Welkom Projectmanagement College 9 Het Projectmangementconcept van een

Welkom Projectmanagement College 9 > Het Projectmangementconcept van een evenement (Verhaar H 4)

• College 7: Gameplan • College 8: Draaiboek • College 9: Het Projectmanagementconcept • College 10: Projectfinanciering • College 11: Leiderschapsstijlen & Verandermanagement • College 12: Speed Masterclass…. . programma periode 2 2

Leerdoelen dit college • • • Ik weet het verschil tussen fasen en traject Ik kan de verschillende trajecten benoemen De fasen zijn gekoppeld aan beslisdocumenten Ik weet wat beheersaspecten zijn Ik kan het projectmanagementconcept adh van het figuur 4. 6 uitleggen Management

WAT IS (PROJECT) MANAGEMENT? • Management heeft betrekking op het sturen en beheersen van verschillende processen binnen organisaties. • Gericht op sturing vanaf de eerste ideevorming tot en met de nazorg van het project. • Zoeken naar een manier om ingewikkelde processen hanteerbaar te maken. Management

Even wat herhaling uit de eerste periode TRAJECTEN EN FASEN • Traject: het pad wat gevolgd dient te worden. • Fase: stadium vaak afgezet in een afgebakende tijdsperiode (“stap voor stap”) Een traject kan dus in verschillende fasen opgedeeld worden. Fasen & trajecten

4 functionele trajecten

A. Productgericht / inhoudelijk traject. • Traject omvat alle activiteiten die verricht moeten worden om het concrete eindproduct te realiseren • Deelprojecten en ondersteunende projecten. http: //ww w. youtube. com/user/ festyfilmpj es? v=in. RH k. TK 07 fc Productgericht of inhoudelijk traject

Fasen van productgericht traject volgens Verhaar • 1. Initiatieffase ↓ • 2. Voorbereidingsfase ↓ • 3. Uitwerkingsfase ↓ • 4. Uitvoeringsfase ↓ • 5. Afwikkelingsfasering Gritt: -initiatief -definitie -ontwerp -voorbereiding -realisatie -nazorg

1. Initiatieffase • Vastleggen van uitgangspunten en randvoorwaarden • Creëren van gelijk beeld van eindresultaat en aanpak voor alle betrokkenen • Vastleggen van concept (idee) • Globale raming van de kosten • Indicatie van tijdsplanning Resultaat: projectvoorstel fasering

2. Voorbereidingsfase • Uitwerken van het concept in een plan of ontwerp • Invulling geven aan de “ruwe schets” van initiatieffase. • Uitwerken van consequenties • Terugkoppeling van randvoorwaarden uit fase 1. Resultaat: projectplan fasering

3. Uitwerkingsfase • Praktische vertaling van fase 2 • Projectplan uit fase 2 wordt in detail uitgewerkt • Maken van definitieve keuzes • Vastleggen van contracten e. d. Resultaat: draaiboek/tekeningen fasering

4. Uitvoeringsfase • Opbouw • Het evenement zelf • Afbouw • Filmpje opbouw lowlands fasering

5. Afwikkelingsfase • Ook wel nazorgfase • Eindafrekening/ bedankjes • Eindevaluatie: - Doelgroep bereikt? - Gewenste effect behaald? - Voldeed de aanpak? - Beheersaspecten goed toegepast? - Samenwerking betrokkenen? fasering

B 1. Marketing- en communicatietraject

Marketing- en communicatietraject • • • Zorgen voor goed draagvlak in omgeving Formuleren van een visie en een missie Wat is ons imago? (hoe zien anderen ons? ) Hoe profileren wij ons op de markt? Wat zijn de kansen en bedreigingen t. a. v. ons bedrijf c. q. product? Marketing / communicatie

Relatie marketing - evenement • Starten met vooronderzoek en marktverkenning • Positioneren van het project: - Wat wil het project betekenen en voor wie? - Hoe zien anderen het project? - Hoe willen wij dat anderen het project zien? (welke uitstraling? ) Marketing / communicatie

Relatie communicatie - evenement • Met wie willen wij communiceren? • Met welk doel / effect willen wij communiceren? • Hoe willen wij communiceren? • Met welke middelen willen wij communiceren? http: //www. youtube. com/watch? v=g. AHf 7 YRTLz. I Marketing / communicatie

B 2. Het beheersgericht traject • Beheersen is vooraf onzekerheden inschatten en daarop voorzorgsmaatregelen treffen. Voorbeeld: Hoe beheers jij je vakantie? beheersaspecten

Opdracht: Analyseer de beheersaspecten van je project Wat: kies 6 hoofdactiviteiten uit je project en analyseer/ omschrijf per activiteit de beheersaspecten. Kwaliteit(eisen), Organisatie(aanwezig), Faciliteiten(aanwezig), Tijd(planning), Informatie(communicatie), Geld(kosten) Hoe: met je projectgroep Tijd: 15 min. projectgroep / 10 min. klassikaal delen Uitkomst: iedere groep bespreekt min. 2 activiteiten(in jullie ogen de belangrijkste) klassikaal Productgericht of inhoudelijk traject

Onzekerheden bij project Kosten? Inkomsten/rendement? Tijd? Hoe wordt het project gefinancierd? Is er een geschikte locatie? Zijn alle middelen op tijd beschikbaar? Welke kwaliteit stellen wij aan ons project? • Wie is waar voor verantwoordelijk? Hoe ziet onze organisatie eruit? • Etc etc etc • • beheersaspecten

Cyclisch proces beheersen (kwaliteitszorg) PDCA-cyclus

• PLAN : stel een plan op voor de uitvoering n stel de doelen vast. De doelstellingen worden SMART gedefinieerd. • DO : Voer de geplande processen uit. Realisatie. • CHECK : Controleer of de processen goed worden uitgevoerd, en meet of de doelen bereikt worden. Kijk naar het effect. • ACT : Aanpassing en BORGING. • Herhaal indien nodig. beheersaspecten

BEHEERSASPECTEN: KOFTIG • • • Kwaliteit Organisatie Faciliteiten Tijd Informatie Geld Geen van deze zes aspecten staat op zichzelf ! beheersaspecten

beheersaspecten

Projectmanagement Interne omgeving Het project O • Interne opdrachtgever • Directie T ctm je o r P K beheersaspecten n e k r e G • Afdelingen • Andere projecten Externe omgeving ig t a I Trends en ontwikkelingen w F • Leveranciers • klanten • etc.

Kwaliteitsbeheersing (K) Doel: - Bewaking van kwaliteitsniveau - Vooraf vaststellen van normen/procedures Eisen: Bv: 3 sterren hotel Bv: veiligheidsnormen gemeente: geen alcohol/afgesloten terrein. - Bv: binnen de tijd/budget/1000 bezoekers - Alle activiteiten worden volgens doelstelling uitgevoerd Opdrachtgever/klant is wanneer tevreden Beschikbaarheid van voldoende menskracht en middelen beheersaspecten

Organisatiebeheersing (O) Doel: • Duidelijkheid in elkaars taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (kan tussentijds aangepast worden) • Communicatie verloopt via duidelijke overlegstructuur • Makkelijk over te dragen aan anderen • Effectief leiderschap beheersaspecten

Faciliteitenbeheersing (F) Doel: • Op tijd beschikken over juiste locatie • Op tijd beschikken over andere faciliteiten zoals techniek, catering, beveiliging etc. • In kaart brengen van juridische randvoorwaarden bijv. auteursrechten • Op tijd beschikken over benodigde vergunningen. • Beschikken over juiste middelen en menskracht. beheersaspecten

Tijdbeheersing (T) Doel: • Voortgang wordt bewaakt door tijdsplanningen, to-do lijstjes en regelmatig overleg • Eindresultaat wordt op tijd afgeleverd • Op tijd beschikking over juiste menskracht, geld, locatie etc) beheersaspecten

Informatiebeheersing (I) Doel: • Juiste informatie op de juiste plek en op het juiste moment • Eenduidige uitvoering van activiteiten • Eenduidige formulering van richtlijnen • Op tijd aanleveren en op duidelijke wijze van diverse documenten, verslagen etc. • Hoe om te gaan met aangeleverde stukken (wijzigingen aanbrengen) beheersaspecten

Geldbeheersing (G) Doel: • Raming wordt omgezet in budget c. q. begroting • Bewaking van de kosten en opbrengsten (tussentijds bijstellen) • Geplande opbrengsten en eventuele winst worden behaald beheersaspecten

Ik welke fase zit jij met je project?

C. Besluitvormingstraject • Aan het einde van iedere fase een beslismoment. GO-NOGO • Opleveren van een beslisdocument als resultaat van de voorafgaande fase. • Fase 1: projectvoorstel • Fase 2: projectplan • Fase 3: productieprogramma/draaiboek ______zover zijn we nu_________ • (Fase 4: functioneringsprogramma) • Fase 5: evaluatieverslag besluitvorming

Inhoud van een beslisdocument • Kerngegevens • Projectinhoud beschrijving van het project) • Projectaanpak. Welke activiteiten moeten nog verricht worden? • Projectmarketing en –communicatie. Welke aciviteiten moeten nog verricht worden? • Zakelijke randvoorwaarden (KOFTIG). Wat is de toestingsnorm voor de volgende periode? Wat moet bijgesteld worden? Steeds verder werken in details. • In boek zijn formats opgenomen als voorbeeld. besluitvorming

Huiswerk college 10 Projectfinanciering Stel een begroting op van je project. Verwerk alle inkomsten en uitgaven, vergeet niet de interne kosten(maak een schatting vd personeelskosten, uurtarief € 50, -) mee te nemen. Zie vb begroting op de portal, verzin zelf relevante kostenposten. Lever de begroting in bij je projectbegeleider en stop hem in het dossier. Stel vragen in college 10 huiswerk