Tema 18 Los documentos administrativos Documentos de comunicacin

Tema 18. Los documentos administrativos. Documentos de comunicación. Administración Pública

18. 1. Soportes documentales l Los documentos administrativos cumplen dos importantes funciones: l l Soporte material de los actos administrativos. Medio de comunicación entre órganos de la propia Administración, o de ésta con los ciudadanos.

18. 1. Soportes documentales Tradicionalmente se ha identificado el documento administrativo con un documento escrito, sin embargo, la incorporación de nuevas tecnologías a la actividad administrativa ha significado la utilización de nuevos soportes (gráficos, informáticos, audiovisuales, etc). Según establece la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los documentos administrativos pueden utilizar cualquier soporte siempre que se garantice su autenticidad, integridad, conservación, y en su caso, la recepción por el interesado.

18. 1. Soportes documentales TEXTUALES Soportes GRÁFICOS Escritos Planos, mapas, gráficos, etc. documentales SONOROS EN IMÁGENES INFORMÁTICOS Discos, cintas magnetofónicas. Fotografías, videos, películas, etc. Disquetes, CD, DVD.

18. 2. Clasificación de los documentos administrativos. Para que los documentos tengan la consideración de documentos públicos administrativos han de ser válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Los documentos que generan las Administraciones públicas son muy variados debido a la diversidad de las actividades que realizan: educativa, justicia o sanitaria. Muchos de los documentos de las AA. PP. cumplen funciones similares.

18. 2. Clasificación de los documentos administrativos. ¡ Documentos administrativos de comunicación: ¡ ¡ Documentos administrativos de constancia. ¡ ¡ Sirven para transmitir determinados hechos, actuaciones a los ciudadanos, las empresas u otras Administraciones: oficios, notas interiores, anuncios, circulares, notificaciones, etc. Sirven para acreditar determinados hechos o actos: certificados, actas. Documentos de los ciudadanos. ¡ Son los dirigidos por los particulares a la Administración: solicitudes, denuncias, alegaciones, recursos, peticiones, reclamaciones, autorizaciones, quejas, etc.

18. 2. Clasificación de los documentos administrativos. COMUNICACIÓN Documentos Administrativos CONSTANCIA SONOROS EN IMÁGENES Documentos de los ciudadanos INFORMÁTICOS Oficios, notas interiores Certificados, Actas.

18. 3. Normas generales para la elaboración de Doc. Públicos. En la elaboración de los documentos administrativos se deben tener en cuenta las normas dictadas por la Administración sobre la confección y el formato del material impreso: a) Formato del papel: Los papeles tendrán el formato A-4 de las normas UNE, cuyas dimensiones son 210 x 297 mm. b) Membrete: En el material utilizado por la Administración del Estado y los organismos autónomos se tendrá en cuenta: 1. En el membrete de los documentos oficiales sólo aparecerá impresa la denominación de las unidades orgánicas cuyo título posea el rango equivalente o superior a Subdirección general. 2. En los documentos elaborados por unidades, jefaturas, su denominación no puede aparecer impresa, salvo por sello.

18. 3. Normas generales para la elaboración de Doc. Públicos. A. - Encabezamiento de documentos. Es la parte superior del documento, en la cual suele aparecer la fecha de emisión, las referencias y el asunto. 1. Fecha. Se escribe de forma abreviada (por ejemplo: 19 -03 -07) puesto que en la parte inferior se suele escribir de forma extendida. 2. Asunto. Síntesis del contenido del documento. 3. Referencias. Son códigos de números, letras o de ambos, que permiten identificar la procedencia y el destino de los escritos. Hay dos clases de referencias: (n/ref): Nuestra referencia (de quien realiza el documento). (s/ref): Su referencia (del documento al que se responde).

18. 3. Normas generales para la elaboración de Doc. Públicos. A. - Encabezamiento de documentos. Existen múltiples formas de referenciar, siendo las más utilizadas: 1. Referencias numéricas. Consisten en asignar a los documentos un número de identificación correlativo, normalmente el del registro de salida. Por ejemplo, n/ref. : 9876 2. Referencias alfabéticas. Se escriben las iniciales del nombre y apellidos de quien redacta y mecanografía el documento. Por ejemplo, n/ref. : ASM/jmo. 3. Referencias alfanuméricas. Consisten en una combinación de las referencias numéricas y de las alfabéticas. Por ejemplo, n/ref. : 9876 -ASM/jmo

18. 3. Normas generales para la elaboración de Doc. Públicos. B. - Cuerpo de los documentos. El cuerpo de los documentos es la parte en que se plasma el contenido de la comunicación. Se tendrán en cuenta las siguientes normas: 1. Se redactarán de forma clara y concisa, evitando expresiones o giros que no sean esenciales para la exposición del contenido del documento. 2. Los párrafos deben ser breves, evitando la aparición de apartados cuya extensión dificulte la interpretación del contenido. 3. La redacción debe tener un tono formal, objetivo e impersonal, evitando expresiones como “yo”, “me”, “mi”. 4. En las comunicaciones entre órganos se suprimirán las formas de salutación y despedida.

18. 3. Normas generales para la elaboración de Doc. Públicos. B. - Cuerpo de los documentos. 5. Cuando en el texto se nombra a una persona no se utilizan tratamientos como “ilustrísimo”, “Excelentísimo”, etc. 6. Si se trata de órganos superiores se evitará el tratamiento y sólo se consignará el cargo, por ejemplo: “Sr. Director General de Formación Profesional”. 7. Cuando en los escritos se utilicen abreviaturas o siglas, irán precedidas, la primera vez que se mencionen, de la denominación completa a que correspondan, por ejemplo: 1. “Boletín Oficial del Estado (BOE)”.

18. 3. Normas generales para la elaboración de Doc. Públicos. C. - Cierre Como se ha mencionado en el apartado anterior se evitará cualquier fórmula de despedida, debiéndose consignar la localidad, la fecha y la identificación del emisor y del receptor. 1. Localidad y fecha. La localidad se escribe cuando el documento se envía a una localidad distinta de aquella en que se emite. En la fecha se escribe siempre el mes con letras. Valencia, 19 de marzo de 2007. 2. Identificación del emisor. La identificación del órgano o jefatura de procedencia se realizará expresando en la antefirma el cargo o puesto al que corresponde emitir la comunicación. Debajo de la antefirma aparecerán la firma y la rúbrica. Inmediatamente debajo de la firma, la identificación del firmante con su nombre y apellidos. La Subdirectora General de Planificación (firma y rúbrica) Fdo. : Marta Fernández Gómez

18. 3. Normas generales para la elaboración de Doc. Públicos. C. - Cierre 3. Identificación del destinatario. Se realiza en la parte inferior del papel, indicando el puesto que desempeña la persona, la unidad o dependencia y el órgano o departamento (nunca se pone el nombre) y la localidad, por ejemplo: 1. SR. DIRECTOR GENERAL DE PERSONAL Y SERVICIOS. MEC. MADRID.

18. 4. Documentos administrativos de comunicación Los documentos administrativos de comunicación se pueden clasificar en función de su origen y destino en internos y externos. A. INTERNOS. Cuando el emisor y el destinatario pertenecen a la misma Administración Pública. B. EXTERNOS. Cuando el destinatario es un órgano o unidad de una Administración pública diferente de la del emisor, un ciudadano o una entidad privada. Los principales documentos de comunicación son el oficio y la nota interior. Mientras que el oficio puede ser una comunicación de carácter interno o externo, la nota interior se utiliza para comunicar órganos o unidades de la misma Administración.

18. 4. Documentos administrativos de comunicación A. El OFICIO El Oficio es un documento que utilizan los diferentes órganos o unidades de las Administraciones públicas para comunicarse entre sí, con los ciudadanos y con empresas. El Oficio también se utiliza para acompañar a otros documentos. 1. Encabezamiento. En la parte superior del oficio figuran las referencias, la fecha y el asunto. 2. Cuerpo. Expresión breve, concisa y precisa del asunto que motiva el oficio. Las frases introductorias son muy diversas: 3. - En relación con el procedimiento. . . 4. - Pongo en su conocimiento. . . - Para su conocimiento le informo - Le comunico que… que. . . 5. - Adjunto le remito la documentación. . . - En relación con la tramitación. . .

18. 4. Documentos administrativos de comunicación A. El OFICIO 3. Cierre. No se utilizarán fórmulas de despedida, simplemente se consignarán la fecha, la identificación del emisor mediante el cargo que ocupa la antefirma, su firma y rúbrica, y debajo su nombre y apellidos. 1. En la parte inferior del papel se hará constar el nombre del destinatario indicando el puesto que desempeña, la unidad o dependencia, el órgano o departamento y la localidad.

18. 4. Documentos administrativos de comunicación B. LA NOTA INTERIOR La nota interior es un documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior, como es el caso de un mismo ministerio, una secretaría de Estado, una subsecretaría y una secretaria general. No solo se utilizan en la Administración del Estado, sino también en el resto de las Administraciones (autonómica, local e institucional). La estructura es muy similar a la del Oficio, si bien en ésta la identificación del emisor y del receptor se realiza en el encabezamiento. 3. Cierre. No

18. 4. Documentos administrativos de comunicación B. LA NOTA INTERIOR 1. Encabezamiento. Aparecerá la referencia, el lugar, la fecha, el asunto y la identificación del emisor y el receptor de la siguiente forma: 2. De: 3. A: (Nombre y apellidos de quien envía la nota). (Cargo que ocupa) (Nombre y apellidos del destinatario). (Cargo que ocupa) 2. Cuerpo. Al igual que en el oficio, consiste en la expresión breve, clara y concisa de lo que se desea comunicar. 3. Cierre. Como el nombre y cargo del emisor y del receptor figuran en el encabezamiento, no es necesario que aparezcan nuevamente en la parte inferior; es suficiente con la firma y la rúbrica de quien emite la nota.