Ledelse av systemutvikling MS kap 10 n n

Ledelse av systemutvikling (MS kap. 10) n n Personalhåndtering Vellykket systemimplementering Organisasjonens basis (”legacy”) systemer Hvordan kan vi måle nytten av IT systemer? 6/11/2021 MS kap. 10 1

Personaladministrasjon 6/11/2021 MS kap. 10 2

Typisk eksempel n n Tradisjonell bedrift, begynner å gå dårlig (mister markedsandeler, redusert fortjeneste), på kanten av stupet… Ny leder… Dramatiske forbedringer, men samme bedrift, samme markeder, ofte de samme produkter Dette er mulig fordi en god leder kan n n Få alle til å yte sitt ytterste Felles innsats for felles, klart definerte mål God organisering Personalressursene er altså ikke faste, de kan utnyttes godt eller dårlig 6/11/2021 MS kap. 10 3

Case: UPS n n n United Parcel Service (UPS) - privat ”postforetak” Sjåførene hadde en viktig posisjon (kundekontakt m. m. ) Stort gjennomtrekk, UPS ønsket å beholde sine sjåfører En undersøkelse viste at de fleste mislikte jobben med å laste bilen hver morgen (kjedelig og tungt) Lot en annen gruppe ta seg av denne jobben. Fikk selvfølgelig høyt gjennomtrekk her men det hadde mindre betydning da nyrekruttering var enkel (høy lønn, ingen bakgrunnskrav, enkel opplæring) 6/11/2021 MS kap. 10 4

Motivasjonsfaktorer 6/11/2021 MS kap. 10 5

IT personell (undersøkelser) n n Behov for å vokse i jobben, lære noe nytt, bruke ny teknologi, få øket ansvar og utfordringer Lite krav om interaksjon med andre, kunne gjerne jobbe alene (”trenger ikke møter”) n kan skape problem i kontakt med brukere Dette kan endre seg etter som faget blir mer modent (utvikling i team, mange spesialiteter nødvendig) Vedlikeholdsarbeid (f. eks. av et basissystem), mindre utfordrende. Står dessverre for en stor del av programvarearbeidet. n n Kan øke bredden i oppgavene ved å organisere i grupper som for ansvar for flere systemer Få fram helheten og betydningen av arbeidet n arbeide tettere med brukerne? 6/11/2021 MS kap. 10 6

Vedlikeholdsarbeid n n n Blir ofte sett på som irriterende (systemet var bra nok før, hva er galt nå) Ofte mye arbeid for små resultater (tar tid å sette seg inn i problemstillingen og systemet) Kan være vanskelig, lett å gjøre feil Vedlikehold av et dårlig system er lite tilfredsstillende (brannslukking) Mer interessant i et system med god struktur (perfeksjonere) Enklere å bygge tillegg som er tilpasset systemets struktur, mer vanskelig å gjøre strukturendringer 6/11/2021 MS kap. 10 7

Dagens Næringsliv 21. 02. 05 6/11/2021 MS kap. 10 8

Case: Propellerprogram for Oshaug Metall n n n Første versjon: fast antall målepunkt pr. blad, statisk brukergrensesnitt, inntasting av verdier Jobb-belønning: Se at systemet fungerer, stor produktivitetsgevinst (50%), høyere kvalitet, fornøyde brukere Ny versjon: fritt antall målepunkt, dynamisk (generert) brukergrensesnitt, innlesing av verdier fra regneark - krever strukturelle endringer Jobb-gevinst: Ble stort sett tatt ut i første utgave. Men: motivasjonen for å gjøre arbeidet blir større når en ser dette som et ledd i bedriftens strategiske satsing på kvalitet 6/11/2021 MS kap. 10 9

Implementering n n Ofte for stor fokus på teknologi og på nye innovative løsninger Bruker vil ha noe som fungerer! Det vil ha systemet nå! Endringer (fra gammelt til nytt system, fra gamle til nye måter å gjøre jobben på) kan være vanskelige for brukerne n n n Lære nytt system (grensesnitt) Takle problemer med det nye systemet Lære å gjøre jobben på en ny måte Erfaringer fra tidligere blir mindre verd Motta klager i overgangsfasen 6/11/2021 MS kap. 10 10

Organisere/styre endringene n Sponsor n n ”Change agent” n n Får endringen til å skje (ofte en IT person) Målgruppe n n Legitimerer endringen (ofte en person i ledelsen), motiverer Bruker (gruppe) som skal lære en ny måte å gjøre jobben på Viktig å få fram: n n Omfanget av endringene Grad av delaktighet (”commitment”) fra sponsor Dyktigheten til ”change agent” Støtte/motstand fra målgruppen 6/11/2021 MS kap. 10 11

Case: BOC (produsent av industrielle gasser) n n n BPR prosjekt 9 team, hver team så på en prosess 6 måneder for bakgrunnsstudie, hvert medlem så på alt Bedriftslederen hovedsponsor for alle team, men avdelingsledere praktisk sponsor, praktisk vanskeligheter da disse var opptatt også med andre gjøremål Fikk opplæring i det å være sponsor n n n n Konsekvenser av endringer for de ansatte Hvordan ansatte skal tilpasse seg endringene Bygge ”sponsorsystemer” nedover i organisasjonen ”Hva med vår organisasjonskultur kan føre til at prosjektet ikke lykkes? ” ”Ber vi om for mye? ” ”Er prosjektet realistisk? ” Ærlighet, realisme, finne mulige hindringer 6/11/2021 MS kap. 10 12

Case: BOC - ett endringsprosjekt n n n n n Rutiner for gassleveranse (beholdere), regning, m. m. Papirbasert, sjåførene fikk kjøresedler av kontoret, markerte på leveranseseddel til kunden, håndskrevne notater til kontoret Over til PDA (personal-digital-assistant) eller en PODD (point-ofdelivery-handheld device) Kjøreseddel lastes ned elektronisk til PODD om natten Gir informasjon til de som skal laste bilene Sjåførene tar med PODD, som også gir kjørerute Kunden signerer for leveransen rett på PODD enheten PODD skriver kvittering til kunden Sjåføren setter PODD tilbake i docking-stasjonen, og data overføres til fakturasystemet, osv. 6/11/2021 MS kap. 10 13

Case: BOC, planlegging av endring n n n La vekt på å diskutere det nye systemet i organisasjonen; opplæring, scenario, testcase med stigende vanskelighetsgrad; hjelp og støtte Men: I dette prosjektet ble helt ny teknologi innført, men rollene var stort sett de samme (laster, sjåfør, kunde). Andre prosjekter kan kreve at de ansatte lærer nye roller, f. eks. : n n n Eller prosesser kan endres dramatisk: n n n Sjåfør, fra transportør til selger (når en bedrift overlater salgsansvaret til sjåførene) La studenter og ansatte utføre administrative oppgaver selv, istedenfor å bruke kontoransatte (større krav til brukervennlige system, opplæring? ) Selge over Internett istedenfor gjennom butikker (hva sier butikkeierne? ) La journalister ta fotografier, og sette avisen selv (hva sier fagforeningen til fotografene og grafikerne) Da kreves det enda mer av sponsorer og de som skal være ansvarlig for å implementere endringene 6/11/2021 MS kap. 10 14

Forbedring av basissystemer (”legacy systems”) n n n Y 2 K problemet viste oss i hvor lang levetid enkelte basissystemer har Mange systemer utviklet i 70 -årene er f. eks. fortsatt i bruk Gjelder stort sett basissystemer: n n n Flyovervåkning Store banksystemer Finansielle systemer Vedlikeholdssystemer Systemer for offentlig forvaltning (trygd, sosial…) Problemet: n n n Store og komplekse systemer Inneholder store mengder data Spesifikasjoner bygget inn i systemet (eksisterer ofte ikke utenfor disse) Store beløp investert i opplæring Systemene virker (”if it ain’t broke, don’t fix it”) 6/11/2021 MS kap. 10 15

Erstatt eller ikke? n n n Mange mislykkede forsøk på å lage nytt Vanskelighetene ofte undervurdert Oppgradering ofte bedre løsning (nytt grensesnitt, konvertering til standarder, etc. ) Men nytt system kan være eneste løsning om systemet er basert på en teknologi som er i ferd med å forsvinne (maskiner, operativsystemer, basissystemer som ikke lengre blir vedlikeholdt. . ) Uansett, gjør analyse av: n n n Kostnad-nytte for det nye systemet (vanlig å overdreve nytten og underkjenne kostnader) Risk analyse for å mislykkes Framtidige problemer med å beholde dagens system Mulige løsninger: standardprogrammer, oppgradering, nyutvikling Kompetansen til IT personalet 6/11/2021 MS kap. 10 16

Case: Oshaug Metall AS n System utviklet i Data. Ease (slutten av 80 -årene) n n n n n Data. Ease versjonen (DOS basert) vil ikke lengre bli utviklet Kostnadene ved konvertering til ny Data. Ease versjon NOK 250. 000 Primitivt brukergrensesnitt Manglet sentrale funksjoner Ikke integrert med andre systemer Kostnadene ved utvikling av nytt system anslått til NOK 500. 000, men dette hadde moderne grensesnitt, langt større funksjonalitet og var basert på standarder (programmeringsspråk, database) og kunne integreres med andre systemer Nyutvikling besluttet. Dette arbeidet ble betydelig forenklet ved at det gamle systemet kunne danne utgangspunkt for en kravspesifikasjon. Nyutvikling gikk lettere og ble rimeligere enn antatt, spesielt gikk det enkelt å overføre data fra gammelt til nytt system, (god planlegging) Andre bedrifter som valgte konvertering fikk store problem, vanskeligere enn antatt, problemer med ny versjon, ga opp. Prisforskjellen mellom konvertering og nyutvikling forsvant. 6/11/2021 MS kap. 10 17

Valgmuligheter (basissystemer) Reengineer Ny plattform n n n ? ”restructure” (bedre: oppgradering av kode), automatiske program som reorganiserer koden, f. eks. ved å fjerne unødige GOTO, optimalisering, m. m. ny plattform (boka bruker galt ord her). Flytte eksisterende kode og data til ny hardware og software plattform (kan kreve at translasjon av koden fra et språk til et annet) ”refurbish”, utvid med ny funksjonalitet, Web brukergrensesnitt, etc. ”rejuvinate”, vesentlig utvidelse ”package”, erstatt systemet med standardprogrammer. Bør brukes i alle tilfeller dette er mulig! ”rewrite/reengineer” 6/11/2021 MS kap. 10 18

Reengineering n n n ”Reverse engineering”, ta ut informasjon (”business logic”, prosesser, grensesnitt, datastrukturer. . . ) fra eksisterende systemer Vi går altså baklengs, istedenfor å gå fra kravspesifikasjon/design til implementasjon (forward engineering) går vi motsatt vei, vi lager kravspesifikasjonen på grunnlag av det eksisterende systemet. Analyse fra utsiden (grensesnitt, dokumentasjon, forretningslogikk) og fra innsiden (datastrukturer, algoritmer, …) 6/11/2021 MS kap. 10 19

IT investeringer? n Det investeres mye i IT, effektene er ikke alltid målbare: n n n Problemene kan være: n n n Flere ansatte etter IT-prosjektene enn før Høyere totalkostnader, kanskje også høyere transaksjonskostnader Mye tid går tapt til opplæring, vedlikehold, utvidelser, installasjon Feil og mangler skaper problemer Innfører IT men beholder ”manuelle” prosesser Regelverket og forretningslogikken tilpasses ikke ny teknologi IT brukes ikke alltid der effekten er størst (ofte mer til administrasjon enn i produksjon) Lav IT-kompetanse De store effektene kommer nå: n n Internett, brukerne gjør jobben selv Standarder og nett, bedre integrasjon mellom systemer Applikasjoner, stor tilfang av programvare med høy kvalitet Bedre opplæring, mer kompetent IT personale 6/11/2021 MS kap. 10 20

Hvordan kan fordelene med et system måles? n n n Skill mellom de forskjellige oppgavene til et system Effektivitet (transaksjonskostnader, …) Kvalitet (levering til deadline, høyre produktkvalitet, …) Markedsandeler (hvilken innvirkning har IT systemet) Fortjeneste (større inntekter, lavere kostnader) Ikke alle deler er like lett å måle, men vi kan: n n Studere virkelig bruk av systemet Intervjue ansatte, kunder, leverandører Utføre før-etter studier Sammenligne avdelinger som har nytt IT system mot de som ikke bruker IT eller har det gamle systemet 6/11/2021 MS kap. 10 21