LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN Ciclo

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN § § § Ciclo Vital del Documento Organización Archivos de Gestión Tablas de Retención Documental Transferencias Documentales Eliminación Documental Ley General de Archivo. 594 de julio 14 de 2000 Resolución Rectoral 386 de 2003

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO FASE INACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE ACTIVA VALORACIÓ N PRIMARIA Archivo Central Archivo de Gestión Transferencias primarias VALORACIÓ N SECUNDARI A Transferencias secundarias VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS ADMINISTRATIVOS LEGALES FISCALES ACADÉMICOS CULTURALES CIENTÍFICOS HISTÓRICOS Archivo Histórico

Organización de los Archivos de Gestión

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL § Es el listado de series, subseries y tipos documentales producidos o recibidos por las oficinas, en el que se asigna el tiempo de retención de los documentos, tanto en el archivo de gestión como en el Archivo Central e Histórico. § Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y organización de los documentos en cada oficina. § Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.

§ DEFINICIONES DE LA Serie: Grupo de Documentos. TRD correspondientes a un mismo asunto, generados en desarrollo de una función especifica por una oficina en marco de los objetivos y fines de la universidad Ejemplo: Contratos Historias Laborales, Órdenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Constancias y Certificaciones, Actas, etc. § Subserie: Es un asunto específico que por sus características forma parte de la Serie. § Tipo documental: son los documentos individuales, que sirven de soporte al asunto respectivo. Se integran en la serie o subserie y se organizan cronológicamente. § La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

IMPORTANCIA DE LAS TRD § Conservar solo los documentos requeridos para la gestión. § Racionalizar la producción documental. § Regular las transferencias documentales. § Facilitar el manejo de la información. § Establecer un lenguaje archivístico y formular criterios comunes en el manejo de los documentos.

ORGANIZACIÓN FÍSICA ARCHIVO GESTIÓN 1 2 3 ACTAS DE CONSEJO ACUERDOS ASUNTOS DE PERSONAL DOCENTE CONCURSO DE PERSONAL DOCENTE NOVEDADES ASUNTOS ESTUDIANTILES 2014 2013 2012

ORGANIZACIÓN FÍSICA § Con base en las TRD se reúnen los documentos que conforman las Serie Documental. § La ordenación de las Series y Subseries debe hacerse en orden alfabético, los Tipos Documentales se organizarán cronológica o alfabéticamente. § Los muebles donde se conservan los Archivos de Gestión deben ser identificados alfabéticamente acorde con las series establecidas para la oficina

PASOS APLICACIÓN TRD

IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS § Series: En mayúscula, negrita y centrada. § Subserie: En mayúscula y al extremo superior derecho. SERIE SUBSERIE

SECRETARÍA DE FACULTAD ACTAS Consejo de Facultad INFORMES RESOLUCIONES 2012 RESOLUCIONES Informes de Gestión 2013 Informes de Gestión 2012 INFORMES ACTAS de Consejo de Facultad 2013 ACTAS de Consejo de Facultad 2012 ACTAS 01

los Archivos de Gestión Formato único de Inventario documental (FUI) Utilizado para las transferencias, eliminaciones , archivos de gestión Central e histórico , en el se refleja por unidad documental(carpeta) la información requerida Formato de préstamo y control documental Utilizado para registrar los préstamos realizados o las consultas que se lleven a cabo de los documentos producidos. Formato de Comunicaciones Oficiales. Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o despachadas de las dependencias de la universidad

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Son los traslados internos de los archivos de gestión al central y finalmente al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por la Unidad de archivo de la sede.

PARA LAS TRANSFERENCIA S Preparación física de los documentos: § § § Limpieza de la documentación Eliminación de material metálico Identificación del material afectado por biodeterioro. Revisión y Foliación Unidades de conservación y realmacenamiento Inventario de la documentación que esta siendo remitida a la unidad de archivo.

FOLIACIÓN § § § § § Folio: Hoja. Foliar: Acción de numerar hojas. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental” Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta. Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número. Orden consecutivo Esquina superior derecha En lápiz Expedientes consecutivos

Eliminación Documental • ELIMINACIÓN actividad resultante de la disposición final señalada en las TVD o TRD, avaladas por el comité de Archivo mediante levantamiento de acta, estos documentos pierden todo valor legal, fiscal administrativo y testimonial

Procedimiento de Eliminación § Seleccionar las series y subseries que deberán ser eliminadas en el archivo de Gestión. § Constatar con la TRD que la documentación haya cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión. § Registrar en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) las series que van a ser eliminadas, diligenciando correctamente cada uno de los espacios, con la firma del jefe de la respectiva oficina. § Enviar copia del Formato Único de Inventario Documental (FUID) a la Unidad de Archivo de Sede. § Esperar notificación de aprobación de eliminación por la Unidad de Archivo de Sede. Una vez ésta llegue proceder a la eliminación. § De ser necesario, solicitar acompañamiento por parte del Archivo Central para la verificación de la documentación a ser eliminada.

Transferencias 2014 90 Total 123 8 Facultad de Minas 22 Facultad de Ciencias Humanas 10 11 Facultad de Ciencias Agrarias 10 13 Total de oficinas Transferencia 2011 Total de Oficinas 10 Facultad de Ciencias 15 11 15 Facultad de Arquitectura 41 Nivel Central 51 0 20 40 60 80 100 120 140

Ratificación plan de Eliminaciones Se solicitaron 29 Eliminaciones primarias con fechas extremas 1994 -2011 y 6 Eliminaciones Secundarias, las cuales fueron aprobadas por el comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental (Acta 3 del 24/10/2014) Folios eliminados: 86. 295

BIBLIOGRAFIA • • • www. archivogeneral. gov. co www. legal. unal. edu. co/sisjurun/normas/Norma 1. jsp? i=46704 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. UNIDAD NACIONAL DE ARCHIVO. Guías de series documentales. Bogotá : Unal, 2005 ---- Tabla de Retención Documental : Guía para su aplicación. Bogotá : Unal, junio 2002 ---- Resolución de Rectoría No. 385 por la cual se crea el Sistema de Archivos y fija políticas documentales en la Universidad. Bogotá : la Unal, marzo 31 de 2003 ---- Resolución de Rectoría No. 386, por la cual se expide el Reglamento General de Archivo de la Universidad. Bogotá : Unal, marzo 31 de 2003 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Tablas de retención y transferencias documentales : Directrices básicas e instructivo para su elaboración/ División de Clasificación y Descripción. Bogotá: AGN, 1997. 88 p ---- Gestión Documental : bases para La elaboración de un programa. Bogotá: AGN 2004 ---- Reglamento General de Archivos. Bogotá : AGN 2003