KORITENJE ARHIVSKOGA GRADIVA Karmen Levani prof Arhivistlatinist Dravni

KORIŠTENJE ARHIVSKOGA GRADIVA Karmen Levanić, prof. Arhivist-latinist Državni arhiv u Varaždinu 042/332 509

KORIŠTENJE ARHIVSKOGA GRADIVA - uporaba obavijesnih pomagala o AG i AG bez obzira na kojem je nosaču zapisa sačuvano. v - pregled gradiva, prepisivanje, objavljivanje, izlaganje, izrada preslika, posudba i izdavanje ovjerovljenih prijepisa ili preslika. v Svrha: službena, za znanstvena istraživanja, publicistička, za potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje, radi ostvarenja ili zaštite osobnih prava. Pravo na korištenje AG: svi korisnici pod jednakim uvjetima.

ZAKONODAVNI OKVIR v v v Zakon o arhivskom gradivu i arhivima NN 105/97, članci 18 -28, Pravilnik o korištenju AG (NN 67/99), Pravilnici o radu čitaonice. Na korištenje AG još se primjenjuju propisi: v Zakona o zaštiti osobnih podataka (NN 103/03) v Zakona o pravu na pristup informacijama (NN 172/03), v Zakona o tajnosti podataka (NN 97/07).

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG DOSTUPNOST Javno AG – u pravilu dostupno 30 godina nakon nastanka ili prije ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to dozvoli stvaratelj. v Javno AG koje sadrži podatke koji se odnose na obranu, međunarodne odnose, gospodarske probitke države i poslove nacionalne sigurnosti postaje dostupno po isteku 50 godina od njegovog nastanka. v Javno AG koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei) postaje dostupno 70 godina nakon svog nastanka ili 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi – može biti dostupno i prije ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to odobri osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezini nasljednici. v

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – POSTUPAK KORIŠTENJA Korisnik mora podnijeti pisanu molbu na obrascu koji se nalazi u čitaonici – unosi osobne podatke, temu istraživanja i gradivo koje bi htio koristiti. v Odobrenje daje ravnatelj – u slučaju da zahtjev odbije, to mora biti u pisanom obliku, a žalba se može podnijeti Ministarstvu kulture. v Privremeno uskraćivanje korištenja – ako je gradivo oštećeno, nesređeno, ako je u stručnoj obradi, na restauraciji, posudbi ili ako ga koristi drugi korisnik. v

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – POSTUPAK KORIŠTENJA PRIJE ROKA Ako korisnik želi koristiti AG prije isteka određenoga roka dospjelosti: Mora uputiti zahtjev za odobrenje prijevremene dostupnosti ravnatelju arhiva (postupak može inicirati i sam ravnatelj). v Ravnatelj treba zatražiti mišljenje stvaratelja i sve zajedno dostaviti Hrvatskom arhivskom vijeću. v HAV formira povjerenstvo (ravnatelj HDA te po jedan član iz Ministarstva obrane, vanjskih poslova, kulture i pravosuđa). v Na temelju mišljenja HAV –a ravnatelj donosi pisano rješenje u roku od 60 dana od zaprimanja zahtjeva. v

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – NAČIN I UVJETI KORIŠTENJA Korištenje AG u arhivima – u čitaonici. v Svaki arhiv je obvezan donijeti Pravilnik o radu čitaonice. v Na korištenje se u pravilu ne daje izvorno gradivo nego snimke. v Izvorno filmsko i slikopisno gradivo, kao i sigurnosni snimci ne daju se na korištenje. v Korištenje AG i obavijesnih pomagala je besplatno. v Izrada preslika i drugi troškovi plaćaju se prema Cjeniku usluga državnog arhiva koji je isti za sve arhive. v Istraživanje se naplaćuje prema Cjeniku. v

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – POSUDBA v. Iznimno – državnim tijelima u službene svrhe pod uvjetom da na svoj trošak naprave zaštitni preslik. v. Za izložbe – obavezno uz ugovor o uvjetima posudbe i izlaganja i policu osiguranja. v. Priređivač izložbe dužan je točno citirati gradivo. v. Posudba u inozemstvo – samo uz odobrenje Ministarstva kulture. v. Za svaku je posudbu potrebno napraviti točan popis gradiva.

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – IZRADA PRESLIKA v. Nije dopušteno za korisnike izrađivati preslike obavijesnih pomagala, cjelovitih arhivskih fondova ili zbirki ili njihovih većih dijelova. v. Preslici se u načelu rade iz zaštitnih snimaka. v. Mikrosnimci se obavezno izrađuju: v za svo starije AG (do konca 18. st. ), v za određene vrste AG koje se tijekom umnažanja i korištenja mogu oštetiti (knjige, grafike, fotografije, karte).

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – OBVEZE KORISNIKA Mora pažljivo postupati s gradivom, ne smije po njemu pisati, niti ga na bilo koji način oštetiti. v U slučaju da ga ošteti – dužan je štetu nadoknaditi. v Oštećivanje, uništenje i otuđivanje AG – kazneno djelo prema odredbama Kaznenog zakona RH. v Korisnik odgovara za svaku štetu i povredu nečijeg prava nastalu korištenjem AG i snosi svu zakonsku i materijalnu odgovornost. v Korisnik je dužan u svojim radovima točno citirati korišteno AG i dostaviti arhivu po jedan primjerak svoje knjige ili rada. v Ako želi objaviti AG, dužan je zatražiti posebno odobrenje ravnatelja arhiva. v

PRAVILNIK O KORIŠTENJU AG – OVJERE Ovjerovljeni prijepisi ili preslici AG – za potrebe državnih tijela i ostvarivanja prava građana i pravnih osoba. v Zahtjev se podnosi u arhivu u pisanom obliku uz točno navođenje svrhe za koju je potrebna isprava i podataka koji su potrebni za pronalaženje izvornika. v Za izdavanje preslika ili prijepisa naplaćuje se naknada prema Cjeniku. v Ovjerom arhiv potvrđuje istovjetnost preslika sa izvornikom, ali ne i istinitost podataka. v

PRAVILNIK O RADU ČITAONICE Njega je obvezan imati svaki arhiv i uz sve bitne odredbe iz Pravilnika o korištenju AG sadrži i one specifične za svaki pojedini arhiv glede radnog vremena, postupka prijave, načina naručivanja, izdavanja i korištenja gradiva te naručivanja preslika i reda u čitaonici. v Naša čitaonica radi od 8 -14. 30, a u slučaju promjene, obavijest se stavlja dan ranije. v U čitaonici ispunjavate prijavnicu, a gradivo dobivate odmah ili sljedeći dan. v Na korištenje se odjednom daju najviše 2 jedinice gradiva - korisnici ga ne smiju iznositi van iz čitaonice ili mijenjati poredak spisa. v Korisnici ne smiju sami fotografirati dokumente osim uz posebno odobrenje ravnatelja. v U čitaonici se ne smije pušiti, jesti, piti, telefonirati, glasno razgovarati. v

Odgovori na neka pitanja: A 28. Korištenje arhivskog gradiva (principi, postupci). Principi: svi korisnici pod jednakim uvjetima prema arhivskim propisima i propisima o pravu na pristup informacijama, tajnosti podataka i zaštiti osobnih podataka, a bez ograničenja stvaratelji čijim je rado nastalo i u svrhe zbog kojih je nastalo. Besplatno. Postupak: pisana molba na obrascu, odobrenje daje ravnatelj. . . A 29. Zaštita osobnih podataka sadržanih u gradivu. - iznimka u pravu na pristup informacijama, dostupno tek 70 godina nakon svoga nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi (i prije ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako na to pristane osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca ili roditelji poslije njezine smrti)

A 43. Korištenje gradiva prema Zakonu u arhivskom gradivu i arhivima – ograničenja? - javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno za korištenje 30 godina nakon nastanka (i prije ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako to odobri stvaratelj). - arhivsko i registraturno gradivo koje sadrži podatke što se odnose na obranu, međunarodne odnose i na poslove nacionalne sigurnosti, uključujući one za održavanje reda i mira, te na gospodarske interese države, a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice za nacionalnu sigurnost ili nacionalni interes Republike Hrvatske, dostupno je za korištenje po isteku od 50 godina od njegova nastanka, ako posebnim propisom nije drukčije određeno. - javno arhivsko gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni, financijski i sl. ) dostupno je za korištenje 70 godina nakon svoga nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi (i prije ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili ako na to pristane osoba na koju se ono odnosi, odnosno njezin bračni drug, djeca ili roditelji poslije njezine smrti). A 45. Iznimke od prava na pristup informacijama nastalih radom tijela javne vlasti? - informacije zakonom proglašene državnom, vojnom, službenom ili poslovnom tajnom te informacije koje sadrže osobne podatke, a Zakon o pravu na pristup informacijama (NN 172/2003) taksativno navodi još neke izuzetke

KARMEN LEVANIĆ ARHIVIST-LATINIST DRŽAVNI ARHIV U VARAŽDINU 042/332 509 klevanic@dav. hr vpavlicek@dav. hr