PENYEMAKAN DAN PENYELIAAN DOKUMEN TERIMAAN UNIT AUDIT TERIMAAN

PENYEMAKAN DAN PENYELIAAN DOKUMEN TERIMAAN UNIT AUDIT TERIMAAN BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA 1

PENGENALAN PRA PENYEMAKAN DAN PENYELIAAN DOKUMEN TERIMAAN SEMASA PENYEMAKAN DAN PENYELIAAN DOKUMEN TERIMAAN SELEPAS PENYEMAKAN DAN PENYELIAAN DOKUMEN TERIMAAN PEMFAILAN 2

PENGENALAN 3

LATAR BELAKANG ü Punca kuasa : Arahan Perbendaharaan 138 ü Penyemakan dan Penyeliaan Dokumen Terimaan (PPDT) merupakan proses kawalan yang dilaksanakan bagi memastikan terimaan hasil atau amanah dipungut dan diperakaunkan mengikut peraturan kewangan yang berkuatkuasa. ü Proses PPDT dijalankan berdasarkan senarai semak berkaitan mengikut tempoh semakan dan seliaan yang ditetapkan. ü Penyemakan dokumen terimaan Pemungut Kecil (PK) hendaklah dilaksanakan sewajarnya. 4

PRA PENYEMAKAN DAN PENYELIAAN DOKUMEN TERIMAAN 5

KEPERLUAN ◦ Peralatan: �Pen Berdakwat Ungu �Kalkulator �Kalendar (Semakan AP 78) �Lain-Lain Alatulis Berkaitan ◦ Rujukan: �Akta Tatacara Kewangan 1957 �Arahan Perbendaharaan � 1 Pekeliling Perbendaharaan (1 PP) �Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia �Garis Panduan Kawalan Terimaan (GPKT) �Panduan Pengguna e. Terimaan �Peraturan Lain Yang Berkaitan 6

KEPERLUAN ◦ Dokumen: 1. Fail Pejabat Pemungut Kecil perlu mengandungi dokumen berikut: i. Senarai Semak ii. Borang Pertanyaan Ringkas iii. Pemerhatian Ketidakpatuhan (Jika ada) iv. Surat Pemerhatian Ketidakpatuhan (Jika ada) v. Maklumbalas Ketidakpatuhan (Jika ada) vi. Kew. 68 vii. Surat Kebenaran Bertulis (mengikut format yang ditetapkan) 2. Daftar Terimaan Dan Agihan Dokumen Akaun Terimaan 3. Daftar Pemantauan Dokumen Akaun Terimaan 7

SIMBOL Simbol Penjelasan Simbol ini menunjukkan: (i) Peraturan kewangan dan perakaunan yang berkuat kuasa dipatuhi (ii)Semakan telah dibuat Simbol ini menunjukkan: (i) Peraturan kewangan dan perakaunan yang berkuat kuasa tidak dipatuhi (ii)Memerlukan penjelasan lanjut 8

PROSES TERIMAAN DOKUMEN TERIMAAN Pejabat Pemungut Kecil menghantar Dokumen Terimaan dalam tempoh lima (5) hari selepas akhir tiap-tiap bulan. Petugas kaunter menerima Dokumen Terimaan. Dokumen Akaun Terimaan dicap tarikh terima. Kemas kini tarikh terima di Daftar Terimaan Dan Agihan Dokumen Akaun Terimaan. Agihkan Dokumen Terimaan kepada penyemak. 9

SEMASA PENYEMAKAN DAN PENYELIAAN DOKUMEN TERIMAAN 10

SENARAI SEMAK Senarai Semak Dokumen Terimaan: �Manual (Kew. 249) �Sistem e. Terimaan �Berkomputer (Sistem sendiri) 11

SENARAI SEMAK 12

PROSES PENYEMAKAN ØSemakan dijalankan berdasarkan Senarai Semak Dokumen Akaun Terimaan ØSemakan dan seliaan Dokumen Akaun Terimaan hendaklah disempurnakan dalam tempoh 30 hari dari tarikh dokumen diterima. ØIsu-isu yang ditemui semasa semakan perlu dinyatakan dalam Pemerhatian Ketidakpatuhan. ØDaftar Pemantauan Dokumen Akaun Terimaan perlu dikemas kini. 13

PROSES PENYELIAAN ØPastikan penyemak membuat berdasarkan Senarai Semak. semakan ØKenal pasti isu yang material atau kritikal dibangkitkan dalam Pemerhatian Ketidakpatuhan adalah jelas dan difahami oleh Pejabat Pemungut Kecil. ØPemerhatian Ketidakpatuhan perlu dihantar kepada Pemungut Kecil berkenaan dan satu (1) Salinan kepada Unit Audit Terimaan Bahagian Akaun, KKM 14

PROSES PENYELIAAN ØBorang Pertanyaan Ringkas hendaklah diisi oleh penyelia sekiranya terdapat isu-isu yang tidak material atau kritikal bagi mendapatkan penjelasan lanjut daripada Pejabat Pemungut. ØPenyelia melengkapkan ruangan penyeliaan di Senarai Semak (tandatangan, cap nama dan tarikh). ØKemaskini Daftar Pemantauan Dokumen Akaun Terimaan selepas penyeliaan dilakukan. 15

PEMERHATIAN KETIDAKPATUHAN ØPemerhatian Ketidakpatuhan perlu dihantar kepada Pejabat Pemungut Kecil yang berkenaan ØDaftar Pemantauan Dokumen Akaun Terimaan hendaklah dikemaskini dan ditandatangani setelah seliaan dijalankan. 16

SELEPAS PENYEMAKAN DAN PENYELIAAN DOKUMEN TERIMAAN 17

PENERIMAAN MAKLUM BALAS ü Maklum balas perlu diterima daripada Pejabat Pemungut dalam tempoh 14 hari dari tarikh Pemerhatian Ketidakpatuhan dikeluarkan. ü Pejabat Pemungut Utama perlulah memastikan Pejabat Pemungut Kecil mengambil tindakan dan membuat pembetulan bagi segala ketidakpatuhan yang ditemui. ü Kemaskini Daftar Pemantauan Dokumen Akaun Terimaan dan failkan maklumbalas tersebut mengikut fail Pejabat Pemungut Kecil berkaitan. ü Kemukakan satu (1) Salinan maklumbalas yang lengkap kepada Unit Audit Terimaan Bahagian Akaun, KKM 18

PENYIMPANAN & PELUPUSAN DOKUMEN TERIMAAN ØDokumen Terimaan perlu disimpan selamat dan teratur di ruang penyimpanan dokumen setelah Pemerhatian Ketidakpatuhan dikeluarkan. ØPenyemak perlu memastikan Dokumen Terimaan disimpan mengikut Pejabat Pemungut Kecil. 19

PENYIMPANAN & PELUPUSAN DOKUMEN TERIMAAN üProses pelupusan DAT hendaklah dibuat mengikut tatacara dan panduan yang dikeluarkan oleh Arkib Negara Malaysia. üDaftar Pemantauan Dokumen Akaun Terimaan perlu dikemaskini sewajarnya. 20

PEMFAILAN üPenyemak hendaklah menyimpan Dokumen Akaun Terimaan mengikut fail Pejabat Pemungut Kecil. Dokumen yang disimpan adalah: a) Kew. 68 b) Surat Kebenaran Bertulis c) Senarai Semak Dokumen Akaun Terimaan d) Daftar Terimaan dan Agihan Dokumen Akaun Terimaan 21

PEMFAILAN e) Daftar Pemantauan Dokumen Akaun Terimaan f) Pemerhatian Ketidakpatuhan g) Maklumbalas Pemerhatian Ketidakpatuhan h) Lain-lain dokumen (jika ada) 22

SEKIAN, TERIMA KASIH 23