Predaja gradiva arhivu Ladislav Voli Dravni arhiv u

Predaja gradiva arhivu Ladislav Volić Državni arhiv u Varaždinu Voditelj vanjske službe lvolic@dav. hr 042/332 505 098/983 03 52

Predaja gradiva arhivu n. Preuzimanje odnosno predaju arhivskog gradiva Arhivu uređuje Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN br. 105/97, 64/00) u člancima 14. do 17. te Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN br. 90/02).

Predaja gradiva arhivu n odgovoran i zahtjevan postupak n mijenja pravni status gradiva Pokušati odgovoriti na neka pitanja, kao npr. : 1. gdje 2. od koga 3. na koje načine 4. kada 5. koje gradivo 6. pod kojim uvjetima

1. Gdje………… n. Područje nadležnosti Državnoga arhiva u Varaždinu je: - Cijela VŽ župnija - Dio Krapinsko-zagorske - Dio Koprivničko-križevačke

2. Od koga…Subjekti predaje/preuzimanja n Kategoriziranih stvaratelja – to su oni stvaratelji koji produciraju gradivo od posebne povijesne i znanstvene vrijednosti za područje naše nadležnosti, te za ukupnu kulturu, društveni, upravni, ekonomski i drugi razvoj hrvatskog društva

3. Način predaje/preuzimanja 1. po službenoj dužnosti - radi se o javnom arhivskom gradivu 2. darovanjem ili oporukom 3. otkupom gradiva od privatnog vlasnika 4. deponiranjem gradiva u arhiv

3. Način predaje…. . n predaja/preuzimanje po službenoj dužnosti odnosi se isključivo na javno arhivsko gradivo, a može se izvršiti u nekoliko podvarijanti, ovisno o nekim odrednicama, kao npr. vrijeme preuzimanja gradiva (odnosno na nastanak), stanje gradiva, uvjeti u kojima je smješteno, pravni status i dr.

3. Način predaje…. Gradivo po službenoj dužnosti može se preuzeti: n nakon isteka zakonski propisanog roka n nakon ukidanja, odnosno prestanka rada stvaratelja n Prisilno preuzimanje gradiva na temelju rješenja DAVŽ-a n Preuzimanjem napuštenog gradiva n Prinudnim preuzimanjem od privatnih osoba

3. Način predaje……… Još su dva načina preuzimanja gradiva u arhiv po službenoj dužnosti : n razmjena gradiva s drugom arhivskom ili inom ustanovom n povrat gradiva iz inozemstva, na osnovi međunarodnog sporazuma (restitucije)

4. Koje gradivo……? Na ovo pitanje odgovara tema o vrednovanju gradiva. Dakle samo ono gradivo postaje arhivsko i temom predaje, koje je značajno za kulturnu, gospodarsku, društvenu ili drugu povijest određenoga kraja

5. Uvjeti predaje…. Uvjeti koji moraju biti zadovoljeni prilikom predaje gradiva su: v gradivo mora biti administrativno završeno v mora biti u izvorniku v nad gradivom mora biti provedeno izlučivanje v gradivo mora biti popisano prema određenim pravilima v i konačno, gradivo mora biti zaokruženo za određeno vremensko razdoblje

POSTUPAK PRIMOPREDAJE Ø Postupak preuzimanja arhivskog gradiva u arhiv započinje dostavom arhivu od strane stvaratelja/imatelja prijedloga za predaju arhivskog gradiva s popisom gradiva predloženog za predaju

POSTUPAK PRIMOPREDAJE U popisu gradiva predloženog za predaju navodi se: redni broj gradiva, naziv vrste gradiva, vrijeme nastanka gradiva količina gradiva izražena u arhivskim jedinicama - ukupna količina gradiva iskazuje se u dužnim metrima. -

POSTUPAK PRIMOPREDAJE Sam primopredajni zapisnik mora sadržavati slijedeće točke: n datum i mjesto primopredaje n naziv predavatelja i nadležnog arhiva, te ovlaštenih osoba - predstavnika obiju stranaka u postupku n zakonsku osnovu primopredaje n popis fondova s graničnim godinama, koji se predaju/preuzimaju, te količinama za svaki fond

POSTUPAK PRIMOPREDAJE n ukupnu količinu preuzetog gradiva n kratki opis stanja gradiva n obveze arhiva glede korištenja preuzetog gradiva n bilješku o tome ostaje li dio istog fonda neke druge vremenske cjeline kod imatelja n popis i sadržaj priloga

POSTUPAK PRIMOPREDAJE n Primopredajnom zapisniku se prilaže popis preuzetoga arhivskog gradiva koji je sastavni dio zapisnika. n Primopredajni zapisnik se izrađuje u pet primjeraka, od kojih dva primjerka zadržava predavatelj, dva primjerka zadržava državni arhiv, a jedan primjerak zapisnika se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu

Preuzimanje privatnog gradiva Ugovor o preuzimanju privatnog arhivskog gradiva može biti darovni, kupoprodajni ili ugovor o pohrani. Svaki ugovor o preuzimanju obvezno sadržava i: n navod o vrsti ugovora, n naziv odnosno ime i prezime, matični broj pravne osobe i adrese ugovornih strana ( za pravnu osobu uz naziv se navodi i ime odgovorne osobe ili opunomoćenog predstavnika),

Preuzimanje privatnog gradiva n predmet ugovora ( naziv odnosno naznaka sadržaja gradiva, vrsta, količina i vrijeme nastanka gradiva), n navod o vlasništvu nad arhivskim gradivom koje je predmet ugovora, n navod o autorskim pravima ili drugim pravima i ograničenjima koja se odnose na korištenje i raspolaganje gradivom koje je predmet ugovora,

Preuzimanje privatnog gradiva n naziv i sjedište arhiva u kojemu će se gradivo čuvati, n navod o uvjetima i rokovima dostupnosti i korištenja gradiva, n međusobne obveze ugovornih strana te prema trećim stranama, n datum i potpise.

Preuzimanje privatnog gradiva Ugovori o preuzimanju privatnog arhivskog gradiva (kupoprodajni, darovni ili ugovori o pohrani) sastavljaju se u četiri primjerka od kojih jedan ostaje kod predavatelja, dva primjerka zadržava državni arhiv, a jedan primjerak ugovora se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu

Evidencije preuzetog gradiva n Gradivo preuzeto po službenoj dužnosti upisuje se u Knjigu primljenog gradiva n Gradivo preuzeto ugovorom o depozitu i darovanjem upisuje se u posebnu Knjigu depozita

Tko potpisuje zapisnik…. ? n. Zapisnik o primopredaji gradiva potpisuju odgovorne osobe strana u postupku – dakle odgovorna osoba sa strane predavatelja i odgvoorna osoba sa strane primatelja.