2me runion sur la Mutualisation des outils du

2éme réunion sur la Mutualisation des outils du suivi régional des parcours VAE Jeudi 14 janvier 2009 DGEFP - PARIS

Rappel du contexte • Plusieurs régions mettent en œuvre ou étudient le suivi des parcours VAE. • Des formes de mutualisation des outils mis en oeuvre sont possibles et pertinentes. • Une première réunion, le 6 octobre 2009 a montré l’intérêt des régions présentes poursuivre dans cette voie. • En invitant à cette 2éme réunion, l’équipe VAE de PACA souhaite aller plus loin sur des options concrètes.

Les trois mutualisations • M 1 : formalisation et partage des bonnes pratiques • M 2 : achats groupés de licences d’outils informatiques du marché • M 3 : production en commun d’outils informatiques libres au sein d’une forge en Open Source (Adullact). – M 3. 1 : achat de droits de propriété d’outils du marché – M 3. 2 : développement d’outils nouveaux en libre

Objectifs de la réunion • Partager l’état d’avancement des projets de Suivi des Parcours VAE à l’étude ou en cours dans les régions. • Faire un premier échange autour des outils et méthodes mis en œuvre ou envisagés. • Examiner les options de mutualisation d’outils et choisir une piste de travail.

Programme • 11 h-13 h : partage outils et pratiques – État des lieux des programmes de suivi des parcours VAE en cours ou à l’étude – Mise en commun des questions, outils et méthodes • 14 h-16 h : examen et choix des options de mutualisations – Solution achat commun de licences – Solution logiciels libres

Suivi régional des parcours VAE : partage des outils et pratiques

Les projets • Origine du projet – – Demande Besoins Contexte institutionnel Financement • Principes et contenus – Principes et contraintes – Objectifs • Partenaires et rôles – Certificateurs – Etat Région – Carifs

Les fonctions et leurs outils C. 1 Export 3. Transfert C. 2 Export 2. Harmonisation 1. Anonymisation C. 3 Export C. n Export 5. Base Régionale des parcours VAE 4. Exploitation des données et diffusion des résultats

Les fonctions C. 1 1. Anonymisation des fichiers VAE certificateurs – Transformer certaines données personnelles en un code indéchiffrable. Vérifier que ces données figurent dans chaque enregistrement et écarter les autres. C. 1 C. 2 C. 3 C. 1 2. Harmonisation des données des fichiers certificateurs – Harmoniser les rubriques des fichiers avec celles de la base commune. L’harmonisation est produite à l’aide d’un applicatif de mise en correspondance de chaque fichier avec la base. 3. Transfert des données vers la base commune. – Le certificateur génère une copie exportable de ses données. Celles-ci sont ensuite transférées à l’opérateur. 4. Exploitation des données et publication des résultats – La base est traitée à l’aide d’outils spécifiques. Les résultats sont diffusés généralement sur un site web à accès restreint de type Intranet. 5. Hébergement et Gestion de la base de données – Système de gestion de base de données supportant la base commune et les outils de traitement. et un serveur pour l’héberger

Les types d’outils • Anonymisation des fichiers VAE certificateurs – Applicatif de codage indépendant – Outil de codage intégré au progiciel • Harmonisation des données des fichiers certificateurs – Batch de correspondance par certificateur – Intégré au progiciel avec fichier de configuration • Transfert des données vers la base commune – Manuel : mail, ftp, extranet – Semi-automatique par connection directe avec le serveur • Exploitation des données et publication des résultats – Manuelle par scripts ou macros sur feuilles excel – Prétraitement par progiciel, publication sur extranet dédié • Hébergement et Gestion de la base de données – En local sur outils bureautique – Hébergement et traitement sur serveur externalisé

Facteurs de succès et points de vigilance • Support institutionnel • Relation avec les certificateurs • Définition des résultats attendus et des indicateurs pertinents • Choix du périmètre de la base • Contraintes : confidentialité, temps/certificateur, ressources opérateur (informatique) • Système technique : souplesse Vs intégration • Temps du projet : court terme, moyen terme

Mutualisation des outils : quelle option ?

Mutualisation : objectifs généraux • Réduire fortement le coût d’accès aux outils informatiques du projet • Ne pas payer plusieurs fois le même outil • Profiter tous des développements fait pour chacun • Partager les règles et pratiques d’usage. Apprendre ensemble.

Quelques conditions • Se mettre d’accord sur un cahier des charges type commun. • Choisir/développer ensemble la même base logicielle. – Avec des adaptations propres à chaque projet • Choisir le(s) même(s) prestataires. • Tenir compte des spécificités de chaque projet (temps, taille, objectifs. . )

Option 1 : mise en commun d’outils informatiques du marché • Contenu : – Achat groupé de licences d’outils informatiques du marché – Recrutement sur Cahier des charges commun de prestataires uniques pour toutes les régions adhérentes • Avantages : – Réduction importante des coûts d’équipement à prestations égales – Outils immédiatement disponibles • Conditions : – Tout développement futur est facturé par le prestataire – Pas de maîtrise sur les versions futures

Option 1 Simulation budgétaire : année 1 • Exemple 1 : grosse région (10 valideurs), système d’export semi-automatique. – Coût actuel : 21 400 € HT – Coût après mutualisation : 12 400 € HT – Maintenance : 3 800 € HT / an • Exemple 2 : région moyenne (6 valideurs), système d’export semi-automatique. – Coût actuel : 19 200 € HT – Coût après mutualisation : 9 100 € HT – Maintenance : 2 500 € HT Pour un nombre minimum de 4 à 5 régions adoptant le même système.

Option 2 : production commune d’outils logiciels libres • Contenu – Produire de manière collaborative les outils logiciels nécessaires au Suivi des Parcours VAE – Les rendre accessibles à tous pour utilisation, compléments et améliorations (logiciels libres) • Avantages – Coûts d’achat nul après développement. – Amélioration continue des logiciels par communauté de développement • Conditions – Compétences informatiques en régions – Accompagnement du processus (exemple : Adullact)

Option 2 : exemple de l’accompagnement par Adullact • Qui est Adullact ? – Objectif : aider les collectivités territoriales, des administrations à de développer, mutualiser et maintenir un patrimoine commun de logiciels libres utiles aux missions de service public. – Création en 2002. Président François Elie (auteur de plusieurs ouvrages sur les logiciels libres). – 188 adhérents dont 142 collectivités territoriales et administrations publiques. (dont 11 Régions. Nombreuses villes, agglomérations, conseils régionaux. Service d’information du Gouvernement). – Structures : Adullact : association, Adulact. net : plate-forme de développement coopétarif. Adullact Projet : SCIC de développement de logiciels libres. – Exemples de projets : Maarch (gestion documentaire), I. Parapheur (signature de documents électronique), Web r. Sa (gestion dun RSA pour les départements.

Option 2 : fonctionnement de l’accompagnement • Conception : – création d’un Groupe de Travail Coopératif qui élabore le cahier des charges assisté par un chargé de mission d’Adullact. – Adullact rédige le cahier des charges fonctionnel et technique des logiciels en projet. • Développement – pris en charge par Adullact-projet sous la supervision du groupe de travail et confié sur devis à des prestataires sous-traitants répertoriés. – financement est assuré par la coopérative Adullact au moyen de fonds propres, de crédits bancaires et de contributions des collectivités parties prenantes au projet • La maintenance. – contrat entre Adullact et chacun des utilisateurs des logiciels. Maintenance corrective et évolutive. – financement par chaque collectivité utilisatrice avec aménagement suivant l’antériorité. • Statut libre des logiciels. – les logiciels produits par la « forge » et leurs sources de programmation sont des logiciels « libres » utilisables gratuitement par simple téléchargement. – la communauté des développeurs peut intervenir pour modifier et améliorer le logiciel.

Option 2 : simulation budgétaire • Estimation avec une réduction arythmétique Nombre de projets Montant initial Maintenance 1ére Maintenance année n 1 60 000 40 000 24 000 10 000 6 000 4 000 3 20 000 13 333 8 000 3 333 2 000 1 333 4 15 000 10 000 6 000 2 500 1 000 5 12 000 8 000 4 800 2 000 1 200 800

Option 2 : développer ou acheter ? • Choix entre développement à partir de zéro « page blanche » ou • Migration vers un statut libre d’un logiciel existant (exemple : Xadia) – Indemnisation du propriétaire de la solution – Le logiciel devient libre

Option 2 : quel traitement pour les projets à statut différents ? • Projets déjà équipés ou en passe de l’être – Peuvent participer à la phase de conception – Peuvent proposer le développement d’outils complémentaires des leurs – Profitent des réductions de maintenance si leur outil est retenu dans la mutualisation • En réflexion sur des cahiers des charges ou simplement interressés – Peuvent participer à la phase de conception en orientant le produit final – Co-financent le développement – Peuvent être exonérés de maintenance pendant quelques années • Rejoignent le dispositif après le développement – Profitent de l’outil déjà développé – Possibilité de verser un droit d’entrée