Digital Ledelse hvordan implementeres dette v Poul Ven

Digital Ledelse - hvordan implementeres dette? v/ Poul Venø

Digital ledelse - Udfordringen Digitale Ledelse (Velfærd) • • Vi skal finde gevinster/besparelser for DKK. 12 mia. med udgangen af 2020 i den kommunale sektor Vi skal have en anden dialog med borgerne og virksomhederne end tidligere. Vi skal ændre henvendelsesmønstrene med vore borger og virksomheder Vi skal finde gevinsterne igennem den nye digitale velfærd Vi skal udnytte teknologien meget mere end i dag Vi skal have fokus på vore forretningsprocesser og vores IT arkitektur Vi skal samarbejde langt mere end vi gør i dag Hvordan har vi i Herning grebet det an? 07 -12 -2020 Koncern-IT

Digital velfærd - hvordan implementeres dette? 07 -12 -2020 Koncern-IT

Hvad gjorde vi i Herning i relation til den nuværende digitaliseringsstrategi (udløber i år 2015) Investering på 3 områder • • Nye kompetencer såsom projekt leder, proces konsulenter og supporter. Omkostninger til de nye systemer som kommer ind i stedet for den menneskelige kontakt eller som supplement til den menneskelig kontakt. Ligeledes omkostninger til at få de nye systemer integreret med de eksisterende systemer. Uddannelse i Digital adfærd og ledelse. • Organisation: • • • Program leder udpeget til at styre alle digitaliseringsprojekterne. Projekt ansvarlige er udpeget på Service – og arkitektur platformen for at være bedst muligt forberedt, når Service platformen kommer i gang. Ligeledes er Koncern IT afdeling organiseret udfra, hvad der kommer fra de fælles offentlige og fælles kommunale samt selvbetjeningsløsninger. Det stiller store krav til alle kommunens forvaltninger og ikke mindst Koncern IT. Derfor ny organisation. Metode: Overblik: • 1. SKAL-SKAL = Fælles offentlig og fælles kommunale samt selvbetjeningsløsninger. • 2. SKAL = de projekter som vi vælger i Herning Kommune at digitalisere og implementere på tværs af forvaltninger. • 3. Øvrige projekter. Governance organisation etableret – Digital Styregruppe En Projekt model er implementeret Business Case værktøj taget i brug Proces værktøj taget i brug. 07 -12 -2020 Koncern-IT

Styring og organisering (Governance) Porteføljestyring Programmer: Direktion • Ca. 100 projekter/programmer • Fokus på 10 vigtigste projekter/ programmer i hver styregruppe Digitalisering Monopolbrud Styregruppe for Digital Forvaltning ESDH ? BEK B&U SSB OPB Superbrugere. IT strategigruppe 07 -12 -2020 T&M * BEK: T&M: B&U: SSB: OPB: By, Erhverv og Kultur Teknik og Miljø Børn og Unge Social, Sundhed og Beskæftigelse Økonomi, Personale og Borgerservice Koncern-IT

Projekt model 07 -12 -2020 Koncern-IT

Hvad gjorde vi i Herning 07 -12 -2020 Koncern-IT

Hvad gjorde vi i Herning Proceseksempel 07 -12 -2020 Koncern-IT

Rolle og ansvar 07 -12 -2020 Koncern-IT

Opstart af bølge 3 - eksempel Obligatorisk Digital Selvbetjening 07 -12 -2020 Koncern-IT

Dagsorden 1. Hvad er obligatorisk og effektiv digital selvbetjening? 2. Hvilke områder ligger i bølge 3? 3. Hvad er ideen bag obligatorisk og effektiv digital selvbetjening? 4. Hvad er de økonomiske forventninger? 5. Hvad skal I gøre lige nu i forhold til de økonomiske forventninger? 6. Hvad skal I sikre som projektejere? 7. Hvad kan Koncern IT bistå med? 8. Forventninger til jer lige nu 9. Spørgsmål 10. Kontakt 07 -12 -2020 Koncern-IT

Hvad er obligatorisk og effektiv digital selvbetjening? • En del af den Fælles Kommunale Digitaliseringsstrategi 2011 -2015 • Lovene om digital selvbetjening beskriver: • • • At kommuner SKAL stille brugervenlige løsninger til rådighed via hjemmeside og borger. dk At borgere, der KAN anvende digitale selvbetjeningsløsninger SKAL anvende dem At kommunen har pligt til at vejlede borgeren i løsningen og generelt om regler At kommunen KAN afvise ansøgninger, der ikke modtages digitalt med mindre borgeren ikke kan anvende løsningerne – eller der gælder særlige forhold (fx fysiologiske og psykiske årsager mv. ) At for de borgere, der ikke kan, skal kommunen betjene borgeren på anden vis • Bølge 3 løsningerne skal være i drift pr. 1. december 2014. 07 -12 -2020 Koncern-IT

Hvilke områder ligger i bølge 3? De omfattede obligatoriske områder og projektejere i parentes er: • • • Ansøgning om beboerindskud (Helle Møller Ladefoged) Folkeregisterområdet - bopælsattest og adresseforespørgsel (Eva Freidahl Graae) Logi værterklæring (Eva Freidahl Graae) Ansøgning om byggetilladelse (Hans Eghøj) Ansøgning om byggearbejde (Hans Eghøj) Serviceydelser på trafik og vej (Tommy Jonassen) Anmeldelse om opgravning og ledningsarbejder (Tommy Jonassen) Affaldshåndtering fra borgere (Birger Strandby Ernst) Affaldshåndtering fra virksomheder (Birger Strandby Ernst) Udlån og udleje af lokaler (fokus på foreninger under folkeoplysningsloven) - (Morten Koppelhus) 07 -12 -2020 Koncern-IT

Hvad er de økonomiske forventninger? Hvad er formelt besluttet? Med Økonomiaftalen for 2014 fortsætter bølgeplanen. KL og regeringen har aftalt indhold og potentialer for bølge 3, som træder i kraft den 1. december 2014. Bølge 3 indeholder 10 opgaveområder: 1. Affaldshåndtering fra borgere 2. Affaldshåndtering fra virksomheder 3. Anmeldelse om byggearbejde 4. Ansøgning om byggetilladelse 5. Ansøgning om lån til beboerindskud 6. Registrering i CPR (bopælsattester og folkeregistermeddelelser) 7. Serviceydelser på vej og trafikområdet (ansøgning om råden over vej) 8. Anmeldelse om opgravnings- og ledningsarbejder 9. Logiværtserklæringer 10. Ansøgning om betalingslicenser og afgifter i forbindelse med parkering (vedrører ikke Herning). 07 -12 -2020 Koncern-IT

Hvad skal I sikre som projektejere? • Det enkelte projekt kræver en projektleder (udpeges af projektejer evt. i samarbejde med Koncern IT udvikling) • Projektleder udarbejder projektgrundlag for projektet • Udarbejdelse af AS-IS - nuværende Herning Kommune systemer, processer og sammenhænge skal afdækkes (grundlag for potentialer) • Status på kanaler (henvendelser) afdækkes (grundlag for potentialer) • Udarbejdelse af Business Case påbegyndes (potentiale- og gevinstvurdering) Post Personlig Telefon E-mail 07 -12 -2020 Koncern-IT

Hvad kan Koncern IT bistå med? • Projektledelse af det enkelte projekt / understøtte fagområdets projektleder med sparring • Procesanalyse med afdækning af nuværende processer (AS-IS) for at synliggøre potentialer og fremtidige processer (TO-BE) for at sikre potentialer realiseres som gevinster. • Understøtte udarbejdelsen af business case og gevinstrealisering • Bistå med fakta og afdækning af henvendelseskanaler (KOMHEN-målinger) • Formidling og kobling af TO-BE-materiale til Herning Kommunes AS-IS • Projektet anskaffer (evt. udbud) nye digitale løsninger, hvis eksisterende løsning ikke allerede kan løse den obligatoriske opgave eller skal opgraderes til selvbetjening • Nye effektive løsninger implementeres teknisk og organisatorisk • • • Installation og/eller opgraderinger Handlinger for ændring og styring af borgeradfærd kanalstrategi (få dem til at bruge de digitale løsninger) Forandringshåndtering (nye og ændrede opgaver for medarbejdere) Sikker overgang til teknisk og organisatorisk drift (fx systemejer- og superbrugerroller) Business Case afsluttes (gevinsterne realiseres) på det enkelte fagområde 07 -12 -2020 Koncern-IT

Ny fælles kommunale digitaliseringsstrategi 2016 - 2020 Bagspejlet – nuværende Digitaliseringsstrategi • Nuværende digitaliseringsstrategi kom Digitalisering fra KL og og staten • Borgerne og virksomhederne var ikke involveret i design eller udformning af IT løsningerne • Delt op i 4 bølger med en deadline 1. december hvert år • Ikke tænkt i bruger (borger) venlige løsninger • Ikke tænkt i forenkling af data • Ikke tænkt ind hvordan gevinster kunne findes ! • Ikke tænkt ind i sammenhængende systemer 07 December 2020 Koncern-IT

Ny fælles kommunale digitaliseringsstrategi 2016 - 2020 Hvad står vi overfor 1. Borger virksomheder inddrages og tager ansvar. 2. Borger og virksomheder har fortsat fuld tillid til den offentlige sektor 3. Kommuner yder en helhedsorienteret service, hvor fagsiloer gøres usynlige for borgere og virksomheder via digitalisering 4. Klog og sikker udnyttelse af data som grundlag for udvikling af kommunale services 5. Digitale kompetencer hos borgere, virksomheder og kommunale medarbejdere matcher kravene i hverdagen 6. Organisering og styring i kommuner understøtter effektiv service af høj kvalitet 7. Kommunerne udvikler den digitale service i samspil med markedet 07 December 2020 Koncern-IT

Ny fælles kommunale digitaliseringsstrategi 2016 - 2020 Hvad gør vi i Herning • • Strategisk ansvar • Vi eksekverer • Strategiske emner • First mover når det giver værdi Bygge en organisation der kan præstere digitalt • Roller og ansvar er klare • Kompetence screening og udvikling • Digitale henvendelse – ny kanal strategi Strategisk samarbejde • Strategisk partnerskabsaftaler på alle projekter Beslutninger i bund med virkeligheden • Digitale projekter kommer i mål • Medarbejder accept og involvering • Kommunikationsstrategi 07 December 2020 Koncern-IT

Den ny Digitale Strategi Vi vil være den bedste Digitale Arbejdsplads… n io Vis le. Pej ker r mæ giate Str aer tem tlsæ r å M ge nin ssat er d n I råd om Borger- og virksomhedsinddragelse Big Data Digitale kompetencer Effektiv Service Det digitale fundament Sammenhængende IT Helhedsorienteret service Teknologi dreven Service udvikling Organisering & styring Teknologi dreven Proces udvikling Målsætninger Målsætninger Succeskriterier Succeskriterier Smart Cites Affald Smart City Se velfærd Monopolbrud Brugerportal Smart Cities KOMLIS + FLIS Organisering Serviceplatform Herning. dk KOMLIS + FLIS Porteføljestyring Udskiftning Rammearkitektur Call Center Nye services / apps Projektorienteret Anskaffelse Notes til Microsoft Dit digitale liv - sociale medier - når du dør Sociale investeringer - Landbyer - Centerbyer Leverandørstyring Uddannelse IT sikkerhed Kontraktstyring Digital adfærd Velfærdsteknologi Bølge 4 Koncern IT

Hvad gjorde og gør det muligt i Herning • • I Herning er vi nødt til at gøre tingene anderledes end vi gør det i dag I Herning er vi også nødt til at bevare det vi er gode til I Herning gør vi tingene, når vi beslutter os Vores DNA er kun 100 år gamle Vi ønsker at fremstå som en attraktiv by for nye og nuværende borgere og virksomheder Vi ønsker at være der for nye virksomheder Vi ønsker at tænke ud af boxen TAK 07 -12 -2020 Koncern-IT