Zarzdzanie informacj Halina Taska Istota zarzdzania informacj Zarzdzanie

Zarządzanie informacją Halina Tańska

Istota zarządzania informacją • Zarządzanie informacją uznaje się za odrębną sferę zarządzania organizacjami gospodarczymi działającymi w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Wynika to z następujących przyczyn: – Rosnącej roli informacji w sprawnej realizacji coraz bardziej złożonych procesów gospodarczych. – Ogólnej tendencji wzrostu informacyjnej złożoności odwzorowania otaczającej nas rzeczywistości i „świata”. – Szczególnego charakteru informacji jako czynnika produkcji. – Dynamicznego rozwoju technologii informatycznych i ich zastosowań w praktycznej realizacji procesów informacyjnych. • Racjonalne działania w sferze informacyjnej organizacji gospodarczych wymagają tworzenia odpowiednio zorganizowanych struktur i systemów zarządzania organizacją.

Poziomy zarządzania • Trzy poziomy zarządzania: – Strategiczny, obejmujący działania długookresowe – Taktyczny, dotyczący działań średniookresowych – Operacyjny, obejmujący działania bieżące. • Na każdym poziomie zarządzania organizacją problemy zarządzania informacją należy rozpatrywać w dwóch aspektach: – Statycznym, tj. zarządzania zasobami informacyjnymi – Dynamicznym, tj. zarządzania procesami informacyjnymi. – Ujęcie statyczne i dynamiczne wzajemnie się uzupełniają, ich logiczne rozdzielenie ma istotne znaczenie w kompleksowej analizie tak złożonych (wielowątkowych) zagadnień, jak zarządzanie informacją.

Zarządzanie zasobami informacyjnymi • Chodzi tu o ich planowanie, organizowanie oraz nadzorowanie i kontrolę samych informacji. Wiąże się z zagadnieniami polityki informacyjnej, wymaganego poziomu jakości informacji, polityki bezpieczeństwa informacji w kontekście technologii informacyjnych.

Zarządzanie procesami informacyjnymi • Wiąże się z planowaniem, organizowaniem oraz nadzorowaniem i kontrolą faktycznej realizacji ciągów działań, składających się na procesy informacyjne i wykorzystywane w nich technologie. Podstawowe procesy informacyjne dotyczą: – – Generowania i pozyskiwania informacji Gromadzenia i przechowywania informacji Przetwarzania informacji Emisji i dystrybucji informacji

Zarządzanie strategiczne informacją • Wymaga określenia niezbędnych zmian w zasobach, procesach i technologiach informacyjnych organizacji, jakie powinny nastąpić ze względu na strategię rozwoju organizacji w dłuższych okresach czasu (2 -3 lata). Zarządzanie strategiczne informacją polega na planowaniu, organizowaniu i kontroli tych zmian. Jego celem w organizacji jest planowanie wykorzystania informacji dla uzyskania przewagi konkurencyjnej na rynku. Informacje w kreatywnej ich roli rozpatruje się jako element strategii poprawy pozycji firmy na rynku. Wymaga to opracowania określonej strategii informacyjnej oraz strategii informatyzacji organizacji (jako elementu ogólnej strategii gospodarczej firmy) prezentowanej formalnie w tzw. infoplanie (stanowiącym element biznesplanu). • Zarządzanie strategiczne informacją wymaga zaangażowania (w jego realizację) osób z najwyższego kierownictwa, które dysponują środkami finansowymi, niezbędnymi tak na opracowanie propozycji, jak i realizację przedyskutowanych i przyjętych do realizacji strategii: informacyjnej i informatycznej.

Zarządzanie taktyczne informacją • Dotyczy realizacji średniookresowych (do 1 roku) celów i zadań realizacji polityki informacyjnej organizacji. Polega na zarządzaniu eksploatacją systemów informacyjnych, w tym: – Zarządzaniu technologiami (zmiany niezbędne ze względu na zmieniające się w czasie potrzeby organizacji, postęp techniczno -technologiczny w otoczeniu organizacji oraz środkach i technologiach informacyjnych i informatycznych) – Zarządzaniu procesami informacyjnymi (sterowanie strumieniami informacji) – Zarządzaniu zasobami informacyjnymi (spójnością informacji, ich jakością, bezpieczeństwem itp. ). • Zarządzanie taktyczne informacją dotyczy planowania, organizowania i kontroli niezbędnych zmian w eksploatowanych już systemach informacyjnych.

Zarządzanie operacyjne informacją • • Wiąże się z planowaniem, organizowaniem, realizacją i kontrolą wykonania bieżących prac w zakresie obsługi informacyjnej organizacji (w tym dostępu do informacji) i bieżącego (codziennego) administrowania informacjami, w sposób zapewniający właściwą jakość, spójność i bezpieczeństwo (w tym zachowanie poufności) informacji. Uwzględnienie zakresu (zbiór zasobów podlegających zarządzaniu: zasoby, procesy i technologie informacyjne), horyzontu czasowego zarządzania (zarządzanie operacyjne, taktyczne i strategiczne) oraz funkcji zarządzania informacjami (planowanie, organizowanie, kontrola itp. ) prowadzi do możliwości zdefiniowania wielowymiarowej przestrzeni zarządzania informacją (PZI). Przestrzeń tę można określić w postaci iloczynu kartezjańskiego: PZI = X(Z, P, TI, E, t) Gdzie: PZI – przestrzeń zarządzania informacją, X – znak iloczynu kartezjańskiego na elementach wymienionych w nawiasach Z – zasoby informacyjne P – procesy informacyjne TI – technologie informacyjne F – funkcje zarządzania (planowanie, organizowanie, kontrola itp. ) t – horyzont czasowy zarządzania (operacyjne, taktyczne, strategiczne)

Przestrzeń PZI • Przestrzeń PZI jest swoistą „mapą zadań i problemów”. Każdy punkt, tak zdefiniowanej przestrzeni zarządzania informacją, jest konkretnym zadaniem odnoszącym się do konkretnego zasobu, w określonym horyzoncie czasowym, w kontekście określonej funkcji zarządzania. • Problematyka zarządzania informacją jest bardzo rozległa i złożona.

Potrzeby informacyjne – luka informacyjna • „jakość życia jednostek i społeczeństwa zależy przede wszystkim od jakości przyswajanych i wykorzystywanych informacji (…) Mówi się, że informacja może czasem zastąpić inteligencję, choć inteligencja nie może zastąpić informacji (…) Tylko ignorant sądzi, że ma dość informacji, by opiniować, choć ich nie ma, i tylko głupiec sądzi, że sam dla siebie jest wystarczającym źródłem informacji” [S. Garczyński] • Potrzeby informacyjne to termin określający informacje potrzebne dla użytkownika U w jego codziennej działalności gospodarczej lub ze względu na jego zainteresowania pozaekonomiczne. Są one kształtowane przez dwa podstawowe czynniki: – Rodzaj rozwiązywanego zadania Q – Wiedzę i doświadczenie człowieka (użytkownika U)

Luka informacyjna w kontekście informacji We współczesnym społeczeństwie, państwie, gospodarce człowiek, obywatel, podmiot społeczno-gospodarczy działają w warunkach luki informacyjnej między posiadanymi zasobami informacji i informacjami, jakie są niezbędne do racjonalnego, efektywnego działania w konkretnych sytuacjach.

Potrzeby informacyjne – luka informacyjna • Potrzeby informacyjne można podzielić na dwa podzbiory: – Podzbiór Iu informacji potrzebnych do rozwiązywania Q, lecz już dostępnych użytkownikowi – Podzbiór L takich informacji, które są potrzebne i nie są bezpośrednio dostępne. • Kształtowanie się potrzeb informacyjnych można zilustrować za pomocą schematu: <U, Q, M> I Iu L Gdzie: U – użytkownik poszukujący informacji Q – zadanie (problem) rozwiązywany przez U M – metody, które U zamierza zastosować do rozwiązania Q I informacje potrzebne dla U do rozwiązania Q przy zastosowaniu metod M Iu – informacje, które U już ma L – informacje potrzebne do rozwiązania Q i których U nie ma

Luka informacyjna • Do najważniejszych cech zbioru L (luka informacyjna) zalicza się: – Luka jest zawsze „czyjąś” luką. Nie można jej badać w oderwaniu od konkretnego użytkownika i rozwiązywanych przez niego problemów. – Zmienność w czasie: czas, z jednej strony, może wpłynąć na treść i uwarunkowania rozwiązania Q, z drugiej zaś, zmienia zasoby wiedzy użytkownika U, co ma bezpośredni wpływ na jego zapotrzebowanie na nową informację. – Rozmytość granic zbioru L. Tylko w wyjątkowych sytuacjach można jednoznacznie określić rodzaj informacji potrzebnych do rozwiązania Q. sytuacja taka ma miejsce, kiedy problem Q daje się rozwiązać na podstawie określonego algorytmu, który nie tylko jednoznacznie wyznacza rodzaj i kolejność działań, lecz także dokładnie wskazuje argumenty (informacje), które muszą być podane. – Luka L to zbiór potrzebnych, lecz nieznanych informacji, zróżnicowanych pod względem treści, wzajemnie powiązanych wielorakimi relacjami, wynikającymi z wewnętrznego modelu informacyjnego jaki użytkownik ma na temat problemu Q.

Luka informacyjna • Lukę informacyjną można podzielić na dwa podzbiory: – Podzbiór Lk informacji koniecznych – Podzbiór Lp informacji pożądanych (uzupełniających). • Im wyższe mogą okazać się straty z powodu podjęcia błędnych decyzji spowodowanych brakiem informacji, tym bardziej zasadne staje się dążenie do powiększenia zbioru Lk. • Pozyskanie informacji wypełniających lukę wiąże się z ponoszeniem odpowiednich kosztów: im luka jest obszerniejsza, tym koszty będą rosły wraz z dążeniem do zwiększenia stopnia ich wypełnienia. Od pewnego momentu ponoszenie dalszych kosztów może stać się nieopłacalne.

Badanie potrzeb informacyjnych • Zbadać potrzeby informacyjne to: – Ustalić rodzaj potrzebnych informacji – Ustalić pożądane cechy jakościowe, z ewentualną ich charakterystyką ilościową – Ustalić cykliczność potrzeb i ich intensywność – Określić stopień niezbędności informacji – Określić dające się przewidzieć zmiany w zakresie tych potrzeb w czasie – Ustalić przewidywane grupowania i przekroje wyników Psychologowie potrzeby informacyjne traktują jako skutek właściwości człowieka ze względu na prestiż, szacunek, potrzebę samorealizacji.

Badanie potrzeb informacyjnych wymaga zwrócenia uwagi na kilka istotnych zagadnień: – Określenie zakresu tematycznego potrzebnych informacji: zaleca się, aby został on zbadany jak najdokładniej, ponieważ warunkuje to możliwość dokładnego ustalenia innych czynników wpływających na określenie luki L. zakres tematyczny wyznaczany jest przede wszystkim przez dane P i X, a także przez czas t. – Ustalenie niezbędnego poziomu jakości informacji. Celowe i konieczne jest dążenie do ilościowej oceny tej jakości. Ostateczna ocena w sprawie jakości może być podjęta, jeżeli z góry zostaną ustalone kryteria jej weryfikacji, w przeciwnym przypadku opinie mogą być wyłącznie subiektywne. – Określenie sposobów przekazywania informacji użytkownikowi. Może to mieć istotne znaczenie zarówno pod względem czasu uzyskania przez użytkownika potrzebnych mu informacji, jak i zdeterminuje formę jej przekazu. – Określenie ilości informacji pod względem fizycznym. Jedną z ważnych cech każdego systemu informacyjnego jest to, aby użytkownik utrzymywał tylko te informacje, jakie są mu potrzebne.

Metody badania PI • Analiza funkcji i realizowanych zadań i na tej podstawie normatywne oszacowanie potrzeb • Obserwacja zachowań użytkownika i zgłaszanych przez niego potrzeb dotychczasowych • Wywiad i dyskusje • Analiza dzienników zawierających zapisy dotyczące pojawiających się problemów, którymi zajmuje się użytkownik • Wstępna oferta, czyli wystąpienie do użytkownika z pewnymi propozycjami wstępnymi, które może on skorygować zgodnie z własnymi ocenami. Uwaga: ze względu na trudności w jednoznacznym ustalaniu potrzeb (luki L) zaleca się stosowanie przynajmniej dwóch różnych sposobów. Ocenia się, że wywiady i kwestionariusze długo będą stosowane jako podstawowe techniki badania potrzeb informacyjnych.

Zarządzanie spójnością informacji • Spójność informacji jest warunkiem koniecznym dla zapewnienia: – Sprawności działania pojedynczego systemu i dostosowania jego możliwości do potrzeb użytkowników (celów i zadań, które system powinien z założenia spełniać) – Możliwości współpracy różnych systemów, które z określonych względów powinny ze sobą współpracować – Możliwość korzystania przez użytkowników z wzajemnie uzupełniających się informacji zawartych w różnych systemach informacyjnych.

Spójność • W ogólnej teorii systemów spójność dowolnego układu cybernetycznego oznacza zarówno stan (w znaczeniu rzeczowym), jak i makrocechę (w znaczeniu atrybutowym) takiego zorganizowania elementów tego układu, że funkcjonuje on jako całość, tj. system. • Systemy podlegają zmianom w czasie, w tym działaniom dezintegracyjnym (podział progresywny), które mogą zakłócić lub obniżyć pierwotny poziom spójności systemu. Przeciwieństwem podziału jest integracja progresywna – będąca działaniem (procesem) mającym na celu utrzymanie lub zwiększenie poziomu spójności systemu.

Spójność • Spójność jest w swej istocie makrowłasnością przedstawioną jako relacja warunkowa o postaci: (V ! Y)| Ak Gdzie: V, Y, A – niepuste (co najmniej jednoelementowe) zbiory obiektów fizycznych (materialnych) lub abstrakcyjnych (myślowych, informacyjnych) ! – znak relacji spójności | znak warunku K – wskaźnik siły spójności Oznacza to że obiekt V jest spójny z obiektem Y ze względu na obiekt A w stopniu k. Obiekt A stanowi kryterium badania spójności obiektów V i Y. Wskaźnik siły spójności (k) oznacza stopień (siłę, moc) spójności obiektów V i Y, ze względu na obiekt A, jako kryterium spójności.

Język • Informacje gromadzone, przechowywane, emitowane i użytkowane w systemach informacyjnych odwzorowują określony fragment rzeczywistości (działalności organizacji, tj. przedsiębiorstwa, instytucji itp. ). Narzędziem pozwalającym na poznanie i odwzorowanie rzeczywistości, jak też przetwarzanie informacji o tej rzeczywistości oraz komunikowanie się jest język. Język opisuje się ogólną formułą: J = (F, S, G) Gdzie: J – język F – alfabet S – słownik (leksyka) G – gramatyka • • • Alfabet oznacza repertuar głosek i odpowiadających im znaków występujących w napisach, z których składa się ogół używanych w danym języku słów, konkretnie wypowiadanych lub pisanych. Słownik zawiera wyrazy lub wyrażenia (grupy wyrazowe) stanowiące nazwy wyróżnionych w systemie informacyjnym obiektów, nazwy własności obiektów. Gramatykę stanowi ogół reguł określających język i pozwalających odróżnić zdania od nie zdań w tym języku.

Metabaza • Instrumentem wdrożenia i utrzymania spójności językowej i informacyjnej systemów informacyjnych jest ich metabaza. Musi ona minimalnie zawierać opis zasobów informacyjnych systemu, zapewniających jednoznaczność i precyzję rozumienia treści występujących w nim pojęć i kategorii, jednoznaczność klasyfikacji zdarzeń, zjawisk i ich zbiorowości oraz ściśle określa informacje pomocnicze niezbędne dla prawidłowej eksploatacji systemu. • Metabazę – jako instrument zarządzania spójnością informacji, traktuje się strukturalnie jako zbiór zdań opisujących systemy badane pod względem ich spójności; zaś semantycznie - jako zawartość informacyjną metabazy – zawartość informacyjną zdań języka opisującego systemy w metabazie.

Spójność • Dwa systemy informacyjne (zi , zj) należące do zbioru systemów Z (zbioru systemów, które bada się ze względu na ich spójność językową) opisanych w języku J, są spójne językowo, jeżeli istnieje co najmniej jedno zdanie należące do metabazy B*(J) opisujące pewną własność (tę samą) każdego z systemów zbioru Z. spójność tę nazywa się zewnętrzną spójnością językową ze względu na zdanie . • Dowolny system informacyjny (zi) jest spójny wewnętrznie (ze sobą samym – relacja zwrotna) ze względu na język J, tj zbiór wszystkich zdań w metabazie systemu opisanego w języku J, obejmującego wszystko to, co w sądzie prawdziwym można orzec o zi. • Spójność informacyjna (wewnętrzna i zewnętrzna) oznacza równoważność zawartości semantycznej zdań rozpatrywanych wcześniej dla określenia spójności językowej; spójności informacji nie można osiągnąć bez uprzedniego zapewnienia spójności językowej systemów informacyjnych.

Kryteria spójności językowej • Zarządzanie spójnością informacji wymaga określenia pożądanego poziomu ich spójności (k) oraz koniecznych dla jego osiągnięcia kryteriów spójności językowej i informacyjnej. • Kryteria spójności językowej dotyczą elementów decydujących o jednoznaczności języka informacyjnego, tj alfabetu, słownika i gramatyki, w tym szczególnie reguł syntaktycznych i pragmatycznych, związanych z konstrukcją i ustaleniem zawartości bazy indeksowonormatywnej, słowników, tezaurusów, jako podstawowych elementów metabazy systemu.

Kryteria spójności językowej • Kryteria badania spójności językowej dotyczą prawidłowości ustalania i kompletności: – Zasad wyróżniania obiektów (materialnych i abstrakcyjnych) i ich cech – Zasad i sposobu tworzenia nazw obiektów i ich cech oraz ustalania zakresu (denotacji) nazw – Powiązań między obiektami i/lub ich własnościami – Klasyfikacja zdarzeń, zjawisk, procesów i ich zbiorowości, w tym: • Doboru metod indeksowania (symbolizacji) różnych zbiorowości (zdarzeń, zjawisk, procesów), • Prawidłowości opracowania systemu kodowego (symbolizacji).

Kryteria spójności językowej • Informacje stanowią wejścia i wyjścia systemów informacyjnych, są przedmiotem przetwarzania w systemie, wspomagają procesy decyzyjne organizacji eksploatujących i użytkujących te systemy. Ten punkt widzenia na informacje stanowi podstawę wyróżnienia następujących kryteriów spójności informacji: – Prawidłowości realizacji procesów przetwarzania informacji – Prawidłowości odwzorowania rzeczywistości przez informacje źródłowe i wynikowe – Zgodność informacji z celami systemu, wynikającymi z potrzeb informacyjnych użytkowników systemu • Spójność językowa i informacyjna (ustalonego poziomu k) jest warunkiem koniecznym i stanowi podstawowy wymóg (minimum) jakości, które muszą spełniać informacje emitowane i udostępniane użytkownikom przez system informacyjny.

Pożądane cechy jakościowe informacji • • • Poprawność: zgodność informacji ze stanem faktycznym opisywanego obiektu Użyteczność: przydatność do rozwiązywania problemu, którym zajmuje się użytkownik Wiarygodność: źródło pochodzenia informacji oraz procesy i metody jej pozyskania spełniają warunki wiarygodności Selektywność: informacja związana z potrzebami informacyjnymi użytkownika niezbędna do rozwiązania realizowanego przez niego zadania. Selektywność uznaje się za cechę przeciwstawną redundancji, tj. nadmiarowości informacji Kompletność: cecha oznaczająca, że użytkownik otrzymuje wszystkie informacje potrzebne do rozwiązania problemu i nie jest zmuszany do zasięgania informacji dodatkowych Aktualność: informacje aktualne to informacje opisujące obiekty w czasie odpowiadającym zainteresowaniom użytkownika Terminowość: dostępność informacji w czasie umożliwiającym jej wykorzystanie do rozwiązania danego problemu. Oznacza dostarczanie informacji na określony moment czasowy (datę, godzinę) według określonych harmonogramów lub zgodnie z zamówieniem. Komunikatywność (zrozumiałość): możliwość jej „przyswojenia” przez użytkownika bez dodatkowych zabiegów dotyczących interpretacji zawartości semantycznej dostarczanych mu komunikatów. Dyspozycyjność: dostępność informacji w miejscu, czasie i formie dogodnej dla użytkownika.

Problemy • Zarządzanie jakością informacji, w kontekście pożądanych jej cech, wiąże się z takimi problemami jak: – Analiza pojęcia jakości informacji i ustalenia cech jakościowych (często wektorów cech) oraz z ich poziomu dla uznania określonych rodzajów informacji za odpowiadające wymaganiom użytkownika w kontekście rozwiązywanych przez niego zadań – Analizowanie źródeł i przyczyn wpływających na obniżanie się poziomu jakości informacji oraz pozyskiwanie sposobów utrzymania i podnoszenia jakości informacji – Analizowanie kosztów utrzymania i podnoszenia jakości informacji • Sprawne zarządzanie jakością informacji wymaga korelacji działań związanych z określeniem (ustalaniem) pożądanego poziomu jakości informacji, akceptowanego przez ich użytkowników, z działaniami związanymi z co najmniej utrzymaniem tego poziomu, przy rozsądnych kosztach realizacji procesów informacyjnych.

Zarządzanie tajnością i poufnością informacji • Tajność jest cechą dotyczącą stopnia ochrony informacji. Różne rodzaje informacji charakteryzuje zróżnicowany poziom ich tajności i mogą być dostępne tylko dla upoważnionych do tego użytkowników. Tajność dotyczy nie tylko informacji osobowych (personalnych), lecz również wszystkich innych, które z określonych względów muszą być utajnione. • Poufność jest pojęciem dotyczącym ludzi, praw jednostki (lub organizacji – osoba prawna) do decydowania o tym, kiedy, jak i w jakim zakresie informacje o sobie udostępni innym. • Zarządzanie tajnością i poufnością informacji wymaga: – Na poziomie strategicznym – wypracowania określonej polityki firmy w tym zakresie, tj. ustalenia ogólnych zasad i reguł określających co będzie objęte ochroną i na jakim poziomie – Na poziomie taktycznym – podejmowanie decyzji odnośnie sposobów realizacji ustalonej w tej sferze polityki organizacji – Na poziomie operacyjnym – podejmowanie decyzji dotyczących bieżącej realizacji wymagań, nadzorowania i kontroli ich wykonania.

Dostęp do zasobów informacyjnych • Udzielenie dostępu do zasobów informacyjnych systemu zależy od kilku czynników: – – – Przywilejów dostępu posiadanych przez terminal Przywilejów dostępu posiadanych przez użytkownika Żądanej operacji Rodzaju danych Wartości danych Innych czynników (np. czasu)

Zarządzanie integracją informacji • Zagadnienia zarządzania integracją informacji dotyczącą całokształtu działań nakierowanych na realizację (wdrożenie i utrzymanie) założonego poziomu spójności informacji. Określone mechanizmy działań integracyjnych (metody i środki) dotyczą: – Ochrony informacji, tj zapobiegania próbom naruszania spójności informacji – Kontroli informacji, czyli wykrywania już dokonanych naruszeń spójności informacji – Przywracanie spójności informacji – poprzez mechanizmy korekty błędów, odtwarzania informacji lub cofania nieprawidłowych akcji.