POSTPOWANIE JEDNOSTEK SAMORZDU TERYTORIALNEGO W PRZYPADKU WYSTPIENIA KLSKI

POSTĘPOWANIE JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO W PRZYPADKU WYSTĄPIENIA KLĘSKI ŻYWIOŁOWEJ Świętokrzyski Urząd Wojewódzki 23 marzec 2012

Obowiązujące akty prawne regulujące zasady odbudowy i remontów obiektów infrastruktury komunalnej samorządów 1. Ustawa z dnia 24 czerwca 2010 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi z 2010 r. (Dz. U. Nr 123, poz. 835, ze zm. ) 2. Ustawa o szczególnych zasadach odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu z dnia 11 sierpnia 2001 r. ( Dz. U. Nr 84, poz. 906, ze zm. ) 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 stycznia 2011 r. w sprawie gmin, w których stosuje się szczególne zasady odbudowy, remontów i rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu, a także szczególne zasady zagospodarowania terenów oraz zasady i tryb nabywania nieruchomości, w związku z osunięciem ziemi (Dz. U. Nr 5, poz. 14, ze zm. )

Klęska żywiołowa – rozumie się przez to katastrofę naturalną lub awarię techniczną, których skutki zagrażają życiu lub zdrowiu dużej liczby osób, mieniu w wielkich rozmiarach albo środowisku na znacznych obszarach, a pomoc i ochrona mogą być skutecznie podjęte tylko przy zastosowaniu nadzwyczajnych środków, we współdziałaniu różnych organów i instytucji oraz specjalistycznych służb i formacji działających pod jednolitym kierownictwem.

Katastrofa naturalna – rozumie się przez to zdarzenie związane z działaniem sił natury, w szczególności wyładowania atmosferyczne, wstrząsy sejsmiczne, silne wiatry, intensywne opady atmosferyczne, długotrwałe występowanie ekstremalnych temperatur, osuwiska ziemi, pożary, susze, powodzie, zjawiska lodowe na rzekach i morzu oraz jeziorach i zbiornikach wodnych, masowe występowanie szkodników, chorób roślin lub zwierząt albo chorób zakaźnych ludzi albo też działanie innego żywiołu.

Awaria techniczna – rozumie się przez to gwałtowne, nieprzewidziane uszkodzenie lub zniszczenie obiektu budowlanego, urządzenia technicznego lub systemu urządzeń technicznych powodujące przerwę w ich używaniu lub utratę ich właściwości. Podstawa prawna: Ustawa o stanie klęski żywiołowej z dnia 2002 -04 -18 (Dz. U. 2002 Nr 62, poz. 558)

Rodzaje zdarzeń uznawanych za klęskę żywiołową wg przepisów: 1) Powódź – oznaczają szkody powstałe wskutek: v zalania terenów w następstwie podniesienia się poziomu wód płynących i stojących, v zalania terenów wskutek deszczu nawalnego, v spływu wód po zboczach lub stokach na terenach górskich i podgórskich. 2) huragan – oznaczają szkody powstałe w wyniku działania wiatru o prędkości nie mniejszej niż 24 m/s, którego działanie wyrządza masowe szkody; pojedyncze szkody uważa się za spowodowane przez huragan, jeżeli w najbliższym sąsiedztwie stwierdzono działanie huraganu; 3) deszcz nawalny - oznaczają szkody powstałe wskutek deszczu o współczynniku wydajności co najmniej 4; zjawisko to obowiązkowo winno być potwierdzone przez Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej.

Potwierdzeniem deszczu nawalnego jest ekspertyza Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej zgodnie z położeniem terytorialnym. Część południowa województwa od Gór Świętokrzyskich IMGW w Krakowie, natomiast część północna województwa IMGW w Warszawie. Czas oczekiwania to ok. 2 tygodnie. Prośbę o ekspertyzy do Instytutu można kierować pisemnie lub e-mail: ekspertyza. krakow@imgw. pl ekspertyza@imgw. pl

4) obsunięcie się ziemi - oznaczają szkody spowodowane przez zapadanie się ziemi oraz usuwanie się ziemi, z tym że za szkody spowodowane przez: a) zapadanie się ziemi - uważa się szkody powstałe wskutek obniżenia się terenu z powodu zawalenia się podziemnych wolnych przestrzeni w gruncie; b) usuwanie się ziemi - uważa się szkody powstałe wskutek ruchów ziemi na stokach; 5) grad - oznaczają szkody powstałe wskutek opadu atmosferycznego składającego się z bryłek lodu; 6) lawinę – oznaczają szkody powstałe wskutek gwałtownego zsuwania się lub staczania ze zboczy górskich lub podgórskich mas śniegu, lodu, skał, kamieni, ziemi lub błota.

Wójt/ Burmistrz/ Prezydent/ Starosta natychmiast po wystąpieniu lub w trakcie trwania zjawisk mających znamię klęski żywiołowej, jednak nie później niż w ciągu 48 godzin powinien zawiadomić Wojewódzkie Centrum Zarządzania Kryzysowego Wojewody Świętokrzyskiego. Każde zawiadomienie będzie formalnie weryfikowane przez pracowników Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego z możliwością kontroli w terenie.

W zgłoszeniu należy podać rodzaj klęski żywiołowej (powódź, deszcz nawalny, grad, huragan (w przypadku budynków komunalnych), obsunięcia się ziemi oraz lawinę), jak również zakres strat (infrastruktura drogowa, komunalna, rolnictwo itp. ). Nie dopuszcza się określania innego rodzaju klęski żywiołowej. Straty, które w protokole zostaną spisane jako spowodowane przez np. intensywne, gwałtowne opady deszczu, itp. nie będą weryfikowane i zatwierdzane.

Po przesłaniu zgłoszenia pracownicy jednostki samorządu terytorialnego zobowiązani są do przeprowadzenia wizji w terenie i określenie wstępnego rozmiaru strat. Dane takie winny zostać w maksymalnym terminie 7 dniu przesłane do Pełnomocnika Wojewody ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych. W informacji tej zawarte winno być zakres strat, wstępny rozmiar i szacunek wartościowy.

W dalszej kolejności na podstawie aktualnego Zarządzenia Wojewody Świętokrzyskiego Wójt/Burmistrz/Prezydent/Starosta/ zobowiązany jest powołać i uruchomić działania Komisji do spraw szacowania skutków klęsk żywiołowych. Komisje Gminne zobowiązane są do potwierdzenia strat zawartych w protokole poprzez dokumentację fotograficzną.

Komisje gminne zobowiązane są do precyzyjnego określenia lokalizacji powstałej szkody, poprzez podanie numeru drogi ewentualnie numeru ewidencyjnego działki, jak również wskazanie kilometrażu, na jakim straty wystąpiły. W protokołach strat winny znaleźć się tylko drogi posiadające udokumentowanych status dróg gminnych/powiatowych. Nie należy wpisywać dróg transportu rolnego, tzw. wewnętrznych, które nie mają uregulowanego statusu prawnego.

Po dokonaniu wizji w terenie oraz sporządzeniu protokołu strat Przewodniczący Komisji Gminnej ewentualnie osoba odpowiedzialna za dany protokół zobligowana jest do przesłania kompletu dokumentów do Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŚUW w Kielcach.

Komplet dokumentów winien zawierać: 1. Protokół strat zatwierdzony przez Wójta/ Burmistrza/ Prezydenta/ Starostę, sporządzony zgodnie z obowiązującym wzorem protokołu zatwierdzonym przez Ministra właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych. 2. Oświadczenie na jakiej podstawie zostały oszacowane straty (mogą to być kosztorysy inwestorskie, wyceny własne dokonane przez pracowników posiadających uprawnienia budowlane, ewentualnie średnie ujednolicone ceny w ramach przeprowadzonych procedur przetargowych).

Jednocześnie zgodnie z wytycznymi Ministerstwa właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych protokół komisji gminnej powinien być sporządzony z zastosowaniem wytycznych zawartych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalnoużytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389), albo innych przepisów wydanych na podstawie art. 33 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm. ).

3. Mapę poglądową przestawiającą odzwierciedlenie strat powodziowych w szczególności dotyczy to usytuowania dróg zniszczonych podczas klęski żywiołowej. 4. Kserokopia ekspertyzy potwierdzającej wystąpienie deszczu nawalnego. 5. Wykaz miejscowości z poprawnymi nazwami urzędowymi dotkniętymi klęską żywiołową. 6. Tabelę „informacja o stratach w infrastrukturze komunalnej”. Do weryfikacji powinny zostać przesłane tylko te protokoły w których straty wywołane klęską żywiołową są nie mniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej.

Członkowie Komisji Wojewódzkiej po otrzymaniu kompletu dokumentacji sprawdzają pod względem formalnym otrzymane dokumenty, następnie dokonują weryfikacji w terenie strat przedstawionych w protokole. Z każdej wizji w terenie Komisja sporządza protokół weryfikacyjny, sporządzany w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden zostaje przesłany do jednostki samorządu terytorialnego. Natomiast po sporządzeniu zbiorczego zestawienia dane te przesyłane są do Ministra właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych.

Pod koniec bieżącego roku, ewentualnie na początku roku następnego na podstawie pisma Ministra właściwego ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych Wojewoda przesyła do jednostek samorządu terytorialnego tabelę z prośbą o przedstawienie listy zadań preferencyjnych planowanych do wykonaniu w danym roku.

Zgodnie z § 2 pkt. 3 Wytycznych w sprawie zasad i trybu uruchamiania środków budżetu państwa dla jednostek samorządu terytorialnego na zadania związane z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków zdarzeń noszących znamiona klęsk żywiołowych „Dotacja nie będzie udzielona jeżeli wartość zadania, po udzieleniu zamówienia publicznego, jest mniejsza niż 50 tysięcy złotych. Wartość dotacji nie może być niższa niż 40 tysiące złotych”.

Wszystkie obiekty infrastruktury komunalnej przewidziane do remontu lub odbudowy, wskazane jako zadania priorytetowe do realizacji w bieżącym roku, winny być ujęte w protokołach z oszacowania strat, sporządzonych bezpośrednio po wystąpieniu klęsk żywiołowych oraz pozytywnie zweryfikowane przez tut. Urząd.

Zgłoszenie zadań priorytetowych powinno obejmować: 1) oznaczenie jednostki, w tym dane adresowe; 2) rodzaj klęski żywiołowej oraz data jej wystąpienia; 3) opis zadania przedstawianego do dofinansowania, zgodny z protokołem szkód sporządzonym przez komisję, wraz z precyzyjnym określeniem lokalizacji dofinansowywanego zadania poprzez wskazanie kilometrażu, nr drogi ewentualnie numeru ewidencyjnego działki, 4) szacunkowy koszt realizacji zadania; 5) przewidywany termin wykonania zadania.

Propozycje zadań priorytetowych powinny być usystematyzowane, zaczynając od zadań najpilniejszych. Nie przewiduje się możliwości zmiany zadań priorytetowych w przypadku otrzymania promesy. Jednostka określając swoje zadania powinna to bardzo dokładnie przeanalizować już na etapie planowania, w celu uniknięcia wprowadzania zmian.

Wszystkie obiekty infrastruktury komunalnej przewidziane do remontu lub odbudowy, wskazane jako zadania priorytetowe do realizacji w roku następnym, przedstawione przez Wójtów/ Burmistrzów/Prezydentów/ Starostów, winny być ujęte w protokołach z oszacowania strat, sporządzonych bezpośrednio po wystąpieniu klęsk żywiołowych oraz pozytywnie zweryfikowane przez tut. Urząd. Dane liczbowe w kolumnach 6, 7, 8 tabeli powinny być zgodne z protokołami Komisji Wojewódzkiej.

Następnie Wojewoda przesyła Ministrowi zbiorcze zestawienie zgłaszanych potrzeb z terenu województwa zawierające dane zgodnie z otrzymanymi informacjami z jednostek samorządu terytorialnego. Na podstawie przedmiotowego zestawienia minister właściwy ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych przyznaje promesy dofinansowania zadań. Promesa stanowi zobowiązanie do przekazania, jednostce w niej określonej, dotacji na realizację zadania związanego z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych, po spełnieniu określonych w promesie warunków.

Promesa informuje o wysokości dofinansowania z rezerwy celowej budżetu państwa, określa przeznaczenie środków i maksymalny procentowy ich udział w wartości zadania, a także określa dokumenty niezbędne do zawarcia umowy o dotację oraz miejsce i termin ich złożenia. Wykaz dokumentów niezbędnych do przygotowania umowy o dotację określa załącznik do promesy. Po otrzymaniu promesy samorząd natychmiast powinien rozpocząć przygotowywanie procedur przetargowych. Dokumentacja przetargowa winna być zgodna z nazwą zadania określą w promesie.

Zawieranie umów dotacji pomiędzy Wojewodą a jednostką samorządu terytorialnego

Na podstawie promesy wystawionej przez Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk żywiołowych, ustaleń komisji wojewódzkiej oraz po dokonaniu weryfikacji wniosku o dotację i załączonych dokumentów, Wojewoda zawiera z jednostką samorządu terytorialnego umowę o dotację na dofinansowanie zadania związanego z usuwaniem skutków zdarzeń klęskowych.

Dokumenty niezbędne do przygotowania umowy dotacji: zawiera załącznik nr 1 do Wytycznych Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk żywiołowych w sprawie zasad i trybu uruchamiania środków budżetu państwa dla jednostek samorządu terytorialnego na zadania związane z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków zdarzeń noszących znamiona klęsk żywiołowych.

Niezbędne dokumenty 1. Wniosek o dotację, skierowany do właściwego terytorialnie Wojewody; wniosek powinien określać promesę Ministra, na podstawie której został sporządzony. 2. Oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego, że straty wywołane klęską żywiołową są nie mniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej. 3. Kopie protokołów szkód sporządzonych przez komisję do spraw szacowania strat, powołaną przez organy jednostki samorządu terytorialnego: 4. Kopie protokołów sporządzonych przez komisję wojewódzką do spraw weryfikacji strat.

5. Oświadczenie potwierdzające zabezpieczenie środków finansowych, które jednostka samorządu terytorialnego przeznacza jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku wraz z podaniem źródeł sfinansowania udziału własnego (np. środki własne jednostki, kredyt, pożyczka, …). 6. Kopia ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne. 7. Kopie kosztorysu inwestorskiego oraz kosztorysu ofertowego sporządzonego przez podmiot, któremu udzielono zamówienia publicznego, ewentualnie kopię innego dokumentu określającego szczegółowy opis zadania, zgodny z art. 150 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. 8. Kopia umowy z wykonawcą dofinansowywanego zadania.

9. Kopia zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania lub pozwolenia na budowę, ewentualnie kopia pozwolenia wodnoprawnego. 10. Kopie uchwał o wyborze starosty, wicestarosty lub marszałków, wicemarszałków oraz pozostałych członków zarządu lub kopię zaświadczenia z gminnej/miejskiej komisji wyborczej stwierdzającego fakt wyborów wójta/burmistrza/prezydenta miasta w wyborach bezpośrednich oraz wyciąg z protokołu sporządzonego podczas sesji rady jednostki samorządu terytorialnego, podczas której nastąpiło złożenie ślubowania przez wójta/ burmistrza/ prezydenta miasta lub inny dokument pozwalający stwierdzić, że ślubowanie zostało złożone. Ewentualnie kopia dokumentu upoważniającego inną osobę do składania oświadczeń woli w imieniu jednostki samorządu terytorialnego.

11. Kopia uchwały o powołaniu skarbnika jednostki samorządu terytorialnego/głównego księgowego budżetu; ewentualnie kopia dokumentu upoważniającego inną osobę do kontrasygnaty zobowiązań majątkowych. 12. Oświadczenie, że zadanie będące przedmiotem wniosku o dotację jest zadaniem własnym jednostki samorządu terytorialnego. 13. Oświadczenie o wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków (z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej, wg której ujęta zostanie dotacja celowa z budżetu państwa). 14. Zał. Nr 14

I. Wniosek o dotację - zał. Nr 1 do Umowy o dotację

Wskazówki/uwagi dla sporządzających Wniosek o dotację: We wniosku o dotację oraz we wszystkich dokumentach do wniosku należy stosować nazwę zadania wskazaną w promesie MSW, na które została przyznana dotacja z rezerwy celowej budżetu państwa, We wniosku o dotację oraz w zestawieniach rzeczowo finansowych podajemy nazwę klęski żywiołowej, jaką zastosowano w protokole komisji wojewódzkiej ds. szacowania skutków klęsk żywiołowych na terenie województwa. Egzemplarz protokołu komisji wojewódzkiej znajduje się w dokumentacji będącej w posiadaniu jednostki.

Wniosek o dotację oraz wszystkie dokumenty do wniosku, tj. : zestawienia rzeczowo- finansowe, kopia ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne, kopie kosztorysu inwestorskiego oraz kosztorysu ofertowego, kopia umowy z wykonawcą dofinansowywanego zadania, kopia zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania lub pozwolenia na budowę, ewentualnie kopia pozwolenia wodnoprawnego, powinny precyzyjnie wskazywać lokalizację dofinansowywanego zadania poprzez wskazanie kilometrażu lub nr ewidencyjnego działki ( w którym/na której będzie realizowane zadanie) i wynikającą z niego długość odcinka np. remontowanej lub odbudowywanej drogi, wodociągu, kanalizacji.

Wniosek o dotację jednostka sporządza tylko i wyłącznie na zadanie wskazane w promesie MSW a wnioskowana kwota dotacji z budżetu państwa brutto, podana we wniosku o dotacje w poz. 8, nie może przekroczyć kwoty wskazanej w promesie. Kwota dotacji nie może przekroczyć 80% kosztów realizacji zadania lub kwoty przedstawionej do dofinansowania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Ponadto – zgodnie z obowiązującymi Wytycznymi - dotacja nie może być udzielona, jeżeli wartość zadania po udzieleniu zamówienia publicznego jest mniejsza niż 40 tysięcy złotych. Natomiast wartość udzielonej dotacji nie może być niższa niż 32 tysiące złotych.

Wnioskowana kwota dotacji w poz. 8 wniosku o dotację winna być podawana w pełnych złotych i zaokrąglana zawsze w dół.

II. Zestawienia rzeczowo – finansowe; załączniki do Wniosku o dotację

Zgodnie z Wytycznymi Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk żywiołowych, przy udziale dotacji mogą być usuwane/finansowane tylko te szkody, które wynikają z Protokołu Komisji Wojewódzkiej ds. szacowania skutków klęsk żywiołowych na terenie województwa, czyli tzw. wydatki kwalifikowalne. Pozostałe roboty związane z realizacją danego zadania muszą być sfinansowane ze środków własnych i są to tzw. wydatki niekwalifikowalne. Zgodnie z ww. Wytycznymi wydatkami niekwalifikowalnymi są również wydatki ponoszone na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej, wynagrodzenia dla osób sprawujących nadzór inwestorski lub autorski oraz inne wydatki , nie mające bezpośredniego związku z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych np. organizacja i ochrona placów budowy, prace geodezyjne.

Straty w infrastrukturze komunalnej jednostki, przedstawione w protokołach spisanych przez Komisje Gminne, są każdorazowo weryfikowane przez ww. komisję wojewódzką. Oszacowanie strat i spisanie protokołu przez komisję wojewódzką jest zawsze poprzedzone przeprowadzeniem lustracji obiektów infrastruktury komunalnej, wskazanych przez przedstawicieli jednostki, jako zniszczone/uszkodzone w wyniku wystąpienia zdarzenia klęskowego. Jeżeli zakres rzeczowy zadania realizowanego przy udziale dotacji celowej z budżetu państwa obejmuje tylko wydatki kwalifikowane, czyli bezpośrednio wynikające z protokołu komisji wojewódzkiej, wówczas do wniosku o dotację należy sporządzić tylko jedno zestawienie rzeczowo finansowe, na kwotę wynikającą z umowy z wykonawcą, obejmującą wartość prac brutto do wykonania w danym roku. Wówczas poz. 6. 1 = poz. 6. 2 - we wniosku o dotację, czyli wartość prac brutto objętych umową z wykonawcą jest równa kwocie przedstawionej do dofinansowania.

Przykład nr 1 Poniższa tabela zawiera opis zniszczeń na drodze gminnej z protokołu komisji wojewódzkiej Lp. Miejscowość Nazwa drogi (miejscowa), Numer drogi Długość, Powierzchnia zniszczeń 1. XXXYYY oooooo. T 2 000 mb (Kilometraż) od km do km lub w km Opis zniszczeń od km 0+000 do Zniszczona nawierzchnia km 2 +000 bitumiczna, spękania, ubytki w nawierzchni, zaniżenia. Uszkodzone pobocza. Wartość [zł] 320 000, 00

Jednostka ogłasza przetarg na zadanie pn. „Odnowa nawierzchni drogi gminnej nr oooooo. T z msc. XXX do msc. YYY od km 0 +000 do km 2+000”. Wartość wybranej oferty to 294 056, 10 zł. Zgodnie z kosztorysem ofertowym wykonywane roboty to: wyrównanie istniejącej podbudowy, położenie nawierzchni z mieszanek mineralno asfaltowych, plantowanie poboczy i uzupełnienie poboczy. Wszystkie ww. roboty stanowią wydatki kwalifikowalne, ponieważ konieczność ich wykonania wynika bezpośrednio z opisu zniszczeń zawartych w protokole komisji wojewódzkiej. W takiej sytuacji do wnioski o dotację sporządzamy tylko jedno zestawienie rzeczowo – finansowe.

Jeżeli zakres rzeczowy zadania, realizowanego przy udziale dotacji z budżetu państwa, obejmuje również wydatki niekwalifikowane, wówczas do wniosku o dotację należy sporządzić trzy zestawienia rzeczowo – finansowe dla zadania objętego wnioskiem, tj. - zestawienie rzeczowo – finansowe - obejmujące wartość całego zadania, czyli kwotę wynikającą z umowy z wykonawcą ( kwota po rozstrzygnięciu przetargu ) - poz. 6. 1 we wniosku o dotacje, -zestawienie rzeczowo – finansowe na tzw. wydatki kwalifikowalne, które stanowią kwotę do dofinansowania - poz. 6. 2 we wniosku o dotację, - zestawienie rzeczowo-finansowe na tzw. wydatki niekwalifikowalne, które stanowią różnice pomiędzy poz. 6. 1 a poz. 6. 2 we wniosku o dotację.

Przykład nr 2 Poniższa tabela zawiera opis zniszczeń na drodze gminnej z protokołu komisji wojewódzkiej Lp. Miejscowość Nazwa drogi (miejscowa), Numer drogi Długość, Powierzchnia zniszczeń 1. XXXYYY ooo 11 T 450 mb (Kilometraż) od km do km lub w km Opis zniszczeń od km 0+000 do Zniszczona nawierzchnia km 0 + 450 bitumiczna, spękania, ubytki w nawierzchni, zaniżenia. Zniszczone pobocza Wartość [zł] 120 000, 00

Jednostka ogłasza przetarg na zadanie pn. „ Remont nawierzchni drogi gminnej nr ooo 11 T XXX –YYY od km 0 +000 do km 0 +450”. Wartość wybranej oferty – 117 671, 03. Zgodnie z kosztorysem ofertowym wykonywane roboty to: wyrównanie istniejącej podbudowy, położenie nawierzchni z mieszanek mineralno asfaltowych, remont przepustu pod drogą, plantowanie poboczy i uzupełnienie poboczy. Roboty dotyczące remontu przepustu pod drogą nie stanowią wydatków kwalifikowalnych, ponieważ w protokole komisji wojewódzkiej, w opisie zniszczeń występujących na tej drodze nie ma przepustu. Wówczas do wnioski o dotację sporządzamy trzy zestawienia rzeczowo – finansowe, tj:

-I zestawienie na kwotę 117. 671, 03, obejmuje wszystkie wykonane roboty – wartość zadania brutto - poz. 6. 1 we wniosku o dotację, -II zestawienie na kwotę 94 916, 03, obejmuje wydatki kwalifikowalne (wyrównanie istniejącej podbudowy, położenie nawierzchni z mieszanek mineralno asfaltowych, plantowanie poboczy i uzupełnienie poboczy) , czyli kwotę do dofinansowania – poz. 6. 2 we wniosku o dotację, - III zestawienie na kwotę 22 755, 00 zł, obejmuje wydatki niekwalifikowalne, czyli w tym przypadku wartość robót związanych z remontem przepustu. Wydatki niekwalifikowalne stanowią różnicę pomiędzy poz. 6. 1 a 6. 2.

Kwotę dotacji, przy udziale której realizowane jest zadanie, wyliczamy zawsze od kwoty do dofinansowania, czyli z poz. 6. 2 we wniosku o dotację.

III. Oświadczenie, o wysokości strat – załącznik nr 2:

Zgodnie z Wytycznymi Ministra właściwego ds. usuwania skutków klęsk żywiołowych straty wywołane zdarzeniem klęskowym nie mogą być mniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej. W oświadczeniu o wysokości strat, dane w kolumnie 1 tj. straty w całości w roku wystąpienia klęski powinny być zgodne z danymi zawartymi w protokołach komisji wojewódzkiej po weryfikacji strat wykazanych w protokołach spisanych przez komisję gminną. Jeżeli w danym roku kalendarzowym, na terenie jednostki zdarzenia klęskowe wystąpiły np. dwukrotnie, wówczas sumujemy wielkość strat i % strat z tych klęsk planowane dochody ( kolumna 2 tabeli) pozostają bez zmiany

IV. Oświadczenie o zabezpieczeniu środków własnych - załącznik nr 3

Zał. nr 3 Miejscowość, dnia…………………. . . . . Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego Oświadczenie o środkach finansowych jednostki przeznaczonych jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku Oświadczam, że jednostka ma zabezpieczone w swoim budżecie na rok …………… środki finansowe w wysokości …. ………………zł (słownie: ………………. . zł) przeznaczone jako udział własny do zadania pn. : …………………………………………………… będącego przedmiotem wniosku o dotację z dnia ……………. . …. …………. . …………… Podpis i pieczęć skarbnika Podpis i pieczęć jednostki samorządy terytorialnego/ wójta/burmistrza/ prezydenta głównego księgowego lub zarządu powiatu/województwa

W oświadczeniu wpisujemy kwotę, która stanowi różnicę pomiędzy poz. 6. 1 a poz. 8 we wniosku o dotację. Nazwa zadania winna być zgodna z nazwą w promesie MSW i we wniosku o dotację.

V. Oświadczenie, zadanie własne – załącznik nr 4

Zał. nr 4 Miejscowość, dnia. . . . . . Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego Oświadczenie, że realizowane zadanie jest zadaniem własnym jednostki Oświadczam, że realizowane zadanie pn. : …………………. jest zadaniem własnym gminy/powiatu/województwa */. …. …………. . …………… Podpis i pieczęć skarbnika jednostki Podpis i pieczęć wójta/ burmistrza/ samorządu terytorialnego/ prezydenta lub zarządu powiatu/ głównego księgowego województwa */ Niepotrzebne skreślić

Nazwa zadania winna być zgodna z nazwą w promesie MSW i we wniosku o dotację.

VI. Oświadczenie, o wyodrębnionej ewidencji księgowej – załącznik nr 5

Zał. nr 5 Miejscowość, dnia. . . . . . Pieczęć jednostki samorządu terytorialnego Oświadczenie o wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków Lp. Nazwa zadania Dział Rozdzi ał Paragraf Dochody 1. 2. Remont drogi gminnej/powiatowej (. . ) Odbudowa drogi gminnej/powiatowej (…) …. …………. . Podpis i pieczęć skarbnika jednostki samorządy terytorialnego/ głównego księgowego 600 60078 2030/2130 60078 6330/6430 Kwota dotacji Wydatki 4270 6050 82 000, 00 195 000, 00 …………… Podpis i pieczęć wójta/burmistrza/ prezydenta lub zarządu powiatu/województwa

W oświadczeniu o wyodrębnionej ewidencji księgowej: -zawsze podajemy klasyfikację budżetową dla dochodów i wydatków, tj. podajemy dział, rozdział i paragraf, -nazwa zadania winna być tożsama z nazwą zadania wskazaną w promesie MSW i we wniosku o dotację, - kwota dotacji winna być taka sama jak w poz. 8 we wniosku o dotację

Inne uwagi:

Z kopii ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne w sposób jednoznaczny ma wynikać, że dotyczy zadania wskazanego w promesie i we wniosku o dotację, tj. np. dla drogi - ma zawierać pełną nazwę zadania, kilometraż/ nr działki , długość odcinka , wyłonionego wykonawcę i kwotę wybranej oferty.

Z kopii załączonego kosztorysu ofertowego w sposób jednoznaczny ma wynikać: - nazwa podmiotu sporządzającego kosztorys ofertowy, któremu udzielono zamówienia publicznego, - nazwa realizowanego zadania, - rodzaj, ilość, cena jednostkowa i wartość poszczególnych robót oraz całkowita wartość zadania brutto.

Jednostki samorządu terytorialnego realizujące zadania związane z usuwaniem skutków zdarzeń klęskowych w infrastrukturze komunalnej, dotyczące budowy, odbudowy, przebudowy winny uzupełnić dokumentację o dodatkowy załącznik nr 14 – zamiast programu inwestycji - zawierający informacje wynikające z § 6 ust. 1 pkt 1 b i 1 f oraz z pkt 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U z 2010 nr 238, poz. 1579), tj. :

- pkt 1 b - ocena efektywności inwestycji, w tym ekonomicznej efektywności; - pkt 1 f - dane o planowanym okresie zagospodarowania obiektów budowlanych i innych składników majątkowych, po zakończeniu realizacji inwestycji, oraz o planowanej kwocie środków finansowych i źródłach ich pochodzenia, które umożliwiają zagospodarowanie tych efektów rzeczowych inwestycji w planowanym okresie - pkt 2 – analiza celowości i możliwości wykonania inwestycji etapami. Tak skompletowana dokumentacja, będąca podstawą do zawarcia Umowy dotacji pomiędzy Wojewodą Świętokrzyskim a jednostką samorządu terytorialnego, będzie traktowana jako program inwestycji realizowanej przez jednostkę, ponieważ będzie zawierać elementy programu inwestycji określone w § 6 ust. 1 pkt 1 ww. Rozporządzenia

W przypadku otrzymania przez jednostkę samorządu promesy na zadania, które obejmują różne klęski, należy składać odrębne wnioski na każdą klęskę.

Na podstawie zawartych z samorządami umów dotacji, Wojewoda występuje do Ministra Finansów z wnioskiem o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu państwa na przeciwdziałanie i usuwanie skutków klęsk żywiołowych. Natomiast Wojewoda, niezwłocznie po zwiększeniu wydatków przez Ministra Finansów dokonuje podziału uruchomionej kwoty i przekazuje jednostkom środki wynikające z zawartych umów.

Jakość dostarczonych dokumentów ma istotny wpływ na sprawny proces sporządzania umów dotacji, tj. poprawnie sporządzony wniosek o dotacje i wymagane załączniki. Ponadto przypominamy, że nie przekazanie ww. dokumentacji do tut. Urzędu w terminie wskazanym w promesie MSW oznacza rezygnację z przyznanego wstępnie dofinansowania na zadania związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych.

W związku z powyższym jednostki samorządu terytorialnego, które zakończą postępowanie przetargowe, podpiszą umowę z wykonawcą i posiadają/zgromadziły wszystkie wymagane dokumenty określone w zał. nr 1 do wytycznych proszone są o niezwłoczne przesłanie/przekazanie kompletnej dokumentacji do Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego ŚUW w Kielcach, co umożliwi sprawną weryfikację przekazanej dokumentacji i sporządzanie umów bez zbędnej zwłoki.

Rozliczenie końcowe zadania oraz dotacji.

Zgodnie z § 7 umowy dotacji jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana jest do sporządzenia i przesłania do Wojewody, w terminie określonym w umowie dotacji, Rozliczenia końcowego zadania i dotacji. Rozliczenie zadania należy sporządzić na formularzu, stanowiącym załącznik nr 2 do umowy dotacji.

(pieczęć Jednostki Samorządu Terytorialnego) miejscowość, data. . . ROZLICZENIE KOŃCOWE kosztów zadania pn. . . . . . . . . . . . . . . . . . realizowanego z udziałem środków publicznych w ramach umowy dotacji Nr………………… z dnia ……………… przez jednostkę samorządu terytorialnego. . . województwo. . . . . Koszt zadania wykonanego w ramach umowy wyniósł brutto. . . zł. (słownie: . . . . . . . . . ) Źródła finansowania w zł (brutto) Środki z budżetu Środki finansowe z pozostałych źródeł Razem (2+3+4+5) państwa Środki własne Kredyt bankowy Inne środki 1 2 3 4 5 100% …………. . % …………%

Kwota (zł) Słownie Przelew z dnia Środki z budżetu państwa otrzymane do zwrotu WYKAZ FAKTUR / RACHUNKÓW dokumentujących sfinansowanie zadania Lp. 1. Wystawca 2. Nr faktury 3. Data wystawienia Kwota faktury [zł] 4. 5. Kwota faktury opłacona ze środków dotacji [zł] 6. Razem: (słownie (kol. 6): . . . . . . . . ) Uwaga! W tabelę należy wpisać wszystkie faktury/rachunki wystawione przez wykonawcę lub wykonawców w związku z realizacją zadania objętego tą umową.

Oświadczam, że dokonano zapłaty za wyżej wymienione faktury lub rachunki. Oświadczam, iż wymienione w wykazie faktury/rachunki, w kwocie określonej w kolumnie Nr 6, nie były i nie będą przedkładane innym instytucjom uczestniczącym w finansowaniu wymienionego w umowie zadania, celem uzyskania pożyczki lub dotacji na jego dofinansowanie. ………………. . . . . . . . . . . skarbnik / główny księgowy wójt/burmistrz/prezydent miasta/ starosta budżetu powiatu lub marszałek województwa wicestarosta/członek zarządu powiatu lub wicemarszałek/członek zarządu województwa SPRAWDZONO I ZATWIERDZONO (dotyczy Wojewody) ……………………… ……………………. . . data i podpis pracownika merytorycznego data i podpis Wojewody/osoby upoważnionej

Zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 3 umowy dotacji do sporządzonego rozliczenia końcowego należy załączyć: • potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub rachunków oraz przelewów lub potwierdzeń dokonania zapłaty, wystawionych w związku z wydatkowanie kwot dotyczących zadania zrealizowanego w ramach umowy dotacji; • protokół rzeczowo – finansowego końcowego odbioru zrealizowanego zadania, stanowiący zał. nr 3 do umowy dotacji

Zgodnie z § 7 ust. 2 umowy dotacji faktury i rachunki powinny zostać zatwierdzone do wypłaty i opisane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 39 ust. 4 lub ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

Opis faktury winien zawierać: 1. pełną nazwę zadania, którego dotyczy – zgodną z promesą MSW i umową dotacji 2. odniesienie do sposobu wyłonienia wykonawcy – ustawa Prawo zamówień publicznych, 3. potwierdzenie wykonania/odbioru zadania przez inspektora nadzoru, 4. adnotacje sprawdzono: 5. - pod względem merytorycznym 6. - pod względem formalnym i rachunkowym 7. klasyfikację budżetową wydatkowanej dotacji 8. zapis o wysokości dotacji, przy udziale której zrealizowano zadanie, 9. zapis o wysokości środków własnych, przy udziale których realizowano zadanie 10. wydatki strukturalne

Załącznik Nr 3 do Umowy dotacji Nr . . . . z dnia. . . . PROTOKÓŁ RZECZOWO-FINANSOWY KOŃCOWEGO ODBIORU ZADANIA

*/ podajemy wszystkie wykonane/ odebrane przez Komisje roboty w oparciu o zestawienie rzeczowo – finansowe sporządzone do wniosku o dotację, obejmujące wartość całego zadania brutto. Jeżeli łączna wartość wykonanych robót ( brutto) jest mniejsza niż wartość zadania wskazana w umowie z wykonawcą, wówczas jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana jest do zwrotu określonej kwoty dotacji. Powyższe wynika § 6 ust. 3 zawieranej umowy dotacji, tj. : w przypadku obniżenia kosztów zadania, wysokość środków zabezpieczonych przez jst nie ulegnie zmianie, obniżeniu ulegnie wysokość dotacji.

Przykład: Całkowita wartość zadania (brutto) : - 294 056, 10 Kwota przedstawiona do dofinans. (brutto): - 294 056, 10 Środki własne jst (brutto): - 58 812, 10 - 20% kosztów zadania Kwota dotacji (brutto): - 235 244, 00 - 80% kosztów zadania Po dokonaniu odbioru robót okazało się, że łączna wartość wykonanych robót (brutto) wynosi 286 356, 80 (np. do remontu przepustu zastosowano inne materiały) Całkowita wartość zadania (brutto) : - 289 356, 80 Kwota przedstawiona do dofinans. (brutto): - 289 356, 80 (W związku z ww. zapisem środki własne zabezpieczone przez jst. nie ulegają zmianie. ) Środki własne jst (brutto): - 58 812, 10 (Obniżeniu ulega kwota przyznanej dotacji) Kwota dotacji (brutto): - 230 544, 70 W takim przypadku jednostka winna zwrócić do budżetu państwa kwotę 4 699, 30 zł , w terminie wynikającym z zapisów zawartej umowy dotacji.

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ !!!