Virksomhetsrapport januar 2020 Mlekort 2020 Januar Faktisk Sikker

Virksomhetsrapport januar 2020

Målekort 2020 Januar Faktisk Sikker og stabil drift Løpende driftskvalitet - driftskalender Måloppnåelse Mål Hittil i år Faktisk Måloppnåelse Mål Året Estimat 25 28 28 28 Tilgjengelighet for brukere 99, 97% 99, 00% Antall kritiske hendelser 136, 0% 0% Levere til regionale prosjekter Levert kapasitet iht. bestilling 92, 0% 98, 0% Prioritere tjenestebestillinger Leveranser iht. avtalt dato med kunde og forbedre leveransepresisjon 42, 0% 60, 0% -1, 4% -2, 5% -30, 0% 5, 3 5, 0 Redusere åpne saker Brukertilfredshet Effektivisere driften Kundetilfredshet Rapporteres per 2. tertial >=4, 1 Kvalitet på leveranse Rapporteres tertialvis >=3, 7 Leveransevolum Nullpunktsmåling i 2020 Økonomisk resultat (inkl. Forsyningssenteret) 22 MNOK 12 MNOK 100 MNOK Investering 57 MNOK 106 MNOK 984 MNOK 1 582 1 506 1 582 1 623 4, 4% 5, 5% 97, 3% 97, 0% 3, 7%/1213 3, 0%/1171 3, 7%/1213 3, 0 %/1171 3, 0% /1171 Administrasjonseffektivitet Brutto månedsverk IKT-kostnad per ansatt Sykefravær (per desember) Logistikktjenester Leveransepresisjon Forsyningssenteret HR-tjenester Kostnadseffektivitet lønnsproduksjon Rapporteres årlig 1 506 Rapporteres årlig 2

Målekort - avviks- og endringskommentarer Driftskalender - grønne dager per HF Ingen helseforetakene nådde målet om 28 grønne dager i januar. Flere regionale tjenester hatt utfall og dette har påvirket flere helseforetak samtidig. Noen tjenester som har vært stabile over lang tid hatt flere utfall i januar enn hele 2019 totalt. Se for øvrig forklaring under for kritiske hendelser. Antall kritiske hendelser Det har vært betydelig flere kritiske hendelser i januar sammenlignet med samme periode i 2019. Hendelsene har ulike rotårsaker. Flere av hendelsene skyldes eksterne forhold, som for eksempel flere nettverksfeil ved Vestre Viken HF som følge av graveskader. Et antall hendelser er knyttet til eldre (End-of-life) utstyr, bl. a. alarmsystemer ved Sørlandet sykehus HF. Endring av kommunenumre i forbindelse med kommune- og fylkessammenslåing per 1. januar 2020 medførte oppdateringer for et stort antall pasientjournaler i flere ulike applikasjoner, og unormalt høy trafikk og belastning på flere integrasjoner og forårsaket kritiske hendelser. Generelt følges de kritiske hendelsene tett opp gjennom driftsprosessene i Sykehuspartner HF, både internt og mot leverandører. Levert kapasitet iht. bestilling Beregningsmåten av måltall er endret fra 2019. Tallet vil derfor være lavere, selv om den reelle situasjonen er uendret. For januar er behovet 127 FTE og det mangler tildelte ressurser på 13 FTE, som utgjør ca. 10 % av behovet. Sykehuspartner HF jobber aktivt for å erstatte innleide konsulenter med interne. Program for Regional klinisk løsning og Regional IKT forskning melder gult på ressurser da det mangler nøkkelkompetanse på visse områder. Sykehuspartner HF jobber for å øke kapasitet, med fokus på rekrutterings-/innleieprosesser for å imøtekomme behovene. Det vil likevel ta tid å nå ønsket effekt. Leveranser iht. avtalt dato med kunde Totalt 59 leveranser hadde avtalt leveransedato i januar, og 25 av disse ble levert innen avtalt dato. Dette gir en leveransepresisjon fra 43 % i desember til 42 % i januar. Forsinkelser eller replanlegging er i hovedsak knyttet til kapasitetsutfordringer og forsinkelser hos Sykehuspartner, samt manglende avklaringer/tilbakemeldinger fra kunde. Det forventes at iverksatte tiltak knyttet til leveranseoppdragsprosessen fortsetter å bidra positivt, selv om det tar tid før nye rutiner setter seg. Ettersom det vil kunne være etterregistreringer kan historiske tall endre seg. Redusere åpne saker Antall åpne saker er redusert med 19 fra baseline per 31. desember 2019, en reduksjon på 1, 4 %, mot et målkrav på - 2, 5 % for januar. Forsterket innsats for å redusere åpne leveranseoppdrag gjennomføres første halvår, og forventes å bidra til en større reduksjon i antall åpne saker. 3

Målekort – definisjoner Løpende driftskvalitet driftskalender Tilgjengelighet for brukere Antall kritiske hendelser Levert kapasitet iht. bestilling Leveranser iht. avtalt dato med kunde Redusere åpne saker Brukertilfredshet Rullerende tre måneders gjennomsnitt av antall grønne dager* for alle større helseforetak* Grønne dager: ingen 1 A [Kritisk (1) hastesak (A)] eller 2 A hendelser. Inkluderer ikke eksterne hendelser der Sykehuspartner ikke har driftsansvar. 100% = total kalendertid fratrukket avtalte vedlikeholdsvinduer. Tilgjengelighet = (total oppetid – samlet nedetid) / total oppetid. Antall kritikalitet 1 tjenester * 60 min*24 t*365 dager/12 = snitt antall minutter oppetid pr mnd – registrert nedetid fra 1 A hendelser. Antall hendelser kategorisert som 1 A i henhold til "Service Level Agreement" (SLA) mellom Sykehuspartner HF og helseforetak. Inkluderer også eksterne hendelser. Prosentvis endring fra 2019 Tildelte ressurser iht. bestilte ressurser med tre måneders forutsigbarhet (interne og eksterne) gjennom Sykehuspartner HFs ressurskapasitet. Måles glidende siste tre måneder. Alle leveranser (SLA+TE) hvor dato er avtalt med kunde. Andel leveranser levert i henhold til avtalt leveransedato. Avtalt leveransedato er den dato som til enhver tid er sist avtalt med kunde. Redusere åpne leveranser (SLA +TE). Inkluderer leveranser satt på vent. Baseline er 1 329 åpne saker per. 31. desember 2019. Økonomisk resultat Spørreundersøkelsen "Temperaturmåling" svar på spørsmål 3 "Totalt sett, hvor fornøyd er du med. . ". Gjelder samlet for IKT og HRØR Måling av kundetilfredshet for alle kunder, rettet mot de øverste ledelsesnivåene. Måles 2 ganger pr år. Siste måling inkluderes. Spørsmål 9 vedr. totalopplevelse rapporteres Tilfredshetsmåling per kundeinitierte leveranseoppdrag (tjenesteendringer). Skala: 1 -6 Andel timer brukt på kundeinitierte leveranseoppdrag (TE)+ SLA i % av totalt timeforbruk i Sykehuspartner HF. Totalt antall timer brukt på leveranseoppdrag (tjenesteendringer + SLA). Bokført resultat for inneværende måned og hittil i år, inkludert Forsyningssenteret. Investering Bokførte investeringer for inneværende måned og hittil i år. Kundetilfredshet Kvalitet på leveranse Leveransevolum Administrasjonseffektivitet Brutto månedsverk IKT-kostnad per ansatt Sykefravær (per desember) Leveransepresisjon Forsyningssenteret Kostnadseffektivitet lønnsproduksjon Andel interntid av totaltid for alle ansatte. Total kapasitet = totalt antall timer for alle ansatte i Sykehuspartner. Administrasjon = interntid, basert på budsjettunderlag for den enkelte organisasjonsenhet All arbeidstid som er utbetalt omgjort til månedsverk. Alle som har mottatt lønn ligger inne i dette tallet. Dvs. faste ansatte, vikarer, engasjement, ansatte som har permisjon med lønn, utvida arbeidstid leger, timelønn/merarbeid, overtid, og innleid arbeidskraft. Inkluderer ikke personer som har permisjon uten lønn. + konsulenter. På «hittil i år» og «mål for året» er det benyttet snitt brutto månedsverk. IKT-kostnader i Sykehuspartner HF med unntak av varekostnad og HR- og logistikkområdet. Prognose for antall lønns- og trekkoppgaver (LTO) for budsjett 2020 brukes i grunnlaget. «Fravær fra lønnet arbeid på grunn av sykdom» ref. www. ssb. no Andel varer levert i rett tid fra Helse Sør-Øst Forsyningssenter 4 Antall lønns- og trekkoppgaver per årsverk i lønnsproduksjon, måles årlig. Baseline er 1 138 per 31. desember 2019.

Sykehuspartner HF Sikker og stabil drift Mål Løpende driftskvalitet - driftskalender Antall kritiske hendelser Regionale prosjekter Levert kapasitet iht. bestilling Prioritering av tjenestebestillinger og Leveranser iht. avtalt dato med kunde leveransepresisjon * GUL GRØNN 27 dager >=28 dager 99, 0% <98, 0% >=98, 0% - <98, 5% >=98, 5% 0, 0% >20, 0% <=20, 0% - >0, 0% <=0, 0% 98, 0% <90, 0% >=90, 0% - <95, 0% >=95, 0% 60, 0% <55, 0% >=55, 0% - <60, 0% >=60, 0% <-20, 0%*(periode/12) >=-20, 0%*(periode/12) – <-30, 0%*(periode/12) >=-30, 0%*(periode/12) -30, 0% Brukertilfredshet 5, 0 <4, 5 >=4, 5 - <5, 0 >=5, 0 Kundetilfredshet 4, 1 <3, 0 >=3, 0 - <3, 5 >=3, 5 Kvalitet på leveranse Effektivisere driften RØD <27 dager 28 Tilgjengelighet for brukere Redusere åpne saker Grenseverdier 3, 7 Leveransevolum Økonomisk resultat (inkl. Forsyningssenteret) Investering Defineres ut i fra nullpunktsmåling 100 Skjønn 984 Administrasjonseffektivitet 12, 0% Brutto månedsverk 1 623 IKT-kostnad per ansatt Skjønn >15, 0% Logistikktjenester Leveransepresisjon Forsyningssenteret HR-tjenester Kostnadseffektivitet lønnsproduksjon <=12, 0% Skjønn 40 550 kroner Sykefravær (per desember) <=15, 0% - >12, 0% Skjønn 5, 5% >6, 0% <=6, 0% - >5, 5% <=5, 5% 97, 0% 3 % økning fra 2019 = 1172 <92, 0% >=92, 0% - <95, 0% >=95, 0% <1, 0% >=1, 0% - <3, 0% >=3, 0% * 5

Regnskap Sykehuspartner HF januar Oppsummering: *) Inkluderer ikke Forsyningssenteret **) Avvik på pensjonskostnader mot budsjett Lavere personalkostnader og redusert nivå på ekstern bistand gir et positivt avvik på 9 MNOK i perioden i henhold til plan. For å unngå for høy inngangsfart i 2020 har vi bevisst holdt igjen en reserve på områdene rekruttering og ekstern innleie. Det skal gjennomføres en gjennomgang av bemanningsplaner på tvers av virksomhetsområdene, og reserven skal sikre at vi har tilgjengelige midler til å gjennomføre nødvendige tiltak. • Driftsinntekter: Uvesentlige avvik i januar • Konsulentinntekt og aktiverbare timer: Negativt avvik innen konsulentinntekter og aktiverbare timer som utgjør 4 MNOK i perioden. • Lønnskostnadene: 5 MNOK lavere enn budsjett. Det positive avviket skyldes færre ansatte, lave overtidskostnader og høye refusjoner for sykefravær • Avskrivingene: I tråd med budsjett og viser totalt et negativt avvik på 1 MNOK i perioden. Den negative avviket er knyttet til kundetjenesten Infrastrukturplattform som hadde høyere investeringer i Q 4 2019 enn forutsatt i budsjett • Avtalekostnaden: I tråd med budsjett og viser totalt et positivt avvik på 1 MNOK i perioden • Ekstern bistand: Lave kostnader gir positivt avvik på 7 MNOK. • Andre driftskostnader: Ingen vesentlige avvik

Investeringer Sykehuspartner HF januar *) (I) Oppsummering: Investeringer per januar er 57 MNOK mot budsjett på 106 MNOK, altså et avvik på 49 MNOK. Mindreforbruket fordeler seg på alle områder bortsett fra «Lokalt finansierte IKT-investeringer» . Det forventes at dette hentes inn i løpet av året. * Budsjett for Sykehuspartner HF fra OBD på 984 MNOK er eksklusiv prosjektene «Regional forbedring» og «Overført fra Regional IKT»

Investeringer Sykehuspartner HF januar (II) • STIM: Lavere nivå enn budsjettert i januar skyldes periodisering av anskaffelser. • Sikker og stabil drift: Lavere nivå enn budsjettert i januar skyldes periodisering av anskaffelser. • Sikkerhetstiltak (inkl ISOP): Hovedforklaringen til avvik på 5 MNOK skyldes periodisering av anskaffelser for operativ sikkerhet. Programmet ISOP utgjør 6, 5 MNOK som er 0, 5 lavere nivå enn periodisert pr januar. Lavere nivå enn budsjettert i januar skyldes periodisering av anskaffelser. • Forvaltning av kundetjenestene: I januar er det 6 investeringsprosjekter som er videreført fra 2019. Det er foreløpig ikke startet opp nye prosjekter i 2020. • Automatisering og effektivisering: I januar er det 7 investeringsprosjekter som er videreført fra 2019. Det er foreløpig ikke startet opp nye prosjekter i 2020. • Utstyrsforvaltning (periferiutstyr): Det er levert periferiutstyr for 1 MNOK i januar som var bestilt i 2019. Leveranser fra ny leverandør for finansiell leasing er ikke startet pr januar. • Infrastruktur i Regional IKT: Pr januar er det i 2020 ikke levert infrastruktur til Regional IKT. • Rettsmedisinske fag OUS: Investeringsprosjekt styrt av OUS. • Overført anlegg fra Regional IKT: Pr januar er det i 2020 ikke overført anlegg fra HSØ. • Lokalt finansierte IKT-investeringer: Investeringsrammer som styres av de ulike foretakene.

Helse Sør-Øst Forsyningssenter januar Oppsummering: • Driftsinntekter: Over budsjett for januar, kan sees i sammenheng med noe lavere omsetning enn forventet i desember • Annen inntekt: Likviditetstilskudd fra Helse Sør –Øst og tilsvarer budsjett. • Varekostnad: Varekost er tilnærmet lik varesalg da varer selges til kostpris. • Andre driftskostnader: Andre driftskostnader må sees i sammenheng med driftsinntekter. Forventet andel logistikk-kostnad i henhold til budsjett med 12, 5 %, faktisk hittil i år er 11, 8 %. 9

Sykehuspartner HF inkludert Forsyningssenteret Helse Sør-Øst januar * Avvik på pensjonskostnader mot budsjett

Driftskalender Ingen helseforetak hadde 28 grønne dager i januar. 11

Kritiske hendelser Målet for perioden er ikke nådd. Tiltak: Proaktive tiltak: • Tydeligere krav til forberedelse av endringer inn i produksjon fra prosjekter og forvaltning • Økt involvering og ansvarliggjøring av leverandører i livsyklushåndtering av infrastruktur og programvareløsninger • Økt fokus på datakvalitet i saksbehandlingsverktøy Reaktive tiltak: • Økt fokus på tiltaksoppfølging etter uønskede driftshendelser • Videreføring av Lean metodikk for kontinuerlig forbedring 12

Avvikshåndtering i januar I januar var det en økning fra forrige måned i antall innmeldte avvik. Sykehuspartner HF arbeider aktivt med meldekultur, både i egen virksomhet og i samarbeid med helseforetakene. I 2020 vil oppmerksomheten rettes mot oppfølging og støtte for raskere håndtering av avvikene, samt videreutvikling av verktøystøtte. 13

Program STIM – januar 2020 Positiv/negativ trend Endring siden forrige rapportering # Kommentar til overordnet status – programnivå Per januar er prosjektene Mobilitetsplattform, Regional Citrix-plattform, Regional telekomplattform og Trådløst nettverk i hovedsak i henhold til plan. Prosjekt Windows 10 er vesentlig forsinket. Den omfattende volumøkningen som var planlagt rundt årsskiftet er ikke oppnådd. Hovedårsaken er applikasjonsporteføljens omfang, kompleksitet og uensartede beskaffenhet. Volumutrulling forutsetter tiltak hos Sykehuspartner HF og hos helseforetakene. Windows 10 utrulling og pilotering pågår ved seks helseforetak iht. plan. Replanlegging, der variasjon i foretakenes portefølje hensyntas på en bedre måte, pågår. Prosjekt Sikkerhetssone privilegert tilgangsstyring er forsinket grunnet behov for utvikling og tilpasninger for ISOP-leveransene som skal ta sonen i bruk. Ferdigstilling og etablering av forvaltning pågår. Utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for de sentrale moderniseringsprosjektene Innføring kryptert stamnett, Modernisering av nettverk og Felles plattform pågår, og planlegges lagt fram for godkjenning i 1. tertial 2020. Felles plattform var planlagt fram tidlig i tertialet, og er forsinket i forhold til dette. Første bestilling for kjøp av kryptert stamnett som en tjeneste fra Norsk Helsenett SF er forberedt. Mobile enheter i pasientbehandlingen, Testplattform, Tjenestemigrering og Felles driftsmodell er i konseptfase iht. STIM leveranseplan 2020. 1 Forsinket etablering av ny regional sikkerhetsarkitektur. Tiltak: Gjennomføre prosjekt sikkerhetssone. Implementere sonemodell og AD-struktur (katalogtjeneste). Drift og forvaltning iht nye prosesser. 2 Tidkrevende beslutningsprosesser slik at moderniseringen ikke får planlagt fremdrift. Tiltak: Sikre rettidige og gode beslutningsunderlag. Tidlig forankring med beslutningstakerne. Fremme forslag om forenklinger i beslutningsprosess. 3 Utilstrekkelig gjennomføringsevne (kompetanse og kapasitet). Tiltak: Sikre tilgang på ressurser, også ved bruk av markedet. Etablere forpliktende bemanningsplan. 4 Manglende enighet sentrale tiltak i moderniseringen. Tiltak: God faglig kvalitet i arbeidet. Tydelighet fra ledelse på alle nivå og ryddige, involverende prosesser. Eskalering ved behov. 5 Forsinket oppgradering til Windows 10. Tiltak: Følge opp pågående utrulling og revidere plan. Bidra i initiativ for standardisering og sanering av applikasjoner. Holde fast ved redusert omfang. Sørge for riktig prosjektbemanning. Eksterne avhengigheter til Sykehuspartner HF 1. 2. 3. 4. Utviklingsplaner og behov i helseforetakene. Tiltak/leveranser fra/til program Regional klinisk løsning og andre regionale programmer. Radiologi og multimediearkiv skal leveres på felles plattform. Tiltak/leveranser fra/til Sykehusbygg HF. Mest kritiske risikoer 5 2 5 3 *Ikke styregodkjent 1 4

Avviks- og endringskommentarer program STIM PROSJEKT AVVIK TILTAK Windows 10 • Prosjektet er vesentlig forsinket. Den omfattende volumøkningen som var planlagt rundt årsskiftet er ikke oppnådd. Hovedutfordringen for prosjektet er at applikasjonsporteføljen har stort omfang, ikke er standardisert og har en stor andel som ikke er Windows 10 -kompatibel. Utrullingsmetodikk i parallell på helseforetakene med utgangspunkt i Helse Sør-Østs applikasjonsportefølje har ikke fungert grunnet vesentlig større variasjon og kompleksitet på tvers av helseforetakene enn forutsatt. Utrulling basert på et Helse Sør-Øst volum treffer ikke på foretaksnivå, og det har medført at volum av oppgraderte klienter er mindre enn planlagt. 80% av applikasjonene er installert på færre enn 30 klienter. Økning i oppgavemengde relatert til applikasjonsporteføljen medfører behov for oppbemanning av prosjektet med flere applikasjonspakkere og tekniske ressurser enn planlagt. Ikke-Windows 10 kompatible applikasjoner hindrer oppstart av utrulling av høyt volum. • • Feil og problemer med etablering av PKI-løsning, samt begrenset tilgang til ressurser, har forsinket leveranse av servere og støttesystemer. Mangelfull kapasitet i linjen til å utstede PKI-sertifikater. Kapasitet og kompetanse i forvaltningsorganisasjonen i linjen til å ivareta drift og forvaltning av prosjektleveransene. • • • Sikkerhetssone • • • • Felles plattform • Beslutningsgrunnlaget blir ferdigstilt senere enn planlagt. • • Prosjektledelsen er styrket. Replanlegging pågår. Ny plan vil ivareta en helseforetak-til-helseforetak tilnærming, der variasjoner i helseforetakenes portefølje hensyntas på en bedre måte. Oppbemanning av applikasjonspakkere og tekniske ressurser i henhold til behov. Reduksjon av bemanning innen andre områder i tråd med ny plan. Gjennomføre oppgradering av applikasjoner som er kritisk viktig for å få volum i utrullingen. Arbeidet er prosjektorganisert i linjen. Gjennomføre frys for applikasjoner puljefremføring. Styrking av mottaksorganisasjonen i helseforetakene og samarbeid om avklaringer vedrørende standardisering og sanering av applikasjoner, der applikasjonsansvarlige i linjen tar ansvaret for avklaringene. Fatte nødvendige beslutninger på teknisk løsning som hindrer oppstart av utrulling ved Oslo universitetssykehus HF og Akershus universitetssykehus HF. Ferdigstille teknisk plattform og grunnlag for utrulling ved Sykehuset i Østfold HF. Tett samarbeid med ISOP og prosjektene Privilegert tilgangsstyring (PAM) og styrket autentisering (SA) for å sikre at test- og produksjonsmiljøene i Sikker sone dekker prosjektenes behov når leveransene kommer. Etablert PKI-løsningen. Tiltak for å øke kapasitet for utstedelse av sertifikater samt dialog mellom prosjekt og forvaltningsorganisasjon om behov for dedikerte driftsressurser. PAM har testet løsninger og disse har vist seg avhengig av alle støttesystemer og redundans før PAM-løsningen kan verifiseres. Igangsatt arbeid med å dokumentere nye rutiner for sikkerhetssone. Opplæring av ressurser i ny driftsmetodikk/rutiner prioriteres. Ferdigstille vurderingene av alternativene. Avklare avhengighetene til prosjekt radiologiløsning og multimediearkiv, hvilke deler av felles plattform som må etableres på kort sikt og hvilke deler av felles plattform som kan løses i et noe lengre perspektiv.

Leveranser program STIM PROSJEKT GJENNOMFØRT KOMMENDE Mobilitetsplattform Avklart med helseforetakene at det er foretakseide enheter som skal innrulleres. • Produksjonssetting for Sykehuset Sørlandet HF. Mindre restanser lukkes i løpet av End life support- perioden. • Regional telekomplattform Terminalstrategien godkjent i styringsgruppen. • Installasjon av faste telefoner på Bygg 1 Ullevål, som blir stående parallelt med eksiterende telefoner. Nye telefoner testes slik at alt er klargjort til omruting av anrop fra gammel til ny løsning. Sikkerhetssone Avklart behov for tilpasninger/utvikling av sikkerhetssonen for leveransene fra ISOP. Tiltak for å styrke drifts- og forvaltningsorganisasjonen. • Etablere ordinær drift av plattformen med dedikert driftsteam. Vurdere behov for skalering til 24/7. Levere privilegert tilgangsstyring i februar. Gjennomført utrulling iht plan. • Regional Citrix-plattform Trådløst nett • • • Windows 10 utrulling og pilotering pågår ved seks helseforetak iht. plan. Behov for tekniske avklaringer for utrullingen ved Akershus universitetssykehus HF og Oslo universitetssykehus HF er fulgt opp overfor ansvarlige i linjen og respektive helseforetak. • • Arbeid med fysisk installasjon og konfigurering av mobilitetsplattform i to datasenter og innsamling av Serie/IMEI nummere hos Sunnaas sykehus og Sykehuspartner HF. Penetrasjonstest av de nye miljøene i henhold til pålegg etter risiko og sårbarhetsanalyser. Avklare eierskap av prosess med e-post til private enheter. Produksjonssetting for Vestre Viken HF, overlevering av Regional Citrix-plattform på Sykehuset Sørlandet HF, brukertesting for Sykehuset i Vestfold HF og Sykehuset i Telemark HF. Design, risiko og sårbarhetsanalyse for test fra SIKT-klienter mot tjenester i testsenter Sykehuset i Østfold HF. Implementering på Bærum og Kongsberg sykehus, samt Sykehuset Sørlandet HF og Sykehuset Telemark HF. Montere og aktivere aksesspunkt Oslo Universitetssykehus HF. Cirka 700 aksesspunkt gjenstår i 2020. Oppstart design for Gjøvik sykehus og levere sluttrapport for Sunnaas Sykehus HF. Utrulling ved Vestre Viken HF, Sørlandet Sykehus HF, Sykehuset Innlandet HF, Sunnaas sykehus HF, Helse Sør-Øst RHF og Sykehuspartner HF. Beslutte teknisk plattform og grunnlag for utrulling ved Sykehuset i Østfold HF, og beslutte teknisk løsning for Oslo universitetssykehus HF og Akershus universitetssykehus HF. Replanlegge oppgradering basert på ren applikasjonsdrevet utrulling. Videreføre arbeid med ikke-kompatible applikasjoner som hindrer prosjektets fremdrift.

Leveranser program STIM PROSJEKT GJENNOMFØRT KOMMENDE Felles plattform Prosjektet har gjort en overordnet vurdering av hvordan dagens plattformer i kombinasjon med nyutvikling og skytjenester samlet vil kunne utgjøre felles plattform på en måte som tilfredsstiller krav til sikkerhet, kapasitet og fremtidsrettet forvaltning. Det er utviklet tre alternativer for utvikling og etablering av felles plattform; (1) Bygging i egen regi med innleie av ressurser, (2) Anskaffelse av en arbeidspakke i markedet der leverandøren stiller med kompetanse og kapasitet samt deler risiko og (3) En kombinasjon av bygging i egen regi og anskaffelse i markedet. Alternativene baseres på videreutvikling av konseptet for sikkerhetssone og at ny sonemodell og katalogtjenester (AD-struktur) implementeres. Prosjektet oppsummerer arbeidet med vurderinger av dagens plattformer. Videre arbeid foretas i linjen. Konkretisere et alternativ som kombinerer bygging i egen regi av behov som må løses på kort sikt, og utarbeidelse av et konkurransegrunnlag for anskaffelse i markedet for videre utvikling av felles plattform. Legge fram plan for beslutnings- og gjennomføringsprosess for prosjekt Felles plattform. Fremtidig driftsmodell Mandat er ferdigstilt, men koordineres med nytt strategisk initiativ for å definere Sykehuspartner HFs kjernevirksomhet og –kompetanse. Forberede fremleggelse av mandat for STIM programstyringsgruppe. Katalogtjenester (ADstruktur) Forslag til ny regional AD struktur er ferdigstilt. Designdokument er utarbeidet og må avstemmes mot Regional IAM i ISOP før designet kan aksepteres. ROS, forankring og godkjenning vil følge deretter. Avklaring av krav som kan bli utledet av ny sikkerhetslov og krav til beredskap/ «lokal overlevelse» pågår. Avstemning med ISOP og HSØ IAM strategi og målbilde. Avstemningsmøter med ISOP prosjektene, HSØ arkitektur og STIM for å definere AD sin rolle i IAM målbildet, samt migreringsplaner for å komme til målbildet for IAM. Innføring kryptert stamnett Utarbeidelse av beslutningsdokumentasjon til gjennomføringsfasen (BP 3). Søke tilslutning til BP 3 faseovergang, med første bestilling for kjøp av dette som en tjeneste fra Norsk Helsenett SF. Mobilitet – mobile enheter til støtte i pasientbehandlingen Mandat er utarbeidet. Fremlegge mandat for STIM programstyringsgruppe 05. 02. 20. Gjennomføre konseptfasen. Modernisering nettverk Utarbeidelse av beslutningsdokumentasjon til gjennomføringsfasen og forberede orientering om arbeidet i STIM programstyringsgruppe. Orientere om arbeidet i STIM programstyringsgruppe 05. 02. 20 og forberede fremleggelse av beslutningsgrunnlag for styret i Sykehuspartner HF.

1 8 Program ISOP – Januar 2020 Ansvarlig: Programeier Gro Jære Programleder Marianne Østvand Positiv/negativ trend Endring siden forrige rapportering Kommentar til overordnet status – programnivå # Program for styrket tilgangsstyring, informasjonssikkerhet og personvern (ISOP) har en portefølje på til sammen sju aktive prosjekter. Alle prosjekt er i gjennomføringsfase og skal avsluttes i løpet av 2020. 1 Avhengighet til leveranser fra andre prosjekter i regionen kan føre til at programmets leveranser blir forsinket, blir mer kostbare eller ikke spiller sammen med andre leveranser i regionen. Tiltak: Kartlagt og registrert avhengigheter. Videre kontinuerlig følge opp og fortløpende avdekke nye avhengigheter ved å ha regelmessig dialog med program og prosjekter. Opprettet samarbeidsarena med STIM og Program for Regional klinisk løsning (RKL) for å styrke kontrollen på avhengigheter mellom programmene. 2 Manglende eierskap til gevinster i linjeorganisasjonen kan føre til at nye løsninger ikke blir tatt i bruk eller blir omgått, som kan føre til at gevinster ikke blir realisert. Tiltak: Gevinster og gevinsteiere er identifisert, og ansvaret for gevinstene overlevert til dem. Deltar aktivt med realisering av gevinstene og forslag til KPI-er er overlevert. 3 Manglende linjeressurser til drift og forvaltning av leveransene fra ISOP kan føre til at prosjektene ikke har noen å levere til, det kan føre til forsinkelser og økt kostnad i prosjektene, samt driftsavvik og at gevinster ikke blir realisert. Tiltak: Programmet har styrket arbeidet innenfor endringsledelse for å bistå linjeorganisasjonen, spesielt innenfor IAM-område, slik at de forstår og er beredt til å ta imot leveransene fra ISOP. 4 NY: Manglende kapasitet i linjeorganisasjonen på sentrale fagområder kan føre til at lav deltakelse i prosjekt, som kan føre til forsinkelser på prosjektenes leveranser. Tiltak: Prosjektene og programmet melder inn behov, hjelper til med organisasjonsutvikling, effektivisering av arbeidsprosesser, og legger regelmessig frem forslag tiltak for å bedre ressurssituasjonen. Flere av prosjektene opplever forsinkelser som følge av manglende kapasitet på allokerte linjeressurser og som følge av forsinkelser på prosjektavhengigheter. Manglende kapasitet rammer Styrket autentisering (SA) uten at sluttdato endres. Forsinkelser på leveranse av Sikkerhetssone fra STIM-programmet rammer prosjektet Privilegerte tilganger (PAM), som må re-planlegge. Ny plan med utsatt sluttdato vil bli lagt frem. SA -prosjektet er igjen avhengig av at PAM-prosjektet får installert PAM-programvare i Sikker sone for å kunne gjennomføre sine installasjoner. Programmet og prosjektene opprettholder det gode samarbeidet som er etablert med helseforetakene og linjeorganisasjonen i Sykehuspartner HF for å forberede dem på mottak av leveranser fra programmet og på endringene som disse leveransene vil medføre. Nøkkeltall per 31. 01. 20 Regnskap hittil i år (MNOK) 6, 5 Budsjett hittil i år (MNOK) 7, 1 Prognose 2020 (MNOK) 44, 3 Drift 1, 7 2, 2 12, 0 Totalt 8, 2 9, 3 56, 3 Investering Ressurser (FTE) 34, 0 Budsjett 2020 Eksterne avhengigheter til (MNOK) Sykehuspartner HF 40, 8 1. Leveranser til Regional klinisk løsning (RKL) 14, 3 2. Integrering mot Helse. ID fra 55, 1 Direktoratet for e-helse Mest kritiske risikoer 1 4 3 2 Øvrige prosjekt omfatter: Bestilling av tilganger (BAT), IAM-arkitektur, Id. M-ibruktakelse, Konsolidering og sikring av driftsarbeidsflater (KOSAD) og Tilgangsstyring av privilegerte tilganger i AD (Ti. PAD)

Program ISOP januar 2020 Avviks- og endringskommentarer PROSJEKT AVVIK TILTAK Privilegerte tilganger (PAM) Som om følge av erkjente forsinkelser på leveransen Sikkerhetssone fra program STIM, er prosjektets fremdriftsplan justert. Prosjektet gikk i gjennomføringsfase i 2019. Samlet sett medfører forsinkelsen en prognoseøkning på 2, 8 MNOK i 2020. PAM-prosjektet har en absolutt avhengighet til leveransen Sikkerhetssone fra program STIM, som skulle vært levert i november 2019. Testmiljø i Sikker sone ble levert 31. januar, mens produksjonsmiljøet har fått leveringsdato 28. februar. Tett samarbeid med STIM-programmet for å sikre at produksjonsmiljøene i Sikker sone dekker PAM-prosjektets behov når leveransen kommer. Dette medfører at oppstart for pilot forskyves fra februar til april 2020, og at ferdig implementert løsning kan tas i bruk for Sykehuspartner HF i oktober 2020, ikke juni. Med utgangspunkt i forsinkelsen i program STIM forlenges prosjekt Privilegerte tilganger PAM da med 3 -4 måneder. Styrket autentisering (SA) Prosjektet er avhengig av at PAM-prosjektet får installert løsning for administrasjon av privilegerte tilganger (PAM) for at regionale autentiseringstjeneste, herunder føderert sikkerhetskomponent (Ping. Fed) og tofaktorautentiseringsmetodene push-basert (Secur. Access) og smartkort (PKI), skal kunne etableres på en sikker og etterrettelig måte. Her er det en gjensidig avhengighet til at PAM-prosjektet får tilgang til tofaktorautentisering, som gjør arbeidet komplisert. Tett samarbeid med STIM-programmet og PAM-prosjektet for å sikre at testog produksjonsmiljøene i Sikker sone dekker SA-prosjektets behov når leveransene kommer. SA-prosjektet opplever manglende kapasitet på fagressurser i linjeorganisasjonen for å ivareta prosjektets aktiviteter, og dette går ut over fremdriften på viktige leveranser som etablering av regionale autentiseringstjeneste og arbeidet med ny infrastruktur for regional PKI (maskinsertifikater). Dette medfører at prosjektet ikke får den kapasiteten som er bestilt og allokert. Tett samarbeid med linjeorganisasjonen for å få tilgang til nødvendig personell innenfor de aktuelle fagområdene. Vurdere innleie enten i prosjektet eller som backfill i linjeorganisasjonen.

Leveranser ISOP PROSJEKT GJENNOMFØRT I PERIODEN KOMMENDE PERIODE Bestilling av tilganger (BAT) Produksjonssetting av selvbetjeningsløsning for bestilling av tilganger ved Oslo universitetssykehus HF 13. februar Produksjonssetting av Sensitive mapper på Oslo universitetssykehus HF 6. februar Produksjonssetting av Avslutte tilgang (feilretting) 6. februar IAM-arkitektur Godkjenning av IAM-målarkitektur frem mot 2023 forventes 28. februar Id. M-ibruktakelse Produksjonssetting av Føderert autentisering for CA PPM 28. februar Konsolidering og sikring av driftsarbeidsflater (KOSAD) Utvidelse av nødvendig fysisk serverkapasitet ble ferdigstilt 8. januar, slik at Admin desktop kan produksjonssettes og piloteres Privilegerte tilganger (PAM) Design for funksjonell og teknisk løsning ble ferdigstilt 31. januar Styrket autentisering (SA) Produksjonssetting av Admin desktop og pilotering til om lag 300 brukere 28. februar Overlevering av regional prosedyre for identifisering av ansatte hos leverandør 5. februar Produksjonssetting av prosedyre for identifisering av egne ansatte 28. februar Produksjonssetting av funksjonalitet i Id. M for registrering av utført identifisering – både for egne ansatte og for ansatte hos leverandører 28. februar Tilgangsstyring av privilegerte tilganger i AD (Ti. PAD) Rollebibliotek for modellere og vedlikeholde roller for privilegerte leverandørtilganger hos Sykehuspartner HF ble godkjent i Change advisory board (CAB) 16. januar Håndtering av data for organisasjonsendring og tilgangsstyring Beslutning om oppstart av konseptfase ble fattet 23. januar Produksjonssetting av Rolleregister for privilegerte leverandørtilganger hos Sykehuspartner HF 6. februar

Organisasjon og medarbeidere Bemanningsutvikling: Brutto månedsverk i januar utgjør 1506. Tilsettinger ble bremset ut 2019, og brutto månedsverk er derfor som forventet lavere enn budsjett som forutsetter en økning i ansatte i starten av året. Avviket vil reduseres i løpet av Q 1. Turnover: Akkumulert turnover (siste 12 måneder) per januar er 9, 1 %, og er noe lavere enn forutgående måneder. Sykefravær: Fraværet i desember 2019 er vesentlig lavere enn samme periode i 2018, og sykefraværet for 2019 viser et resultat som er 0, 1 % under målet på 5, 5 %. Sykefraværet er jevnlig redusert i de fleste virksomhetsområder og totalt for Sykehuspartner det siste halve året. Sykefravær SPHF 2019ær 8, 0 % 7, 0 % 6, 0 % 5, 0 % 4, 0 % 3, 0 % 2, 0 % 1, 0 % 0, 0 % 2017 2018 2019 Mål 2019 Gjennomsnitt hittil 2019 2017 2018 2019 Jan 6, 9 % 7, 1 % 6, 7 % 5, 7 % 6, 7 % Feb 6, 5 % 7, 1 % 5, 7 % 6, 9 % Mar 5, 6 % 6, 4 % 6, 0 % 5, 7 % 6, 6 % Apr 4, 8 % 5, 7 % 5, 2 % 5, 7 % 6, 2 % Mai 5, 0 % 4, 7 % 5, 2 % 5, 7 % 6, 0 % Jun 5, 0 % 5, 3 % 5, 7 % 5, 9 % Jul 6, 1 % 6, 6 % 6, 9 % 5, 7 % 6, 0 % Aug 5, 0 % 5, 8 % 5, 3 % 5, 7 % 5, 9 % Sep 5, 4 % 5, 6 % 5, 8 % 5, 7 % 5, 9 % Okt 5, 9 % 6, 1 % 4, 9 % 5, 7 % 5, 8 % Nov 6, 6 % 6, 5 % 4, 9 % 5, 7 % Des 6, 6 % 4, 4 % 5, 7 % 5, 6 % Mål 2019 Gjennoms nitt hittil 2019 TILTAK Bemanningsutvikling: For å kunne justere bemanningsutfordringer på tvers av VO gjennom 2020 holdes det igjen noen stillinger i Q 1 slik at det vil være rom for å justere rammer for det enkelte VO. Sykefravær: Oppfølging og fullføring av handlingsplan med tiltak på alle nivå (inkluderende arbeidsliv, helse-miljø og sikkerhet, og bedriftshelsetjenester). Kvartalsvise samarbeidsmøter på virksomhetsnivå som omhandler sykefraværsstatus og oppfølging av For. Bedring utført. Sykefraværsprosjekter på virksomhetsnivå. Turnover: Analyser av turnover og tiltak som skal bidra til å skape retning og jobbengasjement, fokus på medarbeiderskap, faglig utvikling og autonomi. 21