Redaccin avanzada Taller de redaccin de documentos administrativos

Redacción avanzada Taller de redacción de documentos administrativos

Lenguaje: Expresión por la cual podemos comunicarnos con nuestros semejantes a través de un sistema de símbolos, letras y palabras. (proceso de la comunicación verbal) El mensaje debe ser: -Claro -Preciso -Debe ser comprendido -y así pueda haber una comunicación efectiva.

Tipos de lenguaje: Oral Escrito -El lenguaje oral es espontáneo y natural, está lleno de matices afectivos que dependen del tono que empleamos y de la gesticulación; por eso tiene gran capacidad expresiva. -Se utiliza un vocabulario sencillo y limitado, normalmente está lleno de incorrecciones como frases hechas (muletillas) y repeticiones. -El lenguaje escrito es menos expresivo y espontáneo, carece de gestos; por eso es más difícil de expresar lo queremos. -Se puede usar un vocabulario más extenso y apropiado ya que hay tiempo para pensar más y se puede corregir si nos equivocamos.

¿Qué es redactar? Es expresar mensajes mediante el lenguaje escrito El acto de redactar corresponde a hechos reales (redactar no es igual a componer) los temas tratados son concretos o prácticos Se redactan: -cartas -notas -informes -crónicas, etc. Se componen: -poemas -cuentos -relatos -novelas -ensayos En pocas palabras, redactar bien es expresarse con idoneidad (aptitud, competencia, capacidad, etc. ) De manera más sencilla: saber pensar. Un buen redactor debe adaptarse a la comprensibilidad de los lectores.

Cualidades de la redacción moderna 1. Concreción: Abreviar a los más esencial el asunto sobre el que se escribe. En pocas palabras ¡Ir al grano! 2. Claridad: Nada de lo expresado debe generar dudas ni equívocos (tiempos, personas, significados, signos de puntuación, uso de gerundios, etc. ) 3. Adecuación: Es incorrecto dirigirse a todos de la misma manera (salvo el caso de situaciones grupales). El “yo escribo así” queda fuera para un redactor. 4. Ordenación funcional: Cada parte del escrito (principio, medio y fin) tiene una misión a realizar: el orden escogido debe responder al cumplimiento de esa misión. 5. Originalidad: Se puede lograr simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez con la que hablamos. Escribir sin pensar, no es saber redactar. 6. Actualidad: Enfoque de temas, datos utilizados, construcción de párrafos, vocabulario, puntuación, ortografía.

Fondo y forma Para que sea efectiva y funcional la comunicación escrita se deben atender los aspectos de fondo y forma Fondo. - Es la parte medular de la comunicación con la cual se desplaza el mensaje por transmitir. Con palabras y signos podemos sustituir las expresiones y tonos que utilizamos en la comunicación verbal. En este aspecto es realmente importante la intención del comunicado es necesario considerar las respuestas que se den a las siguientes interrogantes: ¿Cuál es objetivo del mensaje? ¿Qué se va a comunicar? ¿Para qué? ¿Porqué? ¿A quién? ¿Cuándo? ¿Dónde? La respuesta consciente y precisa a cada una de las preguntas nos permitirá enfocar con claridad nuestro comunicado facilitando el ¿Cómo?

Forma. - Podemos definirla como la manera adecuada de vestir lo que se quiere decir, sin afectar la intención o fondo. Retomando las preguntas sobre el fondo se puede considerar: -Objetivo. - Obedece a la necesidad de emitir o responder un mensaje ¿Qué es aquello que se quiere comunicar?

Estructura La estructura (conformación básica) de un escrito tiene dos fases: Interna: Producto de la elaboración mental del autor. Externa: Visible en el escrito. Para la estructura interna el escritor debe fijar los siguientes actos mentales : 1. - Definir el objetivo del trabajo por realizar. 2. - Determinar quién será el destinatario y cómo es. 3. - Elegir el asunto general. Qué tratará, con los temas y subtemas relacionados. 4. - De todo lo pensado, seleccionar el material apropiado para la obra. 5. - Jerarquizar ese material según su importancia relativa al trabajo. Para la estructura externa, al escribir, el autor debe realizar estos pasos: 1. - Ordenar el material pensado, de acuerdo con el plan escrito. 2. - Escoger y utilizar las formas del lenguaje apropiadas para esa comunicación. 3. - Procurar que las expresiones traduzcan el tono intencional que quiere dar el escrito. 4. - Buscar la forma de expresión (estilo) conveniente para que la redacción tenga las condiciones de fuerza, expresión y modernidad que la redacción eficaz.

Ejemplificación sobre la estructura interna 1. -Objetivo Para qué? 2. -Destinatario Para quién? 3. - Asunto Sobre qué? 4. - Selección 5. - Jerarquización Cuál? De qué importancia?

Ejemplificación sobre la estructura externa 6. -Ordenamiento Dónde? Principio, cuerpo, final 7. -Lenguaje 8. - Tono 9. - Estilo Para quién? En cuál tono? De qué manera?

Errores que obstaculizan una buena comunicación Vicios del lenguaje: Hábitos inapropiados, abuso de determinadas palabras que conducen al tedio, exageración, falsa apreciación o desvirtuamiento del mensaje. Errores en el cuerpo del informe: -Solecismos, es un término muy amplio que abarca todo error de construcción. Consiste en la falta de concordancia en las frases. -Cacofonía, sonido repetido o monótono producido cuando se repiten las mismas letras o palabras. -Anfibología, ambigüedad. Son las construcciones que admiten más de un significado. -Pleonasmo. Es la repetición de las palabras con sentido equivalente , lo que a veces da más fuerza a la expresión.

Elementos de un escrito Partes esenciales: -Principio: Introducción o exordio (para un discurso). Se debe atraer el interés, curiosidad o cualquier estimulo de acuerdo al caso. -Medio: Cuerpo, nudo o exposición, es la parte fundamental del escrito. Aquí se expone el asunto básico, con todos los argumentos y datos necesarios para cumplir el propósito principal. -Fin: Epílogo o cierre. Por lo general su misión es reafirmar o resumir lo expuesto anteriormente. También puede contener recomendaciones, expresión de deseos, comparaciones, datos recordatorios, agradecimientos o menciones secundarias. Debe cumplir la misión de cerrar el escrito.

Partes accesorias: -Datos previos 1. -Nombre del lugar desde donde se escribe. Ejemplo: Tijuana, si va a cualquier lugar del estado de Baja California. Tijuana, BC. , si va a cualquier parte de la República y se agrega el país, cuando va fuera. 2. -Fecha: día, mes y año (15 de enero de 2015). 3. -Nombre y referencias del destinatario: Nombre completo de la persona o personas, incluido título (colocar cargo antes de que nombre). Ejemplo: Señor Jefe de…, o Ing. N. N. ”. Cuando es para una entidad corporativa, se pone en nombre de la entidad en forma impersonal (sin el “señores”). 4. -Destino de escrito: Datos completos del domicilio (calle, número, localidad) En caso de ser entregado directamente, basta con indicar el nombre de donde se encuentra el receptor (institución, dependencia, hotel, negocio, etc. ) 5. -Forma de entrega: En algunos casos se debe indicar la manera como se hace llegar el escrito al destinatario, en forma directa colocando “Presente” o a través de intermediarios (Atención del Sr…”).

-Encabezamiento: Conjunto de palabras introductorias con que se inician ciertos documentos oficiales, testamentos. En las cartas suele tomar el nombre de tratamiento: “Distinguido Doctor”, “Estimado Señor”. En el caso de comunicaciones poco personales, se puede omitir. -Epígrafe: Es una leyenda colocada fuera del escrito en sí, como encabezamiento. Contiene una síntesis, comentario o explicación sobre el tema tratado. -Despedida: Especialmente cartas y notas administrativas o formales, concluyen con párrafo de despedida o saludo, como si fuera un encuentro personal. A veces se incluye agradecimiento, recomendaciones o algún pedido adicional. Se debe evitar el uso de gerundios “Agradeciendo”, “Esperando”, “Recomendándole”, “Rogándole”, “Suplicándole”, etc. Lo correcto: “Agradezco”, “Esperamos”, “Le recomiendo”, “Le ruego”, “Le pedimos”, etc. Por síntesis y simpleza es correcto utilizar “Atentamente”, “Cordialmente”, “Afectuosamente”. “Su seguro servidor”, “Quedo siempre suyo”, “Su afectísimo”, no se utilizan. -Antefirma: Nombre, apellido y cargo. -Firma: Es imprescindible en ciertos documentos en original, por principio de validez. La firma impresa sólo se justifica en escritos colectivos (circulares, anuncios o notificaciones generales que se distribuyen en muchos receptores). En casos en que personas firman por otras, debe aclararse así: colocar debajo de la firma el nombre de la persona a la que se reemplaza, precedido de: p. (por), p. a. (por autorización) o p. p. (por poder).

-Aclaración de firma: La aclaración del nombre de quien firma a veces con su título profesional. Cuando los datos aparecen en alguna parte del escrito, se elimina la aclaración. -Posdata: Se designa lo que se añade a una carta ya concluida y firmada. Se justifica en caso de omisiones, aclaraciones secundarias o datos de último momento. -Notas aclaratorias: Sirven para agregar o esclarecer datos que figuran en el escrito, sólo justificadas. -Adjuntos o anexos: Son anotaciones que se usan en determinados escritos para indicar detalles referentes a los elementos anexados (documentos, cheques, folletos, muestras, etc. ) Se indican como Adj. O Ane -Inscripciones: Son notas adicionales, por lo común impresas, que cumplen funciones de información o propaganda. -Membrete: Datos del destinatario (nombre o título de la persona, industria o corporación, se agregan datos como domicilio, teléfono, etc. Impreso en la parte superior del papel. -Referencia o asunto: En documentos administrativos se indica en la parte superior derecha el motivo del escrito o anotaciones de identificación. Útil para el manejo y archivo de esos escritos. -Iniciales identificadoras: En ocasiones se utilizan fuera del texto y al final para saber quien dicto, ordenó o realizó el escrito.

Documentos administrativos o comerciales Cada una de las actividades administrativas o comerciales determinan el tipo de escrito. Contratos: Son documentos para reglar derechos y obligaciones de las partes que intervienen. Y sus virtudes mínimas de redacción son: claridad, orden, precisión y minuciosidad previsora. Tratándose de operaciones importantes o trámites oficiales, su redacción corresponde a personas profesional. Debe contener tres elementos fundamentales: los datos relativos a los sujetos que lo suscriben, los pilares de la prestación y contraprestación que se establece, y la forma en la que se da el visto bueno por parte de las dos partes implicadas. Tipos : • Privado, es el realizado directamente por las personas que lo suscriben. • Público, es el que se encuentra autorizado por empleados públicos. • Formal, se trata del contrato que, cuenta con una manera muy concreta de consentimiento por parte de los sujetos que intervienen en él. • Bilateral, que es el que establece quienes los suscriben asumen desde ese mismo momento una serie de obligaciones.

Circular: Es una orden o conjunto de instrucciones de carácter interno, reglamentarias, aclaratorias a recordatorias sobre una materia, y que envía una autoridad hacia sus subordinados y sirve para comunicar un asunto a varias personas. La circular voluntaria, puede ser para: • • • Ofrecer los servicios de algún negocio Dar a conocer un nuevo producto Enviar lista de productos y precios Remisión de catálogos Avisos al personal (internos). La circular obligatoria, es para: • • • Apertura de negocio, cambio de domicilio, clausura, liquidación o quiebra Establecimiento de una sucursal Nombramiento de apoderado Designación, ratificación o remoción de apoderado Nombramiento de distribuidores Traspaso de negocio Constitución de una sociedad Dar a conocer el nombre de los administradores Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria Aumento o disminución de capital

Recado: Es el medio para decirle a una persona que necesitas algo, o darle información que a ésta le interesa, pero al no poder decírselo en ese momento directamente, le das el recado a un tercero para que se lo transmita, ya sea de forma oral o escrita. Memorándum: (Algo que debe recordarse). Manera de comunicar en forma breve los asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno. Es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más. ) Convocatoria: Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones públicas o privadas, mediante el cual se invita o convoca a las personas para concursar, informar o dar trámite de un asunto. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria.

Carta comercial: Es una conversación por escrito, debe tener ordenamiento, claridad, adecuación y cortesía. Se debe comprender como el texto que se encarga de temas netamente comerciales como por ejemplo: las compras, los negocios y las ventas de distintos servicios y materiales. Se refiere a todos los movimientos internos de una compañía y que se refieren especialmente a sus contratos, compromisos comerciales y a su publicidad. Una carta comercial puede generarse por diversos motivos: solicitar un listado detallado de determinados materiales de una sección, un crédito, una invitación para una recepción o también una posible solicitud de reunión para analizar temas concernientes a la empresa. Curriculum Vitae: Es una relación ordenada de los datos personales, académicos, de formación y profesionales de una persona, con el fin de ser contratado en un empleo o para la búsqueda del mismo.

Informe: Es el documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún trabajo. El texto del documento lleva capítulos, apartados, conceptos específicos o simplemente el nombre de cada información que se esté efectuando. Oficio: Documento utilizado para redactar un mensaje en el cual se externa una consulta, una orden, petición de informe, gestiones, acuerdos, es tipo de documentos son hecho por Ministerios Públicos, Secretarias de Ayuntamientos municipales, Presidencias municipales, embajadas, sindicatos, juzgados, tribunales, escuelas y demás organismos oficiales y de gobierno. Minuta: Serie de anotaciones o un borrador que generalmente se hacen al elaborar un contrato, al hacer una ley o acuerdo, al llevarse a cabo reuniones. La minuta es estudiada previamente por las partes y al ser aprobada se pasa a consenso para la redacción y firma del documento final (asistentes, puntos a discusión, resoluciones o propuestas y firma de asistencia).

Recomendaciones para dar limpieza a la redacción -Sustituir las palabras “cosa”, “algo”, “aspecto”. Utilizar un diccionario de sinónimos. -Evitar muletillas. -Evitar lo “elegante”, lo “rebuscado” por lo preciso. -No escribir palabras de las que se desconoce el significado preciso. -Evitar repetir en un párrafo las palabras con una misma terminación. -No perder la perspectiva de las personas gramaticales. -Cuidar la concordancia entre géneros y números. -Cuidar el uso de los pronombres “su” y “nos”. -No confundir el uso de las preposiciones. -Procurar al emplear adjetivos tener la exactitud de éstos. -No abusar del uso de sustantivos y adjetivos. -No abusar de los adverbios terminados en “mente”. -Acercar el adverbio al verbo a que se refiere.