SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL SIVICOF Direccin

SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL - SIVICOF Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

Marco Normativo Resolución Reglamentaria 011 -2014 1 Resolución Reglamentaria 009 -2019 2 Resolución Reglamentaria 036 -2019 3 Resolución Reglamentaria 023 -2019 4 5 Circular Externa 001 -2020

Resolución Reglamentaria 023 -2019 Capítulo I: Clasificación de los Sujetos de Vigilancia y Control Fiscal I Patrimonio sea igual o superior al 50% II Patrimonio inferior al 50%

Resolución Reglamentaria 023 -2019 Capítulo II: Asignación Sujetos de Vigilancia y Control Fiscal Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local 20 Dirección Sector Movilidad 6 Dirección Sector Hábitat y Ambiente 13 Dirección Sector Servicios Públicos Dirección Sector Salud Dirección Sector Integración Social Dirección Sector Gobierno 13 10 2 8 Dirección Sector Educación 3 Dirección Sector Hacienda 5 Dirección Sector Desarrollo Económico, Industria y Turismo 4 Dirección Sector Cultura, Recreación y Deporte 7 Dirección Sector Gestión Jurídica 1 Dirección Sector Equidad y Género 1 Dirección de Fiscalización Sector Seguridad, Convivencia y Justicia 2

Resolución Reglamentaria 011 -2014 y 009 -2019 Rendición de cuenta Artículo 8º. Mecanismos de presentación 1 2 La presentación de la cuenta deberá realizarse a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF cumpliendo los estándares y validación dispuestos en el mismo la información rendida mediante el SIVICOF se constituye en una prueba para cualquier proceso que adelante la Contraloría de Bogotá D. C.

Resolución Reglamentaria 011 -2014 y 009 -2019 Artículo 3º A. Contenido de la cuenta Anexo A: Sujetos de Vigilancia y Control Fiscal y Relación Códigos en SIVICOF Anexo B: Formatos y Documentos Electrónicos Anexo C: Instructivo Rendición Cuenta Anexo D: Guía General Formatos Gestión Ambiental Anexo E: Notas Aclaratorias Formatos y Documentos Electrónicos Anexo F: Asociación Formatos y Documentos Electrónicos por Sujeto y Sector

Anexos Sujetos de Vigilancia y Control Fiscal Formatos y Documentos Electrónicos Instructivo rendición cuenta Guía general de formatos gestión ambiental Documento que contiene la relación de los sujetos de control agrupados por sectorial y los códigos en SIVICOF Documento que contiene el listado y descripción de cada uno de los Documentos Electrónicos agrupados por informe para la rendición de cuenta Instructivo dirigido a los sujetos de control para la presentación de la cuenta Instructivo orientado a la información contractual ambiental A B C D Notas aclaratorias Relación de informes, formatos Documento con notas aclaratorias por informes a los formatos y documentos electrónicos Matriz que contiene la relación de informes, formatos y documentospor cada Sujeto de Control E F

Enlace Aplicativo www. contraloriabogota. gov. co

Resolución Reglamentaria 011 -2014 y 009 -2019 Artículo 11º Forma de presentación Formatos electrónicos – CB Son las estructuras parametrizables diseñados con el propósito de que el usuario introduzca datos Documentos electrónicos – CBN Son archivos (Word, PDF, Excel, Zip) que se pueden asociar a un informe, en caso de hacerlo, serían exigidos al momento de hacer el envío de la información

Resolución Reglamentaria 011 -2014 y 009 -2019 Artículo 12º. Cuenta Consolidada - Periodos Anual Del 1 de enero al 31 de diciembre vigencia fiscal inmediatamente anterior Trimestral Mensual Ocasional Del 1 de enero al 30 de marzo Del 1 de abril al 30 de junio Del 1 de julio al 30 de septiembre Del 1 de octubre al 31 de diciembre Del primero al último día de cada mes Información adicional o especializada que podrá solicitar la C. B.

Resolución Reglamentaria 011 -2014 y 009 -2019 Artículo 13º. Cuenta Consolidada - Términos Mensual Trimestral Anual Séptimo día hábil siguiente al mes reportado En la cuenta mensual respectiva al cierre del trimestre, con excepción del cuarto trimestre de vigencia, la cual debe ser presentada en la cuenta anual Decimo primer día hábil del mes de febrero La Información de deuda pública que debe rendirse, será remitida dentro de los 2 primeros días hábiles siguientes al mes reportado Las fechas para la rendición de la cuenta de la nuevas entidades que sean incluidas como sujetos de vigilancia y control de la Contraloría de Bogotá D. C. , se establecerán por medio de circular

Procedimientos y trámites Trámite Prórrogas Marco Normativo R. R. No. 011/14 Art. 9 Informe al Culminar Gestión R. R. No. 011/14 Art. 16 R. R. No. 009/19 Art. 21 Procedimiento Tiempos y condiciones Responsables Solicitud ante la Dir. Sectorial. Respuesta por parte de la Dir. Sec. al Sujeto con copia a la Dir. TIC Con anterioridad no inferior a (3) días hábiles a la fecha del vencimiento de la cuenta Entidad Sujeto de Control Plazo de (2) días hábiles siguientes después de recibida la solicitud. Para responder negativa o positivamente plazo máximo (8) días hábiles Dirección Sectorial Realizar solicitud ante la Dirección Sectorial Respuesta por parte de la Dir. Sec. al Sujeto con copia a la Dir. TIC Dentro de los (15) días hábiles siguientes al retiro Entidad Sujeto de Control Dirección Sectorial

Procedimientos y trámites Trámite Marco Normativo R. R. No 011/14 Firma Digital Retransmisión Única y exclusivament e información contable (RR 011 de 2014) Art. 10 R. R. No 011/14 Art. 14 Procedimiento Tiempos y condiciones Responsables El Sujeto de Control tramitar su propia firma Digital Trámite interno del Sujeto de Control. Entidad Sujeto de Control Realizar solicitud ante la Dirección Sectorial Respuesta por parte de la Dir. Sec. al Sujeto con copia a la Dir. TIC Información contable: Una vez aprobado en asamblea e accionistas el informe consolidado de estados contables y en el evento de presentar modificaciones, el sujeto de vigilancia y control, dentro de los (3) días hábiles siguientes solicitará la apertura de SIVICOF para retransmitir los informes definitivos. Entidad Sujeto de Control Dirección Sectorial

SIVICOF Definición Ingreso SIVICOF V. 3. 7. 2 es el sistema de supervisión y control de la CONTRALORÍA DE BOGOTÁ que permite mediante el diligenciamiento y envío de formularios, reportar información estructurada. Información que una vez validada por la misma aplicación, puede ser analizada fácil y ágilmente www. contraloriabogota. gov. co – Rendición de cuentas nuestros Sujetos de Control

Módulos SIVICOF Storm. User Es el módulo LOCAL que permite diligenciar o cargar estructuras de información generadas en excel para luego ser cargada en el módulo Storm. Web Es el módulo WEB que permite cargar la información del archivo generado en el Storm. User al sistema SIVICOF(BD), además de consultar la información Storm. Report Es el módulo WEB que permite consultar la información entregada a través de Web, además de consultar otra serie de reportes de acuerdo con las necesidades definidas para cada implementación

Fechas SIVICOF Fecha de corte Fecha de apertura del sistema Periodicidad Es la fecha información de referencia en el sistema para reportar la Es el periodo de tiempo en el que el sistema se encuentra habilitado para cargar la información, de acuerdo a las fechas definidas en la resolución Permite conocer las diferentes periodicidades que maneja el sistema (Anual, Mensual, Ocasional)

Storm. User

Instalación Storm. User Ubica Descarga Verifica Ejecuta

Uso Storm. User

Storm. Web

Ingreso Storm. Web 1 3 www. contraloriabogota. gov. co 2

Resolución Reglamentaria 036 -2019 Plan de Mejoramiento Por la cual se reglamenta el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá, O. C. , se adopta el procedimiento interno y se dictan otras disposiciones Generalidades Incorporación de Hallazgos Formulación plan de mejoramiento Modificación, seguimiento y reporte Evaluación Sanciones

Plan de mejoramiento Informe 73 Hallazgos Informe 70 Formulación Informe 71 Seguimiento Informe 72 Evaluación del Auditor CB-0402 F CB-0402 M CB-0402 H CB-0402 S CB s Incumplida CB-0402 SA SC SC CB Hallazgo Acción SC: Sujeto de Control CB: Contraloría de Bogotá

Incorporación Hallazgos Quién lo realiza? La Contraloría de Bogotá Con qué fecha queda en SIVICOF? Con la fecha de corte que corresponde a la fecha de radicación del informe final al sujeto de control En dónde? En SIVICOF en el informe 73: Hallazgos Formato CB-0402 H: Plan mejoramiento Hallazgos Qué contiene? Todos los hallazgos definitivos comunicados en el informe final de las auditorías de regularidad, desempeño, visita de control fiscal y Dictamen a los Estados Contables Cuándo? Previamente a la comunicación del informe final al sujeto de control Lo que debo tener en cuenta. En el evento de culminar más de una auditoría en el mismo Sujeto de Control con la misma fecha de corte, éstas se deben consolidar en un solo archivo Excel y STR

Formulación Plan de Mejoramiento Quién lo realiza? El sujeto de vigilancia y control fiscal En dónde? En SIVICOF Informe 70: Formulación Formato CB-0402 F: PM Formulación Qué contiene? La formulación de las acciones a los hallazgos consignados por la CB. Define : causa que originó el hallazgo, acción(es), indicador, meta, área responsable y fecha de terminación Cuándo? Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación del informe final Qué debo tener en cuenta? La fecha limite programada para la implementación de cada acción no debe superar 12 meses a partir de la fecha formulación Con qué fecha queda en SIVICOF? Con la fecha del siguiente día hábil de radicación del informe final al sujeto de control La oficina de Planeación y Control Interno del sujeto de vigilancia deberá acompañar, asesorar y hacer seguimiento a los responsables de la elaboración del PM Prorrogas? Hasta por cinco días hábiles, por el Director Sectorial, el sujeto lo solicita por escrito antes de la fecha de formulación

Evaluación Plan de Mejoramiento Quién lo realiza? En dónde? En SIVICOF Informe 72: Evaluación del La Auditor Formato Contraloría CB-0402 SA: PM Evaluación de Bogotá. del Auditor Qué contiene? La evaluación de la eficacia y efectividad de las acciones categorizada en: cumplida efectiva, cumplida inefectiva, incumplida, cerrada por vencimiento de términos, averiguación preliminar e incalificable Cuándo? Previamente a la comunicación del informe final al sujeto de control Con qué fecha queda en SIVICOF? Con la fecha de corte que corresponde a la fecha de radicación del informe final al sujeto de control Qué debo tener en cuenta? Cuando un hallazgo de la misma temática se ha determinado nuevamente, en dos o más ocasiones o varias auditorías, con cierta frecuencia o de manera sistemática, se considera RECURRENTE Si no se fórmula una acción a un hallazgo se registra con posible incidencia disciplinaria en el informe final y se activa el procedimiento para adelantar el proceso administrativo Acciones inefectivas 2016 y 2017, que no se les haya establecido un nuevo hallazgo se puede hacer en esta vigencia Se incumple el PM si el promedio de la calificación total de la eficacia y efectividad de las acciones evaluadas, no supera el 75%

Evaluación Plan de Mejoramiento Abierta Cumplida efectiva Eficacia 100% Efectividad >= 75% Cumplida inefectiva Incumplida Eficacia 100% Efectividad < 75% Eficacia < 100% Averiguación preliminar Transcurren 30 días y no se cumple Cerrada por vencimiento de términos Supera 3 vigencias fecha terminación Cumplida efectiva Incalificable Texto de la acción incoherente o manifiesta desacuerdo, activa Proceso Sancionatorio

Seguimiento a acciones incumplidas Quién lo realiza? La Contraloría de Bogotá Con qué fecha queda en SIVICOF? Fecha correspondiente a treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de comunicación del informe final de auditoría En dónde? En SIVICOF en el informe 72: Evaluación del Auditor Formato CB-0402 SA: Plan mejoramiento Evaluación Auditor Qué contiene? Evaluación de las acciones incumplidas Cuándo? Una vez culminado su término (30 días) por oficio. PAD vigente Lo que debo tener en cuenta. En caso de presentarse acciones calificadas como averiguación preliminar, activa el procedimiento para adelantar proceso administrativo sancionatorio

Seguimiento Plan de Mejoramiento Quién lo realiza? El sujeto de vigilancia y control fiscal En dónde? En SIVICOF Informe 71: Seguimiento Entidad CB-0402 S: PM Seguimiento Entidad Qué contiene? Seguimiento de la totalidad de las acciones abiertas e incumplidas con corte 31 de diciembre de cada vigencia Con qué fecha queda en SIVICOF? Con 31 de diciembre de la vigencia

Modificaciones Plan de Mejoramiento Quién lo realiza? El sujeto de vigilancia y control fiscal Qué puedo modificar? Acción, área responsable, fecha de terminación, indicador y meta propuesta. La solicitud solo se puede hacer una vez por acción En dónde? En SIVICOF Informe 70: Plan Mejoramiento Formulación CB-0402 M: PM Modificación Qué debo tener en cuenta? No se podrán adicionar nuevas ni eliminar acciones de las inicialmente formuladas Cómo se realiza? Por escrito a las sectorial respectiva No se podrán modificar aquellas acciones a las cuales falte treinta (30) días hábiles para su terminación, teniendo como referencia únicamente la fecha programada de terminación Con qué fecha queda en SIVICOF? Con la fecha de radicación de la solicitud La nueva fecha de terminación de la acción a modificar, no podrá superar seis meses adicionales a los doce 12 meses, a partir de la fecha de formulación, sin superar los 18 meses en total