1 Temas a tratar Metiendo datos 2 Como

1 Temas a tratar • Metiendo datos. (2) • Como reservar un documento que no queremos que aparezca en informes. (3) • Metiendo datos de forma eficaz. (4 -5) • Búsquedas: – – • • • Modo simple 6) Lista de documentos y listas filtradas. (7 -8) Vínculos a documentos(9 -10) Informes – Incluir el nombre del centro. (11 -12) – Personalizar los pies de página (13) – Incluir el logo del centro(14) – Definir a quien debemos repartir los documentos(15 -16) – Informes personalizados(17 -20) Códigos duplicados (21 -22) Gestión documental

2 Adelante Atrás Documento nuevo ¿Dónde estamos?

Si queremos que un documento no aparezca en los informes, debemos quitar esta marca. (Por defecto, aparece la marca) Gestión documental 3

4 Para que todo vaya bien, estas listas deben estar cerradas. En ellas aparecerán los Responsables, ubicaciones, fechas y soportes, pero no se podrán cambiar. El ordenador entiende que “Director” o “Dirección” son dos responsables diferentes. ¿Pero, si queremos cambiar los datos? Gestión documental

5 Haz clic en “Cambios internos” y… Elige la lista que necesites. Podemos cambiar lo queramos… Y también crear datos nuevos. Gestión documental

6 Este cuadro es especial. No sirve para meter datos, sino para, mediante el código, encontrar el documento queramos. Gestión documental

En vez de ver los documentos uno a uno, tenemos otra opción: Verlos en forma de lista Podemos elegir ver las listas organizadas por a quien se debe repartir el documento y, también crear informes. 7

Tenemos un set de botones para ordenar y/o filtrar El que más me gusta es este: “Filtro por selección” Si queremos editar los datos de un documento en concreto, elegimos el botón de la izquierda Gestión documental 8

9 Un dato especial es el llamado “Documento”. En este cuadro, en vez de escribir nada, crearemos un vínculo al documento en sí. Para ello, el programa nos ofrece un menú especial Al hacer clic, nos aclara como entrar en dicho menú Gestión documental

10 Aparecen las carpetas de nuestro ordenador y nos da la opción de elegir el documento queremos vincular. Hay que tener en cuenta que los vínculos se rompen si cambiamos algo de sitio, sea el documento o la base de datos. Gestión documental

Tenemos una opción para incluir de una sola vez el nombre del centro en todos los informes. ¿Cómo? Menú principal. Cambios internos Pies de página Gestión documental 11

12 Introduce aquí el nombre Gestión documental

13 Los puedes cambiar aquí Gestión documental

14 Introduce aquí el logo Deberás tener la imagen abierta y poder “copiar imagen” (Ábrela con el navegador) Y después pegarla con CTRL+V Gestión documental

Reparto de documentos (personalizar los cargos) Como veréis, los cargos a quien se debe repartir el documento nos Aparecen ya definidos y, seguramente, nos gustaría personalizarlos y Adecuarlos a nuestro centro. Existe una lista especial para conseguirlo: Haz los cambios aquí: Gestión documental 15

Reparto de documentos (personalizar los cargos) Haz los cambios aquí: Gestión documental 16

Informes personalizados (Lista de documentos) Además de los informes, se pueden crear a partir de “Lista de documentos”. Para ello, Estarán en “Archivo” Gestión documental necesitamos estos botones. o si tenemos 2007 en este botón: 17

Informes personalizados (Lista de documentos) Un ejemplo He creado un filtro por un proceso concreto y, además, lo he ordenado por fecha. Mediante el botón de vista preliminar conseguimos este informe: Gestión documental 18

Título personalizado Podemos cambiar el título del informe utilizando este botón Mediante el botón de vista preliminar conseguimos el informe con el título que hemos elegido. Gestión documental 19

Convertír informe en archivo Si queremos mandar un informe por correo electrónico, necesitaremos convertirlo a pdf En Access 2007 lo tenemos fácil con el botón En versiones anteriores, necesitaremos un programa como “pdf creator” Gestión documental 20

• Cuando el código está duplicado – Hay veces que al meter un código, nos aparece un mensaje extraño y no nos deja guardar nada. – Normalmente suele ser que intentamos meter un código ya utilizado – Para comprobar los códigos y poder decidir que hacer podemos entrar en la tabla general. Gestión documental 21

• Tenemos el acceso a la tabla desde aquí: Gestión documental 22