Korespondensi ekspor impor dan Sales Contract PERTEMUAN KE

Korespondensi ekspor impor dan Sales Contract PERTEMUAN KE 5

Tujuan Pembelajaran Materi Hari ini: • • Mahasiswa dapat mengidentifikasi sistem korespondensi Mahasiswa dapat membuat inquiry letter Mahasiswa dapat menjawab inquiry Mahasiswa dapat memahami mengenai negoisasi Mahasiswa dapat memahami urutan-urutan sales contract Mahasiswa dapat mengidentifikasi sales contract Mahasiswa dapat mengaplikasikan terminologi sales contract Mahasiswa dapat menentukan sahnya sales contract

Korespondensi Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/ organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu).

Hal-hal yang harus dikuasai dalam Membuat Korespondensi Ekspor Impor • Menguasai bahasa dalam korespondensi (kaya dengan istilah, gaya bahasa, ungkapan, ekspresi, aturan dagang, dan sebagainya). • Menguasai bisnis ekspor impor, rapi, bersih, dan cermat dalam pekerjaannya. • Mempunyai masalah/tema/ide atau pesan, yang akan disampaikan (masalah/pesan harus jelas). • Isi surat harus lengkap, singkat, jelas, padat sesuai keinginan kedua belah pihak, jangan memberi peluang interpretasi yang salah (hindari surat yang terlalu panjang). • Menjauhkan kebiasaan “menterjemahkan” surat dalam bahasa Indonesia ke dalam bahasa Inggris. • Rajin berlatih membuat surat menyurat/ korespondensi dalam bahasa Inggris. Meneliti kembali surat-surat yang telah dibuat, mana yang kurang atau salah untuk diperbaiki.

Bahasa yang digunakan dalam Melaksanakan Perdagangan Ekspor Impor 1. Bahasa Inggris (bahasa yang utama dalam korespondensi ekspor impor) 2. Bahasa Perancis 3. Bahasa Spanyol 4. Bahasa Arab 5. dsb

Korespondensi Ekspor Impor (KEI) • a. b. c. d. KEI dilakukan melalui beberapa macam media seperti : Surat Fax Telex Media lainnya

Korespondensi Ekspor Impor (KEI) • Korespondensi ekspor impor tergantung maksud dan tujuan koresponden itu sendiri. Beberapa maksud tersebut misalnya: 1. Memperkenalkan perusahaan (introduction letter) 2. Membuat penawaran (offering letter) / memberikan penawaran 3. Memberi informasi 4. Membuat atau menunda/ janji dan lain sebagainya (appointment) 5. Inquiry letter (surat permintaan) 6. Menjawab pertanyaan (reply) / Menjawab surat 7. Mengkonfirmasikan pesanan (order confirmation) 8. Menunda jawaban yang cepat (urgent letter) 9. Memberikan informasi kedatangan (arrival schedule) 10. Menyatakan untuk menunggu sampai esok (please wait) 11. Menyambung pembicaraan (follow up) 12. Memberikan informasi sederhana, seperti telah mengirim dokumen melalui courier dan lain-lain (sending documents etc).

Contoh Kalimat untuk Paragraph Pembuka (Introduction Letter) • We were advised by your embassy here in Jakarta to contact you as a leading manufacturer and exporter of the following articles to many countries as well as to Indonesia. • We would like to introduce our company as a leading manufacturer and an exporter of the following products. We would like to introduce our new product which well known as Cibaduyut Brand Sport Shoes in the local market.

Contoh Surat Penawaran (Offering letter) • In reply to your request dated March 10, 2010. We have a pleasure to quote herewith (subject to our final confirmation) the following : 1) Description of goods : Sanyo Microwave Machine 2) Quality Specification : Quartz grill 1200 W 3) Quantity : 350 4) Jakarta FOB Price : US $ 135/ unit 5) Shipment date 05/05/2010 : from Tg. Priok by MS Kota Naga Voy. 09 (Pre Carriage) and NS Marks Line Voy. 020 from Singapore (Ocean Vessel) 6) Payment terms : Net 90

Contoh Kalimat Penutup We look forward to hearing from you soon and hope to establish a mutual profitable business relationship with your company. Yours Very Truly, Toko Sumber Rejeki Import Manager

Contoh Sampul Surat Jamur Raya P. T. 12, Jalan Nusantara Jakarta-Indonesia THE RIXAN INDUSTRIAL CORPORATION 290, Madison Avenue New York 17, N. Y. For the attention of the Export Manager

Inquiry Surat pembeli (buyer) kepada penjual (seller) untuk meminta daftar harga atau katalogus.

Contoh Surat Inquiry

Contoh Surat Inquiry

Contoh Surat Export Quotation

Sales Contract • Kontrak induk dalam transaksi perdagangan luar negeri. • Perundingan yang sudah mendekati kesepakatan biasanya dituangkan dalam bentuk “Memorandum of Understanding”, sedangkan persetujuan akhir dari suatu negosiasi bisnis dirumuskan secara terinci dalam suatu contract. • Dokumen/surat persetujuan antara penjual dan pembeli yang merupakan follow up dari purchase order yang diminta importer. • Kesepakatan dari Eksportir dan Importir melakukan dagang barang sesuai dengan syarat-syarat yang sama-sama disepakati dan masing-masing pihak mengikat diri akan melaksanakan semua kewajiban yang sama-sama disepakati.

Sales Contract • Sebelum terjadi sales contract atau contract of sale atau agreement to sale, tentunya melalui beberapa proses yaitu : Negosiasi bisnis dapat dilakukan dengan cara : o Tanpa tatap muka o Tatap muka

Negosiasi Bisnis Tanpa Tatap Muka • Pada umumnya dapat dimulai dari pencarian buyer dengan perkenalan baik lewat surat, fax maupun email. • Diagram berikut menampilkan proses negoisasi :

Negosiasi Bisnis Tanpa Tatap Muka • Free Offer : tidak mempunyai batas berlakunya, sewaktu-waktu dapat berubah. Maka sering ditandai Without Enggagement; Subject Unsold; Subject to Our Final Confirmation. • Firm Offer : Penawaran tetap, penjual dapat mempertahankan kondisi penawarannya selama dalam batas waktu yang ditetapkan didalam offersheet “this offer will be valid until……”

Negosiasi Bisnis Tanpa Tatap Muka Ordersheet atau purchase order yaitu : Manakala calon pembeli kurang menerima persyaratan penawaran itu maka ia mengajukan “Counter Offer” yang bila disetujui oleh penjual maka dibuat penawaran baru. Maka baru dikirim Odersheet ke penjual. Kemudian barulah mempersiapkan “Sales Contract”.

Negosiasi Bisnis Dengan Tatap Muka Dalam menentukan Sales Contract setidaknya harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Identitas masing-masing pihak. 2. Description of good. 3. Quantity Weight. 4. Price (harga penyerahan) sebagaimana yang disetujui. 5. Shipment (pengapalan). 6. Payment (pembayaran).

Negosiasi Bisnis Dengan Tatap Muka 7. Valuta yang dipergunakan. 8. Batas tanggung jawab pembeli dan penjual (asuransi, biaya pengapalan, biaya lokal). 9. Kemasan dan merek. 10. Siapa yang menanggung beban komisi itu bila ada untuk makelar/agen. 11. Persyaratan/ketentuan “Finalty”. 12. Ketentuan mengenai “Force Mayeur”. 13. Penunjukkan suatu pengadilan bila terjadi sengketa.

Negosiasi Bisnis Dengan Tatap Muka 14. Penunjukkan badan arbitrase sebagai penyelesaian sengketa tanpa melalui pengadilan. 15. Dokumen yang harus dipenuhi oleh pembeli dan penjual seperti faktur, konosemen, polish dan lain.

URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT • 13 hal yang perlu menjadi perhatian, agar tidak terjadi selisih pendapat dikemudian hari : 1. Adanya penunjukkan oleh supplier kepada pihak importir/buyer/distributor. 2. Setelah penunjukkan tersebut diterima secara resmi oleh pihak yang ditunjuk, demikian kesempatan diantara kedua belah pihak sudah terjadi yaitu mengenai perihal perjanjian pendistribusian suatu komoditas tertentu dengan kondisi tertentu pula yang akan ditentukan pada pasal-pasal berikutnya. 3. Untuk mencapai kesepakatan, yang tidak kalah pentingnya adalah perlu adanya penegasan yang jelas tentang jenis komoditas apa yang ingin didistribusikan.

URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT 4. Setelah mengetahui jenis komoditas kita juga perlu penegasan kemana komoditi tersebut didistribusikan beserta wilayah yang dieksklusifkan. 5. Suatu kontrak didistribusikan disertai dengan kewajiban/target yang harus dicapai oleh distributor tersebut, misalnya dalam satu bulan harus mencapai sekian peti kemas atau sekian ratus metric ton. Sebaliknya suppliernyapun diwajibkan untuk mematuhi ketentuan yang menunjang kelancaran pencapaian target tersebut, dalam hal ini bisa berupa supply yang berkesinambungan, standar mutunya dan lain-lain. 6. Dalam hubungan ini, supplier dan distributor diwajibkan secara bersama-sama menjaga hal-hal yang eksklusif pula, misalnya harga penjualan, promosi maupun strategi pemasaran lainnya yang menyangkut jangka pendek maupun jangka panjang.

URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT 7. 8. 9. Dalam perjanjian tersebut mutlak harus diperjelas tentang kemungkinan kejadian yang berada diluar jangkauan manusia yang merupakan bencana alam seperti gempa bumi, kebakaran, banjir, meletusnya gunung merapi yang semuanya ini dapat dikategorikan sebagai “Set of God” kehendak Tuhan. Dalam hal terjadinya force-majeur, para pihak-pihak tidak dapat disalahkan baik dalam pencapaian target maupun terjadinya kelambatan pengiriman/delivery. Pada saat yang bersamaan, perlu dijelaskan mengenai penggunaan merek dagang/trade marks, merk jasa/service marks, logo, design, copyright/hak cipta, paten dan lain-lain yang berhubungan dengan hak milik intelektual. Jangan sampai disalahgunakan tanpa hak, atau didaftarkan ke instansi terkait tanpa seizin yang berhak. Syarat pembayaran dan pengiriman barang, merupakan suatu kelaziman bahwa kontrak yang standar harus tercantum didalamnya metode pembayaran, apakah dengan L/C atau non L/C yang mencakup open account, advance payment, deferred payment, factoring, consignment, collection, dan lain-lain.

URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT 10. Agar terdapat kepastian dalam hukum kontrak/perjanjian seyogyanya hukum negara mana yang akan berlaku, jika sampai terjadi sengketa/selisih pendapat. Inilah masalah yang paling dilematik, karena masing-masing pihak menginginkan hukum negara merekalah yang diperlukan. Karena sistem hukum tersebut yang paling dikuasai akhirnya tidak tercapai kesepakatan dalam government law ini, jalan keluarnya adalah sistem hukum ketiga yang diberlakukan. Padahal baik hukum negara supplier maupun sistem hukum negara distributor masing-masing ada kelebihan dan kelemahannya. 11. Kontrak tersebut akan berlaku secara efektif. Umumnya disarankan tidak lewat dari tahun untuk kontrak yang pertama kali dibuat, dan minimal dua tahun dan inilah yang dianggap paling ideal untuk menganalisa kinerja dari realisasi transaksi dagang diantara pihak. Lalu persoalan lainnya, adalah dalam keadaan bagaimana perjanjian tersebut akan berakhir. Hal ini juga merupakan bagian dari kontrak yang tidak terlepaskan. Apakah perjanjian tersebut akan berakhir, bila supplier melakukan tindakan wanprestasi dengan tanpa mengirim komoditas tanpa tepat waktu, ataupun spesifikasi komoditas tidak sesuai dengan yang dijanjikan dan lain-lain alasan.

URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT 12. Jika terjadi “wanprestasi”, yaitu tidak terpenuhinya ketentuan-ketentuan yang sudah disepakai di dalam kontrak atau perjanjian, maka pihak-pihak yang merasa dirugikan dapat mengajukan gugatan atau claim ( diadakan penyelesaian secara musyawarah ). Agar penyelesaian claims terealisir dengan baik, tidak ada pihak yang merasa dirugikan, maka pengaturan claims harus memenuhi unsur-unsur sebagai berikut : a. Kriteria Klaim, artinya untuk mengajukan klaim harus memenuhi kreteria yang sudah disepakati, dalam keadaan bagaimana suatu klaim dibayar atau memenuhi syarat klaim. b. Besarnya klaim, berupa besarnya nilai klaim yang dapat diajukan kepada supplier, apakah hanya terbatas pada nilai free on board (FOB) atau nilai cost insurance freight (CIF), ataukah termasuk didalamnya biaya-biaya inland transport, biaya-biaya penyelesaian pabean, seperti bea masuk/impor duties.

URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT c. Jangka waktu klaim yang diijinkan, biasanya diberikan tidak lebih dari 3 bulan sejak keberangkatan kapal atau setelah tibanya barang. Jika tidak ditegaskan klaim akan datang setelah jangka waktu yang telah berlarut-larut, bahkan setelah bertahun-tahun pengapalan. d. Bukti klaim, agar klaim dapat diproses sebagaimana mestinya, pihak yang mengajukan klaim harus melengkapi permintaan klaim dengan sejumlah dokumentasi. Dokumentasi-dokumentasi yang minimal harus dipenuhi adalah : surveyor’s report, adjuster’s report, packing memo, defective sample, photo. Dengan bukti tersebut suatu klaim semestinya dapat dipertimbangkan untuk dibayar.

URUTAN-URUTAN SALES CONTRACT 13. Hal-hal lainnya, diluar ke- 12 (dua belas) rincian yang harus dicantumkan di dalam suatu kontrak distribusi, maka perlu dicantumkan juga dan perlu dicantumkan hal-hal lainnya, yang kelihatannya tidak terlalu prinsip namun tetap akan menjadi batu sandungan, jika tidak dipelajari dari awal. Halhal yang kelihatannya sepele ini antara lain : biaya pembuatan kontrak, pihak mana yang menanggung, masalah bantuan teknis, after sales service, jika terjadi kepailitan/likuiditas, pihak-pihak mana yang harus meneruskan realisasi transaksi bisnis, asuransi terhadap pihak ketiga (third party liability) dan lain-lain masalah yang berkaitan dengan kontrak.

ISI DARI SALES CONTRACT 1. 2. 3. 4. 5. Nilai, harga satuan dari komoditi. Kwantum/volume dari komoditi. Metode pembayaran/terms of payment, L/C atau non L/C. Metode penyerahan barang/terms of delivery, FOB/CFR/CIF. Dokumen yang diminta/diperlukan, minimal terdiri dari : commercial invoice/faktur dagang, draft/Bill of Exchange, wesel, konosemen/Bill of Lading (Surat Bukti Angkutan), polis asuransi/insurance policy, packing list, weight list, certificate of origin/surat keterangan asal barang/SKA. Kadang-kadang diminta juga certificate of analysis, processing certificate, certificate of health, sanitary certificate, consular invoice. Khusus untuk angkutan yang dilakukan melalui udara, akan diminta Airway Bill (AWB). Perlu diperhatikan di sini bahwa AWB bukan dokumen “title”, artinya AWB tidak diperlukan lembar aslinya untuk menembus komoditi pada perusahaan penerbangan. Sebaliknya B/L, adalah dokumen “title”. Untuk itu pada saat menebus komoditinya digudang perusahaan pelayaran diperlukan B/L asli. 6. Cara-cara pengapalan/Partai Shipment/Transhipment.

ISI DARI SALES CONTRACT 7. Cara pembuatan dokumen pengapalan maupun dokumen financial. 8. Perusahaan pelayaran mana yang dikehendaki termasuk didalamnya bendera kapal usia kapal yang ditentukan. 9. Nama bank penyampaian L/C/Advising Bank. 10. Jenis dan bentuk L/C, termasuk cara penyampaian L/C. 11. Pihak yang menanggung biaya yang ditimbulkan L/C. 12. Cara penyelesaian klaim. 13. Klausa asuransi. 14. Pelabuhan muat dan bongkar, termasuk tempat penyerahan barang dan tempat penerimaan Place of Delivery and Place of Receipt. 15. Tanggal pengapalan terakhir Lates Shipment Date dan Kadaluwarsa L/C – Expire Date.

ISI DARI SALES CONTRACT 16. Jangka waktu penyerahan dokumen Period of Representation of Document. 17. Shipping Marks pada kemasan. 18. Klausa khusus/special Conditions.

TERMINOLOGI SALES CONTRACT • Order Sheet, Disiapkan oleh buyer /importir, berisikan rincian yang sama dengan sales contract, disepakati oleh kedua belah pihak dengan membubuhkan tanda tangan masing-masing sebagai tanda persetujuan. • Purchase Order (PO) Disiapkan oleh buyer untuk melakukan suatu pesanan kepada seller, berdasarkan PO ini para pihak menyelesaikan transaksi dagang antara negara ataupun transaksi perdagangan lokal. • Indent Letter (surat pesanan) Dokumen ini juga disiapkan oleh importir/buyer, dengan menuangkan rincian yang sudah disepakati sebelumnya yang mencakup harga satuan maupun dokumen yang diperlukan pesanannya.

TERMINOLOGI SALES CONTRACT • Proforma Invoice invoice/faktur yang belum resmi, masih berbentuk sementara. Namun dalam prakteknya faktur dagang ini sudah dianggap dokumen, akhirnya yang dijadikan dasar pembukaan L/C oleh importir. Dalam praktek, dokumen semacam ini disiapkan oleh penjual/eksportir/shipper. • Sales Confirmation Penegasan penjualan, yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli sebelum komoditi dikirim dan sebelum L/C dibuka. Disinilah fungsi sales confirmation untuk melandasi transaksi dagang yang berlangsung. • Memorandum of Understanding (MOU) Nota kesepahaman disepakati oleh kedua belah pihak setelah memahami perundingan atau proses negoisasi yang alot dan panjang.

SAHNYA SALES CONTRACT • Syarat Subyektif : 1. Adanya unsur kesepakatan antara pihak yang membuat perjanjian. 2. Adanya unsur kedewasaan diantara pihak yang membuat perjanjian tersebut. • Syarat Obyektif : 1. Terpenuhinya “hal tertentu” yang diperjanjikan. 2. Hal tertentu/pokok masalahnya tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku, maupun ketertiban umum atau kesusilaan.

3(tiga) landasan utama suatu perjanjian SALES CONTRACT 1. Adanya kesepakatan antara kedua pihak secara sukarela. 2. Kesepakatan antara kedua pihak dimaksudkan akan mengikat kedua belah pihak dengan berjanji akan menjalankan semua hak dan kewajiban masing yang dituangkan dalam Kontrak Dagang Ekspor itu. 3. Kedua belah pihak bersedia memberikan ganti rugi kepada pihak lain, bila tidak dapat memenuhi janjinya dalam menjalankan kewajibannya.

Tahapan-tahapan yang ditempuh bila terjadi sengketa a. Tahap pertama melakukan musyawarah langsung antara pihak eksportir dan importir. b. Bila cara pertama tidak berhasil barulah ditempuh cara Arbitrasi atau melalui sidang pengadilan di negara yang ditentukan dalam kontrak dagang ekspor itu.

KENAPA “EXPORT SALE’S CONTRACT” ITU SEBAIKNYA TERTULIS Kendati pun kontrak dagang ekspor dapat dilakukan dengan cara lisan namun karena antara eksportir dan importir berdomisili di dua negara yang berbeda mempunyai hukum yang berbeda, maka bahasa yang berbeda maka untuk menghindari salah pengertian, maka sebaiknya hak-hak dan kewajiban dari masing pihak dirumuskan dalam bentuk tertulis yang kelak dapat dijadikan bukti dalam perkara bila terjadi perbuatan ingkar janji yang membawa sengketa ke pengadilan.

Contoh Sales Contract

Contoh Sales Contract

Tugas Kelompok Pertemuan Berikutnya

TERIMA KASIH