Etika Komunikasi Bisnis Pertemuan ke 8 Manajemen Bisnis

Etika & Komunikasi Bisnis Pertemuan ke 8 Manajemen Bisnis

Korespondensi Dalam Bisnis • • Pengertian Korespondensi Peranan Korespondensi Para pihak yang terkait dalam Korespondensi Fungsi surat

Pengertian Korespondensi • Korespondensi berarti hubungan yang terjadi antara pihak yang terkait. • Biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. • Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat menyurat.

• Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis untuk menyampakan informasi. • Informasi melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan dan atau laporan. • Informasi bisa ditulis atau diketik pada secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).

Peranan Korespondensi • • Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat. Dalam penulisan berbagai surat, susunan kalimat harus lengkap, tidak berbelit-belit, dan tata bahasa harus teratur. Menciptakan kerjasama yang baik. Perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik agar bisa bekerjasama dengan pihak lain.

• Menyebarkan kegiatan. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan

Para Pihak Dlm Korespondensi • • • Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangani surat. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

• • • Juru tik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat menyurat. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

Fungsi Surat • • • Tanda bukti tertulis yang otentik. Contoh: surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat dll. Alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan; dokumen arsip. Dokumen historis, dokumen bersejarah.

• • • Pedoman kerja. Contoh surat perintah, surat kuasa, surat keputusan. Jaminan keamanan. Contoh surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam suatu perjalanan. Utusan atau duta organisasi. Surat yang berfungsi sebagai duta organisasi yang mampu mencerminkan citra dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.

• • • Dasar penilaian dan keputusan. Contoh surat rekomendasi. Sebagai barometer kegiatan organisasi. Intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat menyurat. Sarana meningkatkan kerjasama dengan pihak lain

Penggolongan Surat • • Menurut isi dan pengirimnya (surat resmi dinas pemerintah, surat niaga / surat bisnis, surat pribadi) Menurut maksud dan tujuannya (surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat edaran, surat peringatan, surat panggilan, surat perjanjian, surat penawaran, surat pesanan, surat klaim, dll)

• • • Menurut wujud / bentuknya (surat bersampul, memo / nota, faksimili, dll) Menurut jaminan keamanan (surat rahasia, surat biasa) Menurut urgensinya (surat kilat, surat biasa)

• • • Menurut alirannya (surat keluar, surat masuk) Menurut kegunaannya (surat konsep, surat asli, surat tembusan, surat salinan) Menurut nilai isinya (surat rutin)

Bagian-bagian Surat • • • Kepala surat / kop surat Tanggal pembuatan surat Nomor surat , lampiran dan perihal Nama dan alamat yang dituju Salam pembuka

• • Isi surat Salam penutup Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan Tembusan