MEKANISME PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN Pengelolaan administrasi dan

MEKANISME PENGELOLAAN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN Pengelolaan administrasi dan keuangan yang baik akan menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan usaha kelompok. Kelengkapan administrasi dan buku catatan aliran keluar masuk keuangan kelompok akan turut menentukan keberhasilan dan kesinambungan usaha suatu kelompok.

JENIS BUKU DAN KEGUNAANNYA ADMINISTRASI KELOMPOK Buku Induk Anggota Untuk mencatat data anggota kelompok UPPKS Buku Kegiatan Untuk mencatat semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok/anggota Buku Tamu Untuk mencatat tamu-tamu yang datang, yang berkaitan dengan kegiatan kelomppok UPPKS Buku Ekspedisi Untuk mencatat tentang keluar masuknya surat, yang berkaitan dengan kegiatan kelompok UPPKS

PEMBUKUAN SIMPAN PINJAM Buku Kas Harian Untuk mencatat kegiatan harian tentang keluar/masuknya uang kelompok. Buku Simpanan dan Sumbangan Untuk mencatat simpanan dan sumbangan anggota kelompok termasuk simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan sukarela. Buku Pinjaman dan Angsuran Untuk mencatat pinjaman dan angsuran dari setiap anggota kelompok. Bukti Kas dan Buku Kas Sebagai bukti dan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang dari dan untuk kelompok.

PEMBUKUAN USAHA PERORANGAN/KELOMPOK Buku Kas Harian Untuk mencatat kegiatan harian tentang keluar masuknya uang usaha perorangan atau usaha kelompok. Buku Inventaris Untuk mencatat semua jenis barabg, sarana dan atau peralatan yang dimiliki. Buku Pembelian Untuk mencatatsemua pengeluaran uang yang digunakan untuk belanja barang/bahan baku sesuai dengan jenis usahanya Buku Penjualan Untuk mencatat semua pemasukan uang yang diperoleh dari hasil penjualan barang dari usaha yang dilakukan. Buku Hasil Produksi Untuk mencatat semua jenis barang/jasa yang dihasilkan/diproduksi.

Jenis-jenis buku dan pencatatan/pembukuan yang harus disediakan oleh kelompok UPPKS dapat disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan • Pada Tahap I Kelompok UPPKS minimal membuat dan mengerjakan Buku Kas Harian dan Buku Inventaris. • Pada Tahap II Kelompok UPPKS membuat Buku Kas Harian, Buku Inventaris, buku Penjualan dan Buku Pembelian. • Pada Tahap III Kelompok UPPKS membuat Buku Kas Harian, Buku Inventaris, Buku Penjualan, Buku Pembelian dan Buku Hasil Produksi.

CARA PENGISIAN Pada sampul setiap buku kelompok dicantumkan nama dan alamat lengkap kelompok UPPKS misalnya : Nama Kelompok Dukuh/RW Desa/Kelurahan Kecamatan Kabupaten/Kota Propinsi : : : Mekar Wangi RW 11 Babagan Labuhan Bungo Tebo Jambi

ADMINISTRASI KELOMPOK Buku Induk Anggota • Data dari setiap anggota, diisi dengan : Nomor Anggota Nomor pendaftaran menjadi anggota misal: 01, untuk nomor anggota terdaftar pertama Nama : Misal: ny. Suharti Tanggal Lahir/Umur : Misal: 2 Juni 1955 Pekerjaan : Misal: Ibu Rumah Tangga Pendidikan : Misal: SMP tahun kedua Alamat : Misal: Jln Swadaya No. 26 RT. 04/RW. 1, Desa A Tgl. Menjadi Anggota : Misal: 17 Juli 1996

Jenis Usaha : Nama jenis usaha yang dilakukan. Misal: Membuat Krupuk Udang. Nama Suami/Isteri : Misal: Parmin Jumlah anak : Jumlah anak hidup yang dimiliki. Misal: 2 or Metode KB yg digunakan : Misal: Kondom, sejak April 1996, Pil sejak Juli 1996, Suntik sejak Desember 1998 Pernyataan bersedia menjadi : Pernyataan dari anggota kelompok dengan menuliskan nama, tanda tangan/cap jempol. Pasfoto ukuran 2, 5 x 3 cm di pojok kanan. Pernyataan berhenti sebagai anggota : Sejak berhenti: Diisi dengan tanggal, bulan dan tahun mulai berhenti. alasan: Isi alasan mengapa berhenti. Alamat baru: Alamat baru bila anggota kelompok tersebut pindah , tempat tinggalnya.

Buku Kegiatan Buku kegiatan kelompok dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Tanggal kegiatan kelompok yang dilakukan misal: Tanggal 5 -1 -2009 Kegiatan : Jenis kegiatan yang dilakukan Misal: Rapat Pengurus Kelomppok Dipnpim oleh : Petuga/organisasi pembina kegiatan yang memimpin kegiatan. Misal: Ketua Jumlah Peserta : Jumlah peserta yang hadir pada kegiatan tersebut. Misal: 3 orang ( Ketua, Sekretaris dan Bendahara ) Penjelasan : Uraian hasil kegiatan yang bersangkutan. Misal: - membahas rencana kelompok tahun 2009 - membahas penerimaan anggota baru

Buku Tamu Buku tamu dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nomor Hari. tanggal Nama Asal Instansi Keperluan Kesan/Pesan Tanda tangan : Nomor Urut. : Hari. tanggal tamu tersebut datang. : Nama tamu yang datang/berkunjung. : Asal Instansi dari tamu yang bersangkutan. : Maksud dan tujuan yang datang. : Kesan/pesan dari tamu terhadap kelompok. : Tanda tangan dari tamu yang bersangkutan.

Buku Ekspedisi Buku ekspedsi digunakan sebagai catatan dan tanda bukti pengiriman surat/barang, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Tanggal Nomor Penerima Keterangan Tanggal terima Nama/paraf penerima : Tanggal surat atau surat pengantar : Nomor surat atau surat pengantar : Nama, jabatan, dan instansi penerima : Untuk barang: jenis dan jumlah yang dikirim Untuk surat: Pokok surat ( bili perlu ) : Tanggal terima surat atau barang : Nama jelas dan paraf penerima

PEMBANGUNANUKUAN SIMPAN PINJAM Buku Kas Harian dibuat bulanan. Lembar pertama diberi judul bulan/tahun buku, kemudian dibuat tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Tanggal Nomor Bukti Kas Uraian Pemasukan Pengeluaran Saldo Kas Jumlah : Tanggal setiap bukti pengeluaran/penerimaan uang kas harian. Misal: Tanggal 5 -1 -2009, dan seterusnya sampai dengan penutupan buku : Nomor urut bukti pengeluaran/penerimaan uang kas. Misal: 01/K (uang keluar), 02/M (uang masuk) : Uraian penggunaan uang keluar/penerimaan uang. Misal: Konsumsi Rapat Pengurus. Angsuran dari Ny. Ani : Jumlah uang yang masuk/diterima. Misal: Rp. 100. 000, : Jumlah uang yang dikeluarkan. Misal: Rp. 75. 000, : Selisih antara pemasukan dan pengeluaran. Saldo kas dihitung dan dicatat setiap terjadi transaksi, sehingga keadaan kas setiap harinya dapat diketahu tanpa harus menunggu penutupan buku. : Setiap kali akan berganti halaman dan setiap bulan dilakukan penjumlahan dari seluruh pemasukan dan pengeluaran serta saldo kas akhir. Saldo kas akhir merupakan saldo awal pada lembar/bulan yang baru. Setiap penutupan buku kas harian harus diberi tanggal dan ditanda tangan oleh bendahara dan ketua kelompok.

Buku Simpanan dan Sumbangan Kelompok terdiri dari: Daftar Simpanan Pokok, Daftar Simpanan Wajib, Daftar Simpanan Sukarela, dan Daftar Sumbangan. Daftar Simpanan Pokok: Meruipakan rekapitulasi pembayaran simpanan pokok oleh anggota, baik secara tunai maupun mengangsur, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nomor Nama Angsuran ( I s/d IV ) Tanggal Rp Paraf : Nomor urut. : Nama anggota yang membayar angsuran simpanan pokok. : Tanggal pembayaran angsuran simpanan poko : Adalah jumlah uang pembayaran yang diterima. : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan. Lunas : Tanggal pelunasan pembayaran yang terakhir : Adalah jumlah keseluruhan uang simpanan pokok yang diterima. : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan.

Daftar Simpanan Wajib, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nama Nomor Anggota Tanggal Uraian Jumlah Tanda tangan : Nama anggota kelompok yang bersangkutan. : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan. : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan wajib. : Penjelasan penerimaan/pengeluaran : Saldo posisi keuangan (+) penerimaan. (-) pengeluaran. : Besarnya jumlah uang yang diterima/dikeluarkan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan.

Daftar Simpanan Sukarela, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nama Nomor Anggota Tanggal Uraian Jumlah Tanda tangan : Nama anggota kelompok yang bersangkutan. : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan. : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan sukarela. : Penjelasan penerimaan/pengeluaran : Saldo posisi keuangan (+) penerimaan. (-) pengeluaran. : Besarnya jumlah uang yang diterima/dikeluarkan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan.

Daftar Sumbangan, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nomor Tanggal Jumlah Dari Tanda tangan Keterangan : Nomor Urut. : Tanggal penerimaan sumbangan. : Jumlah uang sumbangan yang diterima. : Nama anggota yang memberikan sumbangan. : Tanda tangan pengurus dan anggota yang menyumbang. : Catatan singkat tentang penerimaan sumbangan tersebut.

Buku Pinjaman dan Angsuran Kelompok Dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nama anggota kelompok yang bersangkutan. Nomor Anggota : Nomor anggota kelompok yang bersangkutan. Tanggal : Tanggal pengeluaran/penerimaan pinjaman/angsuran. Besar Pinjaman : Jumlah pinjaman yang diberikan pada anggota. Angsuran : Besarnya jumlah angsuran yang disetorkan anggota. Sisa pinjaman : Sisa pinjaman setelah dikurangi angsuran. Jasa : Besarnya uang yang dibayar oleh anggota sebagai jasa. Denda : Besarnya uang yang dibayar oleh anggota sebagai denda. Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang meminjam/mengangsur

Bukti Kas dan Buku Kas Bukti Kas merupakan tanda bukti penerimaan atau pengeluaran uang sebelum dibukukan ke Buku Kas Harian atau buku-buku lainnya. Bukti kas masuk dan keluar sebaiknya dibedakan warnanya, atau diberi tanda yang jelas, berupa formulir yang mencantumkan nama/alamat kelompok, dan uraian yang menyebutkan nomor urut bukti kas, uraian uang masuk/keluar, dan besarnya uang. Buku Kas, terdiri dari : Buku Kas Keluar, untuk membukukan semua uang keluar, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nomor Nama Kelompok Alamat Tanggal Uraian Jumlah : Nomor urut pengeluaran : Nama kelompok UPPKS yang bersangkutan : Alamat kelompok UPPKS yang bersangkutan : Tanggal pengeluaran uang : Uraian tentang penggunaan/pengeluaran uang Misal : Pinjaman modal : Besar uang yang dikeluarkan

Buku Kas Masuk, untuk membukukan semua uang masuk, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nomor Nama Kelompok Alamat Tanggal Uraian Jumlah : Nomor urut penerimaan. : Nama kelompok UPPKS yang bersangkutan. : Alamat kelompok UPPKS yang bersangkutan. : Tanggal penerimaan uang. : Uraian tentang pemasukan. Misal : Setoran pinjaman Ny. Suharti Sumbangan sukarela Ny. Suharti : Besar uang yang dikeluarkan. Pencatatan pada Buku Kas Keluar/Masuk harus dengan disiplin tepat waktu dan dikerjakan oleh bendahara.

BUKU ANGGOTA KELOMPOK Pada sampul Buku Anggota Kelompok dicantumkan : • Nama, nomor anggota, dan alamat anggota yang bersangkutan. • Nama dan alamat kelompok seperti pada buku-buku lainnya. Buku Anggota Kelompok berisi : Lembar Simpanan Pokok yang mencantumkan : Besarnya Simpanan Pokok yang ditetapkan kelompok, dan untuk berapa kali angsuran. Selanjutnya dibuat tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Angsuran ( I s/d IV ) Tanggal : Tanggal pembayaran angsuran simpanan pokok Rp : Adalah jumlah uang pembayaran yang diterima. Paraf : Paraf bendahara dan anggota yang bersangkutan. Lunas Tanggal : Tanggal pelunasan pembayaran yang terakhir Rp : Adalah jumlah keseluruhan uang Simpanan Pokok yang diterima. Paraf : Paraf Bendahara dan anggota yang bersangkutan.

Lembar Simpanan Wajib dan Sukarela dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Tanggal Simpanan Wajib : Tanggal penerimaan/pengeluaran simpanan. : Jumlah simpanan wajib yang dibayarkan oleh anggota: (+) berarti penyetoran (-) berartipenarikan oleh anggota. Misal : (+) Rp. 5. 000, Simpanan Sukarela : Besarnya uang yang disimpan/diambil oleh anggota yang bersangkutan : (+) berarti penyetoran anggota. (-) berarti pengambilan oleh anggota. Setiap ada penyetoran dan pengambilan selalu dijumlah/dikurangkan. Jumlah : Jumlah simpanan wajib dan sukarela ( +/- ), sesudah penyetoran/pengambilan. Tanda tangan : Tanda tangan bendahara dan anggota yang bersangkutan sebagai pengesahan penerimaan/pengambilan simpanan. Keterangan : Kolom yang dapat diisi dengan catatan sekaitan dengan penyetoran/pengambilan simpanan anggota. Dipindahkan : Petunjuk untuk dipindahkan ke halaman berikut bila telah penuh, dengan dijumlah lebih dahulu.

Lembar Sumbangan dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Tanggal Rp. Tanda tangan : Tanggal pemberian sumbangan dari anggota kepada kelompok. : Besar jumlah sumbangan yang diberikan. Misal : Rp. 5. 000, : Tanda tangan bendahara dan anggota sebagai pengesahan penerimaan sumbangan dari anggota.

Lembar Pinjaman dan Angsuran, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nomor Tanggal Besar pinjaman Angsuran Sisa Pinjaman Jasa Denda Tanda tangan : Nomor urut : Tanggal penerimaan pnjaman maupun pembayaran angsuran. : Jumlah pinjaman yang diterima. Misal : Rp. 50. 000, - (tanggal 17 -11 -2009) : Besarnya uangangsuran yang dibayar Misal : Angsuran I Rp. 5. 000, - (tgl 16 -12 -2009) : Keadaan pinjaman setelah pembayaran uang angsuran. Misal : Setelah angsuran I sisanya adalah Rp. 45. 000, : Besarnya uang jasa yang diterima dari anggota setiap pengangsuran. Misal : Rp. 2. 700, - (6% dari sisa pinjaman sebesar Rp. 45. 000, -). : Denda yang dikenakan karena menunggak. : Tanda tangan bendahara dan anggota sebagai pengesahan penerimaan pembayaran.

PEMBUKUAN KEGIATAN USAHA PERORANGAN/USAHA KELOMPOK Buku Kas Harian Usaha Perorangan/Kelompok, pembuatan dan cara pengisiannya sama seperti dalam Buku Kas Harian Kegiatan Simpan Pinjam. Buku Inventaris, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nomor Tanggal Jenis barang Jumlah barang Satuan Jumlah Sumber : Nomor Urut : Tanggal penerimaan barang tersebut. : Nama jenis barang yang dimiliki oleh tiap unit usaha perorangan/kelompok. : Jumlah dari tiap jenis barang inventaris yang dimiliki. Nilai (Rp) : Harga satuan barang. Misal : 1 mesin jahit 1. 200. 000, : Nilai keseluruhan jenis barang yang dimiliki. Misal : Mesin jahit yang dimiliki 2 buah = 2. 400. 000, : Dari mana barang itu berasal, diberi (oleh siapa) atau membeli sendiri.

Buku Pembelian, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut : Nomor Tanggal Jenis Barang Jumlah Barang Harga (Rp) Satuan Jumlah Sumber : Nomor urut. : Tanggal pembelian barang tersebut. : Nama jenis barang yang dibeli. Misal : Benang : Jumlah barang yang dibeli, Misal : 5 Kotak : Harga satuan barang. : Harga keseluruhan barang yang dibeli : Dari mana barang itu berasal, diberi (oleh siapa) atau membeli sendiri.

Buku Penjualan, dibuat berupa tabel dengan judul tabel sebagai berikut: Nomor Tanggal Jenis Barang Jumlah Barang Harga (Rp) Satuan Jumlah : Nomor urut. : Tanggal penjualan barang/hasil produksi tersebut. : Nama jenis barang yang dijual. : Jumlah barang/hasil produksi yang dijual. : Harga satuan barang/hasil produksi yang dijual. : Harga keseluruhan barang yang dijual.

Buku Hasil Produksi, terdiri dan diisi dengan : Nomor Tanggal Hasil produksi Jumlah : nomor Urut : Tanggal suatu barang/hasil yang diproduksi. : Nama dari suatu barang/hasil produksi. : Jumlahdari barang/hasil yang diproduksi.