ROLA KOMUNIKACJI W ZARZDZANIU PROJEKTAMI Wykonaa Anna Wojtowicz

ROLA KOMUNIKACJI W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI Wykonała: Anna Wojtowicz Wydział Budownictwa Lądowego i Wodnego Katedra Konstrukcji Betonowych 1

Plan prezentacji 1. Rola i funkcje komunikacji w zarządzaniu projektami 2. Przeszkody komunikacyjne 3. Czynniki wpływające na efektywność komunikacji 4. Zarządzanie komunikacją 5. Plan komunikacji – przykład 6. Skutki złej komunikacji 7. Podsumowanie 8. Literatura 2

By wa, że dob rze się za powiada, ale ko muni kac ja szwankuje. . . autor nieznany 3

Ćwiczenie Etap 1: Przewodnik rysuje na kartce (nie pokazując) rysunek i omawia co tworzy. Pozostali członkowie grupy odwzorowują malunek zgodnie z instrukcją osoby przewodzącej. Etap 2: Analogicznie do etapu 1. W tym zadaniu grupa może zadawać pytania instruującemu. Etap 3: Porównanie rysunków przewodnika i grupy z obu etapów. 4

Zarządzanie projektami v Zespół projektowy powstaje często w obrębie innej, statycznej struktury (np. przedsiębiorstwa). v Realizacja projektów stawia wyższe wymagania wobec członków zespołu niż w przypadku działalności powtarzalnej. v Wynika to z konieczności zachowania ściśle określonych parametrów projektu, tj. : CZAS ZAKRES KOSZTY ZŁOŻONOŚĆ NIEPOWTARZALNOŚĆ 5

6 Źródło: Kandefer-Winter K. – Komunikacja w zarządzaniu projektami – wyniki badań

FUNKCJE komunikacji w projekcie 7 Przekazywanie informacji Wyrażanie emocji Motywowanie Kontrolowanie

FORMY komunikacji w grupie 8 Sposób przekazywania informacji Charakter związku łączącego nadawcę i odbiorcę Pośrednia Bezpośrednia Jednokierunkowa Dwukierunkowa Ustna Pisemna Symetryczna Niesymetryczna Werbalna Niewerbalna Formalna Nieformalna

Sieci komunikacyjne - wzorzec komunikacji pomiędzy członkami zespołu Typy sieci komunikacyjnych w zespole projektowym 9 Źródło: R. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563.

Typy sieci ↔ osiągnięcia grupy 10 Zadania nierutynowe, skomplikowane Sieci zdecentralizowane, np. „Każdy z każdym” Zadania proste, rutynowe Sieci scentralizowane

Przeszkody komunikacyjne Różnice w postrzeganiu Emocje Niezgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych Brak zaufania 11

Brak planu komunikacji Zbyt wysoka/niska formalizacja procesów komunikacji Przyczyny złej komunikacji Brak właściwej identyfikacji potrzeb komunikacyjnych 12 Złe stosunki pomiędzy członkami zespołu

Brak zaufania Wiarygodność nadawcy komunikatu Historia wzajemnych stosunków 13 Opinia

Różnice kulturowe „Aby zrozumieć złożoną strefę cudzych pragnień i działań, trzeba czegoś więcej niż dobrej znajomości języków i lekcji dobrych manier. (…) W każdej kulturze jest ukryty wymiar, zespół przekonań, które są podświadome, ponieważ przedstawiciele danej kultury uważają je za tak oczywiste, że zostają one zepchnięte za próg świadomości”. A. Trompenaars, Ch. Hampden-Turner, Siedem kultur kapitalizmu, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 1998, s. 12. 14

efektywność komunikacji w projekcie 15 Źródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz, Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York 2003, s. 3.

Zarządzanie komunikacją Obejmuje procesy wymagane do zapewnienia terminowego i prawidłowego opracowania, opracowania gromadzenia, gromadzenia przekazywania i przechowywania informacji dotyczących projektu. 16 ez z r p e n a ł s y e w n o e j z c rc a a t m r s o o u f d n m i ę e i e c i n w n d a d e i w a w o n Odpo iedniego minie odp r w e o t p d m i. o n y c d r e i ow db p o d o w

Zarządzanie komunikacją w projekcie 17 Planowanie komunikacji Dystrybucja informacji • Plan zarządzania jakością • Dokumenty projektu • Raporty projektu • Prezentacja projektu Sprawozdawczość wyników • Raporty z wykonania • Żądania zmian Zamknięcie administracyjne • Archiwa projektu • Zamkniecie projektu • Zgromadzone doświadczeni e Źródło: E. Półrolnik [dok. elektr. ], Zarządzanie komunikacją w projekcie. Możliwość wykorzystania narzędzi informatycznych, Andersen Business Consulting, Konferencja Dni Wiedzy SGH, Warszawa 2004, s. 26.

Planowanie komunikacji Analiza struktury projektu i jego głównych elementów Analiza interesariuszy Kto jest włączony w proces komunikacji? 18 Preferowane metody komunikacji

Planowanie komunikacji Sporządzenie planu komunikacji v Wymienia i wyjaśnia podstawowe rodzaje komunikacji; v Odpowiada na pytania: Kto do kogo? w jakiej formie i celu? ; v Omawia kanały komunikacji; v Uwzględnia czas odpowiedzi; v Ewaluuje w trakcje trwania projektu; 19

Dystrybucja informacji - dostarczenie interesariuszom potrzebnych informacji w odpowiednim czasie v Zgodnie z planem komunikacji FORMY USTNE spotkania, konferencje, wideokonferencje, rozmowy telefoniczne 20 FORMY PISEMNE faks, intranet, elektroniczne bazy danych, notatki, listy, plany projektu, kontrakty, formularze.

Sprawozdawczość wyników - gromadzenie i rozpowszechnianie informacji o wynikach projektu v Raporty stanu – co wykonano? na jakim etapie jesteśmy? v Raporty postępu – informacje na temat zespołu i jego osiągnięć; v Prognozy – przewidywania rozwoju projektu; SKALA PLAN PROJEKTU 21 KOSZT JAKOŚĆ

Sprawozdawczość wyników - gromadzenie i rozpowszechnianie informacji o wynikach projektu NARZĘDZIA v Analiza różnic – porównanie aktualnych wyników z planowanymi; v Przegląd dokonań – spotkania omawiające status i postęp; v Analiza trendu – badanie wyników projektu w czasie; v Earned Value analysis 22

Zamknięcie administracyjne Weryfikacja i dokumentacja wyników przedsięwzięcia w celu formalnej akceptacji projektu przez sponsora, przełożonych lub klienta. Zgromadzeni e wyników projektu 23 Sprawdzić zgodność z wymogami finalnymi Analiza efektywności wykonania przedsięwzię cia Archiwizacja wyników

A Ł K Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji Y Z R P Projekt: Budowa hali produkcyjnej dla zakładu Dprzemysłowego Interesariusze i struktura projektu: Komunikacja pisemna: maile, dokumentacja projektowa, notatka z narady, kontrakty, formularze (MAF, RFI, SVO, SVN, IPC, protokoły przekazania); Komunikacja ustna: ustalenie na budowie, rozmowy telefoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne; 24 Inwestor Inżynier kontraktu Generalny wykonawca Podwykona wcy Projektanci A Ł K Y Z PR

A Ł K Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji Y Z R P Lista kontaktowa: D Lista kontaktowa L. p. Imię i Nazwisko Zakres działań mail telefon Inwestor … … …. . ……. ……. … … …. . …… ……. Inżynier kontraktu … … …. . ……. ……. … … …. . …… ……. ……. Generalny Wykonawca 25 … … …. . A Ł K Y Z PR

A Ł K Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji Y Z R Dokumentacja projektowa i materiałowa jako podstawowy P Dnośnik informacji technicznej o projekcie. Standardy przygotowania dokumentacji: v Spis warstw rysunkowych; v Nazewnictwo rysunków i specyfikacji; v Podział branżowy; v Zasady obiegu dokumentacji; v Czas akceptacji w zależności od rodzaju dokumentu; 26 A Ł K Y Z PR

A Ł K Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji Y Z R P Sprawozdawczość wyników: Dv Cotygodniowe narady budowy; v Raporty stanu zaawansowania robót; v Przejściowe świadectwo płatności; v Wykorzystywane narzędzia: • Porównanie statusu prac z harmonogramem - raporty; • Spotkania omawiające status i dalszą realizację; • Earned value analysis 27 A Ł K Y Z PR

A Ł K Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji Y Z R P Zamknięcie administracyjne: Dv Dokumentacja powykonawcza: techniczna i formalno-prawna; v Forma papierowa i elektroniczna; v Akceptacja dokumentacji i odbiory końcowe, wskazanie usterek; v Analiza efektywności i kosztowa; v Archiwizacja danych projektu; 28 A Ł K Y Z PR

Skutki problemów komunikacyjnych Źródło błędów i opóźnień; Dublowanie czynności przez członków zespołu; Wykonywanie sprzecznych czynności; Opóźnienia harmonogramu, przekroczenia budżetu i inne sytuacje kryzysowe; 29

Podsumowanie 1. Nieefektywna, źle zaplanowana komunikacja w projekcie może prowadzić do niepowodzenia. 2. Istotna rola efektywnego zarządzanie komunikacją w projekcie. 3. Różnorodność informacji, wielość zdarzeń oraz kanałów komunikacji jako czynniki zakłócające. 30

Podsumowanie: EFEKTYWNA komunikacja Sposób i narzędzia komunikacji muszą pomagać, a nie przeszkadzać w realizacji prac, a nakłady na komunikację powinny być adekwatne do ważności danej informacji. 31

Literatura: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 32 Cotterman H. , Forsberg, K. , Mooz H. , Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York 2003, s. 3 Griffin R. , Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563. Półrolnik E. , [dok. elektr. ], Zarządzanie komunikacją w projekcie. Możliwość wykorzystania narzędzi informatycznych, Andersen Business Consulting, Konferencja Dni Wiedzy SGH, Warszawa 2004, s. 26. Trompenaars A. , Hampden-Turner Ch. , Siedem kultur kapitalizmu, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 1998, s. 12. Wróbel B. , Rola komunikacji w zarzadzaniu projektami, Zarządzanie publiczne 3/2007, Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków 2007, s. 119 http: //www. slideshare. net/Kandefer/komunikacja-w-zarzadzaniuprojektami-wyniki-badan. (dostęp. 08. 01. 2017)