RSZORUL SZEMLYEKET TMOGAT OPERATV PROGRAM RSZTOP TJKOZTATS AZ

RÁSZORULÓ SZEMÉLYEKET TÁMOGATÓ OPERATÍV PROGRAM RSZTOP TÁJÉKOZTATÁS AZ ADATSZOLGÁLTATÁS ÉS A DOKUMENTÁCIÓ RENDJÉRŐL SZÜCS-VARSÁNYI NÓRA HAJLÉKTALANOKÉRT KÖZALAPÍTVÁNY

Kiemelt projekt információk A „Közterületen élők számára természetbeni juttatás biztosítása” elnevezésű, RSZTOP-2 -152015 -00001 azonosítószámú kiemelt projekt megvalósítója a Hajléktalanokért Közalapítvány. • A projektmegvalósítás székhelye: 1111. Budapest, Zenta utca 1. földszint • Levelezési cím: 1464. Budapest, Pf. : 1383 • Központi telefonszám +36 -1 -200 -100 -2

Kiemelt projekt információk Megvalósító munkatársak Megvalósítás kérdésköreiben kompetenciák Varga Péter Elérhetőség munkanapokon 9: 00 – 15: 00 között varga. peter@hajlektalanokert. hu Projektvezető Kemecsei Judit Megvalósítással kapcsolatos probléma esetén kemecsei. judit@rsztop. org +36 -30 -326 -80 -67 Keresztury Ágnes Adatszolgáltatással, dokumentációs sablonokkal, szolgáltatói együttműködéssel kapcsolatos kérdés, probléma esetén keresztury. agnes@rsztop. org +36 -70 -336 -31 -03 Boros Ulrika Szolgáltatókkal való együttműködéssel kapcsolatos kérdés, probléma esetén boros. ulrika@rsztop. hu +36 -70 -336 -31 -04 Szücs- Varsányi Nóra Adatszolgáltatással, dokumentációs eljárással és sablonokkal, szakmai megvalósítással kapcsolatos kérdés, probléma esetén varsanyi. nora@rsztop. org +36 -70 -336 -11 -54 A 2018 -tól induló kísérő intézkedések c. program felelőse stepan. virag@rsztop. org +36 -30 -856 -11 -40 Szakmai vezető Projektasszisztens Szállítói koordinátor – monitorozó Szakmai koordinátor monitorozó Stépán Virág Kísérőintézkedések koordinátormonitorozó Hivatalos e-mailes jelzés, bármi olyan kérdéskörben, amely az iktatandó témakörbe tartozik, vagy nem eldönthető, hogy ki a téma felelőse. rsztop@rsztop. org

Előadás témakörei Átadás-átvételi Ételcsomag elismervény // Átadás-átvétel Ételkísérő jegy Elismervény (kitöltendő doc. , amikor az ételcsomag átvételre kerül) Kifogás (amikor az ételcsomag rossz…és lehet, hogy át nem vehető, Feljegyzés vagy lehet, hogy már átvételre került, szavatossági de nem fogyasztható) kifogásról Adatszolgáltatás Igénybe vevők egyéni heti táblázata Heti tábla az Átvett ételcsomagról a naponta Kiosztott ételcsomagról Étkezések számáról Igénybevétel heti táblázata Heti tábla a Naponta étkezők névsoráról Havi tábla a Kiválasztott napon étkezők sajátosságairól (kora, neme, állapot…stb) Célcsoporti sajátosságok mérése

I. Témakör I. TÉMAKÖR ÉTELCSOMAG ÁTADÁS-ÁTVÉTELE Ételkísérő jegy // Átvételi elismervény Szavatossági problémák kezelése

I. Témkör Ételcsomagok átvétele Csomagok ellenőrzése Dokumentálás

Ételcsomag átadás-átvételének menete 1. Megérkezik a Szállító 2. Megkezdődik a kipakolás

Ételcsomag átadás-átvételének menete Az Átvevő jelen van a kipakolásnál és… - Számol - Vizsgálja a csomagolást - Érzékel - Jegyzeteli a tapasztaltakat az Átvételi elismervényre/Ételkísérő jegyre

Dokumentum (Ételkísérő jegy)

Dokumentum (Ételkísérő jegy) FONTOS: Észlelt probléma ráírása ( ha probléma van a csomagolással akkor NEM MEGFELELŐ az ételcsomag!!!) FONTOS: A vonatkozó részek kitöltése FONTOS: Az aláírások elvégzése

I. Témakör Szavatossági problémák kezelése …ha ott van a szállító (átadás-átvételnél) …ha nincs ott a szállító (étel kiosztásánál) Dokumentálása Jelzése

Szavatossági problémák észlelése, kezelése …ha ott van a Szállító…. (átvételnél) Ha a problémát az ételcsomag átvételekor észleljük, mert akkor látjuk, hogy… • • Szakadt, rongált a csomagolás Szaglik, folyik az ennivaló Kevesebb az ételcsomag Nincs műanyag evőeszköz (ahol ez releváns)

Szavatossági problémák kezelése • Mit csinálunk akkor? Merj a Szállítóval ellenkezni… A szállítónak meg kell várnia, amíg megszámolják, megvizsgálják az ételcsomagokat és kitöltik az átvételi adatlapot (étel kísérő jegy, vagy átvételi elismervény) - A rongált, hibás csomagokat nem vesszük át visszaküldjük a szállítóval - Ha kevesebb a csomag felírjuk az Átvételi elismervényre / Ételkísérő jegyre - Ha a Szállító nem időben érkezett felírni az Átvételi elismervényre/Ételkísérő jegyre (+/- 30 perc megengedett) …. és intézkedni kezdünk…

Szavatossági problémák észlelése, kezelése …ha nincs ott a Szállító…. (ételosztásnál) Ha a problémát az ételcsomag kiosztásakor, átvétel után észleljük, mert akkor látjuk, hogy… • Ügyfelek jelzi, hogy savanyú, büdös az étel • Munkatárs tapasztalja az ételosztásnál, hogy az étel állaga nem megfelelő …. és intézkedni kezdünk…

Szavatossági problémák észlelése esetén az Intézkedés… • Telefonálni a szolgáltató kapcsolattartójának… – Hiba szóbeli jelzése – Megoldás kérése • Feljegyzés a szavatossági kifogásról c. dokumentum töltése – Küldeni Szolgáltatónak, Programfelelősnek, Kiemelt projektnek • Programfelelős értesítése telefonon

Feljegyzés szavatossági kifogástól Előre kitölthető cella a… „megvalósítási telephely címe” A nyomtatvány használható arra ha… Kifogásolt termék beazonosítása: Ételis, fajtája: Előre csomagolt / badellás Átvétel dátuma annak, • Azideje: Átadás-átvétel során kifogással amikorkell az szavatossági átvétel megtörtént és a élni átvételi elismervény vonatkozó elkészült • Az átvételt követően (pl. az ételosztás alkalmával) a Szállítólevél azonosítószáma: felfedezett hiba kapcsán vonatkozó átadás-átvételi kell szavatossági kifogással elismervényre is beírt szállítólevél élni azonosítószáma Csak olyan szociális munkás, Hibamunkatárs észlelésének időpontja töltheti ki a és módja: 1. feljegyzést, Átadás átvételkor (lsd Átvétel aki megbízott az ideje) 2. átadás-átvétel Pl. Ételosztáskor – dátum beírása eljáráskörével. Kifogás tartalma, ha… 1. Átadás-átvétel során derül ki a hiba: beírható, hogy Lsd átadásátvételi elismervény tartalma 2. Átadás-átvételt követően, akkor megjelölni a szavatossági kifogást (étel állaga a csomag felbontását követően…stb) Hiba bejelentésének időpontja, észlelés dátumával megegyező Hiba bejelentésének módja, telefonos kapcsolatfelvétel programfelelőssel, aki egyeztet a Szolgáltatóval

Intézkedési tervek szavatossági kifogás esetén

Panaszjelzés folyamatának összefoglalása Szolgáltatói kontaktszemélyek Ételcsomag átadás átvétel Ételcsomag vizsgálata Probléma észlelése - Számolni - Átvételkor (ott van a szállító) - Csomagolást vizsgálni Szolgáltató kontaktja (Junior Zrt. ): Kifolyt, hibása csomagolású ételt NEM Nagy át!!! Balázs VESZÜNK Visszaküldjük a szállítóval. Feljegyezzük az ételkísérő Telefonon: +36 -70 -318 -88 -45 jegyre/átvételi elismervényre E-mail cím: nagy. balazs@junior-zrt. hu - Átvétel után (nincs ott a szállító) Pl. : Ételosztáskor Probléma jelzése (AZONNAL) Telefonon és Írásban (Feljegyzés szavatossági kifogásról c. dok) (szolgáltatónak , programfelelősnek, kiemelt projektnek)

II. Témakör Adatszolgáltatás Témakörei, Dokumentációja, Érkeztetése,

II. Témakör Adatszolgáltatás témakörei: 1. Igénybevétel – Átvett ételcsomagok – Étkezések száma = Kiosztott ételcsomagok száma 2. Célcsoport sajátosságai 3. Élelmiszersegélyben részesülő személyek száma

Adatszolgáltatás Igénybevétel Célja: Az étkezések = étkező hajléktalan ember = kiosztott ételadagok száma napi szintű mérése. Felelőse: Telephely szociális munkása, aki hetente tölti és küldi a táblázatot a Programfelelős felé, aki hetente kapja (nyomtatja, aláírattatja) és tovább küldi Formája: Excel munkafüzet/táblázat, ebből nyomtatható adatlap. Rögzítés időpontja: Minden hét utolsó munkanapja, a hét utolsó ételosztásának napja Adatok beküldésének módja és ideje: Elektronikusan az Excel munkafüzet, és a scannelt aláírt példány : Heti rendszerességű. Az adatrögzítést követő hét első munkanapja. Postai úton a hónapra vonatkozó 4 db aláírt pecsételt adatlap: A hónap utolsó ételosztásának napját követő hónap első munkanapja.

Adatszolgáltatás „Igénybevlétel” javasolt módja Igenybevetel_heti xls fájl használata Fájlnév kért elnevezése: A szállítás Igenybevetel_heti_001_201645(az év napjára írjuk az ésérkező az adatszolgáltatás hetének száma) adagszámot Javasolt a munkafüzetet alapsablonként is menteni, és a heti adatszolgáltatást követően MENTÉS Kiosztott ételadag MÁSKÉNT opcióval külön lementeni. száma = Étkezések számával. Rögzítése naponta szükséges. Alkalmazási infó: Az excel használata, adatgyűjtés és adatszolgáltatás módja került leírásra Heti összesítés: Automatikusan summázza a cellákba beírt számadatokat.

Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások Célja: Célcsoport sajátosságainak mintavételi napon történő, becslés alapú mérése. Felelőse: Programfelelős, aki a hónap utolsó ételosztásának napján vagy legkésőbb az adatok beküldésének napján összesíti az információkat. Formája: Excel munkafüzet (több munkalapból álló), nyomtatható adatlap. Rögzítés időpontja: Mintavétel napja az adott hónap utolsó ételosztásának napja. Adatok beküldése: Havi rendszerességű. A hónap utolsó ételosztásának napját követő hónap első munkanapja. Beküldés módja: Elektronikus (scannelt aláírt adatlapformában és excel adattábla) és Postai úton

Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások Celcsoporti_specialitasok_sze rvezet. xls fájl Celcsoporti_specialitasok Fájl kért elnevezése: munkalap a fő tábla. Ebbe Celcsoporti_specialitasok_00 automatikusan generálódnak a 1_20161215 a(az év /hónap/ és számadatok Szolgáltatási a mintavétel napja) telephely munkalapokra beírt adatok alapján. Ez a munkalap a Javasolt a munkafüzetet nyomtatható, alapsablonkéntaláírható, is menteni, és a havi adatszolgáltatást scannelhető követően MENTÉS MÁSKÉNT opcióval külön lementeni. Alkalmazási infó: Az excel használata, adatgyűjtés és adatszolgáltatás módja került leírásra Celcsoporti_specialitasok munkalap G és H oszlopaiba számokat kérjük NE írjanak be. Az adatok automatikusan generálódnak Szolgáltató telephely(1 -14) munkalapok cellái szerinti adatokat töltik a megvalósító telephely munkatársai (javasolt külön excelben, hogy az alap munkafüzet ne sérüljön). Azokat a programfelelős összesíti az adott munkafüzet Szolgáltató telephely munkalapokon. A beírt adatok összesítve generálódnak a Celcsoporti_specialitasok FŐ munkalapon

Adatszolgáltatás Célcsoporti specialitások – Szolgáltató telephelyek A Szolgáltató telephely munkalap egy segédtábla. A programfelelős havonta ide írja be a telephelyekről beérkezett adatokat. Minden Szolgáltató telephely munkalap külön megvalósító helyet jelöl. Ha a megvalósító szervezetnek 5 telephelye vesz részt a programban, akkor havonta 5 segédtáblában kerülnek rögzítésre az adatok Szolgáltató telephely munkalap F oszlop vonatkozó celláiba beírhatók a programfelelős által a telephelyekről beérkezett adatok.

Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése Célja: Az élelmiszersegélyben részesülő hajléktalan személyek számának mérése. Felelőse: Programfelelős, aki a hét utolsó ételosztásának napján vagy legkésőbb az adatok beküldésének napján összesíti az információkat. Formája: Excel munkafüzet Rögzítés időpontja: A hét minden ételosztásának napja. Adatok beküldése: Heti rendszerességgel. A hét utolsó ételosztásának napját követő hét első munkanapja. Beküldés módja: CSAK Elektronikus. Az aktuális excel munkafüzet e-mailes elküldése.

Adatszolgáltatás Igénybe vevők számának mérése Adatrögzítés javasolt alapja (a szervezetek igényei szerint): Igenybevevok_egyeni. xls fájl Fájlnév kért elnevezése: Mindenhol van napi igénybevételi lista vezetése - KENYSZI-ből lehívható Igenybevevok_egyeni_001_201701 (az riport év / az adatokra vonatkozó naptár vagy szerinti- hét. Saját száma)adatbázis, exportálható igénybevételi listákkal Javasolt a munkafüzetet vagy alapsablonként is menteni, és a heti - Saját követően nyilvántartás adatszolgáltatást MENTÉS(akár kézzel vezetett excel) MÁSKÉNT opcióval külön lementeni. Az ebből nyert napi névsorokat érdemes az ételosztás igénybevételére leszűrni, és a kért formában összesíteni.

„Szolgáltatás napja” oszlopok (A-B-C) esetén: Elég az egyik dátum sort kitölteni Pl. : A 9 -B 9 -C 9 (2017 01 02) az aktuális ételosztás napján. Új ételosztási nap esetén új dátum sor kitöltése szükséges Adatszolgáltatás „Szolgáltatás helyszíne”mérése cellákban Igénybe vevők számának kerül rögzítésre a megvalósítás telephely címe „Születési év. hónap. nap „ cellák töltése: Pont-tal elválasztott számok beírásával tölthető ki. Pl. : 1955. 05 „Név” cella kitöltése: A személyt igazoló okiratban leírt módon kerül rögzítésre. Pl. : Dr. Próbáné Stencil Aranka Próba-Stencil Aranka „Sorszám” oszlopokat nem kell kitölteni

Adatszolgáltatás beküldése összesítése

Köszönöm a figyelmet! Szücs- Varsányi Nóra Szakmai koordinátor - monitorozó varsanyi. nora@rsztop. org