Funkcje zaawansowane w Wordzie Kompozycja stron Tabele Korespondencja

Funkcje zaawansowane w Wordzie § Kompozycja stron Tabele § Korespondencja seryjna § Grafika §

Sekcje dokumentu Sekcje to oddzielne fragmenty dokumentu, pozwalające na różnicowanie formatowania układu dokumentu pomiędzy stronami lub w obszarze jednej strony. Dla każdej sekcji można niezależnie ustawić następujące elementy formatowania: l l l rozmiar i orientację strony, marginesy, obramowanie stron, źródło papieru w drukarce, wyrównywanie w pionie, l l l nagłówki i stopki, numerowanie stron, kolumny, numerowanie wierszy, miejsce druku przypisów.

Podział dokumentu na sekcje Dokument stanowi jedną sekcję, dopóki użytkownik nie umieści w nim znaku końca sekcji. Podział dokumentu na sekcje można zrealizować, wybierając z menu Wstaw-Znak podziału. . . Dokument został podzielony na trzy sekcje, z których każda ma inne parametry ustawienia strony Opcje umożliwiające dzielenie dokumentu na sekcje Znak niedrukowany, symbolizujący podział na sekcje

Formatowanie stron Po otwarciu okna nowego dokumentu program Word przyjmuje domyślne ustawienia opcji układu strony. Z podstawowych należałoby wymienić: § kartka formatu A 4, w ustawieniu pionowym, § wszystkie marginesy wielkości 2, 5 cm, § brak obramowania strony, § brak numeracji wierszy. Funkcje umożliwiające zmianę ustawień standardowych zostały rozmieszczone na 4 kartach.

Ustawienia strony

Podział dokumentu na strony Ten fragment tekstu powinien rozpocząć się od nowej strony

„Twardy” i „miękki” koniec strony Miejsce, w którym edytor sam wstawia znak końca strony, w zależności od zdefiniowanego układu strony, nazywa się „miękkim” końcem strony. „Miękki” podział strony, widoczny tylko w widoku normalnym Użytkownik może wymusić w dowolnym miejscu wcześniejsze zakończenie strony; takie zakończenie to „twardy” koniec strony. „Twardy” podział strony, widoczny również w widoku układu strony

Nagłówek i stopka to teksty lub inne obiekty, które powtarzają się w całym dokumencie, u góry lub u dołu każdej strony. Dostęp do odpowiednich funkcji formatujących można uzyskać wywołując menu Widok - Nagłówek i stopka. W efekcie pojawi się pasek narzędzi: Tekst nagłówka na pierwszym planie Tekst dokumentu w tle

Pasek narzędzi Nagłówek i stopka Wstawienie do nagłówka/stopki aktualnego numeru strony Wstawienie całkowitej liczby stron Wywołanie okna dialogowego Format numeru strony Wstawienie bieżącej daty Wstawienie bieżącego czasu Wywołanie okna dialogowego Ustawienia strony, karta Układ Wyłączenie/włączenie wyświetlania tekstu głównego Przełącza pomiędzy nagłówkiem i stopką Pokazuje nagłówek poprzedniej sekcji Pokazuje nagłówek następnej sekcji

Różne nagłówki/stopki Wybór przycisku Ustawienia strony wywołuje kartę Układ Wykorzystanie odpowiednich opcji w tym oknie dialogowym umożliwia tworzenie różnych nagłówków/stopek na stronach parzystych i nieparzystych; umożliwia również odmienne zdefiniowanie tych tekstów na pierwszej stronie dokumentu (np. na stronie tytułowej brak).

Numerowanie stron Jeżeli u góry lub u dołu strony ma zostać umieszczony tylko numer strony nie jest konieczne wywoływanie plecenia Nagłówek i stopka z menu Widok, wystarczy wybrać polecenie Numery stron z menu Wstaw. Wybór przycisku Format. . . rozwija okno dialogowe pozwalające dostosować format numeracji do potrzeb dokumentu.

Przypisy Przypisami nazywamy teksty służące do podawania wyjaśnień, komentarzy, odsyłaczy do tekstu, do bibliografii itp. Ten sam dokument może zawierać zarówno przypisy dolne, jak i przypisy końcowe – na przykład w przypisach dolnych mogą znajdować się komentarze, a w przypisach końcowych wykazy bibliograficzne. Przypisy wstawia się poleceniem Przypisy. . . z menu Wstaw. Opcje wyboru rodzaju przypisu Okno dialogowe umożliwiające formatowanie przypisów

Symbole w tekście odsyłacz do przypisu separator tekst przypisu Symbole można wstawiać, korzystając z różnych zestawów znaków związanych z określoną czcionką Symbole, czyli znaki których nie można wstawić z klawiatury, wstawia się korzystając z funkcji Symbol. . . z menu Wstaw

Redagowanie tekstów z użyciem stylów Redagując długie dokumenty warto pokusić się o sformułowanie własnych stylów lub wykorzystanie stylów zdefiniowanych w Wordzie. Jest to znaczne ułatwienie w formatowaniu dokumentu i prowadzi do zachowania jednolitego układu tekstu. Styl znaku Styl akapitu Lista używanych aktualnie stylów, związanych z formatem znaków lub akapitów. Znaki wewnątrz akapitu mogą mieć swój własny styl odmienny od stylu znaków całego akapitu.

Tworzenie stylu użytkownika Pole nazwy stylu Wybór rodzaju stylu Wybór przycisku Nowy. . . pozwala użytkownikowi tworzyć własne style Wybór odpowiedniej opcji rozwija okna dialogowe pozwalające określić formaty stylu

1 3 2 Definiowanie i stosowanie stylu

Tworzenie spisu treści Word daje możliwość automatycznego tworzenia spisu treści, aby tę metodę zastosować należy przestrzegać pewnych zasad: § wszystkie tytuły rozdziałów i podrozdziałów powinny mieć nadane określone style: Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3 itd. § powinna być zachowana hierarchia tych stylów. Spis treści powstaje po ustawieniu punktu wstawiania w miejscu, gdzie spis treści ma być umieszczony i wybór z menu Wstaw funkcji Indeks i spisy. . . Przycisk Opcje daje dodatkowe możliwości zmian hierarchii nagłówków.

Tabele - wstawianie tabeli Tabelę można wstawić stosując przycisk Wstaw tabelę ze Standardowego paska narzędzi Przeciągnięcie myszką po diagramie określa liczbę kolumn i wierszy tabeli lub poleceniem Wstaw tabelę. . . z menu Tabela Okno dialogowe Wstaw tabelę daje więcej możliwości wstępnych ustaleń dotyczących tabeli

Rysowanie tabeli Wybór ze Standardowego paska narzędzi przycisku Tabele i krawędzie wyświetli pasek narzędzi Tabele i krawędzie i uaktywni przycisk Rysuj tabelę Gumka W trakcie rysowania tabeli kursor przyjmuje kształt Ołówka; w czasie usuwania krawędzi kursor przyjmuje kształt Gumki. Metoda tworzenia tabeli przez rysowanie jest szczególnie przydatna przy konstruowaniu tabel o złożonej strukturze.

Znaczniki tabeli Znacznik przesuwania tabeli Przenieś kolumnę tabeli Znacznik końca wiersza Znacznik końca komórki Dopasuj wiersz tabeli Uchwyt zmiany rozmiaru tabeli

Pasek narzędzi Tabele i krawędzie 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 2 3 4 5 Ołówek Gumka Lista rozwijalna stylu linii Lista rozwijalna grubości linii Kolor obramowania Lista rozwijalna Krawędzie i linie Kolor wypełnienia komórki Lista rozwijalna Wstaw tabelę Scal zaznaczone komórki Podziel komórki 6 7 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Wyrównywanie tekstu w komórce w pionie i w poziomie Rozłóż wiersze równomiernie Rozłóż kolumny równomiernie Włącza okno Autoformatowanie tabeli Orientacja tekstu w komórce Sortowanie zawartości tabeli rosnąco Sortowanie zawartości tabeli malejąco

Formatowanie tabeli 1

Zaznaczanie elementów tabeli Cała tabela Jedna kolumna Jeden wiersz Jedna komórka

Szerokość kolumn/wysokość wierszy 1 metoda 2 metoda 3 metoda

Dzielenie i scalanie komórek Scal komórki Podziel komórkę 2 3

Kierunek tekstu Przycisk Zmień kierunek tekstu 4 5

Wyrównywanie tekstu w komórkach Kierunek tekstu pionowy 6 Kierunek tekstu poziomy

Krawędzie 7

Wypełnienie komórek 8

Modyfikacja tabeli Jeśli w trakcie pracy z tabelą okaże się, że jej struktura jest nieodpowiednia, można ją modyfikować, wybierając z menu Tabela funkcję Wstaw lub Usuń.

Autoformatowanie tabeli

Korespondencja seryjna Edytor Word umożliwia szybkie tworzenie dokumentu seryjnego. Dokument taki powstaje w wyniku połączenia dokumentu głównego z bazą danych. Dokument seryjny Tabela danych Baza danych może być utworzona w tabeli Worda, można również ją utworzyć w programie Microsoft Excel, Microsoft Access lub wykorzystać listę kontaktów programu Microsoft Outlook. Dokument główny Wzorzec dokumentu składa się z jednakowej dla wszystkich zestawów treści oraz pól, których wartości pobierane są z bazy danych.

Tabela danych Plik danych to tabela z nagłówkami w kolumnach. Każda kolumna powinna zawierać pole, które będzie używane w dokumencie głównym, jako pole korespondencji seryjnej. Rekord danych Pole danych Nazwa pola

Formularz danych Wprowadzanie, modyfikację danych oraz wyszukiwanie informacji można usprawnić korzystając z funkcji Formularz danych – pasek narzędzi Baza danych

Modyfikacja struktury bazy danych Zmiana struktury, polegająca na usunięciu, dodaniu pola lub zmianie nazwy możliwa jest w oknie dialogowym Zarządzaj polami, które pojawia się po wybraniu przycisku z paska narzędzi Baza danych

Łączenie dokumentu głównego z bazą danych Z poziomu dokumentu tekstowego, który ma przyjąć funkcję dokumentu głównego korespondencji seryjnej wywołuje się z menu Narzędzia – opcję Korespondencja seryjna. . . W efekcie zostanie otwarte okno dialogowe Pomocnika korespondencji seryjnej. Łączenie pliku dokumentu tekstowego z bazą danych przebiega w trzech krokach.

Krok 1 – dokument główny Wybór rodzaju dokumentu seryjnego Jeśli korespondencja seryjna poprzedzona jest utworzeniem dokumentu tekstowego należy wybrać Aktywne okno, jeśli nie należy wybrać przycisk Nowy dokument główny

Krok 2 – baza danych

Edycja dokumentu głównego W miejscu ustawienia kursora pojawi się wybrane pole bazy danych

Zastosowanie pola programu Word Szare tło tekstu oznacza pole

Krok 3 - filtrowanie rekordów Jeśli nie wszystkie rekordy bazy danych mają podlegać połączeniu z dokumentem głównym należy zastosować filtrowanie danych. Wybór przycisku Opcje kwerend. . . daje możliwość filtrowania i sortowania danych.

Drukowanie dokumentu seryjnego Wybór przycisku Pokaż scalone dane umożliwia przeglądanie kolejnych dokumentów z widocznymi informacjami z wybranych rekordów Przycisk Scal na drukarkę spowoduje akcję drukowania tylu dokumentów, ile zostało połączonych w wyniku filtrowania rekordów (opcje kwerend)

Scalanie listu seryjnego Word oprócz możliwości scalenia dokumentu w czasie drukowania, daje również możliwość utworzenia nowego dokumentu o standardowej nazwie Korespondencja seryjna 1, który jest wynikiem scalenia i składa się z tylu dokumentów, ile zostało wybranych rekordów. Przycisk Scal w nowy dokument

Grafika w Wordzie Gotowy clipart z galerii Pole tekstowe Obiekt Word. Art Obiekt graficzny Linia

Gotowa grafika Wstawianie klipu

Formatowanie grafiki W narożnikach i w środku krawędzi zaznaczonego obiektu pojawiają się „chwytaki”, które umożliwiają zmianę rozmiaru rysunku Funkcje związane z formatowaniem obiektów graficznych znajdują się w menu Format-Rysunek. . .

Narzędzia z paska Rysowanie Zaznacz obiekty Dowolny obrót Linia Pole tekstowe Strzałka Elipsa Prostokąt

Formatowanie obiektów graficznych Kolor linii Styl kreskowania Styl linii Styl strzałki

Obiekt Word. Art

Autokształty Przyciski z grupy Objaśnienia Przycisk Autoksz tałty z paska narzędzi Rysowa nie Autokształt z grupy Strzałki blokowe The end