Archivistica informatica MODULO C GLI ARCHIVI DIGITALI 1

Archivistica informatica MODULO C. GLI ARCHIVI DIGITALI

1. Il panorama di riferimento MODULO C. GLI ARCHIVI DIGITALI

1. Il panorama di riferimento. La conservazione fuori si sé §Esigenza di abbandonare definitivamente una prospettiva che recepisce la conservazione come un’attività, o una serie di attività, che si manifestano in una fase successiva alla gestione e all’utilizzazione a fini giuridici e amministrativi dei documenti §le finalità della conservazione si perseguono parallelamente a quelle della produzione e della gestione dei documenti §chi pone al centro della propria attenzione il valore esclusivamente culturale dei documenti deve “uscire” dagli archivi storici e spostare la propria attività sui complessi documentari in formazione.

1. Il panorama di riferimento. La conservazione fuori si sé §Le trasformazioni dei sistemi di produzione e gestione dei documenti e, in maniera particolare, la diffusione del documento informatico contribuiscono quindi a spostare a monte il baricentro degli interventi conservativi. §Nella fase corrente, e in maniera ancora più marcata in quella di progettazione, si concentrano molte attività di decisiva importanza ai fini del perseguimento dell’obiettivo della conservazione.

1. Il panorama di riferimento. Il ruolo dell’archivista § E’ necessario che in seno ai soggetti deputati alla conservazione continuino ad operare figure professionali capaci di guardare al di là delle esigenze di natura giuridica a amministrativa e in grado di “confrontarsi con l’insieme delle altre motivazioni che stanno alla base della conservazione nel tempo di documenti e archivi e cioè l’esigenza di perpetuare e trasmettere al futuro la memoria di individui e collettività, nonché di salvaguardare fonti preziose per la storia del mondo contemporaneo” §L’archivista deve governare il cambiamento e sovraintendere a tutti i processi documentali. D’altronde la disciplina archivista studia il fatto archivio in tutte le sue significazioni e incidenze. (Sandri, 1967).

1. Il panorama di riferimento. La formazione §Nell’ambito dei nascenti archivi informatici anche per gli archivisti conservatori il campo di battaglia più importante diviene quello dell’archivio corrente. §Il passaggio non è solo di natura meramente operativa ma presuppone una trasformazione profonda nell’approccio alle fonti e nel rapporto con l’esterno ed in particolare con i soggetti produttori. §Tutti aspetti che la teoria e la normativa archivistica, almeno in Italia, danno da sempre teoricamente per scontati ma che, nei fatti, scontati non sono stati per niente

1. Il panorama di riferimento. Segnali di (dis)interesse 1/2 §La realtà con cui bisogna confrontarsi, infatti, è in molti casi fortemente segnata proprio dal peso della mancata gestione pregressa dei sistemi documentali correnti. §Nella seconda metà del secolo scorso si è infatti assistito ad un progressivo deterioramento dei modelli di gestione dei sistemi documentali che si è manifestato essenzialmente a tre livelli: Ønormativo Øscientifico Øoperativo

1. Il panorama di riferimento. Segnali di (dis)interesse 2/2 §l’interesse della comunità scientifica si è indirizzato in larga misura a dibattere e risolvere i problemi posti dalla gestione degli archivi storici, senza mai soffermarsi troppo, almeno dal punto di vista operativo, su quelli posti dagli archivi correnti.

1. Il panorama di riferimento. Le conseguenze e i segnali § Approccio fortemente orientato a privilegiare le fonti più antiche e ad estraniarsi dai meccanismi che regolano la sedimentazione contemporanea, avvertiti in qualche maniera estranei al lavoro archivistico o, quanto meno, ritenuti di minore rilevanza storiografica. §Sul versante degli archivi storici questo tipo di approccio è venuto progressivamente modificandosi, come dimostra il numero crescente di iniziative di ricerca e di valorizzazione relative proprio agli archivi contemporanei. §Sicuramente tale approccio ha però avuto riflessi fortemente negativi sullo stato di salute dei complessi documentari di produzione più recente. La mancanza di una gestione archivistica di questi sistemi di fonti ha di fatto finito col coincidere con il loro abbandono. §Ciò ha determinato il manifestarsi di una crescente inefficienza dei sistemi archivistici in quanto strumenti di certificazione del diritto ed elementi essenziali al disbrigo dell’operatività quotidiana e, al tempo stesso, ha creato i presupposti per una forte dispersione di memoria.

1. Il panorama di riferimento. L’inversione di tendenza §Dall’inizio degli anni Novanta si è registrata un’innegabile inversione di tendenza che, sulla spinta delle trasformazioni complessive degli assetti sociali ed istituzionali, ha fatto sì che potesse manifestarsi un rinnovato interesse verso gli archivi correnti. §Nonostante questo però, almeno inizialmente, l’archivistica non ha sempre governato con incisività questo processo, cedendo in troppe occasioni alla tentazione di ridurlo ad un fenomeno di natura essenzialmente tecnologica e quindi estraneo agli ambiti della disciplina. §La componente tecnologica, invece, cioè l’evoluzione dei sistemi di comunicazione e quindi di produzione dei documenti, non rappresenta che un aspetto particolare di un fenomeno molto più complesso, di cui l’archivistica non può non tenere conto e che anzi dovrebbe essere chiamata a valutare e gestire in maniera estremamente incisiva.

1. Il panorama di riferimento. Problemi gestionali Conseguenza dei due aspetti precedenti §L’eredità che il XX secolo ha lasciato nel campo degli archivi in formazione al nuovo millennio è decisamente pesante. §Le conseguenze del consolidato disinteresse verso gli archivi in formazione condizionano pesantemente la transizione al documento informatico e creano una viva preoccupazione. §Si colgono a diversi livelli i segnali di una tendenza alla “semplificazione tecnologica” di questi problemi. §Approccio che vede nei software la risposta a problemi che invece il software da solo non può risolvere. §L’applicativo non è la soluzione ma lo strumento che consente di far fronte alle esigenze di un modello gestionale che deve essere definito partendo innanzitutto da una valutazione di più ampio respiro, che muova dall’individuazione delle principali criticità dal punto di vista strettamente archivistico. §Esigenza di migliorare sul piano della gestione teorica e pratica dei complessi documentari - e di quelli in formazione in particolare- per calare in maniera proficua l’innovazione all’interno dei sistemi documentari.

1. Il panorama di riferimento. Studiare le fasi di vita dell’archivio Il raggiungimento di questi obiettivi passa per una rivisitazione di concetti dati per acquisiti ma che in ambiente digitale tendono a sfumarsi o a ridefinirsi • Rivedere il concetto di ciclo vitale

1. Il panorama di riferimento. Le norme §Scarsi riferimenti alla regolamentazione gestionale 1. Dal Regio Decreto 35/1900 al DPR 428/1998 2. Il caso degli archivi comunali: Astengo (1897). . . §Prevalenza di norme “conservative”

2. Il ciclo di vita nel contesto digitale MODULO C. GLI ARCHIVI DIGITALI

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale §Sottolineare l’esigenza di tornare ad una gestione efficace dell’archivio fin dalla fase della formazione significa anche dover verificare se i modelli di cui disponiamo conservano la loro validità nel contesto digitale a cui ci stiamo affacciando o se, come sembra, sia invece necessario ripensare tali modelli, a partire dal concetto di ciclo vitale del documento, alla luce delle esigenze che si manifestano con la diffusione del documento informatico.

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale §Nella dottrina archivistica l’archivio viene (. . . ) definito anche in conseguenza delle diverse fasi di sviluppo e dei livelli di maturità (. . . ) “un archivio è un tutto organico, è un organismo vivo, che si forma, cresce e si trasforma secondo regole fisse” (Romiti 2002)

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale §Nella pratica archivistica italiana il ciclo vitale del documento si articola in tre fasi distinte cui corrispondono sul piano operativo precise attività archivistiche. ARCHIVIO ANALOGICO ARCHIVIO INFORMATICO ØFase attiva (Archivio Corrente) Fase attiva (Concezione + Archivio Corrente) ØFase semi-attiva (Archivio di Deposito) ØFase passiva (Archivio Storico) §Nel contesto digitale si vede un’attività aggiuntiva. La concezione.

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Un modello anticipato §Particolare attenzione ai momenti di progettazione e creazione dei sistemi documentari §Si introduce esplicitamente una fase di concezione nell’ambito della quale devono essere fatte scelte di importanza decisiva ai fini della conservazione. §Nelle altre fasi si sviluppa invece gran parte delle attività che caratterizzano le tre fasi del ciclo vitale tipiche del modello §Nel contesto digitale l’approccio tradizionale al documento entra in crisi.

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Progettare la conservazione §Le attività di natura archivistica finalizzate alla conservazione partono dalla fase di progettazione, §“The archives should be involved in the entire records life cycle (conception, creation, maintenance) to ensure the capture, preservation and continued accessibility of records identified as having archival value”(Mc Donald, 1999)

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale La fase di concezione §Nella fase di concezione prende corpo la progettazione complessiva del sistema e si definiscono i requisiti descrittivi finalizzati alla gestione, alla selezione e alla conservazione dei documenti §In quella corrente, invece, - si manifesta una serie di elementi il cui rilevamento è da ritenere essenziale ai fini di una corretta descrizione dei documenti e quindi di una loro corretta conservazione

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Una precisazione §Nell’archivio informatico possono tendere a sfumarsi sulla base dei requisiti di accesso le distinzioni tra storico e deposito §Può anche sfumarsi la distinzione fisica tra le due fasi

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Records continuum §Per una corretta gestione e conservazione dei documenti informatici è necessario ripetere nel tempo una serie di queste attività sia di natura gestionale/culturale che tecnica v. Es. migrazioni §E’ difficile pensare alla vita degli archivi informatici come ad uno sviluppo lineare che va dalla “nascita” alla “morte”, ma suggerisca invece una circolarità all’interno della quale almeno alcune di tali attività devono periodicamente essere

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Records continuum §at each phase of the cycle, electronic records need to be actively managed, according to established procedures, to ensure that they retain qualities of integrity, authenticity and reliability“(Public Record Office, The National Archives, Guidelines for management, appraisal and preservation of electronic records)

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Records continuum §In questo tipo di interpretazione si crea perciò una contrapposizione tra il modello di ciclo vitale imperniato sulle diverse fasi cronologiche di vita del documento e sulle relative attività di gestione ad esse collegate e quello che viene definito “ records continuum” Øcostante convivenza delle diverse attività in ogni momento della vita del documento Øconcezione di conservazione permanente come attività dinamica

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Records continuum. Conseguenze 1. l documento informatico, per sua natura, sembra destinato a non poter godere di quella stabilità conservativa che è privilegio di quello cartaceo, neppure quando abbia perduto la sua urgenza giuridica e operativa. 2. I documenti informatici anche nella fase di conservazione permanente dovranno infatti essere periodicamente sottoposti a quelle procedure che ne garantiscano la effettiva conservazione e utilizzazione.

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Records continuum. I limiti. §Nell’ottica nella quale ci muoviamo e soprattutto alla luce dei modelli di produzione, gestione e conservazione che ci sono più vicini risulta però inevitabile individuare delle cesure che diano conto soprattutto delle discontinuità gestionali e culturali che caratterizzano il modello conservativo.

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Un modello ibrido §Gli archivi informatici nel nostro contesto di riferimento continuano a manifestarsi all’interno di sistemi ibridi, per alcune porzioni delle quali sembra improponibile abbandonare il modello consolidato di ciclo vitale.

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Dal ciclo vitale alla funzione archivistica §Di fronte alla produzione di documenti elettronici il ruolo della funzione archivistica abbraccia ogni momento della vita del documento e dell’archivio, proprio per garantire che nella fase di formazione non si metta a repentaglio la possibilità di conservare a fini storici e culturali.

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale La descrizione archivistica come processo dinamico §Sul piano operativo la conseguenza più evidente non si coglie solo nella partecipazione degli archivisti alla progettazione dei sistemi ma anche nei tempi e nei modi secondo i quali si manifesta un’attività essenziale ai fini della gestione e della conservazione

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Descrizione dinamica §Nel modello che sta affermandosi si dovrà concepire la descrizione archivistica come complesso fenomeno dinamico che si avvia contestualmente alla generazione dei documenti.

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Descrizione fin dalla concezione §La descrizione deve iniziare già dalla fase di concezione, contestualmente alla generazione del sistema che produce i documenti. In questa direzione, del resto, va anche lo standard ISAD(G)

2. Il ciclo vitale nel contesto digitale Le indicazioni di ISAD § "Attività connesse all’elaborazione di descrizioni archivistiche possono cominciare fin dal momento della formazione dei documenti, o anche in precedenza, e proseguire nel corso della vita dei documenti stessi. Tali attività rendono possibile stabilire quel controllo intellettuale necessario per far sì che documenti descrittivi affidabili, autentici e significativi siano tramandati nel tempo"

3. L’archivio e il sistema archivio MODULO C. GLI ARCHIVI DIGITALI

3. L’archivio e il sistema archivio Una realtà complessa e articolata § La dimensione strettamente archivistica non consente di affrontare concretamente i problemi dell’archivio informatico

3. L’archivio e il sistema archivio Una realtà complessa e articolata § La sfida è, in realtà, molto più impegnativa e complessa, per l’interdipendenza delle attività e degli strumenti di organizzazione e la rapidità del processo decisionale che hanno reso già in ambiente tradizionale, ma ancor più in quello digitale, strategico e dispersivo allo stesso tempo il processo di acquisizione e soprattutto di recupero e condivisione delle conoscenze e delle informazioni documentarie di un ente (Guercio, 2002)

3. L’archivio e il sistema archivio Gli aspetti principali § Dimensione archivistica §Dimensione tecnologica §Rapporto tra modelli gestionali e normativa vigente §Dimensione operativa

3. L’archivio e il sistema archivio Una gestione complessa §Nello scenario che ci troviamo di fronte il concetto stesso di archivio come oggetto della gestione complessiva tende a divenire insufficiente. §Per una efficace gestione infatti occorre prevedere l’esigenza di valutare insieme ai documenti anche gli strumenti e le attività connesse alla gestione dei documenti stessi. §Occorre insomma passare dall’archivio al sistema archivio, inteso come visione complessiva dei sistemi di gestione documentale, dei procedimenti, dei flussi documentali e delle modalità operative secondo le quali tale sistema viene gestito a regime

3. L’archivio e il sistema archivio Una gestione complessa § “interpretazione dell’archivio come componente del più ampio sistema documentario” §tale sistema “ha (… ) un profilo fisico, oggettivo materialmente rappresentato dal corpus documentario; ma ha parimenti un profilo logico e organizzativo che astrattamente permea quel corpus e concretamente ne regola le modalità di produzione e sedimentazione (Michetti 2006)

3. L’archivio e il sistema archivio Gli elementi del sistema archivio §Totalità dei documenti, indipendentemente dal supporto, dalla fase del ciclo vitale e dagli specifici trattamenti archivistici § Sistema di relazioni tra i documenti (fascicoli, procedimenti… ) § Strumenti per la gestione: protocollo, titolario, regolamento, piano di conservazione §Procedure di gestione §Risorse tecnologiche finalizzate alla produzione, acquisizione, gestione e conservazione nel tempo

4. Gestione informatica dei documenti MODULO C. GLI ARCHIVI DIGITALI Queste slide si basano sul volume: S. Pigliapoco, Progetto archivio digitale. Metodologia sistemi professionalità, Lucca, Civita Editoriale, 2017.

Una doverosa premessa §Le slide che seguono si basano sul volume: S. Pigliapoco, Progetto archivio digitale. Metodologia sistemi professionalità, Lucca, Civita Editoriale, 2017. §Un sistema di gestione informatica dei documenti, che è alla base della creazione di un archivio digitale, deve essere governato da professionalità formate adeguatamente. L’insegnamento di Archivistica Informatica , essendo parte integrante di un corso di laurea magistrale in Management dei beni culturali, non può tendere alla formazione di queste professionalità. Infatti i contenuti che seguono mirano solo a fornire alcuni concetti di base ai futuri professionisti del settore. Questi potranno, tramite un ulteriore percorso formativo specializzarsi, nell’area del Record Management e diventare dei digital curator.

Archivio informatico Documenti informatici Firme elettroniche Sistema di gestione documentale Posta elettronica certificata Identità digitale Normativa Manuale di gestione Cosa andremo a definire?

4. Gestione informatica dei documenti § Per gestione dei documenti s’intende l’insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, spedizione, registrazione, classificazione, fascicolazione, assegnazione, gestione dei flussi documentali e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato. Essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati. §Le ICT da sole non possono risolvere le problematiche inerenti al processo di gestione documentale. Solo una progettazione puntuale può garantire una corretta formazione e conservazione dell’archivio digitale.

4. Gestione informatica dei documenti. La norma ISO 15489 -1: 2001 §La norma 15489 -1: 2001, elaborata allo scopo di uniformare i migliori metodi operativi internazionali per la gestione dei documenti, si compone di una parte generale (ISO 15489 -1 Part 1: General) e di un rapporto tecnico (ISO 15489 -2 Part 2: Guidelines) che fornisce una guida per l’applicazione pratica §Nel 2016 è stata pubblicata la nuova versione che ridefinisce terminologia e logiche applicative anche al fine di conseguire la più ampia compatibilità con la famiglia delle norme ISO relative ai sistemi di gestione §La famiglia delle norme ISO 15489 non riguardano gli archivi storici ma il record managment, cioè l’insieme delle attività finalizzate al controllo della produzione, ricezione, tenuta, uso e destinazione finale dei documenti di un’organizzazione o una persona fisica durante lo svolgimento della sua attività, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati.

4. Gestione informatica dei documenti. La norma ISO 15489 -1: 2001 §La norma 15489 -1: 2001, impone: 1. La formalizzazione di una politica di qualità con la definizione di un responsabile del sistema di gestione documentale

4. Gestione informatica dei documenti. La norma ISO 15489 -1: 2001 2. La metodologia per la progettazione e l’implementazione di un sistema documentale divisa in fasi: - Indagine preliminare - analisi delle attività - identificazione dei requisiti documentali - - valutazione dei sistemi esistenti - identificazione di strategie per soddisfare i requisiti - progettazione del sistema documentale - implementazione e validazione del sistema

4. Gestione informatica dei documenti. La norma ISO 15489 -1: 2001 §L’ICA ha pubblicato nel 2008 i requisiti funzionali per i documenti digitali che sono confluiti nella famiglia delle norme ISO 16175 -1/3: 2010 -2011. §Inoltre la famiglie delle norme ISO 30300, dedicate alla gestione documentale che hanno introdotto degli standard tecnici (Fundamentals and vocabulary, Requiments, Guidelines for implementation) adottano un preciso modello rispetto al ciclo di vita dei sistemi informativi chiamato Ciclo di Deming articolato in 4 fasi:

5. IL DOCUMENTO INFORMATICO Queste slide si basano sul volume: S. Pigliapoco, Progetto archivio digitale. Metodologia sistemi professionalità, Lucca, Civita Editoriale, 2017.

5. IL DOCUMENTO INFORMATICO. Cos’è? Un documento informatico è un oggetto digitale che viene prodotto, archiviato e conservato con modalità tali da conferirgli le caratteristiche e la forza probatoria di un documento. Nel CAD si restituisce una definizione molto dibattuta di documento informatico ossia: documento elettronico contenete la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

5. IL DOCUMENTO INFORMATICO. I requisiti di base 1. Stabilità 2. Autenticità 3. Accessibilità 4. Riproducibile, trasferibile, intelligibile. 5. Localizzazione e datazione

5. IL DOCUMENTO INFORMATICO. Il formato elettronico ØUn documento informatico è costituito da una sequenza binaria memorizzata su uno o più supporti, nella quale i bit assumono un significato e un’organizzazione be precisa, determinata in base ad una serie di regole che costituisce il formato elettronico. ØLa sua rappresentazione richiede necessariamente un hardware e un software. ØSi privilegiano quindi formati: indipendenti dalle piattaforme tecnologiche, aperti e standard, non proprietari, robusti e stabili

6. FIRMA ELETTRONICA ØArt. 1, c. 1, CAD • Firma elettronica: «dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare» • Nella forma più semplice, una firma elettronica può essere generata con le credenziali di identificazione (user-id e password) utilizzate per accedere a una moltitudine di applicativi informatici. La sicurezza d questo metodo è molto bassa per cui sono stati pensati anche altri sistemi da affiancare a quello descritto (come ad esempio OTP).

6. FIRMA ELETTRONICA AVANZATA ØUna firma elettronica è avanzata (FEA) se soddisfa i seguenti requisiti: oè connessa unicamente al firmatario; oè idonea ad identificare il firmatario; oè creata con dati che il firmatario può, con un elevato grado di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; oè collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati ØViene utilizzato in ambito bancario ad esempio (firma grafometrica)

6. FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA ØUna firma elettronica qualificata è una firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato per firme elettroniche e creata con un dispositivo che soddisfa determinati requisiti di sicurezza. ØLa firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata.

6. FIRMA DIGITALE Ø Essa è basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. ØAttualmente è l’unico tipo di FEQ utilizzato in Italia ØPer generarla occorre dotarsi di un dispositivo di firma sicuro e di un certificato qualificato di firma elettronica, entrambi rilasciati da un prestatore di servizi fiduciari qualificato. Questi certificati hanno una scadenza e per una validazione temporale più precisa si è introdotto anche la marca temporale.

6. FIRMA DIGITALE

6. Posta Elettronica Certificata ØPEC= sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica. ØIl servizio di Posta Elettronica Certificata, essendo un servizio a cui è riconosciuta la capacità di fornire certezze giuridiche equivalenti a quelle fornite dalle raccomandate con ricevuta di ritorno, non può essere erogato da un qualunque Internet Service Provider (ISP), ma solo da coloro che possiedono i requisiti specificati nell’art. 14 del d. P. R. 11 febbraio 2005, n. 68.

6. Posta Elettronica Certificata

6. 1 SPID ØArt. 64 ØPer favorire la diffusione di servizi in rete e agevolare l'accesso agli stessi da parte di cittadini e imprese, anche in mobilità, è istituito il Sistema Pubblico di gestione dell‘Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID). Ø Il sistema SPID è costituito come insieme aperto di soggetti pubblici e privati che, previa accreditamento da parte dell'Ag. ID, secondo modalità definite con apposito decreto, identificano cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni per consentire loro l'accesso ai servizi in rete ØLe identità digitali sono rilasciate, a domanda dell'interessato, dal gestore dell'identità digitale, previa verifica dell'identità del soggetto richiedente e mediante consegna in modalità sicura delle credenziali di accesso.

6. 2 CIE ØLa Carta di Identità Elettronica è un documento munito di fotografia del titolare, rilasciato su supporto informatico dalle amministrazioni comunali, contenente sull’involucro esterno i dati anagrafici ed alcuni elementi, quali gli ologrammi prodotti dall’Istituto Poligrafico dello Stato e la banda ottica presente sul retro, che permettono di identificare il titolare anche senza l’ausilio del computer

6. 3 CNS ØDal 2004 però , in attesa della Carta d’Identità Elettronica, è emessa la Carta nazionale dei Servizi dalle pubbliche amministrazioni interessate al fine di anticipare le funzioni di accesso ai servizi in rete delle pubbliche amministrazioni. ØA differenza della CIE, la CNS ha la validità temporale determinata dall’amministrazione emittente e comunque non superiore a 6 anni

Fase I, progetto archivio digitale Definizione di soluzioni per la gestione dei documenti informatici, la loro archiviazione e conservazione a lungo termine. Come? 1. Identificazione e descrizione dell’ente produttore 2. Coinvolgimento dell’alta direzione e definizione degli obiettivi 3. Assegnazione delle responsabilità 4. Identificare le funzioni del soggetto produttore 5. Descrivere la struttura organizzativa e le varie competenze 6. Analisi dei processi ( riprogettazione, rappresentazione) 7. Piano di conservazione

Piano di classificazione e conservazione La rilevazione e l’analisi delle funzioni dell’ente produttore permette di acquisire la base informativa necessaria alla predisposizione del piano di classificazione dei documenti, integrato con l’indice alfabetico, un glossario e un prontuario per facilitarne l’applicazione, che è uno strumento archivistico fondamentale La predisposizione e il continuo aggiornamento del piano di classificazione competono al Responsabile della gestione documentale, il quale deve assicurare anche la conservazione di ogni sua versione, da quella iniziale a quella attuale Ai sensi dell’art. 68 del DPR n. 445/2000, il piano di conservazione definisce i criteri di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti. Esso deve essere integrato con il piano di classificazione e predisposto a cura del Responsabile della conservazione sulla base dei vincoli di legge o di regolamento che si applicano alle diverse tipologie documentarie, delle esigenze pratiche degli uffici e della rilevanza sotto il profilo culturale e storico di ciascuna unità

Piano di classificazione e conservazione La predisposizione di un buon piano di conservazione assume una rilevanza fondamentale per la tenuta dell’archivio digitale in quanto permette di produrre, in modo automatico, le proposte di scarto archivistico. Infatti, associando a ciascuna unità archivistica un termine, almeno teorico, per la conservazione, il sistema può produrre automaticamente, ad intervalli di tempo prestabiliti, una proposta di scarto da sottoporre alla valutazione del Responsabile della conservazione, il quale può approvarla o modificarla anche rinviando nel tempo, per un periodo comunque definito, la valutazione di talune unità archivistiche

Fase II, progetto archivio digitale Definizione di soluzioni organizzative, tecnologiche e archivistiche per la gestione informatica dei documenti, intesa come l’insieme delle regole che guidano la produzione dei documenti e delle attività finalizzate alla loro acquisizione, registrazione e archiviazione. 1. Stabilire i requisiti tecnologici e architetturali 2. Funzionalità di base del sistema di gestione informatica dei documenti (registrazione, classificazione e fascicolazione) 3. Stabile come archivi i documenti spediti e ricevuti tramite i vari sistemi (dalla posta elettronica fino a definire comportarsi con documenti su supporto cartaceo) 4. Definire la gestione dei flussi documentali elettronici 5. Manuale di gestione e formazione del personale

Il manuale di gestione E’ un documento di organizzazione la quale elaborazione compete al responsabile della gestione documentale. Regolamenta le attività istruzioni quindi per poter registrare, classificazione e archiviazione. Cosi si forma l’archivio in maniera uniforme e unitario. [Art. 5, DPCM 3/12/2013] –Manuale di gestione. Il manuale di gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi

Fase III, progetto archivio digitale Definizione di soluzioni organizzative, procedurali e tecnologiche per la conservazione digitale a lungo termine del patrimonio informativo e documentario archiviato nel sistema di gestione informatica dei documenti. § Bisogna assicurare che i documenti mantengano nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, intelligibilità, riservatezza, accessibilità e fruibilità. §Gli studi scientifici e gli ambiti operativi hanno individuato due strategia: EMULAZIONE E MIGRAZIONE. §Emulazione: prevede lo sviluppo di componenti hardware e software che simulino gli ambienti tecnologici utilizzati in fase di produzione degli oggetti digitali. §Migrazione: prevede la conversione degli oggetti digitali dai vecchi a ai nuovi ambienti operativi

Fase III, progetto archivio digitale Il modello conservativo italiano è indirizzato verso la migrazione ma entrambe le strategie presentano degli svantaggi. ØL’emulazione è diseconomica, ed è di difficile applicazione su oggetti particolari, come oggetti 3 D, segnali biometrici, ecc. ØLa migrazione rischia di far perdere all’oggetto digitale alcune funzionalità legata alla sua valenza giuridica (firma digitale).

Modello concettuale OAIS: descritto nello standard ISO 14721: 2012 Il modello concettuale OAIS (Reference Model for an Open Archive Information System) è stato sviluppato dalla Consulative Committee for Space Data System e approvato come standard ISO 14721 nel 2003. E’ stato aggiornato nel 2012. ØUn modello concettuale che non definisce dettagli operativi, ma concetti fondamentali di riferimento. ØFornisce le definizioni essenziali e restituisce una base terminologica ØE’ un modello aperto ØE’ applicabile ad oggetti digitali e non ØViene privilegiata la strategia di migrazione

Modello concettuale OAIS: descritto nello standard ISO 14721: 2012 Alla base del modello c’è la definizione di oggetto informativo che si compone del Data Object e la Rappresentation Information

Modello concettuale OAIS: descritto nello standard ISO 14721: 2012 Il modello di riferimento OAIS si sviluppa in tre parti: §la prima parte descrive l’ambiente esterno con il quale un archivio di tipo OAIS interagisce; §la seconda parte descrive le componenti funzionali, o i meccanismi interni, che insieme rispondono alle responsabilità relative alla conservazione; §la terza parte descrive gli oggetti informativi (information objects) che sono acquisiti, gestiti e messi a disposizione degli utenti. (Brian F. Lavoie, Il modello di riferimento per un Sistema informativo aperto per l’archiviazione, disponibile all’indirizzo: http: //www. soprintendenzaarchivisticatoscana. beniculturali. it/fileadmin/materiali/Lavoie__OAIS. pdf)

Modello concettuale OAIS: descritto nello standard ISO 14721: 2012 Il produttore invia un pacchetto di dati (SIP) all’archivio OAIS che sono analizzati per verificare il rispetto degli accordi stipulate con il soggetto produttore. Se accettati questi costituiscono la base di partenza per la creazione di pacchetti informative destinata alla conservazione a lungo termine (AIP). Il processo di conservazione si traduce in: Preparazione dell’ambiente operative e stipula del contratto di servizio (fase di pre-ingest) Creazione e versamento dei SIP nel Sistema di conservazione Verifica dei SIP e creazione degli AIP Conservazione degli AIP Accesso e fruizione del patrimonio informative documentario.

Modello concettuale OAIS: descritto nello standard ISO 14721: 2012 L’entità minima che viene scambiata tra soggetto produttore e conservatore è denominata Information Package che è composto da un contenuto informativo che rappresenta l’oggetto e le informazioni di conservazione dette Preservaton Description Information. Queste sono articolate in cinque sezioni: - Reference information - Context Information - Provenance information - Fixity information - Access rights information

OAIS e i conservatori IL CAD conferma i poteri di controllo del MIBACT sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Assegna al Responsabile della gestione documentale il compito di trasmettere al sistema di conservazione almeno una volta l’anno i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti conclusi Svincola i cittadine e le imprese dall’obbligo della tenuta dei documenti informatici che una PA o un gestore di servizi conserva per legge.

OAIS e i conservatori I conservatori possono essere pubblici o privati che richiedono l’accreditamento all’Agenzia per l’Italia Digitale. Devono garantire tutta una serie di prerequisiti specificati art. 24 del Regolamento e. IDAS e devono essere conformi al modello OAIS. Al momento le strutture sono una sessantina e solo 3 sono costituiti da enti pubblici. Ag. ID controlla i conservatori tramite un attenta vigilanza (certificazioni, visite ispettive, misure di valutazione interne ed esterne).