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Servicio envia internacional

Contenido 1. ¿Qué es envía Internacional? 2. Generalidades del Servicio 3. Especificaciones del Servicio para Documentos y No Documentos 3. 1 Especificaciones de los Operadores Internacionales DHL y UPS 4. Mercancías de prohibido transporte para MI 4. 1 Mercancías restringidas más frecuentes 5. Recepción y recolección de envíos internacionales 6. Diligenciamiento manual de la guía impresa 7. Diligenciamiento y generación de la guía en envia online 8. Despacho de envíos internacionales 9. Reporte de novedades en MI 10. ¿Qué cambios tuvo el Servicio envia internacional?

Objetivo Consolidar el servicio envia internacional a nivel país, fortaleciendo los conocimientos de los Colaboradores en los procesos de recepción, recolección y despacho de la mercancía, así como en la liquidación de envíos, con el fin de disminuir el número de incidencias legales recibidas, cumplir con la normatividad internacional y prestarles un servicio con pasión a nuestros Clientes.

1. ¿Qué es envia Internacional? Es el transporte aéreo de Documentos, No Documentos y Carga liviana a más de 200 países desde Colombia (exportación) y hacia Colombia (importación). Documento No Documento Carga liviana Es todo envío que contenga únicamente hojas de papel sueltas de pequeño volumen, con un peso máximo de 2. 0 kg. Es todo despacho con artículos diferentes a documentos como CD´s, material publicitario impreso, muestras y mercancías con un peso o volumen superior a 2 Kg. Nota: para envíos con peso de más de 300 Kg. por favor consulte la tarifa con el área de despacho internacional (Operaciones), y para el transporte de paquetes condiciones especiales de manejo, comuníquese con el operador internacional. Es todo envío con peso superior a 200 kilos que puede tardar un poco más de tiempo en su entrega, porque el Cliente no tiene tanta urgencia. Se caracteriza por manejar una tarifa más económica, ser un servicio puertaaeropuerto o puerta-puerta y requerir siempre el documento de exportación. Una cotización de carga liviana con el operador internacional toma aproximadamente dos o tres días. Ejemplo: el transporte de un motor. *Está sujeta a disponibilidad de cupo en la aerolínea.

Clases de envíos internacionales Dependiendo de las condiciones y los tiempos de entrega, un envío internacional puede clasificarse como: Express o urgente Formal Es una opción para los envíos de documentos y no documentos que requieren urgencia en el tiempo de entrega. Los NO DOC. características: manejan las siguientes No documentos que requieren de un proceso de formalización o tramitología mayor al ingreso o salida de un país, además del pago de impuestos. Los tiempos de nacionalización varían dependiendo del destino. a. En exportaciones tienen un valor declarado entre $1 y $ 5000 dólares y están sujetos al pago de impuesto en destino. a. En exportaciones, tienen un valor declarado a partir de $ 5. 000 dólares y siempre requieren del DEX y agente de aduana. b. En importaciones tienen un valor declarado hasta de $ 2000 dólares, pesan máximo 50 Kg. y/o hasta 6 unidades de referencia en productos que requieren de licencia, registros o vistos buenos. Están sujetos al pago de impuesto del 10% de gravamen más el 16% más y costo de manejo. b. En importaciones manejan un peso superior a 50 kilos físicos y/o hasta 6 unidades de referencia en productos que requieren de licencia, registros o vistos buenos, y/o valor declarado a partir de USD $ 2. 000; para la nacionalización se requiere de un agente aduanero.

2. Generalidades del Servicio La recolección de los envíos sólo se realiza de lunes a sábado y se entrega en destino los días hábiles. Todos los no documentos (paquetes) están sujetos al pago de impuestos en el país destino Sólo aplica para las formas de pago crédito y contado. Su factor de conversión es: (LARGO x ALTO x ANCHO) y se divide en 5000 Ej. : (30 x 80 x 120)/5000 = 58 Kg La liquidación MI se realiza de acuerdo con la tasa representativa del mercado (TRM) del día en que se elabora la guía, pero el despacho del envío se realiza generalmente el día siguiente de su recolección. Es un servicio puerta a puerta, excepto para las importaciones formales (más de 50 Kg. o valor declarado superior a 2. 000 dólares), donde la mercancía es entregada en un depósito o zona franca para su nacionalización y posterior entrega.

2. Generalidades del Servicio Todos los envíos MI tienen un recargo de la sobretasa de la gasolina, el cual varía mes. Cuentan con excelentes tiempos de tránsito, los cuales se toman a partir del siguiente día hábil a la recepción del envío. *Éstos no incluyen el periodo de inspección en aduanas, ni tiempos adicionales de entrega para las ciudades no capitales. Manejan una facturación flexible para los Clientes crédito. Pueden rastrearse vía online, a través de la Intranet Corporativa, mediante la página web del operador internacional. Bogotá o A nivel nacional se despachan desde las receptorías de las principales ciudades del país hacia Bogotá y de este lugar al destino final. En las importaciones es posible brindarle al Cliente el servicio de nacionalización de la mercancía (traumatología y pago de impuestos), a través de los operadores internacionales.

3. Especificaciones del Servicio para Documentos y No Documentos Son las condiciones que se deben cumplir para poder prestar el servicio de mensajería internacional. Estas son: Dé clic sobre el botón para visualizar el archivo

3. 1 Especificaciones de los Operadores Internacionales DHL y UPS Al momento de ofrecer el servicio envia internacional, generar la guía del operador aliado y despachar la mercancía, tenga en cuenta las siguientes especificaciones de servicio que maneja tanto DHL como UPS: Dé clic sobre el botón para visualizar el archivo

4. Mercancías de prohibido transporte para MI Son aquellos envíos que NO se pueden transportar por su naturaleza, valor, condiciones de empaque, embalaje y/o manipulación, o porque están prohibidos por la ley, reglamentos o normativas nacionales e internacionales. Ejemplos: obras de arte originales y dinero. Dé clic sobre el botón para visualizar el archivo

4. 1 Mercancías restringidas más frecuentes Son aquellos envíos que pueden transportarse de un país a otro, dependiendo de sus características (peso, cantidad, documentos soporte adicionales), y bajo las condiciones establecidas por la aduana, tanto en origen como en destino. Ejemplo: se pueden enviar hasta dos libras de café a otro país, únicamente como regalo. Para conocer las restricciones internacionales más frecuentes lo invitamos a consultar el siguiente documento: Ingreso o salida restringida Dé clic sobre los siguientes botones para visualizar la información Condiciones Manual países

5. Recepción y recolección de envíos internacionales La recolección de un envío internacional puede darse de dos maneras: 1. Por solicitud telefónica o vía online de un cliente, donde el encargado de generar las planillas de recolección asigna las órdenes a los Operadores de Ruta y Mensajeros. 2. En un Punto de Venta, donde el cliente nos entrega directamente la mercancía. * Nota: en el caso de las importaciones, la solicitud de recolección se realiza a través del “formato de recolección en el exterior”; con este documento la Compañía da la instrucción al operador internacional y éste contacta al Cliente Crédito para programar la recogida.

Recomendaciones antes de recibir un envío internacional *Éstas aplican para Puntos de Venta, Operadores de Servicio, Mensajeros, Comerciales y SAC. 1. Pregunte qué contiene y clasifique el envío como documento o no documento. 2. Averigüe hacia donde va y verifique la cobertura del destino internacional. *Recuerde que no hacemos entregas en apartados aéreos, casilleros postales, P. O Box, cárceles o penitenciarias. 3. Identifique si el contenido es de prohibido transporte. 4. Determine el peso y las dimensiones de la unidad *si es muy pesado requerirá de ayudas mecánicas para movilizarse. *si excede los 150 cm. por arista consulte al operador internacional e informe al Cliente que el envío tendrá un costo adicional por manejo de USD $ 30. 5. Verifique si el envío maneja condiciones especiales para su transporte y solicítele al Cliente los soportes necesarios. Ejemplo: permiso INVIMA para medicamentos, registro ICA para collares de madera, tagua o productos de origen vegetal, o documentación para trámites aduaneros en el caso de los repuestos. ¡Siguiendo estos pasos evitamos que se presenten novedades y prestamos un excelente servicio a nuestros Clientes¡

Nueva estructura tabla de cubrimiento envia 1. Ubique el país destino en la tabla de cubrimiento envia 2. Observe en la primera columna el número de la zona que cubre el país y en la columna siguiente el código IATA que lo identifica a nivel mundial. 3. Por último, estime el tiempo de tránsito del envío, según corresponda: DOC. o NO DOC. *Tenga en cuenta que los días de tránsito son hábiles y si la mercancía proviene de una Regional diferente a Bogotá debe adicionarse en un día el tiempo de tránsito.

Nueva estructura tabla de tarifas envia internacional TARIFAS PLENAS envía 2015 -2017 IMPORTACIONES De acuerdo con la zona a la que pertenece el país o ciudad me ubico en la casilla documentos o NO documentos, según sea el caso, y realizo el cruce entre el peso y la tarifa para determinar el costo del flete. Por ejemplo: la importación de un documento que pesa 1 kilo desde Miami (zona 2), maneja una tarifa de USD $ 35. 48.

6. Con los datos anteriores realice una cotización del servicio para conocer si el Cliente acepta las condiciones del envío. Ejemplo liquidación NO documento Ejemplo liquidación documento 7. Indique al Cliente el costo del servicio e infórmele que todo envío internacional puede ser inspeccionado nuevamente en la aduana de origen o destino, y que los no documentos (paquetes) están sujetos al pago de impuestos en el país al que se dirigen, por parte del destinatario. Si el Cliente acepta las condiciones del envío continúe con el proceso de recepción y recolección de envíos; si no es así agradézcale por escogernos e invítelo a utilizar nuestro Servicio en próximas ocasiones.

Recomendaciones al momento de recibir un envío internacional en un Punto de Venta 1. Solicite al Cliente que lleve la mercancía abierta, inspeccione el contenido del envío en su presencia, revise si el empaque (interior) y el embalaje (exterior) del producto son adecuados para su transporte y manipulación. Si no es así, por favor bríndele asesoría. Recuerde que para garantizar la integridad y el adecuado manejo de los envíos internacionales se debe indicar al Cliente que el empaque y embalaje son total responsabilidad del remitente, pues es él quien conoce las características del contenido. La mala protección o el embalaje incorrecto de los paquetes puede afectar el cubrimiento contra pérdida o daño. Ejemplo: los productos con envase de vidrio deben estar empacados en protector burbuja. 2. Realice el inventario correspondiente y luego selle la unidad con la cinta “Colvanes Mensajería Internacional”. 3. Si el envío es de un Cliente crédito debe llevar la guía diligenciada, verifique los datos y recíbalo. 4. Si el Cliente es contado y cumple con los requisitos, diligencie la guía verificando que todos los datos estén completos y recaude el costo del envío en pesos, en razón de la TRM del día.

5. En caso de ser muestras o no documentos solicite al Cliente los siguientes soportes necesarios para el transporte de envíos internacionales: PERSONA NATURAL (REMITENTE) EMPRESA O PERSONA JURÍDICA (REMITENTE) Carta de responsabilidad con nombre, número de cédula y huella (FCOME 45). Factura comercial o proforma en papel membrete de la Compañía (FCOME 46). Fotocopia de la cédula de la persona que firma la carta de responsabilidad. Carta de responsabilidad en papel membrete de la empresa y que incluya el número de NIT (FCOME 45). Factura proforma o comercial (FCOME 46) Documentos soportes adicionales en caso de ser necesarios según el contenido: fórmula médica, fitosanitario, hoja de seguridad y/o ficha técnica (para productos con características de mercancía restringida), certificado de origen, documento de exportación (DEX), declaración de Importación. *Nota: los documentos NO necesitan ninguno de los requisitos mencionados anteriormente. 6. Haga firmar la guía por el remitente como aceptación del contrato de transporte y entréguele la copia correspondiente. 7. Registre la venta en el informe diario FCONT 06.

Recomendaciones al momento de recibir un envío internacional como Operador de Servicio o Mensajero: 1. Reciba el envío internacional sellado y de ser posible aclare que éste será revisado posteriormente por el área encargada de alistamiento y despacho internacional. 2. Verifique la guía esté diligenciada correctamente, hágala firmar por el remitente como aceptación del contrato y entréguele la copia correspondiente. En caso de ser muestras o no documentos verifique venga con los soportes necesarios. *Tenga en cuenta que el peso mínimo a cobrar por unidad de empaque en el servicio internacional es de 0. 5 kg. , para documentos máximo hasta 2 kg. y en no documentos no hay límite de peso. Ejemplo: 32, 5 kg. 3. Reporte como atendida la orden de servicio por el celular. 4. Realice el procedimiento normal de radicación de los envíos. Recuerde que Usted es el responsable por los datos consignados en este documento.

6. Diligenciamiento de la guía impresa 1 2 3 4 7 8 5 6

1. Tipo de servicio: seleccione el servicio Mensajería Internacional MI en la guía. 2. Campo Fecha del envío Descripción Se diligencia el día, mes y año en que se recibe el envío. Informe al Cliente que la guía internacional quedará con fecha del día siguiente. Origen-DPTO En este campo se debe colocar la ciudad origen donde se está realizando la recolección. Ej. Bogotá/Cundinamarca. En este campo se debe colocar la ciudad y país de destino del envío. Ej. Lima/Perú. Destino DPTO/País 3. Datos de Remitente: Campo Nombre Remitente (De) Código Cuenta Dirección Teléfono Cédula/TI /NIT Descripción Contiene el nombre de la persona o empresa que realiza el envío. *En las guías rosadas divida este campo de manera quede registrado el nombre de la empresa y el contacto. Campo diligenciado por el sistema, cuando el Cliente es crédito va el número del Cliente corporativo; cuando es contado va el número del Punto de Venta. Se escribe la dirección del remitente que efectúa el envío. Se escribe el número de teléfono del remitente que efectúa el envío. Se escribe el número de cédula o NIT del remitente del envío, según sea el caso.

4. Datos del Destinatario: Campo Nombre Destinatario (Para) Dirección Notas Teléfono Cédula/TI /NIT Código postal destino Descripción Contiene el nombre de la persona o empresa a quien va dirigido el envío. *En las guías rosadas divida este campo de manera quede registrado el nombre de la empresa y el contacto. Se escribe la dirección del destinatario. El campo se usa para complementar la dirección o escribir, en el caso de las muestras, el nombre del país de manufactura de las mercancías a despachar, o alguna instrucción especial que el remitente nos proporcione. Se escribe el número de teléfono del destinatario con la codificación del área del país destino (si es posible). Se escribe el número de cédula o NIT del destinatario del envío. Se usa para registrar el código postal del país destino, cuando éste lo requiera. 5. Nombre, C. C. Remitente: en este campo se debe registrar el nombre y número de identificación del Remitente. *cuando un envío se recibe en las instalaciones de un cliente corporativo, la guía internacional se generará por los encargados de servicio en la Regional Bogotá, con base en la información de la guía envía de la recolección y se asociará a la original para su trazabilidad. 6. Dice contener: para el envío de DOC. la descripción es documentos. Para envío de NO DOC. , se coloca el nombre del artículo y si la descripción es muy amplia se escribe ver factura.

7. Liquidación: información necesaria para determinar el costo del envío internacional. Se compone de: Campo Unidades Peso real Kgs. Peso vol. Kgs. Peso a cobrar Valor declarado Flete C. manejo Otros Total fletes Descripción Hace referencia al número de cajas, sobres, bultos o paquetes a enviar. Cantidad de kilogramos del envío, determinada por la báscula. Es el peso en kilogramos, resultante de calcular el volumen en centímetros cúbicos de la Unidad a enviar y hacer la respectiva conversión en kg. equivalentes, a dividir el resultado obtenido en 5000 kg/m 3 para mensajería internacional. En esta casilla se diligencia el mayor valor entre el peso real Kgs. y el peso vol. *Antes de los 30 kg. el peso se registra en la guía con los números decimales y sin aproximaciones. Ejemplo: 7, 5 kg. . Después de los 30 kg. el peso se aproxima al kilo siguiente. Ejemplo: 35, 5 kg. se registran como 36 kg. Es el valor comercial del envío estimado por el Cliente para que la Empresa responda en caso de pérdida o avería, presentando los respectivos soportes. *Este debe ser registrado en pesos colombianos. Aplica sólo para NO DOC. Es el costo del transporte del envío de un país a otro, según las tarifas establecidas por envía internacional. El valor se calcula multiplicando el peso a cobrar por la tarifa del doc. o no doc. , y el resultado por la TRM del día. Este campos siempre se coloca en pesos en la guía. Es el costo en pesos calculado de acuerdo con el valor declarado del envío. Para exportaciones se liquida teniendo en cuenta el 1% del valor declarado o una tarifa mínima de USD $1. Para importaciones (únicamente para Clientes corporativos) el costo de manejo se liquida teniendo en cuenta el 1% del valor declarado o una tarifa mínima de USD$ 10. Se escribe el valor de la sobretasa de la gasolina, que se obtiene multiplicando el valor del flete en pesos por el porcentaje del mes correspondiente, según figure en la intranet corporativa. Es el resultado de sumar en pesos el valor del flete, costo de manejo y otros. 8. Observaciones en la entrega: este campo puede ser usado para registrar la sigla DDP cuando se trata de envíos con impuestos pagos en destino, para registrar la dirección email destinatario o para indicar que el envío lleva algún documento especial como fórmula médica, hoja de seguridad, etc.

7. Diligenciamiento y generación de la guía en el aplicativo envia online Observe el siguiente instructivo sobre el aplicativo envía Online. Dé clic sobre el botón para visualizar el archivo

8. Despacho de envíos internacionales 1 2 • El envío internacional recibido en una Regional se despacha a Bogotá con una relación de viaje emitida por el Jefe de Operaciones. • El Jefe de Operaciones remite el número de la relación de viaje generada al correo mibgta@enviacolvanes. com. co Se reporta en sistema, aclarando motivo de devolución y se regresa a la regional origen SI 3 4 • El área de despacho internacional (Operaciones Bogotá) verifica que el contenido del envío no sea de prohibido transporte El encargado del despacho internacional verifica que el envío (doc. y no doc. ) traiga los documentos establecidos. *Si el Cliente no completa la documentación se reporta en sistema, aclarando motivo de devolución y se regresa a la regional origen. NO SI 5 NO Retiene y soluciona despacho int. y/o SAC reg. origen

5 6 7 4 • El área de despacho internacional digita e imprime las guías internacionales, consolida los envíos de las diferentes regionales en una planilla de reparto y la cierra registrando a todas las guías la novedad 53 “Mercancía en reexpedición”. • Los digitadores de mensajería Bogotá realizan el cierre de las relaciones de viaje en el sistema. • El área de despacho internacional alista y entrega en bodega del aeropuerto los envíos de UPS, mientras que DHL los recoge en la sede de envia Bogotá. • El encargado de despacho internacional realiza el seguimiento al envío y si presenta novedad la reporta en el aplicativo envía online.

9. Reporte de novedades en MI El reporte, manejo y solución de las novedades de mensajería internacional se realiza de la siguiente manera:

6 • SAC origen le informa al remitente que deberá cancelar el flete de retorno del envío y si es NO. DOC. deberá pagar impuesto en aduana. 7 • Si el Cliente es crédito, el encargado de despacho internacional le solicita carta de autorización para cargar a la cuenta y pasar a facturación. 8 • El encargado de despacho internacional envía comunicado a UPS o DHL para cargar a la cuenta de COLVANES el costo del retorno de la mercancía y devolverla al cliente. 9 • El encargado de despacho internacional recibe el envío y genera la guía cortesía para devolver la mercancía al Cliente. 10 • Se verifica la entrega del envío, se reporta en el sistema y se actualiza la fecha de entrega real. La guías pasan a archivo y digitalización. NO SI Si la autorización del remitente es de abandono de la mercancía se le informa al operador internacional y se reporta la gestión en el sistema. Solicita consignar el pago del flete a la cuenta de COLVANES y enviar comprobante vía mail y la pasa a facturación.

Devolución de la mercancía a Clientes contado 2 1 • El encargado de despacho internacional genera el contrato de transacción de transporte con los datos del remitente, la terminación del contrato de prestación del servicio internacional, y devolución del flete si aplica. • Se reporta la novedad en el sistema y se coloca la nota “devolución por incumplimiento de requisitos”. • El área jurídica lo firma. 3 • Se envía la mercancía al Cliente mediante una guía cortesía junto con dos copias originales del contrato. Éste debe ser firmado por el remitente con su cédula. • La copia del contrato firmado por el Cliente retorna a Bogotá y se envía a archivo. *Nota: para los Clientes crédito, la devolución del envío se hace a través de una guía cortesía.

10. ¿Qué cambios tuvo el servicio envia internacional? 1. El factor de conversión cambió por las dimensiones de la Und. Sobre 5000 kg. /m³ 2. Se actualizaron las tarifas de envía internacional 3. Se amplió el peso a transportar; antes transportábamos hasta 70 kg. y ahora no tenemos restricción. 4. Se implementó el servicio de importaciones 5. Se modificó el texto de la carta de responsabilidad. Este formato ya no se solicitará para el transporte de documentos. 6. Se ajustaron las zonas de la tabla de cubrimiento internacional y se incorporaron los tiempos de tránsito. *Se contará con las tarifas impresas. 7. Se ajustó el aplicativo envia online. Ahora permite generar las guías de los operadores internacionales desde los Puntos de Venta y CES.

¡Muchas gracias!