5 PROJECT SCOPE MANAGEMENT Project Scope Management O

5. PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Project Scope Management ? O Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan. O Berhubungan dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak. O proses yang diperlukan untuk memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses.

Bahasan Project Scope Product Scope : O Fungsi dan fitur yang menjadikan ciri sebuah produk Project Scope : O Apa saja yang harus dilakukan untuk menciptakan produk yang memiliki fungsi dan fitur yang spesifik

Define Scope Create WBS Collect Requirements Project Scope Management Plan Scope Management Validate Scope Control Scope

5. 1 Plan Scope Management O Proses Menciptakan rencana ruang lingkup proyek O Ruang lingkup proyek Akan didefenisikan , divalidasi dan dikontrol.

5. 1. 1 Plan Scope Management: Inputs 5. 1. 1. 1 O Project management plan Digunakan untuk membuat Scope management plan dan mempengaruhi pendekatan yang dilakukan untuk perencanaan ruang lingkup proyek 5. 1. 1. 2 O Project Charter Digunakan untuk menyediakan informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek yang akan di kerjakan

5. 1. 1 Plan Scope Management: Inputs 5. 1. 1. 3 O Enterprise environmental Faktor-faktor lingkungan baik internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi ruang lingkup proyek 5. 1. 1. 4 O Organizational process assets Asset- Asset yang dimiliki oleh organisasi yang telah dikumpulkan sejak lama dan dapat mempengaruhi proses pembuatan plan Scope anagement

5. 1. 2 Plan Scope Management: Tools and Techniques 5. 1. 2. 1 O Expert judgement Ahli dalam bidang masing-masing yang dapat dimintai keterangan , masukan , pengetahuan , skill , pengalaman , untuk membantu dalam pembuatan project Scope management 5. 1. 2. 2 O Meetings Tim proyek dapat membuatan suatu meeting untuk mengembangkan project Scope management

5. 1. 3 Plan Scope Management: Outputs 5. 1. 3. 1 O Scope management plan Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan di kerjakan , diawasi, dikontrol, dan diverifikasi ,

5. 1. 3 Plan Scope Management: Outputs 5. 1. 3. 2 O Requirements management plan Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan sumber daya di analisa, didokumentasikan, dan diatur.

5. 2 Collect Requirement O Proses mendefenisikan dan mendokumentasika n kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek

5. 2. 1 Collect requirements: Inputs 5. 2. 1. 1 O Scope Management plan Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan dikerjakan , ditingkatkan , diawasi , dikontrol , dan diverifikasi.

5. 2. 1 Collect requirements: Inputs 5. 2. 1. 2 O Requirement management plan Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan dianalisa, didokumentasikan , dan dikontrol.

5. 2. 1 Collect requirements: Inputs 5. 2. 1. 3 O Stakeholder Management Plan Digunakan untuk memahami kebutuhan Stakeholder, cara berkomunikasinya , tingkat keterlibatanya, dan tingkat partisipasinya dalam kegiatan proyek

5. 2. 1 Collect requirements: Inputs 5. 2. 1. 4 O Project Charter Digunakan untuk memberikan gambaran detail dari produk , layanan, atau hasil proyek sehingga bisa di tentukan requirement yang di butuhkanya.

5. 2. 1 Collect requirements: Inputs 5. 2. 1. 5 O Stakeholder register Digunakan untuk mengidentifikasi Stakeholder dan harapanya terhadap proyek tersebut

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 1 O Interview Wawancara baik secara formal atau informal. Berguna untuk mendapatkan informasi dari para stakeholder dengan berbicara dan menanyakan pertanyaan secara langsung. Dapat terjadi secara “one-on-one” atau langsung bertanya kepada kelompok orang.

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 2 O Focus Group Mangajak Stakeholder dan para ahli untuk berkumpul bersama agar mengetahui bagaimana harapan mereka terhadap produk, servis atau hasil proyek.

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 3 O Facilited Workshop Digunakan untuk menyamakan pendapat antar Stakeholder , yang berbeda pendapat tentang kebutuhan proyek itu sendiri

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 4 O Group Creavity Techniques Kegiatan Group dapat berupa: O Brainstorming : Untuk mengumpulkan ide-ide terkait dengan proyek. O Nominal Group Techniques : Brainstorming dengan mengambil voting atas ide-ide yang telah ada untuk mengambil yang terbaik / untuk menentukan prioritas O The Delphi Techniques : Sekelompok ahli diberikan pertanyaan oleh para peserta, dan juga memberikan feedback atas respon yang diajukan. O Idea / Mind Mapping : Mengumpulkan dan menyatukan ide pribadi dalam 1 maindmap untuk menghindari kesalahpahaman dan mencari ide baru. O Affinity Diagram : Beberapa ide si bagi ke dalam beberapa grup untuk review dan analisis

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 5 O Group Decision making techniques Untuk memutuskan kebutuhan proyek, mengklasifikasikannya dan memprioritaskannya. Ada beberapa cara untuk memutuskan : O Unanimity : Semua setuju dengan 1 keputusan mutlak O Majority : 50% lebih setuju dengan 1 keputusan O Plurality : mengambil suara terbanyak (walaupun <50%) O Dictatorship : 1 orang yang memutuskan

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 6 O Questionary and Surveys Menyebar kuisioner dan melakukan survey kepada responden. Sangat cocok untuk audiens dalam jumlah besar saat membutuhkan perubahan keputusan yang cepat dalam analisis statistik.

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 7 O Observation Pengamatan secara langsung untuk melihat keadaan nyata , dan langkah kedepanya dalam menyelesaikan proyek

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 8 O Prototype Metode untuk mendapakan feedback yang cepat dengan cara membuat rancangan kerja dari produk yang akan dibuat sebelum benar membangunnya

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 9 O Benchmarking Untuk membandingkan akttual atau perencanaan seperti proses dan operasi yang dapat dibandingkan dari organisasi lain untuk meningkatkan kualitas proyek.

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 10 O Context Diagram Contoh dari model scope management yang menggambarkan ruang lingkuo produk dengan memunculkan sistem bisnis tersebut.

5. 2. 2 Collect Requirements: Tools And Techniques 5. 2. 2. 11 O Document Analysis Digunakan untuk memperoleh kebutuhan dengan cara menganalisa dan mengidentifikasi dokumen serta informasi yang relevan dengan kebutuhan proyek tersebut. Contoh : Persetujuan, permintaan proposal, perencanaan bisnis dll.

5. 2. 3 Collect Requirement: Outputs 5. 2. 3. 1 O Requirement Documentation Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek

5. 2. 3 Collect Requirement: Outputs 5. 2. 3. 2 O Requirement Tracebility Matrix Menunjukkan bagaimana kebutuhan akan di analisis, di dokumentasikan di atur selama proyek berlangsung. Isi dari RMP dapat meliputi : O Bagaimana aktivistas persyaratan dilakukan dilaporkan O Mengatur aktivitas dalam mengganti kebutuhan, menganalisa dampaknya dan bagaimana cara melaporkannya O Proses prioritas kebutuhan

5. 2. 3 Collect Requirement: Outputs

5. 3 Define Scope O O O Adalah proses untuk membuat deskripsi detail dari proyek dan produk Selama perencanaan, project scope mendefinisikan dan mendeskripsikan proyek dengan spesifikasi yang sangat detil melebihi infomasi yang telah diketahui dari proyek tersebut. Resiko dan asumsi yang ada di analisa sedetil mungkin dan menambahkan resiko dan asumsi tambahan bila diperlukan.

5. 3. 1 Define Scope: Inputs 5. 3. 1. 1 O Scope Management plan Digunakan untuk mengembangkan, mengawasi, dan mengontrol dari Project Scope

5. 3. 1 Define Scope: Inputs 5. 3. 1. 2 O Project Charter Menyediakan informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek yang akan dikerjakan.

5. 3. 1 Define Scope: Inputs 5. 3. 1. 3 O Requirement Documentation Mendeskripsikan bagaimana kebutuhan individu disatukan dengan kebutuhan bisnis dari proyek. Tidak boleh ambigu harus jelas dan lengkap, serta dapat diterima oeh para stakeholder.

5. 3. 1 Define Scope: Inputs 5. 3. 1. 4 O Organizational process Asset – asset yang dimiliki oleh organisasi yang sangat dibutuhkan dalam proses Define Scope

5. 3. 2 Define Scope: Tools and Techniques 5. 3. 2. 1 O Expert judgement Menganilisis informasi yang diperlukan untuk membuat project scope management karena biasanya para ahli memiliki detil teknik yang baik

5. 3. 2 Define Scope: Tools and Techniques 5. 3. 2. 2 O Product Analysis Terdiri dari pembagian proyek, analisis sistem, analisis kebutuhan, analisis nilai, rekayasa sistem, rekayasa nilai, dan rekayasa sistem. Setiap bagian dari proyek memiliki 1 atau lebih metode spesifik dalam mendeskripsikan produk dari proyek itu sendiri.

5. 3. 2 Define Scope: Tools and Techniques 5. 3. 2. 3 O Alternative Generation Teknik yang digunakan untuk mengembangkan berbagi banyak pilihan yang potensial dalam rangka untuk mengidentifikasi pendekatan yang berbeda untuk mengeksekusi dan melakukan pekerjaan proyek.

5. 3. 2 Define Scope: Tools and Techniques 5. 3. 2. 4 O Facilitated Woekshop bertujuan untuk meyamakan pendapat antara para stakeholder yang saling berbeda pendapat tentang segala macam kebutuhan proyek.

5. 3. 3 Define Scope: Outputs 5. 3. 3. 1 O Project Scope Statement Mendeskripsikan secara detail kapan proyek dianggap selesai dan bagaimana kinerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek itu, termasuk memberikan pemahaman umum tentang project scope kepada para stakeholder, serta membantu tim proyek dalam melakukan planning yang lebih detil.

5. 3. 3 Define Scope: Outputs 5. 3. 3. 2 O Project Document Updates Yang mungkin di update O Stakeholder register O Requirement documentation O Requirement tracebility matrix

5. 4 Create WBS O WBS (Work Breakdown Structure): adalah penguraian pekerjaan secara hirarki oleh tim proyek untuk mencapai tujuan proyek dan menciptakan rincian pekerjaan yang diperlukan, dengan masing-masing level yang mewakili setiap detil rincian pekerjaan.

5. 4. 1 Create WBS: Inputs 5. 4. 1. 1 O Scope Management plan Menggambarkan pekerjaan yang akan dilakukan dan pekerjaan yang tidak perlu dilakukan.

5. 4. 1 Create WBS: Inputs 5. 4. 1. 2 O Project Scope Statement Project scope statement menjelaskan pekerjaan yang diperlukan, juga memberikan pemahaman umum dari ruang lingkup proyek antara pemangku (investor) dengan kepentingan proyek.

5. 4. 1 Create WBS: Inputs 5. 4. 1. 3 O Requirement Documentation mendeskripsikan apa saja syarat yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis untuk proyek tersebut. Persyaratan harus jelas (terukur dan dapat diuji), dapat dilacak, lengkap, konsisten dan diterima oleh para stakeholder i.

5. 4. 1 Create WBS: Inputs 5. 4. 1. 4 O Enterprise Enveronmental Factors Enterprise Environmental Factors relevan dengan sifat proyek, dapat berfungsi sebagai sumber referensi eksternal untuk pembuatan WBS.

5. 4. 1 Create WBS: Inputs 5. 4. 1. 5 O Organizational process asset Asset-asset organisasi yang dapat mempengaruhi proses pembuatan WBS

5. 4. 2 Create WBS: Tools and Techniques 5. 4. 2. 1 O Decomposition teknik yang digunakan untuk membagi dan membagi ruang lingkup proyek dan deliverable proyek kelebih kecil , bagian-bagian yang lebih mudah dikelola. Paket pekerjaan adalah pekerjaan yang ditetapkan pada tingkat terendah dari WBS yangbiaya dan durasi dapat diperkirakan dikelola. Tingkat dekomposisi sering dipandu oleh tingkatkontrol yang diperlukan untuk secara efektif mengelola proyek

5. 4. 2 Create WBS: Tools and Techniques 5. 4. 2. 2 O Expert Judgement Penilaian ahli sering digunakan untuk menganalisis informasi yang dibutuhkan untuk menguraikan deliverable proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dalam rangka untuk menciptakan WBS yang efektif.

5. 4. 3 Create WBS: Outputs 5. 4. 3. 1 O Scope Baseline versi yang disetujui dari Project Scope Statement, struktur rincian kerja (WBS), dan yang terkait WBS Dictionary, yang dapat diubah hanya melalui prosedur pengendalian perubahan formal dan digunakan sebagai dasar untuk perbandingan

5. 4. 3 Create WBS: Outputs 5. 4. 3. 2 O Project Document Update Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada, persyaratan dokumentasi, yang mungkin perlu diperbarui untuk menyertakan perubahan yang disetujui. Jika permintaan perubahan disetujui hasil dari Create WBS proses, maka persyaratan dokumentasi mungkin perlu diperbarui untuk menyertakan perubahan yang disetujui.

5. 5 Validate Scope O Validate Scope ini merupakan tahap dimana final project diserahkan kepada stakeholder untuk diverifikasi. Bertujuan untuk kelayakan deliverable sesuai standar yang telah di tentukan atau tidak.

5. 5. 1 Validate Scope: Inputs 5. 5. 1. 1 O Project Management plan Project management plan berisi Scope baseline yang di dalamnya terdapat project scope statement , WBS , dan WBS dictionary

5. 5. 1 Validate Scope: Inputs 5. 5. 1. 2 O Requirement Documentation Requirements documentation berisi informasi tentang project, produk, kebutuhan teknis yang harus disediakan di dalam project, sesuai dengan kriteria penerimaan resmi pada verifikasi

5. 5. 1 Validate Scope: Inputs 5. 5. 1. 3 O Requirement tracebility matrix menghubungkan antara persyaratan yang dibutuhkan dengan kebutuhan awal, dan menganalisanya.

5. 5. 1 Validate Scope: Inputs 5. 5. 1. 4 O Verified Deliverable Produk dari proyek yang telah selesai dan dicek kebenarannya melalui Perform Quality Contol process

5. 5. 1 Validate Scope: Inputs 5. 5. 1. 5 O Work performance Data dapat mencakup tingkat kepatuhan dengan persyaratan, jumlah ketidaksesuaian, keparahan dari ketidaksesuaian, atau jumlah siklus validasi dilakukan dalam periode waktu.

5. 5. 2 Validate Scope: Tools and Techniques 5. 5. 2. 1 O Inspection meliputi kegiatan seperti mengukur, memeriksa, dan verifikasi untuk menentukan apakah pekerjaan memenuhi persyaratan kriteria yang dapat diterima.

5. 5. 2 Validate Scope: Tools and Techniques 5. 5. 2. 2 O Group Decision Making Technique Digunakan untuk mencapai konklusi ketika memvalidasi proyek oleh project team atau para stakeholder

5. 5. 3 Validate Scope: Outputs 5. 5. 3. 1 O Accepted Deliverables yang memenuhi kriteria penerimaan secara resmi ditandatangani dan disetujui oleh pelanggan atau sponsor dan dilanjutkan ke tahap Close Project atau Phase Process.

5. 5. 3 Validate Scope: Outputs 5. 5. 3. 2 O Change Requests Completed deliverables tersebut mungkin ada permintaan perubahan untuk perbaikan bagian yang cacat/rusak.

5. 5. 3 Validate Scope: Outputs 5. 5. 3. 3 O Work performance Information Berisi informasi bagaimana progres proyek dikerjakan, deliverables, bagaimana deliverables diselesaikan diterima.

5. 5. 3 Validate Scope: Outputs 5. 5. 3. 4 O Project Document Update Project documents yang harus diperbarui sebagai hasil dari proses Verifying Scope termasuk setiap dokumentasi yang menjelaskan produk atau laporan tentang status produk

5. 6 Control Scope O proses pemantauan status proyek dan ruang lingkup produk dan mengelola perubahan berdasarkan lingkupnya

5. 6. 1 Control Scope: Inputs 5. 6. 1. 1 O Project Management Plan Informasi yang dibutuhkan dalam proses Control Scope , Di dalam nya terdapat informasi mengenai Scope baseline , Scope Management plan, Change management plan , Configuration management plan , requirement management plan

5. 6. 1 Control Scope: Inputs 5. 6. 1. 2 O Requirement Documentation Requirements documentation berisi informasi tentang project, produk, kebutuhan teknis yang harus disediakan di dalam project, sesuai dengan kriteria penerimaan resmi pada verifikasi

5. 6. 1 Control Scope: Inputs 5. 6. 1. 3 O Requirement Tracebility Matrix membantu untuk mendeteksi dampak perubahan atau penyimpangan dari dasar lingkup pada tujuan proyek

5. 6. 1 Control Scope: Inputs 5. 6. 1. 4 O Work Performance Data dapat mencakup jumlah permintaan perubahan diterima, jumlah permintaan diterima atau jumlah kiriman selesai, dll

5. 6. 1 Control Scope: Inputs 5. 6. 1. 5 O Organization Process Asset- asset yang dimiliki oleh organisasi yang membanntu proses Control Scope

5. 6. 2 Control Scope: Tools And Techniques 5. 6. 2. 1 O Variance Analisis adalah teknik untuk menentukan penyebab dan derajat perbedaan antara baseline dan kinerja aktual. Pengukuran kinerja proyek yang digunakan untuk menilai besarnya variasi dari original lingkup dasar

5. 6. 3 Control Scope: Outputs 5. 6. 3. 1 O Work Performance Information Informasi kinerja yang dihasilkan mencakup informasi berkorelasi dan kontekstual tentang bagaimana proyek lingkup adalah melakukan dibandingkan dengan scope

5. 6. 3 Control Scope: Outputs 5. 6. 3. 2 O Change Request Analisis scope dapat mengakibatkan permintaan perubahan ke dasar lingkup atau komponen lain dari rencana manajemen proyek. Perubahan permintaan dapat mencakup tindakan preventif atau korektif, perbaikan cacat, atau permintaan tambahan. Perubahan permintaan diproses untuk diperiksa dan disposisi sesuai dengan lakukan proses

5. 6. 3 Control Scope: Outputs 5. 6. 3. 3 O Project Management Plan Update Pembaharuan dari project Manajemen setiap elemen-elemennya

5. 6. 3 Control Scope: Outputs 5. 6. 3. 4 O Project Document Update Dokumen proyek yang dapat diperbarui termasuk, namun tidak terbatas pada: O Persyaratan dokumentasi, dan O Persyaratan ketertelusuran matriks.

5. 6. 3 Control Scope: Outputs 5. 6. 3. 5 O Organizational Process Assets Updates Aset proses organisasi yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi tidak terbatas pada: O Penyebab varians, O Tindakan korektif dipilih dan alasan, dan O Jenis lain dari pelajaran yang dipetik dari proyek pengendalian lingkup.

Lampiran

TERIMA KASIH