Auto Proces En tvrkommunal lsning til procesdeling Udviklingen

Auto. Proces – En tværkommunal løsning til procesdeling

Udviklingen af løsningen Ø Restmidlerne fra KLs projekt om ”automatisering af manuelle processer” er gået til udvikling af en komplet løsningsarkitektur inkl. adgangs- og rettighedsstyring, en datamodel og design/mockups/ wireframes. Ø Herefter skal løsningen udvikles via co-fundede midler. Ø Digital Identity er hovedleverandør, mens /et al og IT Minds er underleverandører. Ø Strong. Minds vil forventeligt stå for kode review.

Styregruppe Ø Ø Ø Lars Sønderby, Økonomidirektør, Randers (Formand) Signe Bockhahn Bjerregaard, Områdechef for Borgerservice og Digitalisering, Rudersdal Peter Christensen, Områdeleder for Digitalisering, Helsingør Anders Kollin, Digitaliseringschef, Skanderborg Jon Badstue Pedersen, Afdelingsleder for Digitalisering, Syddjurs (Næstformand) Ø Rasmus Frey, Sekretariatschef, OS 2 (observatør) Ø Søren Frederik Bregenov, Chefkonsulent, KL (observatør)

Koordinationsgruppen Ø Ø Deltager i et workshops Deltager i planlægningsmøder via Skype ca. hver 14. dag Er med til at prioritere indhold og udformning Tester løbende Deltagere: Ø Anita Birkeland, Skanderborg Kommune Ø Pernille Elisabeth Lund, Skanderborg Kommune Ø Johan B. Christophersen, Helsingør Kommune Ø Jens Brændgaard Poulsen, Rudersdal Kommune Ø Thomas Overgaard Nielsen, Horsens Kommune Ø Line Lynggaard Sørensen, Syddjurs Kommune (koordinator) Ø Heidi Søndergaard Huber, Syddjurs Kommune

Tilslutningsaftalegruppen Ø Udarbejder bud på tilslutningsaftale Deltagere: Ø Asger Ringsing, Helsingør Kommune Ø XXX, Randers Kommune Ø Vibeke Kahl, Syddjurs Kommune Ø Rasmus Frey, OS 2 – Offentligt digitaliseringsfællesskab (koordinator)

Løsningsbeskrivelse

Autoproces version 1. 0 Formålet med løsningen er at synliggøre, dele viden og erfaringer om og kvalificere de processer og arbejdsgange, som har et højt potentiale i at blive automatiseret i og mellem kommunerne. Den web-baserede komponent tilbyder følgende funktionalitet: § Indberetning af processer med automatiseringspotentiale § Løbende registrering, behandling og opfølgning på processer med automatiseringspotentiale § Søgning, filtrering og visning af indberettede processer § Redigering og opmærkning af indberettede processer via en brugergrænseflade, der tilpasser sig processens livscyklus § Deling af indberettede processer internt i egen kommune, samt med andre kommuner (valgfrit) § Dialog omkring indberettede processer § Håndtering af bilag § Føj til favoritter § Adviser

Forsiden § Relevant information om løsningen, som alle vil kunne se § Log ind for at få overblik over processerne

Overblik § § § § § Søg Indberet Vælg mellem fx egne processer eller eksterne favoritter Overblik internt i kommunen Ekstern søgning i andre kommuners processer Fase-søgning Fagområde Tidsbesparelser Systemer mv

Indberet proces

Læs om proces § Klik på proces for at få mere information § Vælg fase § KL. E. og § § Marker som favorit, som man ønsker at følge § Få advis, hvis der sker nyt § Kopier proces til egen kommune § …

Fundingøkonomi

§ Den samlede løsningsøkonomi er på kr. 650. 000, inkl. en månedsløn til koordination i fundingøkonomien. § Der bedes om et commitment på kr. 25. 000, hvilket vil sige at vi skal have 26 kommuner om bord for at funde kr. 650. 000. § Fundingen vil kun træde i kraft hvis mindst 26 kommuner har tilsluttet sig senest den 15/5 -2018.

Kommunikation ifm. med funding Ø OS 2 s årsmøde, 25. april Ø KLs netværk for RPA og automatisering, 8. maj Ø KITA Ø Direct mail til KL-netværk og alle landets IT og digitaliseringschefer Ø Linked. In

Tidsplan

Tidsplan Uge 0 15/5 -2018 Kontraktindgåelse Uge 2 30/5 -2018 Opstart af udvikling Uge 9 15/7 -2018 Afslutning af udvikling og etablering af pilotmiljø Uge 12 6/8 -2018 Pilotmiljø lukkes og Løsningens datamodel tilpasses Uge 13 13/8 -2018 Løsningen er leveret og klar til drift