Mthodologie de Conduite du Changement sur lIDENTITOVIGILANCE POITIERS

Méthodologie de Conduite du Changement sur l’IDENTITO-VIGILANCE POITIERS 22 Janvier 2008 1

L’Identification du Patient à l’AP-HP Cette présentation décrit l’expérience acquise au sein de l’APHP sur la période juin 2006 - décembre 2007. Cette expérience poursuit actuellement son développement à travers l’ensemble des 37 hôpitaux et groupes hospitaliers de l’AP-HP Dans cette présentation nous aborderons les principaux enjeux, les difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre ainsi que les solutions trouvées avec les acteurs terrain. 2

Enjeux stratégiques de l’AP-HP n Délivrance des soins sécurisée; n Amélioration de la fluidité de la prise en charge des patients entre hôpitaux; n Mutualisation de systèmes d’information. Þ Organiser UN système d’information cohérent. Þ Mettre en œuvre une organisation permettant la gestion des identifiants patients sur l’ensemble des hôpitaux. 3

Une problématique de volume et de complexité – les grands chiffres Volumétrie : • Nombre d’Identités dans les bases de l’AP-HP = 21 Millions • Nombre de patients pris en charge annuellement = 5 Millions • Nombre de patients hospitalisés annuellement = 1 Million (MCO) Circuits : • Nombre d’hôpitaux court séjour (MCO) = 21 • Nombre d’hôpitaux moyen et long séjour = 16 • Nombre de disciplines médicales exercées = 52 • Nombre de services et pôles = 750 services médicaux et 173 pôles Durée Moyenne de séjour : • DMS MCO (>24 h) = 6, 9 jours => Un gros volume de patients pris en charge au travers de nombreuses spécialités médicales et structures hospitalières amont-aval. 4

Méthode appliquée n Une méthode de Conduite du changement incluant notamment : l L’articulation des quatre missions de la CDC : • • Information Organisation Formation Accompagnement l Une valorisation et intégration des initiatives locales menées par les opérationnels dans la mise en œuvre des missions CDC. => Une mise en œuvre partant du retour d’expérience des acteurs locaux et se structurant au cours des missions CDC. 5

Un plan d’action inscrit dans le temps Politique Organisation Communication Formation Evaluation +1% Doublons 0, 45% 6 N 00 TN 2 n e T tio èm a d 4 li Va Janv d j I o r 06 n P 0 2 atio e S r m tu è c 2 tru S Fev 07 Mars Av-Mai-Juin Juil-Sept • CIV constituées • Cellule Opérationnelle en place • Gestion quotidienne des doublons Février 2007 Séminaire Hôpitaux Janv 2007 6 Oct-Nov-Déc 07 Rapprochement inter-hôpitaux APHP

La Mise-en-Œuvre - 1 n Mobilisation des acteurs l Impulsion au niveau des Directions l Nomination des chefs de projet l Séminaires d’information n Organisation l Mise en place des Cellules d’Identito Vigilance (CIV) l Mise en place des Cellules Opérationnelles 7

La Mise-en-Œuvre - 2 n Analyse des circuits l l l Urgence Admissions Consultations PMT … n Formation l l l Evaluation Au sens du projet (enjeux, objectifs) Aux processus Aux rôles Aux responsabilités Aux activités 8

Mobilisation des acteurs l Impulsion au niveau des Directions l Nomination des chefs de projet l Séminaires d’information Résultats des séminaires d’information : Première phase de l’accompagnement, ces séminaires ont permis 1. D’engager le niveau Direction d’Hôpital 2. D’ échanger sur la diversité des problématiques terrain 3. De présenter un plan d’action 9

Organisation - 1 l Mise en place des Cellules d’Identito Vigilance (CIV) Constitution type d’une CIV : • Chef de projet Identito-Vigilance • Administrateur Identité • Le Département d’Information Médicale (DIM) • Médecin représentant du CCM • Les Directions • Le Service Informatique Local (SIL) • Toute autre personne en lien avec l’identitovigilance 10

Organisation - 2 l. Mise en place des Cellules d’Identito Vigilance (CIV) Missions de la CIV La Cellule Identito-Vigilance est une structure interne à l’hôpital ayant en charge la définition de la politique identité locale ainsi que sa mise en œuvre n Analyse avec les différentes Directions l’état des lieux organisationnels n Dirige les actions correctives n Définit et suit les tableaux de bord des indicateurs 11

Organisation - 3 l. Mise en place des Cellules Opérationnelles Constitution d’une Cellule Opérationnelle • • DIM Administrateur Identité Opérateurs Service Informatique Local 12

Organisation - 4 l. Mise en place des Cellules Opérationnelles Mission de la Cellule Opérationnelle La Cellule Opérationnelle coordonne au quotidien le rapprochement des identifiants n Niveau 1 : Gestion quotidienne des doublons n Niveau 2 : Levées des ambiguïtés administratives n Niveau 3 : Arbitrage des litiges sur données médicales 13

Structures nécessaires à l’Identito. Vigilance (recommandations GMSIH) Groupement de Modernisation du Système d’Information Hospitalière La Cellule Identito-Vigilance (CIV) DIM Cellule Opérationnelle • Confidentialité • Arbitrage Fusions des identifiants au quotidien 14 SIL Analyse technique

Analyse des circuits l l l Urgence Admissions Consultations PMT … 1. Analyse par circuits de prise en charge les difficultés liées aux patients; 2. Analyse des lieux de création d’identifiants liés au personnel: • Analyse des modalités d’identification des patients (horaires, ressources, outils…). • Analyse d’impact (formation) lié à l’application des « bonnes pratiques » . • Repérage de la disposition des locaux. 15

Formation des équipes • Au sens du projet (enjeux, objectifs) • Aux processus • Aux rôles • Aux responsabilités • Aux activités ! Seul les personnels formés disposent d’un code utilisateur ! n Sessions de formation (6 stagiaires) n Sessions d’accueil des nouveaux arrivants (sensibilisation) n Programme de formation continue (mise à jour des compétences) 16

Evaluation et Pilotage • Au sens du projet (enjeux, objectifs) • Aux processus • Aux rôles • Aux responsabilités • Aux activités 1 - Analyse des indicateurs mensuels l l Nombre de créations d’identités Nombre et taux de doublons dans la base Nombre et taux global de fusions traitées Nombre et taux de rejets des propositions de fusions 2 - Intégration dans le tableau de bord « Direction » de l’indicateur des taux de doublons des bases Identité. 17

Résultats et bénéfices attendus n Résultats : l Les CIV : une structure pérenne. l Une réduction du nombre de doublons des identifiants des patients suivis en hospitalisation supérieure à 50% en 9 mois. l Diffusion d’une culture d’ « Identito. Vigilance » confirmant l’identité comme première information médicale (et non seulement administrative). n Bénéfices attendus : l Fondation d’un socle organisationnel pour les SIH. l Partage de l’information médicale grâce au développement du dossier de synthèse médical mis en œuvre à l’AP-HP. 18

n Slides de Réserve 19

Etat des lieux sur l’AP-HP l Risque organisationnel : Quelques acteurs engagés dans les hôpitaux mais pas d’organisation pérenne. l 21 millions d’identifiants dont § 5 millions d’identifiants pour les patients ayant été au moins une fois hospitalisés; § +1% de doublons à traiter parmi ces identifiants. 20

Méthode de Conduite du Changement n Mise en œuvre organisationnel de l’ « Identito. Vigilance » ; n Mutualisation des bonnes pratiques pour la fiabilisation de l’identification des patients; n Evaluation de la qualité de l’identification, expertise et orientation des actions correctives. 21