Le travail interdisciplinaire Dispositif de gestion des lits

Le travail interdisciplinaire Dispositif de gestion des lits dans l’optimisation du parcours patient au CHU J. PAYET/ D. FERRERE Octobre 2016 Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 1

L’approche « parcours/gestion des lits » 3 modes d’approche: Pré-hôpital = Amont Intra hôpital= Séjour Post hôpital = Sortie/aval APPROCHE PARCOURS PATIENT AMONT Médecin généralistes Médecins spécialistes AVAL Domicile Pré admission/ programmation du séjour patient SSR Gestion du séjour patient/ anticipation de la sortie Gestion de la sortie du patient TROIS NIVEAUX : • Gestion opérationnelle des flux • Gestion prévisionnelle des flux • Ajustement des ressources aux activités => Structures Libéraux EHPAD HAD Entrée par les urgences L’amélioration de la gestion des flux au sein de l’ établissement =>Prise en compte des contraintes des partenaires extérieurs Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 2

Tous les acteurs sont concernés Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 3

Contexte/ enjeux Convention/Partenariat Continuité des soins Certification 2014/2016 Ville/hôpital Optimisation de l’aval SSR/Trajectoire HAD Patient / famille Usagers Situations complexes Gestion des flux post urgences Contrats de pôles CSNP/cellule GDL Projet Prise en charge Patient/PDS Recours OI EVASAN/OI CPOM/ ONDAM Parcours patient Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 4

Présentation de la démarche « gestion des lits » au CHU Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 5

Contexte • Problématique récurrente de tous les ETS: Divers dispositifs ont été mis en place. • En 2013: • Plans d’actions régionaux sur les urgences (Instruction DGOS juin 2013) à 3 niveaux : – Accessibilité aux soins urgents – Traitement de la saturation des urgences – Anticipation des situations de tension • Intégration du dispositif dans une démarche institutionnelle d’optimisation des parcours patients 6

Le dispositif 1) Un COPIL CHU commission des soins non programmés (2013) 2) Une commission des soins non programmés sur chaque site (CSNP) • Emanation de la CME ; elle réunit des représentants de la direction, du corps médical et de l’encadrement. • Elle a pour mission de fixer les orientations stratégiques, procéder aux arbitrages et valider les procédures d’organisation et des prises en charge ainsi que les indicateurs de suivi. Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 7

3) Un dispositif opérationnel ØIdentification d’une cellule gestion des lits Ø Nord: • 1 Cadre supérieur de santé coordonnateur des parcours patient • 1 référent gestionnaire des hospitalisations (RGH) • 1 IDE référent HAD Ø Sud : • 1 cadre supérieur de santé – gestion des flux • 1 cadre de santé gestionnaire des lits • 3 IDE (poste aménagé) services de Médecine • 2 CEA ØOrganisation d’une permanence de la gestion des hospitalisations • L’ensemble des cadres des unités participe à la gestion des lits en semaine, week-end et jours fériés • Ils assurent la continuité du poste du gestionnaire des lits après 16 h 30 ØDes outils informatiques sont créés pour faciliter le partage des informations et le suivi des indicateurs Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 8

4) Délégation de gestion des admissions • Une Décision de délégation pour prononcer en lieu et place du directeur l’admission d’un patient est établie : • • En semaine de 07 h 30 à 16 h 30 : la cellule gestion des lits De 16 h 30 à 21 h 30 : le cadre de permanence La nuit : le cadre de nuit Les Week-end et jours fériés : le cadre de garde Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 9

Au delà du dispositif Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 10

Interdisciplinarité • Legendre 2005 définit l'interdisciplinarité: « comme diverses disciplines interagissant et s'enrichissant mutuellement. • Ainsi une équipe interdisciplinaire ou interprofessionnelle serait un partenariat où des membres de différents domaines travaillent en collaboration vers l'atteinte d'un objectif commun » LEGENDRE 2005 (dictionnaire actuel de l'éducation Montréal Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 11

« Gestion des lits » : Des activités et des acteurs Soignants, DIM, DSIO, Administratifs, Partenaires externes, Usagers Recherche de lits au quotidien Suivi d’indicateurs Gestion des situations de crises Coordination de la sortie Fiche de liaison Enveloppe de sortie Questionnaire de satisfaction externe Outil trajectoire Gestion de l’aval des urgences Cellule Gestion des lits Analyse des séjours longs et situations complexes RD: Bilan d’autonomie, score d’alerte sociale Suivi des EVASAN Suivi des hébergés Anticipation de la sortie dès la Programmation EVASAN/OI Requête DIM, outil de suivi, cellule d’analyse Oct/2016 /Gestion des 12 lits/J. Payet/D. Ferrere

Retour d’expérience: Collaboration sur les EVASAN programmées de Mayotte Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 13

Axe de travail régional identifié dans le cadre du projet ANAP (Gestion des lits 2015) par le CHU, la Clinique de Sainte-Clotilde et l’hôpital Gabriel Martin 14 Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere

EVASAN programmés: Points bloquants § Manque d’information sur les admissions – service receveur, médecin responsable § Défaut de programmation par les services § Dossiers patients incomplets - peu d’informations médicales dans les dossiers § Défaut de couverture sociale § Le matin du départ d’avion, le logisticien contacte le destinataire (téléphone ou mail) => ce n’est pas toujours la même personne qui est contactée Déprogrammation : § Patient déprogrammé et arrivée repoussée de proche en proche, => un lit bloqué pendant quelques jours. (information connue vers 12 h à Mayotte) § Gestion des EVASAN non harmonisée - fonctionnement autocentré sur chaque service Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 15

Actions =>Centralisation de l’information sur les arrivées par: Ø Création d’un mail unique ( CHU, Ste CLO, GHM ) gestiondeslits@chu-reunion. fr Les informations sont envoyées par mail au gestionnaire de lits Ø Communication des déprogrammations à 13 h Ø Création d’outils partagés: Accord de principe - check list IDE Ø Mise en place de procédures MAYOTTE/CHU (en cours)Procedure organisation EVASAN 05 10 2016. doc Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 16

Synthèse du travail de coordination des EVASAN programmées Phase pré hospitalière Equipes médicales/Patient Programmation Concertation médicale mission Accord de principe pour le transfert Cellule Evasan Mayotte Phase hospitalière SAMU CLEM Analyse des dossiers Validation des transferts par le comité EVASAN Validation médicale du transfert aérien Organisation des transferts/arrivées Cellule gestion des lits Bureau Admission Service d’accueil Hospit. Part. externes Service Social CLEM Gestion de l’information Analyse des situations complexes Accueil Hébergement et soutien Transmission dossier CLEM Démarches sociales si besoin Organisation PEC des situations complexes Organisation du retour Transfert Interfaces Interface CHM/CHU : CGSS Air austral Standard Transports sanitaires Cellule CGSS CHU/CHM Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 17

Ce qui a changé • Fonctionnement autocentré sur chaque service • Cloisonné et flou • Organisation subie • • Exhaustivité du point des lits Le bon patient au bon endroit Diminution des dysfonctionnements Partage des informations • Meilleure visibilité du rôle des acteurs de l’EVASAN • Des outils partagés • Action collective pour un projet de prise en charge interdisciplinaire Avant Après Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 18

Finalité du dispositif • Meilleure adéquation du service d’accueil à la situation du patient • La fluidité de l’aval des urgences et l’aval de l’aval • Principe fondamental que le patient des urgences est d’abord un patient de l’hôpital • Chaque service est tenu d’apporter sa contribution dans le cadre d’une solidarité institutionnelle et de mission de service public =>La gestion des lits est l’affaire de tous Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 19

Merci Oct/2016 /Gestion des lits/J. Payet/D. Ferrere 20