Turun kaupungin ITstrategia Taustaa Keskeiset haasteet ja strategialinjaukset

Turun kaupungin IT-strategia

• • Taustaa Keskeiset haasteet ja strategialinjaukset Strategian jalkauttaminen Liite: Yksityiskohtaiset strategialinjaukset

Lähtötilanne q IT: n hallinnollinen yhtenäistäminen tehtiin vuoden 2009 alussa ja tähän liittyi myös aie koko perus-IT: n ulkoistamisesta q Tavoitteena oli kaupungin IT-toiminnan tehostaminen ja tuottavuuden parantaminen q Hyötyjen toteutuminen edellyttää kuitenkin yhteistä näkemystä IT: n roolista kaupungissa sekä yhtenäisiä toimintaprosesseja ja teknologialinjauksia q Lisäksi henkilöstön määrän nopea väheneminen vaatii uudenlaisen näkökulman IT-toiminnan organisointiin ja toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen q Siksi konsernin johtoryhmässä päätettiin 7. 12. 2010 ITstrategiatyön aloittamisesta q Strategiatyön sisällöksi sovittiin keskeisten kaupunkitason linjausten tekeminen sekä kokonaisvaltaisen IT-toiminnan kehittämissuunnitelman laatiminen kevään 2011 aikana

Strategiatyön tavoitteet q Kaupungin IT-toimintojen laajuuden määrittely q Yhteisten IT-toimintojen tavoitteista ja ohjauksesta sopiminen q Tuen varmistaminen kaupungin ydinprosessien kehittämiselle q Kaupunkitason synergiaetujen mahdollistaminen q Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen

• • Taustaa Keskeiset haasteet ja strategialinjaukset Strategian jalkauttaminen Liite: Yksityiskohtaiset strategialinjaukset

Havaintoja nykytilasta q IT-ohjaus vaatii edelleen kehittämistä siten että linkki kaupunkitason strategioihin on selvempi q Toimittajahallinnan käytäntöjä tulee yhtenäistää q IT: n organisaatiomallia on kehitettävä niin, että se tukee entistä paremmin prosessijohtamisen mallia ja asiakaslähtöisyyttä q IT-toiminnan painopistettä on siirrettävä ylläpidosta kaupungin toimintojen kehittämisen tukemiseen q Henkilöstön osaamisen kehittämisen suunnitelmallisuutta on lisättävä q Eläkkeelle siirtymisen kautta katoavan osaamisen korvaamiseen ja toiminnan jatkuvuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota q Projektinhallintaosaamista tarvitaan lisää q Tarvitaan kaupunkitason kokonaisarkkitehtuureja, jotka ohjaavat kehittämisprojekteja

Yhteenveto kaupunkitason keskeisistä strategisista linjauksista q Varmistetaan resurssien tehokkaampi käyttö yhteisen IT-ohjauksen kautta q Tehostetaan IT-ratkaisujen parempaa uudelleenkäytettävyyttä ja vältetään päällekkäisiä investointeja yhteisellä kehittämissuunnittelulla ja kokonaisarkkitehtuureilla q Hyödynnetään kaupunkitason skaalaetuja noudattamalla yhtenäistä linjaa infrastruktuuriratkaisuissa ja IT-tuen järjestämisessä q Parannetaan kustannustehokkuutta hoitamalla toimittajahallinta ja IT-hankinnat yhtenäisellä tavalla q Parannetaan IT: n vaikuttavuutta kaupungin ydintoimintoihin panostamalla systemaattisesti henkilöstön osaamisen kehittämiseen strategian mukaisilla osaamisalueilla

Linjaukset korostavat IT-toiminnan vaikuttavuutta ja kustannustehokkuutta eri tavoin v Vaikuttavuus = Tehdään hallintokuntien näkökulmasta oikeita asioita v Kustannustehokkuus = Tehdään asiat oikein 6 5 4 3 2 1 Yh te i Ka up ne un n ke kita hi so ttä n m IT i Ko sen -oh IT ja -in s k us uu fra on H a an n st i sa ni ru ki tt r nt kt uu kkit elu ak eh To u rin tu im sta y ur nn ht it e aj u n äi Jo aha ste sy n ht ys am llinn mi n a i i m st n Te o ai kn to yhte int je H ol nä i n en og k ki ia eh isyy lö os s itt s aa tö äm v m in o is en ima en k as vara Pr na os vatt am es si in IT en -tu joht am en y in ht en en äi sy ys 0 Kustannustehokkuus Vaikuttavuus q Vaikuttavuuden ja kustannustehokkuuden välillä on kuitenkin oltava tasapainotila q Vaikuttavuuden ylipainottaminen nostaa tyypillisesti kustannuksia q Vastaavasti pelkkä kustannustehokkuuden korostaminen tyypillisesti johtaa asiakastyytyväisyyden vähenemiseen q Strategian tavoitteena on lisätä vaikuttavuutta niin paljon kuin se kustannusrajoitteiden vallitessa on mahdollista

• • Taustaa Keskeiset haasteet ja strategialinjaukset Strategian jalkauttaminen Liite: Yksityiskohtaiset strategialinjaukset

Kehittämissuunnitelma Projektivaihe 1 H 11 2 H 11 Operatiivinen vaihe & jatkuva kehittäminen 1 H 12 2 H 12 1 H 13 2 H 13 Kaupunkitason ITohjaus Yhteinen kehittämisprosessi Kokonaisarkkitehtuurit IT-infrastruktuurin ja tukimallin yhtenäistäminen Palvelutuotannon prosessien yhtenäistäminen Organisaatiouudistus Toimittajahallinta Projektinhallinta Tiedottaminen ja kommunikaatio Muutoksen johtaminen Seuranta Kehittämisen painopiste on organisaatiouudistuksessa ja yhteisten toimintaprosessien kehittämisessä

Organisointiperiaatteet Kaupungin johdon strategiset linjaukset Seudulliset ja valtakunnalliset kehittämishankkeet Lainsäädäntö Kumppanien tarpeet OHJAUS: • Mitä tehdään, kuka tekee? KEHITYS: • Miten toteutetaan? TUOTANTO: • Miten otetaan käyttöön ja hallitaan? q Keskitetyn tietohallinnon ohjauksen vahva rooli q Kehittämisen ja tuotannollisen toiminnan eriyttäminen q Asiakasohjauksen varmistaminen yhteisten toimintaprosessien kautta

Kaupungin IT-toiminnan strategiset painopistealueet Kaupungin toimintojen kehittämistavoitteet Hankinta Palvelutarpeet Toimittajat Tietohallinnon ohjaus Ulkoiset toimittajat • Asiakkaiden tarpeiden Asiakkaat ymmärtäminen • Strategisten tavoitteiden Julkishallinnon palvelut tunnistaminen Hallintokunnat • Tarpeiden kääntäminen arkkitehtuureiksi ja teknologiavalinnoiksi • Hankintaosaaminen ja toimittajahallinta • Palvelutuotannon hallinta ja kokonaisvastuu Oman IT: n tuottamat operatiiviset palvelut Tuotteet & palvelut Liikelaitokset Palvelut & teknologiajohtajuus Ulkoiset tekijät Lainsäädäntö, valtakunnalliset ja seudulliset hankkeet q IT-toiminnan rooli on muuttumassa ohjaavaksi ja kokonaisuuden hallintaa painottavaksi q Oman henkilöstön voimavarat keskitetään toimintoihin, joilla lisätään IT: n vaikuttavuutta hallintokuntien näkökulmasta (”lisäarvo”), tai joissa tarvitaan ketteryyttä q Pitkälle standardoituja toimintoja, joissa korostuu operatiivinen tehokkuus, hankitaan enenevässä määrin ulkoa ostopalveluina q Samalla myös kyky hallita tehokkaasti sisäisen ja ulkoisen palvelutuotannon kokonaisuutta korostuu

Strategian yhteenveto EROTUMME joustavuudella, erinomaisella yhteistyöasenteella, kaupungin toimintaprosessien ymmärtämisellä ja osaamalla suunnitella, toteuttaa sekä hallita niitä vastaavia IT-palvelukokonaisuuksia. TAVOITTEENAMME on olla kaikissa ITasioissa paras kumppani kaupungin hallintokunnille ja liikelaitoksille. IT-strategia PÄÄTÖKSET liittyen IT: n käyttöön kaupunkitasolla, standardeihin, arkkitehtuureihin, infrastruktuuriin, sovellusvalintoihin ja investointeihin tulee tehdä sovitun IT-strategian mukaisesti. TOTEUTUS tapahtuu tiivistämällä yhteistyötä hallintokuntien kanssa, helpottamalla asiointia IT: n kanssa, kehittämällä tietohallinnon ohjausta, toiminnan ratkaisujen toteuttamiseen liittyvää osaamista ja palvelutuotannon hallintaa, sekä siirtymällä prosessivetoiseen johtamis- ja organisointimalliin.

Päätösehdotus q IT-palvelujen yhtenäistämistä koskeva 8. 6. 2009 tehty päätös (4449– 2009) sisältäen kokonaiskilpailutuksen ja liikkeenluovutuksen, tarkistetaan IT-strategian mukaisesti q IT-toiminta lähtee valmistelemaan esitettyjen linjausten pohjalta toiminnan ja organisaation kokonaisuudistusta erillisenä kehittämishankkeena, jonka osana toimenkuvat tarkistetaan ja palkat harmonisoidaan q IT-toiminta valmistelee 5 -6 uutta vakanssia niille keskeisille osaamisalueille, joita ei pystytä kohtuullisessa ajassa ja kohtuullisin kustannuksin täyttämään sisäisesti ja rekrytoi niihin henkilöt kaupungin ulkopuolelta. Henkilötyövuosien määrä ei kuitenkaan kokonaisuutena kasva vuoden 2010 tasosta q Tarvittavat henkilöstösiirrot ja vakanssien muutokset tuodaan hallintojaoston käsittelyyn q Esitettyjä strategisia linjauksia edellytetään noudatettavaksi koko kaupungin laajuisesti q Perustetaan kaupunkitason IT-johtoryhmä, joka valvoo linjausten toteutumista

• • Taustaa Keskeiset haasteet ja strategialinjaukset Strategian jalkauttaminen Liite: Yksityiskohtaiset strategialinjaukset

Keskeiset periaatteet ja linjaukset 1/5 # Linjaus Kuvaus Perustelu 1 Kaupunkitason ITohjaus Keskeiset IT-linjaukset koskien tietoteknisen infrastruktuurin järjestämistä, henkilöresurssien käyttöä, sovellusvalintoja ja näihin liittyviä investointeja tehdään kaupunkitason ITjohtoryhmässä. Päällekkäisten investointien ja kustannusten välttäminen, jo tehtyjen investointien tehokkaampi hyödyntäminen. Resurssien kohdistaminen kaupungin kannalta tärkeimpiin aktiviteetteihin. 2 Yhteinen kehittämisen suunnittelu Kehittämishankkeissa, joihin liittyy IT-hankintoja tai –muutoksia, siirrytään kohti pitkäjänteisempää suunnittelua, ennakointia ja priorisointia. Yhteistä kehittämisen suunnittelua parannetaan ja luodaan siihen toimintatavat. Mahdollisuus varautua uusin teknologia- ja osaamistarpeisiin ajoissa ja sitä kautta lisätä kykyä reagoida toiminnan tarpeisiin.

Keskeiset periaatteet ja linjaukset 2/5 # Linjaus Kuvaus Perustelu 3 Kokonaisarkkitehtuurit Kokonaisarkkitehtuurimalli on väline tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja sopivuuden saavuttamiseksi. Jatkossa Tietohallintolaki velvoittaa kuntia käyttämään kokonaisarkkitehtuurimenetelmää. Kokonaisarkkitehtuurimallin hyödyntäminen strategianmukaisen johtamisen ja kehittämisen välineenä mahdollistaa päällekkäisyyksien karsimisen sekä vastaa tulevien julkishallinnon palveluiden tuottavuushaasteisiin ja kuntalaisten sekä yritysten vaatimuksiin. Edellytys kansallisiin hankkeisiin osallistumiselle ja toiminnan johdonmukaiselle kehittämiselle. 4 IT-infrastruktuurin yhtenäisyys Tietoteknisen infrastruktuurin yhtenäistäminen mukaan lukien konesaliratkaisut, palvelinlaitteet, levyjärjestelmät, tietoliikenne, käyttäjähallinta, työasemat, puhelinpalvelut ja muut vastaavat teknologia-alueet. Kaupunkitason skaalaetujen hyödyntäminen ja standardointi lisää kustannustehokkuutta ja parantaa teknisen infrastruktuurin hallittavuutta.

Keskeiset periaatteet ja linjaukset 3/5 # Linjaus Kuvaus Perustelu 5 Teknologiaosaamisen kasvattaminen Panostetaan kasvaviin teknologiaalueisiin liittyvän osaamisen kehittämiseen mukaan lukien sähköinen asiointi, tiedolla johtaminen, ERP ja SOA. Parantunut kyky reagoida toiminnan tarpeisiin. Kustannustehokkaiden ratkaisujen löytäminen oman osaamisen kautta. 6 Toimittajahallinnan optimointi Sopimushallinnan, lisenssienhallinnan ja hankintaprosessin määrittäminen ja kaupunkitason omistajuus. Toimittajasuhteiden hallinnan yhtenäistäminen. Hankintojen järjestäminen siten, että hankintaan liittyvät transaktiokustannukset saadaan minimoitua. Hankintojen järjestely siten, että hankintoja kyetään ohjataan mahdollisimman pitkälle tosiasiallisen tarpeen ja taloudellisten perusteiden kautta. Minimoidaan hankintakustannukset. Päällekkäisten investointien karsiminen ja sitä kautta saavutettavat säästöt. Jo tehtyjen investointien tehokkaampi hyödyntäminen. Kaupungin neuvotteluvoiman lisääminen. Varmistetaan, että toimittajayhteistyöstä ja valtakunnallisesta yhteistyöstä saadaan suurempi hyöty irti ja että toteutettavat hankinnat vastaavat paremmin kapupungin tarpeita.

Keskeiset periaatteet ja linjaukset 4/5 # Linjaus Kuvaus Perustelu 7 Johtamistaitojen kehittäminen Systemaattinen panostaminen henkilöstöjohtamisosaamisen, kommunikaatiotaitojen ja projektien sekä palvelutuotannon hallinnan osaamisen kehittämiseen. Johtamistaitojen lisääminen on välttämätöntä, jotta henkilöstön voimavarat saadaan täysimittaisesti käyttöön, toiminnan painopistettä suunnattua strategian mukaiseen suuntaan ja yleisesti lisättyä IT-toiminnan läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta. 8 Henkilöstö voimavarana Roolien ja toimenkuvien selkiyttäminen uuden organisaatiorakenteen mukaisesti. Palkkauksen harmonisointi. Urakehityspolkujen määrittäminen. Puolivuosittainen IT-strategiaan perustuva tavoitteenasetanta ja tulosten arviointi. Vuosittaiset kehityskeskustelut ja tulokseen perustuvien henkilökohtaisten palkkiomahdollisuuksien hyödyntäminen. Omaa IT-henkilöstöä tarvitaan nyt ja jatkossa. Henkilöstön hyvinvoinnin ja työmotivaation näkökulmasta henkilöstöhallinnon prosesseja on kehitettävä siten, että ne ovat läpinäkyviä ja takaavat mahdollisimman oikeudenmukaisen kohtelun kaikille työntekijöille. Henkilökohtaiset tavoitteet tulee sitoa koko IT: n tavoitteisiin ja tavoitteiden saavuttamista on seurattava säännöllisesti. Linjaesimiehet vastaavat sovittujen prosessien läpiviennistä ja siksi tähän kytkeytyy vahvasti myös johtamisosaamisen lisääminen.

Keskeiset periaatteet ja linjaukset 5/5 # Linjaus Kuvaus Perustelu 9 Prosessijohtaminen Luodaan organisaatiomalli, joka tukee arvoketjuajattelua, prosessimaista työskentelyä ja ohjausmallia, jonka avulla sisäiset ja ulkoiset tarpeet saadaan tehokkaasti kanavoitua ITtoiminnan suunnittelun ja operatiivisen työn tueksi. Prosessimainen työskentely edellyttää organisointimallia, joka mahdollistaa resurssien tehokkaan allokoinnin IT: n ydinprosessien käyttöön. Tämä organisaatiomalli ei voi olla teknologia- , vaan prosessilähtöinen. Perusyksikköinä ovat suunnittelu/ohjaus, kehitys ja tuotanto. 10 IT-tuen yhtenäisyys Luodaan yleinen kaupunkitason IT-tukimalli, joka kuvaa tukitasot, niiden roolit sekä keskeiset toimijat ja toimintaprosessit (ITIL). Samaa mallia sovelletaan kaikilla sovellusalueilla koko kaupungissa. Lisäksi sovitaan miten hoidetaan tämän tukimallin ulkopuolelle jäävät laitteet ja palvelut. Tukimallin yhtenäistämisen kautta saatavat skaalaedut, roolien ja vastuiden selkiyttäminen ja virhetilanteiden sekä palvelupyyntöjen nopeampi selvittäminen.