Dokumendihaldusssteemi vljavahetamine Liisa Ots Mariliin Mrtin Melani Metsaluik

Dokumendihaldussüsteemi väljavahetamine Liisa Ots, Mariliin Märtin, Melani Metsaluik, Kristin Kurg SR 14 09. aprill 2015

Projektist �Projekt: Dokumendihaldussüsteemi väljavahetamine Haridus- ja Teadusministeeriumis �Kasutusel olev DHS: Sharepoint �Uus kasutusele võetav DHS: Webdesktop �Webdesktopi pakkuja: Webware OÜ �Mõjutab asutust ja selle töötajaid

Põhjused �Endine dokumendihaldussüsteem on kallis; �Hooldus aeglane; �Ei kaasajastata piisaval kiirusel (arendustööde ajaline venitamine ja DHS-i vigade parandamisel); �DHS-i ülesehitus on keeruline;

Põhjused (2) �Pole võimalik salvestada dokumente, mis on suuremad kui 500 MB; �Puudub liidestus raamatupidamise programmmiga; �Probleemid suhtlustasandil teenusepakkujaga; �Puudujäägid administreerimise ja konfigureerimise juhendites.

Faktid �Kasutuseloleva Share. Pointi aastane kulu 80 000 eurot; �Kvartali lõikes maksame keskmiselt 1 000 eurot hooldustasudele juurde; �Seega küündib aastane kulu ligikaudselt 84 000 euro kanti;

Faktid (2) �Uue kasutusele võetava dokumendihaldussüsteemi Web. Desktopi aastane kulu ligikaudu 11 000 eurot; �Paketi esmane soetamine 50 000 eurot.

Tagajärjed �Kulude kärpimine teiste ettevõtmiste arvelt (kuna kulud suurenevad); �Töövoo aeglustumine; �Ei saa järgida seadusandlust, kuna teenusepakkuja ei kaasajasta DHS-i piisaval kiirusel.

Põhieesmärk Kulude kokkuhoid

Lisaeesmärgid �Selgem, lihtsam ja ühelaadne elektrooniline asjaajamine; �Parem liidestus teiste infosüsteemidega; �Kasutaja ja registreerija jaoks lihtsam hallatavus; �Saada infosüsteemi arendamiseks usaldusväärne, koostöövalmis, kliendivajadusi arvestav ja klienti väärtustav partner.

Riskianalüüs Võimalik risk Riski esinemise Riske ennetavad tegevused tõenäosus Madal/keskmine/kõrge Korrektiivsed tegevused Suuremad kulud Keskmine liidestuste loomisel teiste infosüsteemidega Põhjalikud läbirääkimised võimalike kulude suurusest Lisaraha taotlemine Raskeneb vanemate dokumentide leidmine Madal Eelnev dokumendipuu Töötajate tihe abistamine uue läbiarutamine ja väljatöötamine DHSsisseelamiseks Töötajaid ei suudeta piisavalt kiirelt koolitada Kõrge Mitmekordne koolituste korraldamine enne uue DHS-i kasutusele võtmist Töö kvaliteedi hetkeline langemine Kõrge Töötajate kaasamine koolitustesse Sekretär viib läbi töötajatele koolitusi ja läbirääkimistesse DHS-ile üleminek võtab oodatust kauem aega Keskmine Eelnevad ettevalmistused sujuvaks Tihe suhtlus partneriga ajagraafikust üleminekuks kinnipidamiseks. DHS üleminekul ühelt teisele esineb tõrkeid Keskmine Sekretäri tihe kaasamine DHS-i üleminekul Lisakoolitused DHS-i kasutamiseks Sekretäri ja juhi tihe kaasamine DHS-i üleminekul

Tegevuskava Tegevus Algus Lõpp Teostaja 1. DHS-I pakkujaga läbirääkimised 1. aprill 30. aprill Juht, projektijuht, vanemsekretär 2. Peakasutaja ja asjaajajate 1. mai koolitus 31. juuli Teenusepakkuja 3. Dokumendipuu väljatöötamine 20. mai 31. juuli Vanemsekretär, juht, projektijuht 4. Töötajate koolitamine 1. juuni 31. august Vanemsekretär 5. DHS-i kasutuselevõtt 1. september Haridus- ja Teadusministeerium

Eelarve Jrk nr Kululiik Ühik Kogus Hind € 1. Lähetuskulud - Webdesktopi teenuse pakkujaga kokkusaamine tk 2 100 2. Tarkvara juurutamise kulud Webdesktopi paketi maksumus (paigaldus, 2 koolitust, hooldus, kaasaajastamine) tk 1 50 000 3. Personalikulu - Asutusesisene koolitamine sekretäri poolt Päev (8 h) 3 100 300 Summa: Kokku € 50 500

Tulemused �Oodatav kulude kokkuhoid �Positiivne mõju asutuse tegevuskuludele perioodil 2016 -2019 �Oodatav rahaline lisatulu tänu kokkuhoiule �Töö sujuvam liikumine �Kaasaajastatakse DHS-i piisaval kiirusel �Hooldustööde kvaliteedi tõus �DHS-i parem käideldavus

Täname tähelepanu eest!