Zarzdzanie finansami w organizacjach pozarzdowych Projekty i przygotowywanie

Zarządzanie finansami w organizacjach pozarządowych Projekty i przygotowywanie wniosków o dotację Projekt współfinansowany ze środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich

Cykl życia projektu

BEZ PROBLEMU - NIE MA PROJEKTU! Szukanie problemów Pytanie 1. Dla kogo będę pracować? Pytanie 2. Skąd są odbiorcy? Pytanie 3. Jakie są źródła danych o odbiorcach? Pytanie 4. Jak duża jest moja grupa odbiorców?

Pytanie 5. Jakie są problemy mojej grupy? Przykłady: - mało etatowi pracownicy nie gwarantują stabilności funkcjonowania organizacji, - zaplecze techniczne i lokalowe są niewystarczające do prowadzonej działalności, - słabe przygotowanie kadry (wolontariuszy i pracowników) do zarządzania organizacją społeczną, organizacje nie mają zabezpieczonej stabilności finansowej, - mała aktywność członków organizacji - brak wiedzy o możliwościach pozyskiwania środków na działalność, - brak partnerskiej współpracy między organizacjami. Czy słabe przygotowanie kadry do zarządzania organizacją pozarządową to problem mojej grupy.

Problem

CEL. JAKA BĘDZIE ZMIANA? Cele projektu mają określać, co zmieni się w sytuacji naszych odbiorców lub co zmieni się w środowisku, w którym realizujemy przedsięwzięcie.

Cechy dobrze określonego celu SMART S – specyficarea– specyficzny – określony terytorialnie, M – measurable – mierzalny, A – ambitious – ambitny, R – realistic – realny, T – timebound – określony w czasie.

DRZEWO PROBLEMÓW

Zaczynamy od celu głównego: Poprawienie przygotowana kadra do zarządzania organizacją pozarządową. Poprawiamy nasz cel: Poprawienie przygotowania kadry – 120 osób z terenu Częstochowy – do zarządzania organizacją pozarządową. Dodaję to do celu: Poprawienie przygotowania kadry – 120 osób z Częstochowy – do zarządzania organizacją pozarządową w ciągu jednego roku. Zmieniam zatem mój cel: Poprawienie przygotowania kadry – 45 – 50 osób z Częstochowy – do zarządzania organizacją pozarządową w ciągu jednego roku.

DZIAŁANIA Zwiększenie w ciągu jednego roku wiedzy i umiejętności w zakresie zarządzania organizacją pozarządową u 45 – 50 osób, działających w częstochowskich organizacjach pozarządowych. warsztaty, szkolenia, • spotkania, • konferencje, seminaria, wykłady, debaty, • staże, wizyty studyjne,

• zajęcia z grupami odbiorców, dostosowane do specyfiki projektu(rehabilitacyjne, sportowe itp. ), • ekspertyzy, badania, • wydawnictwa (broszury, czasopisma, książki), • media: strony internetowe, programy radiowe, telewizyjne, artykuły prasowe, • kampanie społeczne, • wystawy, • imprezy dla grup odbiorców (np. plenerowe), konkursy.

ILE TO KOSZTUJE? Kosztorys powinien być: 1. spójny z projektem adekwatny do projektu realny czytelny, klarowny poprawny 2. 3. 4. 5.

Katalog kosztów – koszty administracyjne 1. Na początek tworzymy listę kosztów. Koszty osobowe: • koordynator projektu, • księgowa projektu. Koszty zakupu usług i towarów: • czynsz za biuro projektu, • media (woda, ścieki, światło, ogrzewanie) w biurze projektu,

Katalog kosztów: 1. Administracyjne - 5 2. Merytoryczne związane z działaniami 15: a) zakwaterowanie i wyżywienie b) wynajem Sali c) wejścia do muzeów … 3. Promocja -5

• telefon w biurze projektu, • materiały biurowe w biurze projektu (papier, długopisy, teczki itp. ), • tusz do drukarki, • toner do ksero, • ubezpieczenie biura projektu oraz sprzętu w biurze, • środki czystości do biura projektu.

2. Katalogowanie kosztów merytorycznych, związanych z realizowanymi działaniami. • konferencja, • szkolenia, • promocja projektu, • ewaluacja projektu.

1. konferencja: • koszty druku i wysyłki zaproszeń, • koszt merytorycznego opracowania materiałów konferencyjnych, • skład i druk materiałów konferencyjnych, • zatrudnienie prowadzącego konferencję, • zatrudnienie panelistów, • koszty podróży i noclegu panelistów, • wynajęcie sali na konferencję, • wynajęcie sprzętu multimedialnego na konferencję,

• poczęstunek dla uczestników konferencji: - przerwa kawowa, - obiad, • obsługa sekretariatu konferencji, • obsługa techniczna podczas konferencji, • opracowanie tekstów do materiałów pokonferencyjnych, • skład i druk publikacji pokonferencyjnej, • dystrybucja publikacji pokonferencyjnej;

2. szkolenia: • zatrudnienie osoby prowadzącej badanie potrzeb szkoleniowych, • zatrudnienie trenerów, • skład i druk zaproszeń na szkolenia, • dystrybucja zaproszeń, • wynajem sal podczas szkoleń,

• poczęstunek podczas szkoleń: - przerwy kawowe, - obiad, • druk materiałów szkoleniowych, • zakup materiałów biurowych niezbędnych do prowadzenia szkoleń (duże karty – flipczart, mazaki, długopisy, teczki, notesy itp. ), • wynajem sprzętu multimedialnego podczas szkoleń, • zatrudnienie osoby prowadzącej bieżącą ewaluację szkoleń;

3. promocja: • opracowanie materiałów promocyjnych (projekt, skład, druk), • dystrybucja materiałów promocyjnych; 4. ewaluacja: • zatrudnienie osoby prowadzącej ewaluację projektu.

KOSZTY MERYTORYCZNE Koszty merytoryczne zadania są związane bezpośrednio z realizacją zadania. Wynikają one ze specyfiki projektu. Niema stałego katalogu takich kosztów, ponieważ każdy projekt jest inny. Zestawienie kosztów wykonujemy na podstawie harmonogramu.

Dodatkowo pamiętać należy o: l. Podatkach (VAT, zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych); składkach na ubezpieczenie społeczne; l. Koszty niekwalifikowane; l. Wkład własny

Wkład własny

Wskaźniki Twarde i miękkie rezultaty Rezultaty „twarde” to te, które policzyć najłatwiej, np. liczba przeszkolonych osób, zrealizowanych szkoleń, staży, stworzonych miejsc pracy itp.

Rezultaty twarde możemy określić jako: • przeprowadzenie 2 cyklów szkoleniowych, • w każdym cyklu zorganizowanie 6 dwudniowych sesji szkoleniowych, • w każdej sesji 2 dni szkoleniowe po 8 godzin lekcyjnych każdy, • łącznie zorganizowanie 24 dni szkoleniowych – 192 godzin szkoleniowych, • • uczestnictwo w szkoleniach 46 osób, zdobycie certyfikatów ukończenia cyklu szkoleniowego przez minimum 40 uczestników szkoleń.

• Rezultaty miękkie to na przykład: usystematyzowanie i zaktualizowanie dotychczasowej wiedzy uczestników szkoleń, • poprawienie efektywności pracy po ukończeniu szkoleń, • zmotywowanie uczestników szkoleń do samokształcenia, • • nabycie umiejętności komunikacyjnych, osiągnięcie kluczowych umiejętności np. pracy w zespole.

Dobrze dobrany wskaźnik powinien być: • adekwatny – dostosowany do charakteru i oczekiwanych efektów projektu, • mierzalny – określony w liczbach, procentach lub wartościach logicznych (tak, nie), • wiarygodny – reprezentatywny i łatwy do zweryfikowania, • dostępny – możliwie łatwy do zmierzenia.

Ewaluacja i monitoring Ewaluacja to systematyczne badanie wybranych elementów projektu. Odpowiedź na pytanie: czy i jak udało nam się osiągnąć zamierzone cele. Jest to pytanie tylko o to, czy udało nam się zrealizować cele projektu, ale przede wszystkim, w jaki sposób udało nam się je osiągnąć. Ewaluacja jest procesem ciągłym.

Monitoring Odpowiedź na pytanie: czy projekt przebiega zgodnie z planem i czy udaje się osiągać zamierzone produkty i rezultaty, w oparciu o: l harmonogram działań, l budżet oraz l zaplanowane rezultaty Dane pochodzące z monitoringu są podstawą do wykorzystania w ewaluacji.

PRZED ZAKLEJENIEM KOPERTY 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Spójność z ogłoszeniem konkursowym Dane i liczby Język Harmonogram działań Budżet Wielkość możliwego wsparcia Wymagany wkład własny Koszty kwalifikowane i niekwalifikowane Kompletność wniosku: Wersja papierowa + elektroniczna Załączniki

Dziękuję za uwagę