Wsparcie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego WD na

Wsparcie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego WD na lata 2014 -2020 Rozliczanie projektów RPO WD - perspektywa 2014 -2020 Wrocław, 18. 11. 2016 r. Marta Kądziela Wydział Rozliczeń i Sprawozdawczości

Zasady dofinansowania projektu określa umowa o dofinansowanie projektu. Wnioski beneficjenta o płatność są wypełniane i składane online (zdalnie) za pomocą centralnego systemu informatycznego SL 2014, zgodnie z instrukcją „Podręcznik Beneficjenta dla Beneficjentów RPO WD 2014 -2020 realizujących projekty dofinansowane ze środków EFRR i rozliczających projekty w DIP”, który jest dostępny na stronie internetowej DIP (link: http: //www. dip. dolnyslask. pl/realizujeprojekt/rozliczaj-projekt. html). Dzięki systemowi można również prowadzić korespondencję z instytucją odpowiedzialną za weryfikację wniosków czy przekazywać dane niezbędne do realizacji projektu (np. wnioskować o zmiany w projekcie).

Logowanie do systemu Ø Przed rozpoczęciem pracy upewnij się, że na adres poczty elektronicznej który podałeś/aś we wniosku o nadanie dostępu dla osoby uprawnionej, otrzymałeś/aś wiadomość potwierdzającą utworzenie Twojego konta w systemie. W wiadomości znajdziesz także aktualny adres internetowy SL 2014. Ø Aby zalogować się do systemu: wybierz link znajdujący się w wiadomości o utworzeniu konta lub uruchom bezpośrednio jedną z przeglądarek www: Mozilla Firefox Google Chrome Internet Explorer i wprowadź adres https: //sl 2014. gov. pl/FLogin/FStartup. aspx

LOGOWANIE

e. PUAP Podstawową metodą logowania do systemu jest uwierzytelnienie za pomocą elektronicznej platformy usług administracji publicznej e. PUAP. W celu utworzenia profilu zaufanego e. PUAP, należy wejść na stronę rejestracji w portalu e. PUAP http: //epuap. gov. pl/wps/portal/E 2_Zaloz. Profil i skorzystać z funkcji „Załóż profil zaufany”. W systemie e. PUAP istnieją dwie możliwości uzyskania profilu zaufanego: 1. Potwierdzenie tożsamości w punkcie potwierdzenia profilu zaufanego - dostępna jest dla każdego. Wystarczy założyć konto na e. PUAP, skorzystać z funkcji Załóż profil zaufany, a następnie udać się do dowolnego punktu określonego na portalu, aby potwierdzić swoją tożsamość. 2. Samozaufanie – mogą z niej skorzystać osoby posiadające bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Wypełniając wówczas wniosek o założenie profilu zaufanego mogą sami, za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem kwalifikowanym, potwierdzić swoje dane.

Certyfikat kwalifikowany Kolejną dostępną metodą logowania do systemu jest wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Można zalogować się do SL 2014 przy użyciu certyfikatu kwalifikowalnego za pomocą funkcji Certyfikat kwalifikowany. Login i hasło Jeśli logowanie do systemu za pomocą profilu zaufanego jest niemożliwe z powodu niedostępności platformy e. PUAP, w systemie uruchamiana jest alternatywna ścieżka logowania, przy wykorzystaniu funkcji Login i hasło.

WNIOSKI O PŁATNOŚĆ Wniosek o płatność to dokument, za pomocą którego Beneficjent rozlicza projekt, na realizację którego otrzymał dofinansowanie. Wnioski należy składać nie rzadziej niż co trzy miesiące licząc od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie zgodnie z harmonogramem płatności. Na wniosek Beneficjenta i za zgodą DIP wnioski o płatność mogą być składane częściej (wymaga to zmiany harmonogramu płatności). Beneficjent składa wniosek o płatność do DIP w terminie maksymalnie do 30 dni od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego, za który składany jest wniosek, natomiast w przypadku wniosku o płatność końcową – w ciągu 60 dni od zakończenia realizacji projektu. Wniosek o płatność może pełnić następujące funkcje: Ø wniosek o płatność zaliczkową Ø wniosek o płatność pośrednią (refundacja) Ø wniosek pełniący funkcję sprawozdawczą Ø wniosek o płatność końcową

Wniosek pełniący funkcję sprawozdawczą W przypadku, gdy w okresie sprawozdawczym Beneficjent nie poniósł żadnych wydatków, a zatem nie ma możliwości uzyskania refundacji wówczas należy złożyć wniosek o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą, w którym Beneficjent powinien opisać postęp w realizacji projektu Wniosek o płatność pośrednią (refundacja) Służy do rozliczenia poniesionych przez Beneficjenta wydatków w celu otrzymania refundacji lub do rozliczenia wcześniej otrzymanej zaliczki. Do wniosku o płatność należy dołączyć stosowne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków. Oprócz części finansowej za każdym razem Beneficjent zobowiązany jest do wypełnienia części sprawozdawczej, w której powinien opisać postęp w realizacji projektu. Wniosek o płatność końcową Stanowi szczególny rodzaj wniosku o płatność, którym Beneficjent wnioskuje o refundację. Musi on obejmować co najmniej 5% wartości przyznanego dofinansowania. Składany jest po zakończeniu realizacji projektu. Wniosek o płatność zaliczkową Za pomocą tego formularza Beneficjent wnioskuje o wypłatę zaliczki. Wniosek o zaliczkę nie jest wnioskiem skomplikowanym, nie ma też konieczności załączania do wniosku załączników. Co do zasady po podpisaniu umowy o dofinansowanie wniosek o zaliczkę można złożyć w każdej chwili, jednak musi to być zgodne z harmonogramem płatności.

EWIDENCJA KSIĘGOWA Beneficjent realizując projekt w ramach RPO WD 2014 -2020 na mocy umowy o dofinansowanie zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu. Oznacza to, że wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana „odrębna ewidencja księgowa” może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach. Zasady przyjęte przez Beneficjenta w zakresie wyodrębniania zdarzeń dotyczących dofinansowanego projektu powinny zostać opisane w Polityce Rachunkowości lub innym dokumencie regulującym zasady rachunkowości obowiązujące Beneficjenta. Nie ma wytycznych regulujących sposób prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (ustalenie czytelnych zasad leży w gestii Beneficjenta). Wyodrębniona ewidencja jest potrzebna, żeby w łatwy i jednoznaczny sposób odnaleźć pozycje dotyczące dofinansowanego projektu.

ZALICZKA Zaliczka może być wypłacana w kilku transzach, należy jednak pamiętać, że aby otrzymać kolejną transzę należy najpierw rozliczyć wcześniej otrzymaną transzę. Maksymalna kwota zaliczki, jaką może otrzymać Beneficjent (bez względu na ilość transz) wynosi 40% przyznanego w umowie dofinansowania. Aby otrzymać zaliczkę należy złożyć prawidłowo wypełniony wniosek o płatność zaliczkową. Zaliczka jest wypłacana po zatwierdzeniu przez DIP wniosku o płatność zaliczkową, na specjalnie wyodrębniony rachunek bankowy, który będzie wskazany w umowie o dofinansowanie. Należy pamiętać, że nie może to być ten sam rachunek, który służy do obsługi płatności pośrednich wypłacanych na zasadach refundacji. Przy określaniu wartości wnioskowanej zaliczki należy odnieść się do realnej wysokości kosztów kwalifikowalnych, na pokrycie których zostanie spożytkowana zaliczka. Wraz z wnioskiem o płatność zaliczkową Beneficjent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia, w którym wskaże, na jaki wydatek z wniosku o dofinansowanie i w jakiej kwocie mają zostać wydatkowane środki pochodzące z zaliczki. Wydatki wskazane w ww. oświadczeniu powinny uwzględniać zarówno kwotę zaliczki, jak również środki własne.

Uwaga! Środki z zaliczki mogą być przeznaczone wyłącznie na sfinansowanie wydatków kwalifikowalnych ujętych w Projekcie. Jeżeli na etapie rozliczania zaliczki okaże się, że Beneficjent przed wydatkowaniem zaliczki na kwalifikowalny zakres Projektu lub przed jej zwrotem na rachunek bankowy wskazany przez DIP wykorzystywał środki na inne cele, niż sfinansowanie wydatków kwalifikowalnych ujętych w Projekcie, wówczas DIP naliczy Beneficjentowi odsetki ustawowe, które będą pomniejszać kwotę wydatków kwalifikowalnych. W przypadku uznania przez DIP części lub całości wydatków poniesionych ze środków zaliczki za niekwalifikowalne, wówczas Beneficjent będzie zobowiązany do zwrotu środków zgodnie z zapisami art. 207 ustawy o finansach publicznych. Rozliczenie otrzymanej zaliczki odbywa się przez złożenie do DIP wniosku o płatność, w którym beneficjent wykaże koszty kwalifikowalne w wysokości umożliwiającej rozliczenie 100% otrzymanej zaliczki. Wniosek ten Beneficjent musi złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Beneficjenta środków na konto zaliczkowe.

Rozliczenie zaliczki może nastąpić także poprzez jej zwrot na konto wskazane przez DIP. Jeżeli Beneficjent nie złoży wniosku o płatność we wskazanym powyżej terminie lub nie przedstawi we wniosku o płatność rozliczającym zaliczkę takiej kwoty wydatków kwalifikowalnych, która pozwoli na rozliczenie 100% zaliczki, wówczas od środków pozostałych do rozliczenia naliczane są odsetki jak dla zaległości podatkowych (zgodnie z art. 189 ustawy o finansach publicznych). Należy więc pamiętać, że nierozliczenie zaliczki w wyznaczonym terminie (lub nierozliczenie pełnej kwoty otrzymanej zaliczki) będzie generowało dodatkowe koszty w postaci odsetek, dlatego należy pilnować terminów określonych umową o dofinansowanie oraz przedstawiać do rozliczenia prawidłowo poniesione wydatki, które pozwolą na rozliczenie w całości otrzymanej transzy zaliczki. Beneficjenci rozliczający otrzymaną zaliczkę zobowiązani są do załączania do wniosku o płatność wyciągów bankowych, które będą przedstawiać wszystkie operacje dokonane na rachunku bankowym wskazanym w umowie o dofinansowanie od dnia otrzymania zaliczki (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego). Szczegółowe zasady związane z wypłatą i rozliczaniem zaliczki określa umowa o dofinansowanie projektu.

Warunkiem otrzymania przez Beneficjenta zaliczki/refundacji jest przedłożenie prawidłowo wypełnionego, kompletnego oraz spełniającego wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe wniosku o płatność. Należy pamiętać, iż o kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko fakt, iż został on ujęty we wniosku o dofinansowanie projektu, ale również to, czy został należycie udokumentowany i czy zakupu dokonano zgodnie z obowiązującymi procedurami. Kwalifikowalność wydatku jest weryfikowana zarówno na etapie rozliczania projektu (w oparciu o dokumenty potwierdzające jego poniesienie) jak i na etapie kontroli. Celem należytego udokumentowania prawidłowości poniesionych wydatków, do wniosku o płatność należy dołączyć stosowne załączniki. Załączników nie przedkłada się w przypadku składania wniosku pełniącego wyłącznie funkcję sprawozdawczą, a także w przypadku, kiedy Beneficjent wnioskuje wyłącznie o zaliczkę i nie wykazuje do rozliczenia żadnych wydatków kwalifikowalnych.

ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Ø Załączniki należy przedłożyć do wniosku w wersji elektronicznej (w postaci skanów). Ø Przygotowując załączniki do wniosku o płatność należy bazować na oryginałach dokumentów, nie na ich kserokopiach. W przypadku ujawnienia przez DIP, że ma do czynienia z kserokopią dokumentu, Beneficjent zostanie wezwany do przedłożenia oryginału dokumentu. DIP przyjmie do rozliczenia wersję elektroniczną dokumentu bazującą na jego kserokopii tylko w uzasadnionych przypadkach. Sytuacja ta będzie poprzedzona koniecznością złożenia przez Beneficjenta wyjaśnień na temat tego, co się stało z oryginałem dokumentu. Ø Każdy z załączników przedkłada się do DIP tylko raz – jeżeli dany dokument na jakimkolwiek etapie realizacji projektu został już przekazany do SL 2014, nie trzeba go ponownie załączać na etapie składania wniosku o płatność. Jedynie w przypadku faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej rozliczanych w więcej niż jednym wniosku o płatność, należy je ponownie załączyć do wniosku o płatność w sytuacji, gdy opis do faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej uległ zmianie w stosunku do tego, który był przedstawiony wcześniej. Ø Do wniosku należy załączyć dokumenty, które poświadczą prawidłowość poniesionych wydatków kwalifikowalnych. W przypadku dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowalnych, Beneficjent nie przedkłada ich we wniosku o płatność, chyba że DIP o nie wystąpi, natomiast wykazuje je w „Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki” w SL 2014.

Do wniosku o płatność należy dołączyć przede wszystkim: • skany faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej. Faktury/inne dowody księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny być odpowiednio opisane. • skany dowodów zapłaty faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej potwierdzające poniesienie wydatków (wyciągi bankowe/potwierdzenia zapłaty/dokumenty kasowe), • skany protokołów odbioru lub innych dokumentów potwierdzających odbiór w szczególności rzeczy, urządzeń, sprzętu, materiałów, dostaw, robót budowlanych, usług lub wykonania prac, • skany umów zawartych z wykonawcami/zleceń/zamówień/innych dokumentów stanowiących podstawę wystawienia faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz ze wszystkimi aneksami/dokumentami zmieniającymi, • kopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu, które określi Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca. Szczegółowy „Wykaz dokumentów, jakie należy przedłożyć do wniosku o płatność wraz z zasadami opisu dokumentów księgowych” dołączono jako załącznik nr 7 do umowy od dofinansowanie projektu, który został wprowadzony w formie aneksu nr 1 do umowy.

Od specyfiki wydatku kwalifikowalnego i Projektu zależy, jakie dokumenty z katalogu ujętego w załączniku nr 7, trzeba załączyć do wniosku o płatność. Dokumenty podstawowe dot. robót budowlanych/dostaw/usług/zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: a) faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzające poniesienie wydatków kwalifikowalnych, w tym: faktury korygujące i noty korygujące • Fakturę korygującą opisuje się tak, jak standardowy dokument księgowy, przy czym w przypadku adnotacji dot. kwot, należy wskazywać jedynie różnicę wynikającą z ich zwiększenia/zmniejszenia. • Nota korygująca powinna zawierać opis przynajmniej w zakresie, jakiego dokumentu księgowego dotyczy (o ile nie wynika to z treści noty) oraz numer umowy o dofinansowanie. • W przypadku dokonania zapłaty na podstawie faktury pro forma, a następnie otrzymaniu właściwej faktury VAT, we wniosku o płatność w tabeli danego zadania należy wykazać tylko i wyłącznie właściwą fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej załącznik. • Jeżeli Beneficjent dostarcza duplikat faktury należy złożyć stosowne wyjaśnienie, co stało się z oryginałem dokumentu

• w przypadku, gdy dowód księgowy opiewa na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane (nie dotyczy sytuacji, w której jedynie VAT w ramach danego dokumentu księgowego jest niekwalifikowalny) – oświadczenie Beneficjenta dotyczące metodologii wyliczenia kosztów kwalifikowalnych dla poszczególnych zadań/kategorii kosztów b) sporządzone przez tłumacza przysięgłego/uwierzytelnione tłumaczenia dokumentów finansowych wystawionych w języku obcym, jeżeli takie zostały załączone do wniosku o płatność. • Pozostałe dokumenty w języku obcym dostarczane do wniosku o płatność również wymagają przetłumaczenia lecz nie jest konieczne tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego. c) dowody zapłaty faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (wyciągi bankowe/ potwierdzenia zapłaty/dokumenty kasowe) wraz z bankowym potwierdzeniem zawarcia transakcji walutowej (w przypadku zapłaty w walutach obcych), na którym będzie wskazany zastosowany kurs oraz kwota w walucie.

• Dokument, który nie został w pełni zapłacony, nie może być umieszczony i rozliczony we wniosku o płatność. Wyjątek stanowią sytuacje dotyczące wszelkich potrąceń, kompensat itp. , które muszą być należycie udokumentowane. • Jeżeli płatność dokonana została gotówką należy dołączyć stosowne dokumenty na potwierdzenie wypłaty/rozliczenia gotówki z kasy Beneficjenta (np. raport kasowy, rozliczenie zaliczki itp). • Należy pamiętać, że Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014 -2020 w rozdziale Zasada faktycznego poniesienia wydatku wyraźnie wskazują jaką datę należy przyjąć za datę poniesienia wydatku.

W przypadku faktury/innego dokumentu księgowego wystawionego w walucie obcej, wartość wydatku kwalifikowalnego należy przeliczyć na PLN zgodnie z poniższymi zasadami: Ø Płatności dokonywane z rachunku bankowego Beneficjenta prowadzonego w złotych polskich na rachunek odbiorcy prowadzony w walucie obcej należy przeliczyć po kursie sprzedaży waluty obcej stosowanym przez bank prowadzący rachunek Beneficjenta, z dnia dokonania operacji (kurs faktycznie zastosowany). Ø Płatności dokonywane z rachunku Beneficjenta prowadzonego w walucie obcej na rachunek odbiorcy prowadzony w walucie obcej, należy przeliczyć zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości lub zgodnie z przepisami prawa, czyli po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania operacji - jedynie w przypadku braku możliwości określenia kursu rzeczywistego. Ø W przypadku płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać na złoty według kursu, po którym waluta została zakupiona (udokumentowany dowodem zakupu waluty). Jeżeli Beneficjent załącza do wniosku o płatność wydruk z ewidencji księgowej, jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs ujęcia płatności gotówkowej w księgach rachunkowych, zgodny z polityką rachunkowości określoną przez Beneficjenta lub po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania operacji – jedynie w przypadku braku możliwości określenia kursu zakupu.

Ø Jeżeli płatność z fakturę/inny dokument księgowy wystawiony w walucie obcej dokonywana jest w transzach, wartości poszczególnych transz wydatku kwalifikowalnego powinny być przeliczone na PLN zgodnie z ww. zasadami. Ø W przypadku zastosowania kursów wynikających z polityki rachunkowości należy złożyć dodatkowe oświadczenie o zgodności wyliczeń wskazanych na fakturze z przyjętą metodologią wyceny rozchodu środków z rachunku walutowego wynikającą z polityki rachunkowości.

d) protokoły odbioru zakupionych towarów/usług, przekazanych materiałów itd. lub inne dokumenty z widocznymi terminami realizacji usług/dostaw, gdy nie sporządzono protokołu odbioru. • W przypadku szkoleń/instruktaży Beneficjent powinien dodatkowo sporządzić listę obecności uczestników szkolenia/instruktażu. Dokumentu takiego nie przedkłada się do wniosku o płatność (chyba że DIP o nie wystąpi w związku z zaistniałymi wątpliwościami na etapie weryfikacji wniosku o płatność), jednakże należy załączyć go do dokumentacji Projektu i przechowywać zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentacji projektowej, określonymi w umowie o dofinansowanie. Okazanie takiego dokumentu może być konieczne w trakcie kontroli/audytu Projektu. e) ewidencja środków trwałych lub oświadczenie, że zakupione środki trwałe zostaną zaewidencjonowane w ewidencji środków trwałych Beneficjenta. • Środek trwały należy ująć w ewidencji środków trwałych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie.

Dokumenty specyficzne dla danego rodzaju wydatku. Katalog odnosi się do wydatków na: 1) Nabycie używanego środka trwałego 2) Zakup nieruchomości • operat szacunkowy potwierdzający rynkową wartość nieruchomości (Operat szacunkowy musi być sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (wartość nieruchomości powinna być określona na dzień jej zakupu zgodnie z art. 156 ust. 3 ww. ustawy)). • deklaracja podmiotu zbywającego nieruchomość, że nie była ona w ciągu 10 poprzednich lat współfinansowana ze środków unijnych lub/oraz dotacji krajowych 3) Wkład niepieniężny 4) Amortyzację • tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego) • metodologia wyliczenia kwalifikowalnej części odpisu amortyzacyjnego w przypadku, gdy środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja Projektu

5) Leasing - warunkiem umożliwiającym rozliczenie danej formy leasingu jest wskazanie we wniosku o dofinansowanie takiej formy rozliczenia wydatków w Projekcie. W przypadku zakupu środków trwałych / wartości niematerialnych i prawnych w drodze leasingu umowa leasingu obligatoryjnie musi zawierać zobowiązanie do przeniesienia własności środków trwałych / wartości niematerialnych i prawnych na korzystającego (beneficjenta) po zakończeniu trwania umowy leasingu. Przyjęcie środków trwałych / wartości niematerialnych i prawnych do ewidencji środków trwałych musi zostać dokonane przed wypłatą środków w ramach wniosku o płatność końcową. Przez cały okres trwałości projektu środek trwały /wartości niematerialne i prawne muszą być wykorzystywane przez beneficjenta do celów realizacji projektu. 6) Podatek VAT • metodologia określająca dla jakich wydatków (w ujęciu kwotowym) lub zakresu rzeczowego i w oparciu o jaką podstawę prawną Beneficjent nie może odliczyć podatku VAT – dotyczy przypadku kiedy w ramach danego dokumentu księgowego Beneficjent ma możliwość częściowego odzyskania podatku VAT • aktualne oświadczenie o kwalifikowalności VAT należy obowiązkowo złożyć wraz z wnioskiem o płatność końcową (nie dołącza się go do wniosków o płatność pośrednią).

UWAGA: Jeżeli w oświadczeniu o kwalifikowalności podatku VAT składanym na etapie aplikowania o dotację zaszły jakiekolwiek zmiany należy niezwłocznie złożyć w DIP zaktualizowane oświadczenie. 7) Kary umowne – nie dotyczy MŚP 8) Koszty osobowe Dodatkowo do wniosku o płatność należy dołączyć podpisane przez Beneficjenta/ Partnera „Oświadczenia dotyczące projektu”, które zostały zamieszczone na wzorze dołączonym wraz z załącznikiem nr 7 do aneksu do umowy o dofinansowanie projektu.

OPIS DOKUMENTÓW Opisu dokumentów należy dokonywać w sposób trwały na ich oryginałach. Informacja o dofinansowaniu Projektu musi się obowiązkowo znaleźć na pierwszej stronie dokumentu księgowego. Pozostałe elementy opisu mogą być umieszczone na jego odwrocie. W przypadku braku możliwości umieszczenia wymaganych zapisów na odwrocie dokumentu dopuszcza się ich naniesienie na odrębnej kartce, przy czym kartka ta musi być opisana przez podanie przynajmniej informacji, do jakiej faktury/innego dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej opis ten stanowi załącznik. Przedmiotowy załącznik musi znajdować się przypięty do oryginału dokumentu. Opis może być umieszczany w formie odręcznego zapisu, nadruku komputerowego lub pieczęci. Nie należy stosować naklejek. Zaleca się, by poszczególne elementy opisu na każdej fakturze/innym dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej były podobnie rozmieszczone na każdym z dokumentów.

W przypadku zaistnienia konieczności dokonania korekt w adnotacjach - należy wszelkich wymaganych poprawek dokonywać na oryginałach dowodów źródłowych. Zgodnie z krajowymi zasadami dotyczącymi rachunkowości błędy w adnotacjach powinny być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie czytelnego podpisu osoby do tego upoważnionej (lub pieczątki imiennej i podpisu). Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Niedopuszczalne jest także dokonywanie wymazywania/zamazywania i przeróbek. Faktury/inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny zostać opisane w zakresie: 1) informacji, z jakich środków i w ramach jakiego programu Projekt jest dofinasowany Uwaga: Powyższą informację należy obowiązkowo zawrzeć na pierwszej stronie dokumentu księgowego. np. „Projekt dofinansowany ze środków EFRR w ramach RPO WD 2014 -2020”

2) numeru i daty zawarcia umowy o dofinansowanie Projektu, w ramach którego poniesiono wydatek, np. „Umowa o dofinansowanie nr UDA. RPDS. 01. 01 -02 -010/15 -00 z dnia 14. 09. 2015 r. ”, 3) numeru i daty protokołu odbioru robót/dostaw/usług/wykonanych zadań w projekcie lub innego dokumentu, na podstawie którego odebrano roboty/usługi/dostawy/wykonane zadania w projekcie, 4) numeru księgowego/ewidencyjnego, pod którym zarejestrowano dokument, 5) kwoty wydatków kwalifikowalnych objętych dokumentem księgowym (w tym kwoty podatku VAT zawartego w kwocie wydatków kwalifikowalnych) - z podziałem na poszczególne zadania i z przyporządkowaniem do kategorii wydatków, 6) kursu faktycznie zastosowanego (w przypadku faktur walutowych) wraz ze wskazaniem z czego on wynika. Niezależnie od rodzaju prowadzonej księgowości – wszyscy Beneficjenci, którzy posiadają dowód księgowy opiewający na waluty obce, powinni zawrzeć w opisie dokumentu przeliczenie ich wartości na walutę polską.

Wynik przeliczenia należy zamieścić bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk – w takim przypadku wydruk należy załączyć do wniosku o płatność. 7) Beneficjenci prowadzący pełną rachunkowość dodatkowo zobligowani są do wskazania w opisie faktury informacji wynikających z krajowych przepisów dot. rachunkowości (np. informacji o sprawdzeniu i zakwalifikowaniu dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z miesiącem oraz sposobem ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania). W przypadku prowadzenia ksiąg w wersji elektronicznej, gdy stosowne zapisy nie są już umieszczane na dowodach księgowych, należy załączyć do wniosku o płatność wydruk z ksiąg przedstawiający m. in. numer księgowy nadany dokumentowi oraz na jakich kontach i w jakiej kwocie dokument został zaksięgowany

W przypadku wykazania w „Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki” w SL 2014 dowodów księgowych w całości opiewających na wydatki niekwalifikowalne - dokumenty te powinny zawierać adnotację: „Niniejszy dokument dotyczy w całości wydatków niekwalifikowalnych w Projekcie nr RPDS. 0. . -02 -…/. . dofinansowanym ze środków EFRR w ramach RPO WD na lata 2014 -2020” Zaleca się, by jeden plik elektroniczny zawierał komplet dokumentów powiązanych z danym dokumentem księgowym, tj. przynajmniej opis dokumentu księgowego (jeżeli znajduje się na odrębnej kartce), informacje z ksiąg rachunkowych (jeżeli Beneficjent nie umieszcza odpowiednich informacji w opisie dokumentu) oraz dowód zapłaty.

WERYFIKACJA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ Ø Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność dzieli się na formalną, merytoryczną i rachunkową (weryfikacja rachunkowa nie dotyczy wniosków o płatność sprawozdawczych), które następują po sobie i dokonywane są przez dwie różne osoby zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”. Ø Weryfikacji przez DIP podlega każdy złożony wniosek o płatność i każdy ujęty we wniosku o płatność wydatek. Weryfikacja wniosków Beneficjenta o płatność odbywa się w kolejności ich wpływu do DIP. Ø Celem weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność jest sprawdzenie czy wniosek został przekazany w wymaganej formie, czy został prawidłowo wypełniony od strony formalnej i rachunkowej, czy postęp rzeczowy projektu przebiega prawidłowo oraz czy, wydatki ujęte we wniosku o płatność (przedstawione do refundacji/rozliczenia) są wydatkami kwalifikowalnymi. Ø Przeprowadzenie weryfikacji wniosku o płatność jest udokumentowane poprzez wypełnioną i podpisaną przez obu Pracowników listę sprawdzającą oraz wskazanie na karcie weryfikacji wniosku o płatność wyniku weryfikacji. W przypadku odmiennych stanowisk pracowników dokonujących weryfikacji rozstrzygającą decyzję podejmuje Kierownik Wydziału. Przy każdej kolejno złożonej wersji wniosku o płatność Pracownicy posługują się nową listą sprawdzającą wniosku Beneficjenta o płatność.

WERYFIKACJA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ Ø Weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosku o płatność rozliczającego poniesione wydatki przez pracowników dokonywana jest w ciągu maksymalnie 25 dni roboczych liczonych od dnia wpływu wniosku do DIP, a w przypadku wniosku zaliczkowego (gdy Beneficjent nie wykazuje wydatków) i wniosku pełniącego funkcję sprawozdawczą w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych liczonych od dnia wpływu (tj. przekazania przez system SL 2014) wniosku do DIP. Ø Pracownicy weryfikujący wniosek Beneficjenta o płatność mogą dokonać poprawek/uzupełnień oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych we wniosku, na każdym z etapów weryfikacji – w takim zakresie, jaki umożliwia to SL 2014. Ø W przypadku, gdy w trakcie weryfikacji merytorycznej wniosku Beneficjenta o płatność zaistnieją wątpliwości, co do kwalifikowalności danego wydatku, a wniosek jest poprawny pod względem formalnym i rachunkowym, istnieje możliwość poświadczenia części wydatków w stosunku, co do których wątpliwości nie powstały. W tej sytuacji pracownicy Wydziału Rozliczeń i Sprawozdawczości dokonujący weryfikacji dokonują stosownego pomniejszenia wydatków. Jednocześnie informują na piśmie Beneficjenta o wysokości poświadczonych wydatków.

WERYFIKACJA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ Ø Pracownicy weryfikujący wniosek Beneficjenta o płatność mogą wstrzymać weryfikację jeżeli np. zaistnieje konieczność uzyskania dodatkowych wyjaśnień/opinii od instytucji zewnętrznych lub ekspertów zewnętrznych, dokumentacja projektu została skierowana do kontroli doraźnej, zgłoszono zmiany w projekcie. Możliwe jest także wstrzymanie weryfikacji wniosku o płatność ze względu na konieczność zatwierdzenia poprzedniego wniosku o płatność (np. w przypadku złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, który nie powinien być akceptowany przed dokonaniem zatwierdzenia wszystkich poprzedzających go wniosków o płatność). O przyczynach wstrzymania procesu weryfikacji wniosku o płatność należy pisemnie poinformować Beneficjenta. Ø Po ustaniu przyczyny wstrzymania bieg terminu na weryfikację wniosku o płatność zostaje wznowiony. Ø Dopuszcza się poprawę/uzupełnienie przez Beneficjenta wniosku o płatność wraz załącznikami w trakcie przeprowadzanej w DIP weryfikacji wniosku o płatność (poprawiona/uzupełniona dokumentacja rejestrowana jest w systemie z bieżącą datą wprowadzenia), o ile pracownicy dokonujący weryfikacji wniosku uznają to za celowe, a czynność ta nie spowoduje przekroczenia terminu przeznaczonego na weryfikację.

ZMIANY W PROJEKCIE 1) § 10 i § 11 umowy o dofinansowanie odnosi się do zmian w projekcie i umowie 2) Zmiany w Umowie nie mogą prowadzić do zwiększenia dofinansowania określonego w umowie. 3) Nie jest dopuszczalna taka zmiana Umowy w zakresie warunków realizacji Projektu, której rezultatem byłoby nieprzyznanie Projektowi dofinansowania, gdyby Projekt w takiej postaci podlegał ocenie i wyborowi w procedurze oceny i wyboru projektów w ramach Programu. 4) W przypadku zmian w projekcie, które zdaniem DIP mają zasadniczy wpływ na cel projektu, projekt może zostać poddany ponownej ocenie przez Komisję Oceny Projektów. 5) Zmiana jest uznana za przyjętą w przypadku wyrażenia zgody DIP na wprowadzenie zmian lub zawarcia stosownego aneksu. 6) DIP ma prawo żądać od Beneficjenta wyjaśnień bądź uzupełnień do wniosków o zmianę, a Beneficjent ma obowiązek ich udzielić w terminie wskazanym przez DIP. 7) Akceptacja zmian wnioskowanych przez Beneficjent możliwa jest w dwóch formach: przez zawarcie aneksu do umowy o dofinansowanie lub wyrażenia pisemnej zgody DIP na wnioskowane zmiany.

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w Projekcie lub możliwości ich wprowadzenia w trakcie realizacji Projektu, które nie dotyczą wydłużenia terminu zakończenia realizacji Projektu (np. przesunięcie oszczędności między poszczególnymi wydatkami kwalifikowanymi), Beneficjent zobowiązuje się, niezwłocznie po zaistnieniu przyczyn powodujących konieczność lub możliwość wprowadzenia zmian, jednak nie później niż przed terminem zakończenia rzeczowej lub finansowej realizacji Projektu, zgłosić w formie pisemnej do DIP wniosek o wprowadzenie zmian w Projekcie, przedstawiając ich zakres, przedmiot i uzasadnienie. W przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić termin zakończenia rzeczowej lub finansowej realizacji Projektu, Beneficjent nie później niż przed upływem tego terminu zobowiązany jest wystąpić z pisemnym wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji Projektu do DIP. Wraz z wnioskiem Beneficjent jest zobowiązany złożyć pisemne uzasadnienie przyczyn niedotrzymania terminu zakończenia rzeczowej lub finansowej realizacji Projektu oraz przekazać uaktualniony wniosek o dofinansowanie.

Zawarcie aneksu do umowy o dofinansowanie projektu wymagane jest w następujących sytuacjach: 1) zmiany powyżej 10% w stosunku do wartości pierwotnych, wykazanych w umowie o dofinansowanie projektu (zmiany wielkości wskaźników produktu/rezultatu powyżej 10% oraz przesunięć pomiędzy kategoriami wydatków powyżej 10%), 2) zmiana kwoty wydatków kwalifikowalnych, dofinansowania lub wartości całkowitej projektu, 3) zmiana okresu realizacji projektu, 4) wydłużenia terminu dostarczenia dokumentów w terminach wskazanych w umowie o dofinansowanie (np. umowy cesji); 5) zmiana numeru rachunku bankowego wymienionego w umowie, 6) zmiana adresu siedziby Beneficjenta, 7) zmiana miejsca lokalizacji projektu, 8) zmiana nazwy Beneficjenta oraz formy prawnej Beneficjenta,

Nie wymagają formy aneksu do Umowy, lecz pisemnej zgody DIP, zmiany dotyczące: 1) przesunięć niewykorzystanego dofinansowania (oszczędności powstałych w wyniku poniesienia wydatku) pomiędzy poszczególnymi wydatkami kwalifikowalnymi do 10% kwoty przypadającej na wydatek – poziom 10% określany jest od kwoty w ramach wydatku z jakiego następuje przesunięcie i jednocześnie może przekroczyć 10% wartości wydatku, do którego następuje przesunięcie; 2) wielkości wskaźników produktu lub rezultatu do poziomu 10% w stosunku do wielkości wynikających z wniosku o dofinansowanie; 3) terminu złożenia wniosku o płatność pośrednią bez zmiany terminu zakończenia finansowej realizacji Projektu; 4) przesunięć terminu realizacji zadania bez zmiany terminu zakończenia finansowej realizacji Projektu; 5) zwiększenia wartości wskaźnika rezultatu, która nie wpływa negatywnie na zachowanie celu Projektu.

Przesunięcia oszczędności pomiędzy wydatkami. Możliwe jest przesunięcie pomiędzy poszczególnymi wydatkami kwalifikowanymi określonymi we wniosku o dofinansowanie oszczędności powstałych w wyniku poniesienia wydatku w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, na inne niezrefundowane lub nierozliczone jeszcze wydatki kwalifikowane, określone we wniosku o dofinansowanie, pod warunkiem otrzymania pisemnej zgody DIP lub podpisania aneksu do Umowy, z zastrzeżeniem ust. 6 i 7 z § 10 umowy. Przesunięcie możliwe jest dla wydatków nierozliczonych w całości we wcześniejszych wnioskach o płatność.

W związku z powyższym oraz z uwagi na brak możliwości technicznych systemu SL 2014, należy pamiętać, iż w przypadku chęci wprowadzenia zmian w projekcie Beneficjent powinien najpierw zwrócić się z wnioskiem o wyrażenie zgody na wprowadzenia zmian, a dopiero po zatwierdzeniu przez DIP zmian przedłożyć wniosek o płatność!!! (w przypadku, gdy wnioskowane zmiany dotyczą danego wniosku o płatność). W przeciwnym razie wnioski będą oceniane zgodnie z obowiązującą umową o dofinansowanie (wnioskiem o dofinansowanie) lub będą wycofywane do ponownego przedłożenia.

Podstawą rozpoczęcia procedury akceptacji zmian przez DIP jest pismo od Beneficjenta przekazane za pomocą Centralnego Systemu Informatycznego SL 2014 z informacją o zaistniałych/planowanych modyfikacjach projektu. Pismo to musi zawierać uzasadnienie wnioskowanych zmian oraz tabelaryczne zestawienie proponowanych zmian w układzie „Było-Jest”. Ponadto wraz z ww. pismem przesyłane są załączniki do umowy o dofinansowanie, które ulegają zmianie (wersja elektroniczna wniosku (excel) oraz w wersji pdf podpisane przez Beneficjenta strony z wniosku o dofinansowanie). Weryfikacja wniosku Beneficjenta o zmiany w projekcie dokonywana jest w ciągu 14 dni roboczych liczonych od dnia wpływu wniosku do DIP.

Dziękuję za uwagę

Zapraszamy do kontaktu: Dolnośląska Instytucja Pośrednicząca ul. Strzegomska 2 -4 53 -611 Wrocław tel. 71 776 58 13 71 776 58 14 info. dip@umwd. pl www. dip. dolnyslask. pl