Samoocena audytu wewntrznego na przykadzie formularza przygotowanego przez

Samoocena audytu wewnętrznego na przykładzie formularza przygotowanego przez Ministerstwo Finansów Warszawa 22 listopada 2018 r.

Omówienie zasad samooceny i oceny zewnętrznej zawartych w standardach Cele spotkania Zaprezentowanie formularza samooceny opracowanego przez Wydział Standardów Zarządzania w Sektorze Publicznym Doświadczenia Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa związane ze stosowaniem formularza do samooceny 2

Ocena audytu wewnętrznego 1300 – Program zapewnienia i poprawy jakości (PZi. PJ) Zarządzający audytem wewnętrznym musi opracować i realizować program zapewnienia i poprawy jakości, obejmujący wszystkie aspekty działalności audytu wewnętrznego. Ocena jakości audytu wewnętrznego PZi. PJ Usprawnieni a Wnioski 3

Oceny wewnętrzne 1310 – Wymagania dotyczące programu zapewnienia i poprawy jakości Program zapewnienia i poprawy jakości musi uwzględniać zarówno oceny wewnętrzne, jak i zewnętrzne. 1311 – Oceny wewnętrzne muszą obejmować: • bieżące monitorowanie działalności audytu wewnętrznego • okresowe samooceny lub oceny przeprowadzane przez inne osoby – w ramach organizacji – posiadające wystarczającą znajomość praktyki audytu wewnętrznego. 4

Samoocena dokonywana przez audytorów wewnętrznych zawiera wnioski dotyczące jakości pracy audytu i może być podstawą do podjęcia działań usprawniających element w procesie oceny zewnętrznej przeprowadzanej w formie samooceny z niezależną walidacją przeprowadzona krótko przed oceną zewnętrzną - ułatwia i zmniejsza jej koszty źródło informacji dla kierownictwa jednostki 5

Oceny zewnętrzne 1312 – Oceny zewnętrzne muszą być przeprowadzane co najmniej raz na pięć lat przez wykwalifikowaną, niezależną osobę lub zespół spoza organizacji. Zarządzający audytem wewnętrznym musi omówić: • formę i częstotliwość oceny zewnętrznej • kwalifikacje i niezależność osoby lub zespołu oceniającego, w tym wszelkie potencjalne konflikty interesów 1320 – Sprawozdawczość dotycząca programu zapewnienia i poprawy jakości Zarządzający audytem wewnętrznym musi przekazać kierownictwu wyższego szczebla wyniki programu zapewnienia i poprawy jakości. Ujawnieniu powinny podlegać: • zakres i częstotliwość ocen zewnętrznych i wewnętrznych • kwalifikacje i niezależność osoby lub zespołu oceniającego, włączając w to potencjalny konflikt interesów • wnioski osób dokonujących oceny • plany działań naprawczych 6

Wyniki benchmarkingu - samoocena Procent jednostek, w których przeprowadzono samoocenę w latach 2014 -2017 100% 90% 21% 20% 24% 80% 79% 80% 76% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2014 2015 2016 TAK 2017 NIE 7

Wyniki benchmarkingu - samoocena Procent jednostek, w których została przeprowadzona samoocena w 2017 r. (według zadań lub formy organizacyjno-prawnej jednostek) 100% 13% 90% 31% 80% 41% 15% 19% 25% 27% 21% 26% 23% 31% 85% 81% 75% 73% 79% 74% 77% 69% 33% 24% 70% 60% 50% 40% 30% 100%100% 87% 69% 59% 67% 76% 20% 10% 0% j cje usze ltury owe towe ON stwa wne tury ądy rowe itale elnie alne zkie ętnie n r S d M a e r u ra b d e du Szp Ucz cent ewó zeci Ag Fun je k kar udż stki iste y pr oku n j u n r c b pr o P m tu cji S tki b dno Mi dy w so y y ę t e y O a z b J Ins nistr dnos Ur rzęd łuż S i e U J dm A TAK NIE y Izb 8

Wyniki benchmarkingu - ocena zewnętrzna Procent jednostek, w których w latach 2014 - 2017 r. została przeprowadzona ocena zewnętrzna zgodnie ze standardem 1312 100% 90% 80% 70% 64% 56% 51% 50% 49% 50% 2016 2017 60% 50% 40% 30% 20% 36% 44% 10% 0% 2014 2015 TAK NIE 9

Wyniki benchmarkingu - ocena zewnętrzna Procent jednostek, które w 2017 r. wykazały spełnienie wymogu przeprowadzenia oceny zewnętrznej (według zadań lub formy organizacyjno-prawnej jednostek) 100% 90% 80% 33% 23% 30% 33% 50% 56% 70% 60% 83% 63% 78% 50% 68% 81% 85% 100% 40% 30% 29% 67% 70% 67% 71% 50% 44% 20% 10% 22% 17% 0% c en Ag ze je F s du un j tuc ty Ins Izb ji S rac ist n mi d y. A j we ury ult ek o arb k Jed u ib stk no 37% 27% 19% 15% e N ne wa ury ow MO aw rst rat r i e u k p t k y st nis ob Pro no Mi Os Jed et dż TAK dy Są by ż Słu mu e row u nd 32% ale it Szp kie lne nie dz ięt tra ó c n e e jew prz yc wo zęd y r U zęd Ur nie zel Uc NIE 10

Założenia i możliwości zastosowania Przyjęte założenia: • cały zakres prowadzenia audytu wewnętrznego (struktura: bloki tematyczne, zagadnienia i pytania) • kryteria oceny oparte na przepisach prawa i standardach • szczegółowe komentarze ułatwiające wypełnienie arkusza • odpowiedź na pytanie tak/nie i konieczność potwierdzenia wyboru odpowiedzi • wprowadzenie kategorii niezgodności, tzw. niezgodności krytycznej • konieczność zaplanowania działań korygujących/naprawczych • automatyzacja wypełnienia oraz zbiorcze zestawienie dla celów porównawczych Opcje dodatkowe: • wskaźniki benchmarkingowe • analiza budżetu czasu KAW 11

Przebieg prac nad formularzem samooceny • przedstawienie projektu formularza samooceny na spotkaniu z kierownikami komórek audytu wewnętrznego z ministerstw i urzędów wojewódzkich w dniu 28 czerwca 2018 r. • testowanie formularza przez audytorów wewnętrznych, zgłaszanie uwag – merytorycznych i technicznych • analiza i wprowadzenie zgłoszonych uwag • wykorzystanie formularza do przeprowadzenia samooceny w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa umożliwiającego dokonanie oceny zewnętrznej (niezależne zatwierdzenie) 12

Samoocena Quality @w Formularz Samoocena Quality @w zawiera następujące arkusze: • Strona tytułowa • Podsumowanie • I. Organizacja • II. Planowanie i sprawozdawczość • III. Realizacja zadań zapewniających • III. Realizacja czynności doradczych • Informacja 1, Informacja 2 – dane z Informacji • Wskaźniki benchmarkingowe • Analiza budżetu czasu KAW 13

Strona tytułowa • wskazanie podstawy opracowania (kryteriów) formularza • z listy rozwijanej należy wybrać rok i wpisać nazwę jednostki 14

Konstrukcja arkuszy Arkusze: • Organizacja • Planowanie i sprawozdawczość • Realizacja zadań zapewniających • Realizacja czynności doradczych składają się z 2 części: ü podsumowującej blok tematyczny (sumującej wyniki) ü pytań oraz miejsc na udzielenie odpowiedzi 15

Struktura arkusza 16

Kryteria i komentarze 17

Odpowiedzi na pytania • • • schemat postępowania w każdym arkuszu jest podobny po zapoznaniu się z pytaniami oraz wyjaśnieniami umieszczonymi w komentarzach udzielamy odpowiedzi na kolejne pytania (wyłącznie TAK lub NIE) w przypadku odpowiedzi pozytywnej należy wypełnić pole dowód/potwierdzenie (opis potwierdzający stan faktyczny odnoszący się do udzielonej odpowiedzi np. poprzez przywołanie konkretnego punktu zamieszczonego w wewnętrznych procedurach, odwołanie do dokumentu roboczego lub innego dokumentu źródłowego itp. ) 18

Odpowiedzi na pytania W przypadku odpowiedzi negatywnej należy wypełnić pola: • zakres zidentyfikowanej niezgodności w przypadku częściowej niezgodności należy wymienić i opisać te elementy, które wymagają działań korygujących/naprawczych • • planowane działania korygujące/naprawcze termin realizacji 19

Nieprawidłowość krytyczna Wyświetlony znak „!” wskazuje na: • udzielenie negatywnej odpowiedzi na pytanie dotyczące przepisów prawa • zidentyfikowanie nieprawidłowości krytycznej dla danego zagadnienia, tj. niezgodności z obowiązującymi przepisami prawa • konieczność podjęcia natychmiastowych działań korygujących/naprawczych 20

Odpowiedzi na pytania W polu odpowiedź nie ma możliwości wyboru odpowiedzi „nie dotyczy”. Co zrobić gdy muszę udzielić takiej odpowiedzi? 21

Arkusze dotyczące zadań audytowych • dla każdego zadania zapewniającego należy wypełnić oddzielny arkusz rozpoczynając od arkusza III. Realizacja ZZ 1, III. Realizacja ZZ 2, …. • w każdym arkuszu należy wpisać temat zadania i dokonać jego oceny • arkusz III. Realizacja ZZ jest arkuszem zbiorczym i wypełnia się automatycznie • do podsumowania samooceny pobierane są dane z arkusza zbiorczego • z czynnościami doradczymi postępujemy analogicznie 22

Arkusz Podsumowanie 23

Arkusze Informacja 1 i Informacja 2 • arkusze Informacja 1 i Informacja 2 stanowią bazę danych do obliczenia wskaźników charakteryzujących funkcjonowanie audytu wewnętrznego w jednostce • do arkuszy należy wprowadzić odpowiednie dane z Informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku, którego dotyczy samoocena 24

Wskaźniki benchmarkingowe • • w zakładce Wskaźniki benchmarkingowe wyliczane są automatycznie wybrane wskaźniki dotyczące funkcjonowania audytu wewnętrznego w jednostce (na podstawie danych z zakładek Informacja 1 i Informacja 2) wskaźniki obliczane są wg zasad przyjętych w Raporcie benchmarkingowym opracowywanym corocznie przez Departament Polityki Wydatkowej w Ministerstwie Finansów przy wskaźnikach wskazano numery wykresów z Raportu umożliwiające porównanie się z innymi jednostkami w ramach grup benchmarkingowych Pole Uwagi po dokonaniu porównań – umożliwia dodanie komentarza 25

Arkusz Analiza budżetu czasu KAW • arkusz ma charakter informacyjny • prezentuje w formie tabelarycznej i wykresu analizę budżetu czasu KAW: − w podziale na poszczególne czynności − porównania danych z planu do jego wykonania 26

Korzyści ze stosowania formularza • uniwersalność - możliwość wykorzystania formularz przez różnorodne jsfp, co docelowo powinno zwiększyć liczbę jednostek przeprowadzających samoocenę • dostępność - łatwy dostęp (bezpłatnie do pobrania ze strony MF) • automatyzacja - formularz podsumowuje wyniki • użyteczność - wpływ na poprawę jakości funkcjonowania komórek audytu wewnętrznego • kompleksowość - pozwala ocenić zgodność funkcjonowania audytu wewnętrznego z przepisami prawa i standardami 27

Dziękujemy za uwagę 28