Comment construire un cahier des charges dune prestation

Comment construire un cahier des charges d’une prestation de nettoyage et choix d’un prestataire JMH - 7 novembre 2017 Dr O Capeyron CH Antibes Juan les Pins - CH Cannes Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Généralité Le bionettoyage est un vrai savoir faire Il peut être exécuté en interne en sous-traitance Quel que soit le mode de réalisation, pour en assurer un niveau de prestation de qualité, il faut définir un cahier des charges (CCTP) à partir : des besoins des surfaces des modalités de contrôles Guide de rédaction du CCTP bionettoyage GEPM 1990 Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Définition des besoins des utilisateurs Selon 6 critères Les surfaces en m 2 Nature des locaux : circulation, chambres, salle opératoire, consultation, réfectoire, réserves, WC, salle de bain…. . Nature des surfaces : sols souples, ciment, carrelage, parquet, moquette…. Classement des locaux : 1 risque faible, 2 modéré, 3 haut risque, 4 très haut risque Nature de la prestation : entretien des sols, entretien du mobilier, des murs, des fenêtres, des sanitaires, réfection du lit…… Fréquence de la prestation : de tous les jours à une fois par an Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Comment raisonne une société de nettoyage? Elle décrypte le CCTP et définit les 3 paramètres suivants à partir des 6 critères précédents : Les surfaces Le type de prestation La fréquence de travail Calculer un temps mensuel À partir d’une cadence en m 2/heure, c’est le savoir faire de la société Ce qui permettra de définir une organisation Nombre d’agents œuvrants Encadrement Matériels et produits Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Calculer un temps mensuel Temps à la prestation = Surface/Cadence Temps mensuel = Temps à la prestation * Fréquence = (Surface/Cadence)*Fréquence Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Exemple de cadences C’est un savoir faire spécifique : WC : 70 m 2/h Salle de soins : 250 m 2/h Bureau administratifs: 350 m 2/h Circulation en manuel : 450 m 2/h Circulation en autolaveuse : 1000 m 2/h Circulation balayage humide : 800 m 2/h Temps à la prestation = Surface/Cadence Heure = m 2/(m 2/heure) Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Calculer le coefficient de fréquence de travail Il y a 52 semaines dans une année, soit 52/12 = 4. 33 semaines par mois Cela signifie qu’il y a 4, 33 semaines par mois en moyenne D’où les coefficients suivants pour ramener la prestation unitaire en temps mensuel : 1 fois par semaine : 4. 33 2 fois par semaine : 8. 66 3 fois par semaine : 13. 00 4 fois par semaine : 17. 32 5 fois par semaine : 21. 67 6 fois par semaine : 26. 00 7 fois par semaine : 30. 33 Temps mensuel = temps à la prestation*le coefficient de fréquence Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Exemple de calculs temps mensuel Exemple : Hall d’accueil de 560 m 2 du lundi au vendredi WC d’accueil de 60 m 2 3 fois par jour du lundi au dimanche Cadence hall : 500 m 2/h Cadence WC : 70 m 2/h Temps mensuel hall : (560/500)*21. 67 = 1. 12*21. 67= 24. 27 heures par mois Temps mensuel WC : (60/70)*30. 33*3 = 2. 57*30. 33= 78 heures par mois Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Définir une organisation Temps mensuel du hall + WC = 24. 27 + 78 = 102 heures Du lundi au vendredi 1 agent (1. 12 + 2. 57) = 3. 69 heures Le samedi et le dimanche 1 agent 2. 57 heures Un établissement au cœur de la santé de son territoire

Exemple : Un établissement au cœur de la santé de son territoire

1/ Définir le Cahier des charges Définir le type de prestation (par l’établissement) : Balayage humide et lavage des sols Bionettoyage du mobilier y compris paillasses, bureaux et tables d’examens Bionettoyage des sanitaires Bionettoyage : encadrements portes, plinthes, extincteurs, poignées, interrupteurs Vider les poubelles sac noir et remettre sac plastique Pas de réfection du lit Pas de vitrerie Un établissement au cœur de la santé de son territoire

2/ Définir les surfaces et les fréquences de travail (par l’établissement) tisanerie bureau psychologue bureau interne bureau cadre poste ide retour soins preparation soins WC local menage local dechet WC 6 chambres à 1 lit 6 chambres à 2 lits circulations Total Un établissement au cœur de la santé de son territoire surface frequence 11, 00 7/7 11, 00 3/7 11, 00 5/7 19, 60 5/7 9, 92 7/7 7, 00 7/7 16, 03 7/7 2, 50 7/7 5, 00 5/7 6, 70 7/7 3, 50 7/7 6, 00 7/7 145, 00 6/7 cadence temps unitaire XXXXX temps mensuel XXXXX

3/ Déterminer les cadences et calculs des temps unitaires et mensuels (par la société) tisanerie bureau psychologue bureau interne bureau cadre poste ide retour soins preparation soins WC local menage local dechet WC circulations 6 chambres à 1 lit 6 chambres à 2 lits Total surface frequence 11, 00 7/7 11, 00 3/7 11, 00 5/7 19, 60 5/7 9, 92 7/7 7, 00 7/7 16, 03 7/7 2, 50 14/7 5, 00 5/7 6, 70 7/7 3, 50 14/7 145, 00 6/7 6, 00 7/7 frequence cadence temps unitaire temps mensuel 30, 33 200, 00 0, 06 1, 67 13, 00 350, 00 0, 03 0, 41 21, 67 350, 00 0, 03 0, 68 21, 67 350, 00 0, 06 1, 21 30, 33 150, 00 0, 07 2, 01 30, 33 150, 00 0, 05 1, 42 30, 33 150, 00 0, 11 3, 24 60, 66 70, 00 0, 04 2, 17 21, 67 150, 00 0, 03 0, 72 30, 33 250, 00 0, 03 0, 81 60, 66 70, 00 0, 05 3, 03 26, 00 450, 00 0, 32 8, 38 30, 31 0, 25 1, 50 45, 47 30, 31 0, 33 1, 98 60, 01 4, 34 131, 22 Pour les chambres à 1 lit calcul à l’unité : Temps unitaire=6*0. 25 = 1. 5 heure Pour les chambres à 2 lits calcul à l’unité : Temps unitaire=6*0. 33 = 1. 98 heure Un établissement au cœur de la santé de son territoire

4/ Définir une organisation (par la société) 131 heures par mois soit : 5 heures du lundi au vendredi 2. 5 heures samedi et dimanche Un établissement au cœur de la santé de son territoire

5/ Définir un prix (par la société) Taux horaire moyen 21 euros : les salaires fixés par la convention collective et l’ancienneté c’est-à-dire Annexe 7 de l’article L 12212 du code du travail. La marge peut varier d’une société à l’autre 5 sociétés ont répondu Offre 1 : 2751 euros et 131 heures effectuées Offre 2 : 2451 euros et 130 heures effectuées Offre 3 : 2451 euros et 140 heures effectuées Offre 4 : 3000 euros et 140 heures effectuées Offre 5 : 2751 euros et 140 heures effectuées Qui choisir sachant qu’il faut 131 heures par mois ? Un établissement au cœur de la santé de son territoire

Qui choisir? 1 reflexe : calculer le taux horaire moyen Offre 1 : 2751 euros et 131 heures effectuées : 21, 00 Offre 2 : 2451 euros et 130 heures effectuées : 18, 80 Offre 3 : 2451 euros et 140 heures effectuées : 17, 50 Offre 4 : 3000 euros et 140 heures effectuées : 24. 42 Offre 5 : 2751 euros et 140 heures effectuées : 19. 65 A priori meilleure offre la 3 Un établissement au cœur de la santé de son territoire

Mais contrat d’objectifs et non de moyen Donc on gonfle les heures (+10%) pour diminuer le taux horaire C’est le cas pour l’offre 5 On peut augmenter les cadences (+10%) , faire baisser le prix (-10%) et gonfler les heures : (+10%) pour l’offre 2 et (+15%) offre 3 L’offre 4 est trop chère La vrai offre c’est la 1 mais on choisira la 5 qui fera en réalité 131 heures Offre 1 : 2751 euros et 131 heures effectuées : 21, 00 Offre 2 : 2451 euros et 130 heures effectuées : 18, 80 Offre 3 : 2451 euros et 140 heures effectuées : 17, 50 Offre 4 : 3000 euros et 140 heures effectuées : 24. 42 Offre 5 : 2751 euros et 140 heures effectuées : 19. 65 Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Contrôle de la prestation Les techniques normalisées : Le bassoumètre qui mesure l’empoussièrement avec une échelle de gris Le brillancemètre qui mesure la brillance par réfletrometrie L’ATPmétrie pour la propreté microbiologique En pratique ces techniques ne sont pas utilisées, l’ATPmétrie a un intérêt dans certaines zones ou certaines industries type agroalimentaire D’où l’intérêt d’une nouvelle méthode normalisée facilement utilisable dans les établissements de santé Un établissement au cœur de la santé de son territoire

Evaluation visuelle de la propreté Méthode développée avec le Dr Carenco Matériel nécessaire : *compresses non stériles 7. 5*7. 5 cm *un double décimètre *une seringue de 2 ml *un gobelet d’eau du robinet Un établissement au cœur de la santé de son territoire

MATERIELS ET METHODES Prendre une règle sur 20 cm et déposer et 0. 5 ml H 2 O sur le sol le long de la règle Prendre 2 compresses 7. 5*7. 5 superposées Appliquer la pression la plus forte avec 4 doigts (index majeur annulaire et pouce) D’une main tenir la règle et de l’autre main, faire 10 aller-retours avec la compresse le long de la règle Un établissement au cœur de la santé de son territoire

Comparaison avec une échelle de gris normalisée Echelle de gris De note 0 : Blanc pur – RAL 9010 – RVB 255 -255 à note 4 : Gris signalisation B – RAL 7042 – RVB 078 -084 -082 Note 0 Note 1 Note 2 Un établissement au cœur de la santé de son territoire Note 3 Note 4

Contrôle de la prestation (suite) En pratique utilisation de techniques non normalisées : Présence de taches au niveau du sol et des surfaces hautes Poubelles non vidées Coulures sur le mobilier ou les poubelles Présence de moutons au niveau du sol Présence de déchets au niveau du sol Présence de poussière sur le mobilier ou les encadrements Présence de traces de doigts ETC…. . Ces contrôles sont relativement subjectifs et peuvent porter à confusion avec la société Ce suivi doit être effectué par une personne désignée, formée et avec une autorité Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Traçabilité de la prestation Elle est indispensable au quotidien Il faut tracer les opérations qui ne sont pas régulières, tels les nettoyages à fond, la vitrerie, les réserves Attention ce qui n’est pas régulier est souvent oublié Un établissement au cœur de la santé de son territoire

> Quelles sont les qualités attendus d’un société prestataire de service? Réactivité L‘organisation La formation Le dialogue avec les cadres La collaboration avec le responsable de l’établissement La qualité des références La structure de l’agence de proximité ETC…. . Un établissement au cœur de la santé de son territoire

Conclusion La qualité d’un prestation de bionettoyage commence par l’élaboration du cahier des charges qui doit être le plus précis possible avec la description des locaux, des surfaces et des fréquences Si sous-traitance, l’analyse des offres demande un savoir faire spécifique Le suivi de la prestation doit être régulier, qu’elle soit exécutée en interne ou en externe Un établissement au cœur de la santé de son territoire