Il exige des ministères et des organismes qu’ils obtiennent une approbation avant de procéder à une transaction qui pourrait accroître l’endettement ou le passif éventuel de la province. o Cette disposition aide le gouvernement à surveiller et gérer les risques potentiels pour son plan financier. 19 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Pratiques exemplaires en matière de risque et de gestion des risques § On entend par « risque » la possibilité quelque chose survienne et ait un impact sur l’atteinte d’objectifs. Il s’agit de l’incertitude qui pèse sur des événements et des résultats futurs. § Le risque est l’expression de la probabilité, de l’incidence et de l’occurrence d’un événement qui peut influer sur l’atteinte des objectifs d’une organisation. § Votre rôle en tant que personne nommée est de faire la promotion d’un programme de gestion active des risques et de vous y conformer au sein de votre organisme ou entité. § Le gouvernement de l’Ontario a adopté une politique de gestion des risques que les ministères et les organismes provinciaux ont l’obligation de respecter. § Cette politique comprend l’intégration des pratiques de gestion des risques dans un processus de prise de décisions éclairées et d’établissement des priorités, la valorisation d’une philosophie d’entreprise qui encourage la gestion et la communication ouverte dans l’ensemble de l’organisation, et le développement des compétences en gestion des risques au moyen de la formation et d’autres occasions d’apprentissage. § On encourage les autres entités à adopter des pratiques exemplaires similaires quant à la gestion des risques. 20 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Gouvernance et surveillance

Qu’est-ce que la gouvernance? 22 § La gouvernance détermine qui a le pouvoir de prendre des décisions, comment les décisions sont prises et comment l’organisation rend compte à ses parties intéressées. La gouvernance aide une organisation à remplir son mandat et à atteindre ses buts et ses objectifs. § Dans un contexte plus large, la gouvernance consiste à servir l’intérêt général et à obtenir des résultats. § L’instrument constitutif d’une organisation (lois, règles ou décret en conseil) détermine la structure de gouvernance spécifique qui aide un organisme ou une autre entité à atteindre ses buts, à soutenir ses processus de contrôle et à superviser l’exécution d’un programme ou la prestation de services. § Le protocole d’entente ou le cadre de référence clarifient davantage les rôles et les responsabilités. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Principes de bonne gouvernance Légitimité et droit d’expression toute personne a le droit de s’exprimer sur les besoins et les priorités d’une collectivité et d’y répondre. Orientation et mission une vision et un cadre stratégiques communs. Rendement efficace faire une différence sur le plan de la qualité, de l’accessibilité et des résultats. Responsabilisation et transparence adopter des responsabilités claires en ce qui a trait au financement, au financement en capital et aux opérations. L’information circule librement et elle est accessible aux personnes intéressées. Équité et comportement éthique réconciliation des intérêts, des recours et des normes du secteur public. Les cadres éthiques sont appliquées de façon impartiale. 23 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Gouvernance : Secteur public et secteur privé Secteur privé Propriété Organisation ouverte à un grand nombre d’actionnaires Réunion générale Pouvoirs directs des annuelle, votes et divers actionnaires recours offerts aux actionnaires Mandat 24 Principalement financier Secteur public Actionnaire unique représenté par le ministère Pouvoirs directs : - Nominations - Réglementation et politiques - Directives - Examens formels - Organismes de surveillance Instruments de politiques publiques : objectif mixte, financier et public Conflit d’intérêts, délits Normes de conduite d’initié, etc. Cadre éthique et valeurs globales du secteur public en vertu de la Loi sur la fonction publique de l’Ontario Responsabilisation/ reddition des comptes Actionnaire (ministre) en tant que curateur public avec responsabilités législatives Actionnaires (et entreprise) Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Autonomie et contrôle de l’organisme De nombreux facteurs peuvent déterminer le degré d’autonomie et de contrôle d’un organisme ou d’une entité : o o o Mandat, portée et contrôle des politiques Autonomie de fonctionnement et de gestion Nombre de nominations gouvernementales Surveillance en matière de production de rapports Personnalité juridique – statut de l’entreprise ou de l’organisme Cadre de gouvernance Déterminer comment le degré d’autonomie et de contrôle est mesuré dans votre organisme. 25 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Principes de surveillance Transparence le public s’attend à ce que les organismes et le gouvernement mènent leurs activités de manière transparente. On y parvient en cultivant des relations ouvertes et collaboratives entre ministères et organismes et en exigeant que les documents de gouvernance soient publiés et soumis à l’examen du public. Une communication ouverte entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable permet de confirmer que les attentes sont clairement énoncées et comprises, et de prévenir et gérer les risques et les problèmes qui peuvent survenir. Responsabilisation les organismes rendent compte au gouvernement. Toutefois, les ministères doivent établir un équilibre entre les besoins de souplesse opérationnelle des organismes (et d’un processus décisionnel impartial en matière de réglementation et d’arbitrage) et la responsabilité du ministre envers l’organisme auprès du Conseil des ministres et de l’Assemblée législative. Les organismes rendent compte au gouvernement par l’entremise du ministre responsable. Les activités de surveillances de l’organisme peuvent être déléguées aux représentants du ministère appropriés. Efficacité on s’attend à ce que les organismes utilisent les ressources publiques et mènent leurs activités de manière efficace. Pour ce faire, on leur accorde les pouvoirs dont ils ont besoin. 26 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Rôles et responsabilités législatives 27 § En tant que personne nommée, vous devez être conscient de la surveillance législative. § Celle-ci a trait à la responsabilisation et aux responsabilités. Le ministre responsable est chargé de veiller à ce que tous les organismes et toutes les entités de son portefeuille remplissent leur mandat. § Le pouvoir législatif a le pouvoir et les responsabilités de débattre, promulguer et modifier des lois. Il constitue l’Assemblée législative de représentants élus. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Rôles et responsabilités législatives (suite) Le pouvoir exécutif exécute, applique et fait respecter toutes lois établies par le pouvoir législatif. Il comprend ce qui suit : o Le lieutenant-gouverneur est le représentant provincial de la reine et accorde la sanction royale pour qu’un projet de loi devienne loi. Il approuve les décrets en conseil et détient le pouvoir de convoquer, proroger ou dissoudre le Parlement. o Le premier ministre est le chef du gouvernement. Il définit et confie les mandats aux ministères, et détermine la forme, la portée et le fonctionnement du gouvernement. o Le Conseil des ministres approuve les politiques, détient une autorité législative particulière et recommande des décrets en conseil (y compris les nominations) et des règlements au lieutenant-gouverneur en conseil. o Le ministre détermine la direction générale et les attentes en matière de résultats. Il est aussi responsable du ministère et des organismes. Le ministère peut prendre des décisions en matière de politique qui reflètent son mandat ou celui de votre organisme. Le pouvoir judiciaire administre la justice en interprétant et en appliquant les lois. 28 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Cadre de responsabilisation 29 § L’Assemblée législative s’acquitte de ses tâches de plusieurs façons – les membres posent des questions au ministre ou au gouvernement et ils passent en revue et votent des lois qui établissent ou modifient la constitution d’un organisme. De plus, le Comité permanent sur les organismes gouvernementaux a le pouvoir d’évaluer toutes les nouvelles nominations prévues dans un organisme, de même que de procéder à des examens publics des organismes. § Le ministre et le Conseil des ministres sont responsables devant l’assemblée législative; la responsabilité du ministre ne peut être déléguée. § Tous les organismes et toutes les autres entités sont régis par un cadre de responsabilisation. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Rôles et responsabilités législatives (suite) Voici comment fonctionne le cadre de responsabilisation dans les organismes provinciaux. 30 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance Ministère Conseil des ministres Ministre Président du conseil de l’organisme Organisme 1. Le Conseil des ministres est responsable devant l’assemblée législative. 2. Un ministre est responsable devant l’assemblée législative et en définitive devant le public. La responsabilisation d’un ministre ne peut pas être déléguée, mais la surveillance peut l’être aux représentants appropriés du ministère. 3. Le président du conseil d’un organisme rend compte au ministre et est responsable du mandat et de la conduite de l’organisme. 4. Le Conseil de l’organisme est responsable devant le ministre par l’intermédiaire du président du conseil. 5. Le chef de la direction rend compte au Conseil. 6. Les organismes dirigés par un conseil fonctionnent selon un protocole d’entente détaillé qui doit contenir un cadre de responsabilisation soulignant les rôles clés du ministre, du sous-ministre, du président du conseil, du Conseil et du chef de la direction/directeur exécutif. Assemblée législative Conseil de l’organisme (si présent) Chef de la direction/directeur exécutif (si présent)

Lois pertinentes Les organismes doivent respecter leurs responsabilités principales et les lois sur les normes de prestation de services : o o o 31 Loi de 2006 sur la fonction publique de l'Ontario (LFPO) – Établit des règles en matière d’emploi par la Couronne, un cadre de conduite éthique et un régime de dénonciation. La LFPO s’applique à tous les fonctionnaires des ministères, aux cabinets des ministres et à toutes les instances publiques désignées, y compris leur personnel et leurs personnes nommées. La LFPO établit le cadre de gestion des ressources humaines (GRH) pour les fonctionnaires des ministères et des organismes publics de la commission (les personnes nommées ne sont pas soumises au cadre de GRH). Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario – Établit le cadre de développement de normes obligatoires à l’échelle de la province sur l’accessibilité dans toutes les sphères du quotidien. Loi de 2014 sur la responsabilisation et la transparence du secteur public et des députés – Modifie la Loi de 2010 sur l’examen des dépenses dans le secteur public qui confère au Commissaire à l’intégrité le pouvoir de déterminer quelles entités publiques doivent, durant une période donnée, soumettre leurs dépenses pour examen. Loi sur les services en français – L’article 5(1) de la Loi sur les services en français garantit à chacun le droit de communiquer en français et de recevoir des services en français de la part des ministères et des organismes du gouvernement de l’Ontario situés dans les 25 zones désignées de la province ou les desservant. Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents – Les organismes publics ont l’obligation de gérer leurs dossiers de manière à ce que le public ait accès à des comptes rendus exhaustifs et dignes de foi sur le processus décisionnel de la fonction publique dans son ensemble. On trouve parmi les autres lois la Loi sur l’administration financière et la Loi sur l’accès à l'information et la protection de la vie privée. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Directives pertinentes § La Directive concernant les organismes et les nominations introduite en 2015, établit les règles régissant les organismes provinciaux et les personnes nommées. Cette directive adopte une approche « axée sur le risque » dans la surveillance de l’organisme. Cela signifie que les organismes gouvernés par un conseil sont assujettis aux exigences de responsabilisation les plus rigoureuses. Les organismes consultatifs, étant donné leur faible niveau de risque et leur nombre peu élevé de responsabilités en matière de prise de décisions opérationnelles, ne sont pas soumis à bon nombre d’exigences de conformité, notamment : o o 32 Exigences relatives à l’établissement des organismes et des organismes à court terme Cadre de responsabilisation et de gestion des risques Exigences pour toutes les nominations du gouvernement Taux de rémunération des personnes nommées Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Directives pertinentes (suite) § Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil o o o 33 S’applique à tous les organismes provinciaux et sert de pratique exemplaire pour les autres entités. Assurez-vous d’avoir obtenu toutes les approbations nécessaires avant de vous déplacer, de prendre un repas au restaurant ou de réserver une chambre d’hôtel. Assurez-vous que le déplacement est indispensable et choisissez le moyen de transport le plus pratique et le plus économique. Explorez d’autres options sans transport comme les conférences téléphoniques ou les vidéoconférences. D’autres frais de déplacement, comme l’hébergement et les repas, peuvent être remboursés s’ils sont raisonnables, appropriés et nécessaires. Toutes les dépenses doivent être justifiées par les reçus détaillés originaux. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Obligations fiduciaires et exigences éthiques

Exigences éthiques 35 § L’éthique désigne les principes qui déterminent les bons et les mauvais comportements. § L’éthique de la fonction publique se fonde sur cinq valeurs fondamentales : o Équité o Transparence o Responsabilité o Utilisation efficace des ressources du secteur public o Prévention et gestion des conflits d’intérêts § On s’attend à ce que les personnes nommées servent l’intérêt public de manière rationnelle et efficace. Elles ne devraient pas poursuivre des intérêts personnels qui pourraient nuire à l’accomplissement de leurs tâches publiques. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Conflit d'intérêts 36 § Les règles en matière de conflit d’intérêts, telles qu’énoncées dans le Règlement de l’Ontario 381/07, s’appliquent à toutes les personnes nommées dans les organismes publics. Les personnes nommées dans des organismes publics doivent informer leur responsable de l’éthique (président du conseil) qui déterminera s’il y a ou non conflit d’intérêts. § Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts privés d’une personne nommée entrent en conflit avec les responsabilités inhérentes à sa nomination. § Voici quelques exemples de conflits d’intérêts : o Participer à un processus décisionnel ou entreprendre une action qui profite à la personne nommée, à son conjoint ou sa conjointe, à sa famille ou à ses amis. o Accepter des cadeaux o Utiliser ou divulguer des renseignements confidentiels o Accorder un traitement préférentiel Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Conflit d'intérêts (suite) 37 § En tant que personne nommée, vous êtes tenue de déclarer tout conflit d’intérêts potentiel lorsque vous remplissez votre déclaration de divulgation personnelle et de conflits d’intérêts, et ce, avant votre nomination. § Une personne nommée par le gouvernement doit le plus rapidement possible déclarer au président du conseil, au ministre responsable ou à la personne désignée par le ministre dans le cas d’un président de conseil toute situation qui pourrait soulever un doute relativement à un conflit d’intérêts éventuel. § Si elle croit se trouver en situation de conflit d’intérêts réelle ou potentielle, la personne nommée dans d’autres entités doit en discuter avec le président du conseil et suivre les règles de l’organisation. L’entité peut avoir établi un code de conduite, un code d’éthique, ou un autre cadre éthique pour les membres et les bénévoles de son conseil. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Cadre éthique § Évitez tout conflit d’intérêt réel ou apparent dans le secteur public. § Demandez si une situation pourrait avoir l’apparence d’un conflit d’intérêts pour une personne raisonnable. § En cas de doute, communiquez avec votre responsable de l’éthique. § § Je suis un/une. . . Mon responsable de l’éthique est… … une personne nommée actuelle. … le président du conseil. … une ancienne personne nommée. … le Commissaire à l’intégrité. … le président du conseil actuel. … le Commissaire à l’intégrité. … l’ancien président du conseil. … le Commissaire à l’intégrité. … un employé actuel. … soit une personne attitrée en vertu du règlement ( « responsable désigné de l’éthique » ), soit le président du conseil si personne n’a été attitré. … un ancien employé. … le Commissaire à l’intégrité. La plupart des organismes publics désignés sont soumis aux règles éthiques établies par la LFPO en ce qui a trait aux conflits d’intérêts généraux, à l’activité politique, aux dénonciations et aux déclarations financières. Les organismes publics peuvent définir leurs propres règles, dans la mesure où elles sont approuvées à l’avance et publiées par le Commissaire à l’intégrité. Autrement, les règles de la LFPO s’appliquent. § Il existe des règles sur les conflits d’intérêts distinctes pour les contextes internes et externes. § Les règles relatives aux conflits d’intérêts sont particulièrement importantes dans le secteur public étant donné le degré de confiance élevé auquel s’attend le public. 38 QUI EST VOTRE RESPONSABLE DE L’ÉTHIQUE? Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Activité politique et lobbyisme Activité politique 39 Lobbyisme § La plupart des personnes nommées peuvent participer à des activités politiques sous réserve de restrictions (p. ex. , aucune activité politique en milieu de travail). § Les personnes nommées doivent être conscientes des restrictions relatives au lobbyisme et des règles sur les conflits d’intérêts qui peuvent s’appliquer. § Si vous êtes nommé dans un organisme public, vous devez suivre les règles de la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario. § § Certaines personnes nommées (p. ex. , dans les tribunaux) sont soumises à d’autres restrictions pour garantir l’impartialité du processus décisionnel. En tant que personne nommée, vous pouvez être contacté par des lobbyistes qui veulent faire valoir leurs intérêts et influencer la détermination de la politique gouvernementale. De telles questions doivent être soumises au président du conseil. § Organismes provinciaux – Les personnes nommées qui veulent agir à titre de lobbyiste doivent déclarer leurs intentions au président du conseil afin qu’il puisse exclure tout risque de conflit d’intérêts. Ils doivent aussi s’enregistrer, le cas échéant, auprès du registrateur des lobbyistes, conformément à la Loi de 1998 sur l’enregistrement des lobbyistes. § Autres entités – Les personnes nommées devraient consulter le code de conduite de leur entité et en discuter avec le président du conseil. § Les activités politiques ne sont pas permises si elles nuisent à l’accomplissement des tâches de la personne nommée ou entrent en conflit avec les intérêts de l’organisme provincial. § Avant de s’engager dans une activité politique, les personnes nommées devraient consulter les règles qui s’appliquent et discuter de la question avec le président du conseil si nécessaire. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Les clés de la réussite

La relation avec la personne nommée § § 41 En tant que personne nommée, vous serez en contact avec un grand nombre d’intervenants, y compris le ministre, des citoyens, d’autres directeurs, le chef de la direction, et même d’autres organismes, ministères et conseils. Ces auditoires englobent des personnes avec lesquelles un conseil doit établir des relations professionnelles et productives, favorables au développement d’idées nouvelles et novatrices. Toutes les relations sont importantes, mais il est encore plus important de comprendre qu’il faut gérer les attentes relatives à chaque relation. Autres parties intéressées (groupes d’intérêt public) Citoyens Votre organisme Autres personnes nommées Ministre VOUS Président du conseil Ministère responsable Il convient de clarifier qui gère chacune des relations clés et quels sont les objectifs de ces relations. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance Autres conseils Autres organismes Autres ministères

Transparence et ouverture Parmi les valeurs clés à la réussite d’une personne nommée, citons la transparence et une culture d’ouverture. 42 § Transparence : On s’attend à ce que les personnes nommées et les organismes gouvernements agissent correctement et soient perçus comme tels. Bien que les résultats soient importants, la méthode employée pour les obtenir l’est tout autant. Les apparences ont un réel impact sur l’organisation. § Ouverture : Pour maintenir une culture d’ouverture, la personne nommée et l’organisme provincial ou autre entité doivent faire preuve d’ouverture et de transparence. Évitez les comportements mystérieux et agissez dans le respect de la loi et des normes éthiques. En tant que personne nommée, vous avez l’obligation d’agir à titre d’intendant efficace de l’organisme provincial ou d’une autre entité dans l’intérêt du public. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Transparence et ouverture (suite) 43 • Le public s’attend à ce que tous les frais engagés par une personne nommée soient relativement modestes et à la mesure de la confiance du public envers les décideurs. • Dans certaines circonstances, l’obligation d’agir avec prudence fait partie de l’obligation du directeur en vertu des lois canadiennes sur les sociétés. Ceci peut s’appliquer à votre nomination. • Vous avez donc l’obligation fiduciaire d’agir honnêtement, de bonne foi, et dans l’intérêt de l’organisme provincial. • Cette obligation comprend aussi une norme de diligence qui exige que les directeurs fassent preuve du soin, de la diligence et des compétences dont une personne raisonnablement prudente ferait preuve dans des circonstances comparables. Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance

Naviguer dans l’environnement L’examen des pratiques exemplaires suivantes peut vous aider à naviguer dans l’environnement de l’organisme provincial ou d’une autre entité afin de tirer le maximum de votre nomination : § § § Contexte politique Cycles décisionnels § § Mandats formels Cadre de référence/ protocole d’entente Plans d’activités § § Avoir une bonne vue d’ensemble 44 Obtenir des conseils et clarifier l’objectif Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance L’échange rapide d’information et la consultation sont essentiels Créer un environnement « sans surprise » S’entendre sur le moment et la manière de soulever des questions Communiquer de manière proactive

Coordonnées Secrétariat des nominations Bureau 2440, Édifice Whitney 99, rue Wellesley Ouest Toronto (Ontario) M 7 A 1 W 4 Courriel : PASinfo. MGS@Ontario. ca Téléphone : 1 -866 -633 -0848. https: //www. ontario. ca/fr/page/nominations 45 Rôle de la personne nommée et vue d’ensemble de la gouvernance