PENGENALAN KEPADA AKAUN AMANAH BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI PUSAT

PENGENALAN KEPADA AKAUN AMANAH BAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI PUSAT DAN AGENSI JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

SKOP 1. 2. 3. 4. 5. 6. PENGENALAN PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG AKAUN AMANAH & CONTOH TATACARA PENGENDALIAN/ PENGURUSAN REKOD DAN LAPORAN PENUTUPAN AKAUN AMANAH

1. PENGENALAN 1. DEFINASI DAN PENGENALAN n Akaun Amanah ialah • sejumlah wang yang diperuntukkan dari Kumpulan Wang Disatukan bagi tujuan tertentu, Contoh: Kumpulan Wang Pembiayaan Komputer Tabung pusingan untuk memberi pinjaman wang kepada pegawai perkhidmatan awam kerajaan untuk membeli komputer.

1. PENGENALAN 1. DEFINASI DAN PENGENALAN n Akaun Amanah ialah • akaun yang ditubuhkan untuk mengakaunkan caruman wang yang diamanahkan kepada Kerajaan untuk digunakan bagi tujuan tertentu. contoh Akaun Amanah Tabung Penyelidikan Perubatan Dr Ranjeet Bhagwan Singh (887817) yang bertujuan untuk membiayaan program penyelidikan perubatan.

2. PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG 2. 1 Per 97, Perlembagaan Persekutuan Segala hasil atau wang yang bagaimanapun didapatkan atau diterima dengan apa cara pun mestilah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan bagi Persekutuan atau Kumpulan Wang Disatukan bagi Negeri.

PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG 2. 2 Per 104(3), Perlembagaan Persekutuan Tiada apa-apa wang boleh dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Disatukan kecuali mengikut cara yang diperuntukkan undang.

2. PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG 2. 3 Sek. 7, Akta Tatacara Kewangan 1957 (Pindaan 1972) Kumpulan Wang Disatukan hendaklah diselenggara mengikut tiga akaun yang berasingan: a) Akaun Hasil Disatukan b) Akaun Pinjaman Disatukan c) Akaun Amanah Disatukan

3. AKAUN AMANAH Akaun Amanah Disatukan 3. 1. Kumpulan Wang Amanah Kerajaan 3. 2. Akaun Amanah Awam - Akaun Amanah Am - Akaun Amanah Khas 3. Akaun Deposit

3. 1 Kumpulan Wang Amanah Kerajaan Ditubuhkan di bawah Seksyen 10, Akta Tatacara Kewangan 1957 • Sejumlah wang yg diperuntukkan bagi tujuan kumpulanwang oleh undang-undang Persekutuan dari KWD. • Perlu di bawa ke Mesyuarat Jemaah Menteri dan seterusnya dibentang di Dewan Rakyat untuk kelulusan. Disenaraikan di Jadual Kedua, ATK 1957.

3. 1 Kumpulan Wang Amanah Kerajaan Ditubuhkan di bawah Seksyen 10, Akta Tatacara Kewangan 1957 (samb. ) • Peruntukan Kerajaan boleh disalurkan selain daripada sumbangan orang ramai, syarikat swasta, organisasi antarabangsa dll. • Menteri Kewangan boleh mengeluarkan Surat Ikatan Amanah untuk Kumpulan Wang Amanah.

CARTA ALIRAN KERJA PENUBUHAN K/WANG AMANAH KERAJAAN Maklumkan Kem/Jab Tidak Kementerian/ Jabatan kemukakan permohonan kepada Perbendaharaan setuju Ya Kem/Jab sediakan Kertas Kabinet untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Jemaah Menteri Tidak lulus Ya Kem/Jab sediakan dan kemukakan kepada Perbendaharaan : a) Draf ucapan YB Menteri Kewangan b) Draf Surat Ikatan Amanah Bentangkan usul di Dewan Rakyat luluskan. Perbendaharaan edarkan Surat Ikatan Amanah kepada Kem/Jab & Agensi berkaitan. Kem/Jab memohon kod akaun amanah daripada JANM K/wang Amanah mula operasi

Kumpulan Wang Amanah Kerajaan Contoh § K/wang Pinjaman Perumahan § Akaun Pinjaman Pembiayaan Komputer § K/wang Amanah Bantuan Bencana Negara § K/wang Amanah Pelajar Miskin § K/wang Bantuan Mangsa Serangan Binatang Buas

Kumpulan Wang Amanah Kerajaan Kategori 1. Akaun Penyelesaian ; • Akaun Semasa Antara Pentadbiran; • Akaun Penyelesaian Utama Perbendaharaan; 2. Akaun Perniagaan • Stor&Workshop Belum Diuntukan 3. Akaun Pinjaman; • Pinjaman Kenderaan • Pendahuluan Diri/Pelbagai

Kumpulan Wang Amanah Kerajaan Kategori (samb) 4. Kumpulan Wang Luar Jangka 5. Pelbagai Kumpulan Wang : • Amanah Negara • Amanah Pelajar Miskin • Bantuan Bencana Negara

3. 2 Akaun Amanah Awam a. Amanah Am ditubuhkan di bawa seksyen 9, Akta Tatacara Kewangan 1957 • AP 152 : Perbendaharaan/Pegawai Kewangan Negeri boleh menubuhkan Akaun Amanah untuk mengakaunkan sumbangan dan terimaan yang dibenarkan drp badan-badan atau orang perseorangan yang diamanahkan kepada Kerajaan.

3. 2 Akaun Amanah Awam a. Amanah Am ditubuhkan di bawa seksyen 9, Akta Tatacara Kewangan 1957 (samb. ) • Penubuhan melalui kelulusan Perbendaharaan • Dikreditkan dengan sumbangan orang ramai, syarikat swasta dan badan antarabangsa • TIDAK melibatkan peruntukan kerajaan.

3. 2 Akaun Amanah Awam • Perbendaharaan akan mengeluarkan Arahan Amanah untuk Akaun Amanah yang telah diluluskan. • SPP Bil 18/2001 – Tatacara Pengurusan Akaun Amanah Yang Ditubuhkan Di Bawah Seksyen 9 Akta Tatacara Kewangan 1957.

CARTA ALIRAN KERJA PENUBUHAN AKAUN AMANAH AWAM Jabatan kemukakan permohonan kepada Perbendaharaan untuk menubuhkan Akaun Amanah Perbendaharaan pertimbangkan permohonan Maklumkan Jabatan ditolak terima Ya Perbendaharaan mendapatkan nasihat daripada agensi berkaitan mengenai draf Arahan Amanah Perbendaharaan meluluskan Arahan Amanah Jabatan memohon kod akaun amanah daripada JANM Akaun Amanah mula beroperasi

Akaun Amanah Awam Contoh • Akaun Amanah Pemulihan dan Kebajikan Penghuni Jabatan Penjara Malaysia • Akaun Amanah Bagi Latihan Kepakaran dan Penyelidikan, Jab. Audit Negara • Akaun Amanah Pelajaran dan Latihan Perakaunan Sektor Awam, Jab Akauntan Negara

Akaun Amanah Awam b. Amanah Khas ditubuhkan dibawah aktanya sendiri / peraturan tertentu • Kumpulanwang Dius Api Ditubuhkan dibawah Light Dues Act 1953 • Kumpulanwang Kastam Diraja Malaysia • Kumpulanwang Polis Diraja Malaysia

4. TATACARA PENGENDALIAN AKAUN AMANAH ( AP 164 ) • Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri hendaklah menentukan bahawa arahan dibuat bagi mengendali dengan sepatutnya tiap-tiap satu Akaun Amanah. • Apa-apa arahan itu hendaklah dirujukkan kepada Ketua Audit Negara, Akauntan Negara dan Peguam Negara atau Akauntan Negeri; atau

TATACARA PENGENDALIAN AKAUN AMANAH ( AP 164 ) (Samb) • Bendahari Negeri dan Penasihat Undang-undang Negeri bagi mendapatkan nasihat sebelum diluluskan oleh Kerajaan yang berkenaan. • Mengenai Sabah dan Sarawak apa-apa arahan hendaklah dirujukkan kepada wakil tempatan Ketua Audit Negara, Akauntan Negeri dan Peguam Negeri. • Rujuk AP 165 untuk kandungan Arahan Amanah

TATACARA PENGENDALIAN AKAUN AMANAH • AP 165 kandungan Arahan Amanah 1. Nama Akaun 2. Tujuan Akaun 3. Jawatankuasa Pentadbiran Akaun 4. Pengawalan Akaun 5. Sumber kewangan dan penggunaan wang 6. Penyediaan Pengesahan Baki dan PTB 7. Penutupan Akaun 8. Tarikh kuatkuasa Arahan Amanah 9. Tarikh penyediaan penyata akaun untuk diaudit.

KAWALAN PERATURAN Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah hendaklah dikendalikan mengikut peruntukan dalam : q Akta Berkaitan – Amanah Khas q Arahan Perbendaharaan q Pekeliling Perbendaharaan dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa q Surat Ikatan Amanah q Arahan Amanah

PERAKAUNAN TERIMAAN DAN BAYARAN Patuhi tatacara terimaan dan bayaran Terimaan (AP 60 - AP 91) - tanggungjawab pemungut kuasa memungut urusan pengeluaran resit merekod pungutan simpan selamat daftar/buku resit Bayaran (AP 92 - AP 94) • bertanggungjawab sepenuhnya keatas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan berkenaan akaun amanah itu.

5. REKOD DAN LAPORAN 5. 1. Di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi (Pusat Tanggungjawab) - Dokumen-dokumen urusniaga - Buku Akaun Amanah - Lain-lain rekod/daftar

REKOD DAN LAPORAN (samb) 5. 2. Di Peringkat Pejabat Pembayar (JANM Cawangan/Negeri/JMS) - Laporan Terperinci Amanah (C 350/C 351) 5. 3. Di Peringkat Pusat JANM Ibu Pejabat - Laporan Amanah peringkat Ibu Pejabat A 441 /A 443 - Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan

CARTA RINGKAS PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN KERAJAAN PERSEKUTUAN PENYATA KEWANGAN LAPORAN JANM A 443 BPOPA JANM A 441 C 350 Jab PTJ PTJ PTJ

PERAKAUNAN n n n Semua terimaan dan bayaran diperakaunkan melalui Pejabat Perakaunan. Jabatan/PTJ yang mengendalikan amanah berkenaan perlu mengakaunkan semua urus niaga terimaan dan bayaran di dalam Buku Akaun Amanah/Deposit. (AP 95 - Penyelenggaraan buku rekod/ SPP 18/2001) Rekod Jab/PTJ dengan rekod JANM/JMS perlulah dibuat penyesuaian bagi memastikan ketepatan atau mengenalpasti perbezaan supaya pelarasan sewajarnya dapat dilakukan sekiranya perlu. (AP 143(b)- Pengesahan dan Penyesuaian Akaun)

BUKU AKAUN AMANAH n n Satu rekod kewangan yang perlu diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Amanah Mengandungi maklumat berikut: ♣Terimaan ♣Bayaran ♣Tanggungan ♣Pelaburan ♣Baki

CONTOH

BAKI n n n K/wang Amanah/ Akaun Amanah tidak boleh berbaki DEBIT. Baki Akaun Amanah hendaklah dibawa ke tahun hadapan Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal atau pegawai yang diwakilkan kuasa untuk memastikan bahawa baki peruntukan adalah mencukupi sebelum sesuatu perbelanjaan diluluskan. (AP 155)

Laporan Pengesahan Baki n n n Jabatan/ PTJ hendaklah mengemukakan Sijil Pengesahan Baki Akaun pada setiap bulan kepada Pejabat Perakaunan disalinkan kepada Ibu Pejabat Kementerian. Sekiranya ada perbezaan baki di antara rekod Jabatan/PTJ dengan flimsi, Jab/ PTJ perlu menyediakan Penyata Penyesuaian dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan & Ibu Pejabat Kementerian. Sijil Pengesahan Baki bagi bulan Disember (Tambahan Akhir) adalah Sijil Pengesahan Baki Tahunan.

SIJIL PENGESAHAN BAKI AKAUN AMANAH : …………… NO KOD AKAUN AMANAH : ……………. KOD JABATAN : …………. . SEPERTI PADA : …………. Adalah disahkan baki akaun amanah di atas mengikut Laporan Sistem Akaun Pusat/Laporan 1. Sistem Perakaunan Cawangan * adalah : 1. 1. Bersamaan dengan baki mengikut rekod jabatan iaitu RM ……………… 1. 2. Berbeza dengan baki mengikut rekod jabatan disertakan Penyata Penyesuaian Akaun Amanah bagi menerangkan perbezaan tersebut. 2. Adalah disahkan baki Buku Akaun Amanah Jabatan ** adalah : 2. 1. Bersamaan dengan rekod/penyata bank iaitu RM ……………. 2. 2. Berbeza dengan rekod/penyata bank dan disertakan Penyata Penyesuaian Bank bagi menerangkan perbezaan tersebut. 3. Adalah disahkan bahawa Arahan Perbendaharaan 155 dipatuhi : 3. 1. Akaun Amanah ini masih diperlukan. 3. 2. Akaun Amanah ini tidak diperlukan lagi ( Nama Pegawai/Jawatan ) Cop Jabatan Nota: * : potong mana yang tidak berkenaan ** : hanya untuk Akaun Amanah yang dibenarkan menggunaan akaun bank sendiri selain daripada bank JANM : sila tandakan dikotak yang berkenaan

PENYESUAIAN AMANAH n n Satu proses menyemak ketepatan data yang direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah (flimsi) berbanding dengan data yang telah direkodkan di dalam Buku Akaun Amanah. Selaras dengan AP 143(b) Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun.

PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH ………………. . NO KOD AKAUN AMANAH: …………………. KOD JABATAN : ………………. . SEPERTI PADA : ………………. . . Butiran Baki Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ* Debit/ Kredit* Tambah: Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir) Debit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir) Kurang: Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir) Kredit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat pembayar (Senarai D berlampir) Baki mengikut akaun Pejabat Pembayar Debit/ Kredit* Disediakan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : Disahkan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : Amaun (RM)

Penyata Terimaan Dan Bayaran(PTB) n n Merupakan Penyata Tahunan yang disediakan selepas akhir tahun 31 hb. Disember yang melaporkan segala terimaan dan bayaran sesuatu akaun amanah bagi tempoh satu tahun kewangan PTB hendaklah disediakan juga apabila: Ø Akaun Amanah hendak ditutup kerana telah mencapai maksud penubuhannya/tidak aktif dalam tempoh setahun/mencapai tempoh hayat yang ditetapkan (sediakan PTB berbaki sifar setelah A 441 berbaki sifar);

Penyata Terimaan Dan Bayaran(PTB) (samb…) n n PTB hendaklah disediakan juga apabila: Ø Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan (875501) telah sifar (baki telah dipindahkan ke akaun amanah); (sediakan PTB berbaki sifar setelah A 441 berbaki sifar) Penyata Terimaan dan Bayaran bagi tahun berakhir 31 Disember hendaklah dikemukakan kepada Ketua Audit Negara (4 salinan) selewatnya sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya.

Penyata Terimaan Dan Bayaran(PTB) (samb. . ) n n Memaklumkan Perbendaharaan dan JANM apabila PTB telah dikemukakan kepada KAN. (Salinan surat litup) Menghantar sesalinan PTB yang telah diaudit bersama pemerhatian audit kepada Perbendaharaan dan JANM dalam tempoh 30 hari selepas menerima PTB

FORMAT Penyata Terimaan dan Bayaran PENYATA TERIMAAN DAN BAYARAN BAGI AKAUN AMANAH…………………. BAGI TAHUN BERAKHIR PADA 31 DISEMBER …………. NO KOD AKAUN AMANAH: ……………. TERIMAAN No Prgn* Butiran BAYARAN RM No Prgn* Baki awal tahun 1. 1. …. Butiran Senaraikan bayaran mengikut jenis dalam Arahan Amanah dan Lampiran Senaraikan terimaan mengikut jenis spt dalam Arahan Amanah dan Lampiran Baki akhir tahun 31. 12……. JUMLAH Nota: RM JUMLAH Baki akhir tahun 31. 12……. . adalah termasuk pelaburan simpanan tetap di Bank………………. . sebanyak RM……………. Disediakan oleh: Disahkan oleh: Tandatangan: Nama Pegawai: Jawatan Pegawai: Keterangan: * Nombor peranggan dalam Arahan Akaun Amanah yang berkaitan dengan urusniaga itu.

6. PENUTUPAN AKAUN AMANAH • Kumpulan Wang Amanah dan Akaun Amanah yang telah mencapai matlamat penubuhannya atau tidak diperlukan lagi atau telah mencapai tempoh hayat yang ditetapkan di dalam Arahan Amanah atau yang tidak aktif dalam jangka masa yang berpatutan hendaklah ditutup.

PENUTUPAN AKAUN AMANAH • Penutupan Kumpulan Wang Amanah perlu diluluskan oleh Dewan Rakyat manakala penutupan Akaun Amanah perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan. • Setelah ditutup, baki akaun hendaklah dikreditkan ke Akaun Hasil Disatukan atau dipulangkan kepada penyumbang bergantung kepada terma yang dinyatakan dalam Surat Ikatan Amanah/ Arahan Amanah.

KUMPULAN WANG AMANAH DISATUKAN DALAM PKKP