COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA Auditoria Definies Qualidade

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COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

Auditoria Definições Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011

Auditoria Definições Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011

Auditoria Definições OHSAS 18001 BS 8800

Auditoria Definições OHSAS 18001 BS 8800

Auditorias em Sistemas de Gestão Atividades Sistemáticas Atividades Independentes • Detectar vícios • Avaliar

Auditorias em Sistemas de Gestão Atividades Sistemáticas Atividades Independentes • Detectar vícios • Avaliar degradação • Não pertencer à área auditada • Ter mente aberta Critérios de auditorias adotados • Eficácia (“O que fazer”) • Eficiência (“Como fazer”) As Auditorias. . . • Verificam Conformidade • Avaliam controles (diferentes de inspeção) • Não possuem caráter punitivo • Constituem processo amostral

IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 E

IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 E BS 8800

ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA ü ZELAR PELA

ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA ü ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO ü DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO ü PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA ü CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO ü RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS” ü FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO ü ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR > ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO > PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES > SER IMPARCIAL E OBJETIVO > ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS > MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA

ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA AUDITADO § COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A

ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA AUDITADO § COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA § COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR § DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO § FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES § PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS CLIENTE DA AUDITORIA § DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA § DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA § DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO) § RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS

Tipos de Auditoria ® Finalidade Auditoria de adequação ou conformidade ® Interação entre as

Tipos de Auditoria ® Finalidade Auditoria de adequação ou conformidade ® Interação entre as partes Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes ® Objeto de auditoria Processo, produto ou sistema

Etapas das Auditorias PLANEJAMENTO PREPARAÇÃO CONDUÇÃO RELATO * ESCOPO * OBJETO * OCASIÃO *

Etapas das Auditorias PLANEJAMENTO PREPARAÇÃO CONDUÇÃO RELATO * ESCOPO * OBJETO * OCASIÃO * CRITÉRIOS DE AUDITORIA * ESTUDO DOS DADOS * LISTAS DE VERIFICAÇÃO * NOTIFICAÇÃO * REUNIÃO DE ABERTURA * EXECUÇÃO * REUNIÃO DE ENCERRAMENTO * VERBAL * DOCUMENTADO AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS * ÁREA AUDITADA * CONSENSO * NOVA AUDITORIA * ENVIO DE DOCUMENTOS / REGISTROS * GRUPO AUDITOR * AUDITADO SISTEMÁTICO

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS ESCOPO § Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS ESCOPO § Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor líder e consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e recursos OBJETIVO § Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação) e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade) CRITÉRIOS DE AUDITORIA § Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS GRUPO AUDITOR § Designado considerando-se Critérios de auditoria Tipo de organização

PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS GRUPO AUDITOR § Designado considerando-se Critérios de auditoria Tipo de organização e processos Capacidade de comunicação Requisitos legais aplicáveis OCASIÃO § Definida considerando-se Alterações no sistema de gestão Requisitos legais Ações corretivas e preventivas

Preparação para a Auditoria CONTATOS COM O AUDITADO * SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE) *

Preparação para a Auditoria CONTATOS COM O AUDITADO * SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE) * CONFIRMAÇÃO DOS PAR METROS PLANEJADOS VISITAS ÀS INSTALAÇÕES * SE NECESSÁRIO E VIÁVEL ATIVIDADES A REALIZAR GRUPO AUDITOR * DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA * CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA * PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO

EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO

EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO

CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS > ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS Reunião de abertura Visita às

CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS > ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS Reunião de abertura Visita às instalações Condução da auditoria Reuniões parciais com o auditado Reunião de encerramento

REUNIÃO DE ABERTURA 4 Apresentação dos auditores Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável

REUNIÃO DE ABERTURA 4 Apresentação dos auditores Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável 4 Confirmação do panejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria 4 Confirmação da agenda Alterações devem ser feitas, se necessário 4 Confirmação dos arranjos administrativos Transporte, almoço, sala de reunião e etc.

REUNIÃO DE ABERTURA 4 Confirmação dos contatos Auditados e demais envolvidos Guia de auditoria

REUNIÃO DE ABERTURA 4 Confirmação dos contatos Auditados e demais envolvidos Guia de auditoria Interferir, se necessário Conhecer objeto e critérios de auditoria Não é auditado (a princípio) 4 Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

CONDUÇÃO DA AUDITORIA 4 Visitar as instalações Se necessário, antes da condução da auditoria

CONDUÇÃO DA AUDITORIA 4 Visitar as instalações Se necessário, antes da condução da auditoria Apenas observar. Interferir em situações de risco 4 Coletar evidências por meio de Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades 4 Realizar amostragem Aleatória e em quantidade “suficiente” 4 Utilizar documentos de trabalho Listas de verificação (diretriz) Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)

CONDUÇÃO DA AUDITORIA 4 Utilizar técnicas de rastreamento Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”)

CONDUÇÃO DA AUDITORIA 4 Utilizar técnicas de rastreamento Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório (“trace random) 4 Interferir o mínimo possível Solicitar permissão 4 Gerenciar o tempo da auditoria Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com o auditado

Reuniões parciais com o auditado ® Objetivo: consolidar os resultados da auditoria Envolver os

Reuniões parciais com o auditado ® Objetivo: consolidar os resultados da auditoria Envolver os auditados do dia (no mínimo) Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte Reportar eventuais não conformidades ou observações > > Facilita a reunião de encerramento Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO 4 Reapresentação dos auditores Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO 4 Reapresentação dos auditores Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não estavam na reunião de abertura 4 Agradecimentos ao auditado Cooperação e tempo dedicado, por exemplo 4 Reconfirmação do planejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria 4 Reconfirmação da agenda Destacar eventuais alterações 4 Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos” Resumidamente

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO 4 Entrega dos relatórios individuais de não conformidade Se previsto no

REUNIÃO DE ENCERRAMENTO 4 Entrega dos relatórios individuais de não conformidade Se previsto no procedimento de auditoria ou outro procedimento. Caso contrário, acordar prazo. 4 Esclarecimento de dúvidas, Se existirem 4 Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

RELATO DE AUDITORIA * RELATO VERBAL AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO

RELATO DE AUDITORIA * RELATO VERBAL AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO DA AUDITORIA AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO * RELATO DOCUMENTADO NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS CONCLUSÃO FINAL RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL * CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS CONFIDENCIALIDADE PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL

Relatório Individual de NC

Relatório Individual de NC

Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias NÃO CONFORMIDADES REAIS POTENCIAIS AÇÃO PREVENTIVA AÇÃO CORRETIVA

Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias NÃO CONFORMIDADES REAIS POTENCIAIS AÇÃO PREVENTIVA AÇÃO CORRETIVA > > > AUDITOR > Identificar a causa Propor solução Implementar solução Avaliar efetividade AUDITADO

Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva * RESPONSÁVEL LÍDER DE EQUIPE DA

Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva * RESPONSÁVEL LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO * FORMA DE AVALIAÇÃO NOVA AUDITORIA ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER PRÓXIMA AUDITORIA * FORMA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES)

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES REQUISITOS BÁSICOS

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES REQUISITOS BÁSICOS

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - ISO 19011 e outras

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - ISO 19011 e outras referências -

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL - ISO 19011 e outras referências

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL - ISO 19011 e outras referências -

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001

QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001

PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO

PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO

Desafios do Auditor · Primeiro desafio ® Lidar com pessoas Estabelecer confiança Acrescida de

Desafios do Auditor · Primeiro desafio ® Lidar com pessoas Estabelecer confiança Acrescida de respeito: harmonia, transparência e ganhos mútuos Acrescida de credibilidade: reconhecimento da competência (treinamento e experiência) · Segundo desafio ® Distinguir entre avaliação e asserção Exige do auditor Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo Capacidade de distinguir julgamentos de fatos “O tempo está ruim” “O tempo está nublado”

A comunicação na auditoria. . · Qualificação inicial do auditado: ® Chame-o pelo nome

A comunicação na auditoria. . · Qualificação inicial do auditado: ® Chame-o pelo nome ® Quebre o “gelo” inicial Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e busque a empatia Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois de apresentado, faz o seguinte questionamento: - Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o sistema da qualidade para a auditoria de certificação? ” - Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras. - E vocês já conseguiram muitas melhorias? - Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da qualidade. . . ”

A comunicação na auditoria. . · Ouça o auditado: ® Conduza o diálogo ®

A comunicação na auditoria. . · Ouça o auditado: ® Conduza o diálogo ® Não demonstre sinais de impaciência ou distração ® Faça perguntas do tipo “aberta” “O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia) “Mostre-me” ® Faça perguntas do tipo “fechadas” Obter respostas “Sim” ou “Não” ® Faça perguntas do tipo “alternativas” Fornecer alternativas no questionamento ® Considere a ansiedade do auditado Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado Comunicação

Situações típicas de auditoria. . · O auditado. . ® Fala demais, desviando o

Situações típicas de auditoria. . · O auditado. . ® Fala demais, desviando o assunto ® É resistente ® ® Discorda das eventuais não conformidades Prepara “balão fixo” Chega atrasado Solicita sugestões · E durante a auditoria. . ® ® O tempo planejado é insuficiente O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade A independência do auditor é “ameaçada” Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado