ADMINISTRASI GUGUS DEPAN PERTEMUAN KE 7 Oleh Abd

ADMINISTRASI GUGUS DEPAN PERTEMUAN KE 7 Oleh : Abd. Halim, M. Pd.

PENGANTAR Salah satu tolok ukur sebuah organisasi berjalan secara terorganisir dengan baik adalah sistem administrasi yang dijalankan. Namun, seringkali hal yang berhubungan dengan administrasi dianggap sebagai formalitas, bahkan sering diremehkan. Padahal sistem administrasi yang baik akan sangat membantu dan mutlak dibutuhkan jika sebuah organisasi ingin maju. Lebih-lebih bagi Dewan Ambalan yang setiap tahun berganti kepengurusan. Secara khusus, administrasi menjadi tanggung jawab kerani (sekretaris) dewan ambalan. Karena banyaknya tugas keadministrasian, sebaiknya kerani membentuk bidang tersendiri untuk mengelola keadministrasian.

PENGERTIAN ADMINISTRASI administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis menulis / ketatausahaan. Menurut KBBI, Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.

KEGUNAAN ADMINISTRASI Administrasi yang baik sangat berguna antara lain untuk: 1) Pedoman pelaksanaan program kerja selama satu periode. 2) Mengetahui perkembangan dewan ambalan. 3) Mengetahui perkembangan anggota ambalan, seperti keaktifan atau pencapaian SKU. 4) Data/arsip sejarah ambalan sebagai bahan masukan pembuatan program kerja ke depan.

AKTIFITAS ADMINISTRASI DI GUGUS DEPAN 1. 2. 3. 4. Surat menyurat Kearsipan Penyusunan Laporan Penyajian Data Satuan/Gugus Depan

1. Surat Menyurat Sebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yang disampaikan kepada pihak lain, dalam bentuk warta/berita. Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat, bentuk surat dapat dipilih sesuai kebiasaan atau kebutuhan satuan. Bagian-bagian dalam bagan surat : a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. Kepala Surat/heading Tanggal surat Nomor surat Lampiran Perihal Alamat dalam, kepada yang dituju Salam pembuka Isi Surat Salam Penutup Nama Jabatan, Penanggung jawab surat Tembusan Initial.

2. Kearsipan Adalah proses pengaturan dan penyimpanan surat secara sistimatis, sehingga bila dibutuhkan akan dapat diketemukan dengan cepat dan tepat. Surat yang masuk maupun keluar disimpan dalam suatu file atau filing kabinet yang disusun secara teratur. Ada berbagai macam sistim penyimpanan, antara lain : 1. Sistim Abjad 2. Sistim Subyek 3. Sisitim Geografis 4. Sistim Nomor 5. Sistim Kronologis

3. Penyusunan Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya. Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering dipergunakan : 1. Pendahuluan a. Menyangkut latar belakang b. Masalah pokok laporan c. Sistimatika pelaporan 2. Dasar hukum 3. Maksud dan Tujuan kegiatan 4. Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan 5. Sistim penyelengaraan 6. Faktor Pendukung dan Permasalahan yang dihadapi 7. Kesimpulan 8. Saran 9. Lampiran/sumber bahan.

4. Penyajian Administrasi dan Data Satuan/Gugus Depan Administrasi dan data di gugus depan sangat bermanfaat bagi seorang pembina maupun anggota, yaitu : 1. Mempermudah dalam tata kerja maupun mengambil keputusan. 2. Sebagai gambaran/visualisasi gugus depan. 3. Sumber Pustaka dan sebagai bahan pembanding. 4. Dapat melaksanakan pendidikan dan kegiatan sesuai yang direncanakan. 5. Mengetahui kemampuan dan perkembangan yang dimiliki anggota Pramuka. 6. Sebagai alat mencapai tujuan Gerakan Pramuka

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Buku pegangan pengurus Berisi tentang semua hal yang perlu diketahui oleh pengurus dewan ambalan/ racana, khususnya yang menjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendahara dan ketua bidang-bidang). Termasuk di dalamnya, tata laksana/ AD-ART, job description atau pembagian tugas, time shcedule program kerja dan petunjuk pengelolaan kesekretariatan. Buku induk anggota Berisi data pribadi semua anggota, seperti curiculum vitae/ data diri, penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU (syarat kecakapan umum) atau SKG (syarat kecakapan pramuka garuda), dll.

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Buku catatan harian/log book Berisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan. Lebih baik jika dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. Dari buku ini tercatat kronologis semua kegiatan baik kecil maupun besar yang telah dilaksanakan oleh ambalan. Buku risalah rapat/pertemuan/Notula Berisi data dan hasil setiap rapat yang diadakan baik oleh pengurus harian, rapat bidang atau rapat pleno yang diikuti oleh seluruh anggota ambalan. Meskipun ada banyak bidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu. Buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi Untuk mencatat surat-surat yang masuk serta yang keluar. Buku ekspedisi adalah catatan ketika ambalan menugaskan pengurusnya untuk mengirim surat keluar.

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Buku inventaris dan peminjaman barang Inventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimal setiap bulan dan hasilnya dicatat dalam buku ini. Peminjaman barang inventaris sebaiknya disediakan memo khusus yang harus disetujui oleh pihak yang berwenang (misalnya kerani atau staff kesekretariatan bagian inventaris). Buku catatan keuangan Catatan keuangan yang dikelola oleh juru uang (bendahara) dan setiap bulan dilaporkan secara terbuka dalam rapat pengurus harian. Buku tamu Untuk mencatat setiap ada pengunjung bukan anggota ambalan/racana yang memiliki keperluan tertentu. Misalnya memasukkan surat edaran, meminjam alat, study banding atau keperluan lainnya.

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Selain itu, juga perlu pengarsipan setiap surat masuk atau keluar, proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban kegiatan. Organisasi yang memperhatikan administrasinya dengan baik, pasti dalam kegiatan di lapangan berjalan dengan baik juga.

ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Proposal kegiatan • Merupakan alat guna mengefektifkan dan mengefisienkan Kegiatan Kepramukaan berupa proses penyusunan perencanaan yang digunakan secara berkelanjutan. • Bentuk proposal disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut : AN U L U AH NG D A N K E A Ø P TAR BEL AN T A I A Ø L SAR KEG GIATAN AN T A I A E G Ø D SARAN K ENIS KE J A Ø S KTU DAN A Ø W KTU TAN A A I W G Ø KE S I N Ø JE TAN N A I G TA KE A A I M G E E Ø T SERTA K IATAN E Ø P NITIA KEG ARA C A Ø P SUNAN A EGIATAN K U Ø S GGARAN N Ø A NUTUP E Ø P MPIRAN A Ø L

ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Pelaporan Kegiatan • Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya. • Pelaporan kegiatan rutin mengacu pada sistematika sebagai berikut : AN G U L U N H A A K AN D A T L N N I A E E I P N G A v. P TAR B GIATA TAN KE G DA HAD E A A T K I v. L SAR KEG PU KUN G DI T A OU NDU YAN / v. D SARAN NAAN IL A A PE HAN S N S S A A R K T T v H A O ALA LA EGIA P v T E M K P v NIS K AN TE FA MAS LAN v ER MPU P v. JE KTU D AN N N TA ARAA SI A A A E N I W K AN v SA KEG ENG K v A AR IRAN S PEL SERTA ENYEL P v M E P P A L v EM v T S I

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Program Kerja Tahunan NO NAMA KEGIATAN 1. Penyusunan Program Kerja 2. Penerimaan Tamu Ambalan 3. Dst. BULAN 6 7 8 9 10 11 KET. Program Latihan Mingguan Gudep : . . No Waktu Kegiatan Sasaran Pencapaian Alat Petugas Acara Ket Selingan SKU SKK Mengetahui Pembina Gudep . . . . , . . Dewan Ambalan (. . . )

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Induk Anggota N O NTA NAMA ANGGOTA AGAMA TMP, TGL LAHIR ALAMAT NAMA ORTU/ WALI PEKERJAAN Dilantik Tanggal Mendapat TKK Tanggal R a k i t 1 2 3 4 5 R a m u T e r a p Buku presensi (kehadiran) Buku Kehadiran Regu : . . Hari / Tanggal : . . NO 1. 2. NAMA JABATAN DALAM REGU HADIR S I A PARAF

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Catatan Rapat/Pertemuan/Notula Notulen Rapat Pengurus Dewan Ambalan Hari / Tanggal Waktu Tempat Yang Hadir Acara NO 1. 2. 3. 4. : . . . . . . . . . : 1. . . . 2. . . . 3. dst. PERMASALAHAN PEMECAHAN KETERANGAN

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Inventaris NO BARANG KLASIFIKASI JUMLAH KEADAAN B RR RB SUMBER KET 1. 2. Buku Catatan Harian/Log Book NO TANGGAL CATATAN KETERANGAN 1. 2. Buku Tamu Hari/Tanggal, No Nama/ Alamat Waktu Jabatan Maksud/ Tujuan Kesan dan Pesan Tanda Tangan

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku catatan keuangan Penerimaan dan Pengeluaran Uang Gugus Depan Bulan Tanggal : . . . . Uraian No. Bukti Penerimaan Pengeluaran Keterangan (Rp) . . . . , . . . . Pembina Gugus Depan (. . . . )

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku ekspedisi NO NO. SURAT TANGGAL SURAT PERIHAL TUJUAN PARAF KET 1. 2. Buku arsip surat masuk dan keluar NO 1. 2. NO. SURAT TANGGAL SURAT PERIHAL/ ISI RINGKAS TUJUAN / DARI KET