ROP JV REALIZACE PROJEKTU Monitorovac zprvy Evropsk unie

ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Monitorovací zprávy Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Monitorovací zprávy obecně Typy monitorovacích zpráv: • Monitorovací hlášení (průběžná monitorovací zpráva bez žádosti o platbu) • Etapová monitorovací zpráva (s žádostí o platbu) • Závěrečná monitorovací zpráva (s žádostí o platbu) • Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Četnost monitorovacích zpráv: • Monitorovací hlášení musí být předkládáno každých 6 měsíců. • První monitorovací hlášení je předkládáno 6 měsíců po podpisu Smlouvy o poskytnutí dotace. • Celkové způsobilé výdaje projektu nejsou rozhodující pro četnost předkládání monitorovacích hlášení.

Monitorovací zprávy obecně Periodicita monitorovacích zpráv: • Výchozím datem je datum podpisu Smlouvy • 30 dnů po uplynutí relevantní lhůty • Pokud 30 den připadá na víkend či státní svátek, je rozhodným dnem pro předání MZ následující pracovní den • MZ předkládána na příslušném OIP Obsah monitorovacích zpráv: • Dodržování harmonogramu • Popis aktivit zrealizovaných v daném monitorovacím období a aktivit plánovaných pro další období realizace projektu • Realizované výdaje (proplacené faktury) • Předpoklad realizovaných výdajů v dalším období • Zahájení a ukončení výběrových řízení • Naplňování monitorovacích indikátorů

Monitorovací zprávy obecně Kde najít formuláře monitorovacích zpráv? • Ve webové aplikaci BENEFIT 7 • Příjemce vyplní, vytiskne a doručí společně s přílohami na příslušné OIP • Pokud nebudou formuláře v aplikaci funkční, vyplní příjemce formuláře, které jsou přílohami Příručky pro žadatele a příjemce Monitorovací zpráva na OIP: • V případě potřeby vyzvání k doplnění údajů • Kontrola: – Úplnost údajů – Soulad s harmonogramem (časové plnění etap) – Soulad s platebním kalendářem (finanční plnění etap)

Monitorovací zprávy typy Monitorovací hlášení: • = průběžná monitorovací zpráva bez žádosti o platbu • Předložení na OIP do 30 dnů od konce období, za které je hlášení předkládáno. Ověření do 15 dnů od jejího obdržení • Spadá-li vypracování monitorovacího hlášení na termín jeden měsíc (nebo méně) před etapovou/závěrečnou zprávou (s žádostí o platbu), může OIP na žádost příjemce udělit výjimku → postačí pouze vypracování etapové/závěrečné zprávy

Monitorovací zprávy typy Etapová/závěrečná monitorovací zpráva: • Včetně Žádosti o platbu • Čestné prohlášení v originále • Ostatní předkládané dokumenty - jedno vyhotovení (kopie) • Kontrola dokumentů předkládaných k Žo. P • Předkládané dokumenty:

Monitorovací zprávy typy Předkládané dokumenty: – Účetní doklady (zaúčtované), doklady o zaplacení, soupiska faktur – Oddělené účetnictví, zvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisem – Dokumenty k zadávacímu řízení včetně smlouvy s dodavatelem – Doklady o ukončení realizace projektu • pravomocný kolaudační souhlas nebo oznámení stavebnímu úřadu o započetí užívání stavby a čestné prohlášení, že do 30 dnů od oznámení stavební úřad užívání nezakázal, příp. povolení k předčasnému užívání stavby • Doklady o uvedení strojů, zařízení a technologických linek do provozu – Doložení původu nákupu použitého zařízení/stavby včetně znaleckého posudku o ceně; kupní smlouvy a prohlášení původního majitele, že zařízení/stavba nebylo v uplynulých 5 letech před registrací žádosti podpořeno dotací

Monitorovací zprávy typy – U „měkkých“ projektů nebo aktivit doklady o uskutečnění aktivit projektu (prezenční listiny, evaluační dotazníky, doklady o účasti na veletrzích¨, doklady o nasazení do vysílání …) – U staveb zápisy z kontrolních dnů včetně stavebního deníku – Dodržení publicity projektu – Pojistnou smlouvu týkající se majetku pořízeného za podpory prostředků ROP JV včetně dokladu o zaplacení první splátky (pokud je to relevantní; zpravidla až se závěrečnou žádostí o platbu)

Monitorovací zprávy typy – Pracovní smlouvy, výkazy práce (příklad), pracovní náplně a mzdové listy pracovníků u nově vytvořených pracovních míst (pokud již existují), – Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců příjemce podpory – metodický pokyn – Čestné prohlášení o vypořádání veškerých splatných závazků vůči státním fondům a státním institucím k datu předložení žádosti o proplacení – Prohlášení, že na činnost, která je předmětem pomoci dle Smlouvy v příslušném období, pro které je pomoc přiznána, nečerpá žádnou další dotaci, podporu, finanční příspěvek či jim obdobné, a to ani z jiných rozpočtových kapitol státního rozpočtu ČR, státního fondu či jiných SF nebo jiných prostředků EU

Monitorovací zprávy typy – U projektu v rámci prioritní osy 2 (kde je to relevantní) dokládá žadatel se závěrečnou monitorovací zprávou a s žádostí o platbu podanou žádost o certifikaci. Do jednoho roku po ukončení realizace doložit získanou certifikaci. – Doložené dokumenty zůstávají na pracovišti OIP a žadateli se nevrací. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu: • 1 x ročně do 30 dnů od data „výročí“ ukončení realizace projektu • Průběžně v období pěti let od ukončení realizace projektu

ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Žádost o platbu Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Žádost o platbu • Při podání ŽOP (příklad) musí být způsobilý výdaj uhrazen ze strany příjemce – doloženo bankovním výpisem (v případě nevyhnutelných plateb v hotovosti pokladním dokladem) • Nejpozději 30 kalendářních dnů po ukončení etapy/realizace projektu • Společně s etapovou/závěrečnou monitorovací zprávou s přílohami • První ŽOP lze po podpisu Smlouvy (bez podmínky intervalu 3 měsíců), následná ŽOP již dle podmínek pro etapu • Minimálně požadováno 10 % způsobilých výdajů projektu • U projektů nad 10 milionů Kč (kromě nákupu vozidel ve veřejné hromadné dopravě): první ŽOP do 30 kalendářních dní od skončení první etapy projektu, tj. nejpozději do třinácti měsíců od podpisu Smlouvy

Žádost o platbu • V souvislosti s novelou zákona č. 235/2004 Sb. o DPH je povinností příjemce doložit k závěrečné žádosti o platbu čestné prohlášení, že pokud se během realizace/po ukončení projektu stane plátcem DPH, nebude uplatňovat nárok na odpočet DPH u výdajů, u kterých již DPH bylo proplaceno jako způsobilý výdaj projektu.

Žádost o platbu • Změna harmonogramu podání ŽOP o více než 30 dnů bez podání žádosti o změnu nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě • Změna objemu plánované ŽOP o více než 15 % původní částky bez podání žádosti o změnu nezpůsobilost výdajů uskutečněných v dané etapě, kterých se změna objemu týká

ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Účetnictví projektu Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Účetnictví projektu • Zvláštní bankovní účet/podúčet se samostatným výpisem • Pokud se stane, že příjemce po registraci projektu hradí výdaje z běžného účtu, je možné to akceptovat, ale jen doby uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace; výdaje musí být barevně odlišeny • Oddělené účetnictví • Dokladování všech operací dle relevantních nařízení ES při následných auditech a kontrolách • Uskutečněné příjmy a výdaje analyticky vedeny ve vztahu k projektu → na dokladech registrační číslo a název projektu

Účetnictví projektu • Uznání validity faktury za provedené stavební práce na základě doložení zjišťovacího protokolu s těmito náležitostmi: − Název stavby, číslo projektu − Název a číslo stavebního objektu, resp. provozního souboru − Položky rozpočtu a jejich množství, jednotková cena a cena celkem, která byla odčerpána v rámci jedné etapy, a dále množství a cena celkem za období od zahájení stavby − Potvrzení zjišťovacího protokolu: zhotovitel, objednatel ( zjišťovací protokol podepsán zástupcem objednatele, který je na stavbě / faktura podepsaná jeho nadřízeným na stavbě – např. správce stavby), technický dozor − Nedoložení zjišťovacího protokolu → neproplacení způsobilých výdajů uvedených na faktuře

Účetnictví projektu • Soupiska faktur: • správné, úplné, průkazné, srozumitelné a chronologicky řazené faktury/účetní doklady • Náležitosti faktury: − dle příslušného zákona o účetnictví − název a číslo projektu • Obsah projektu pořizovaný z dotace veden v účetnictví min. po dobu udržitelnosti projektu • Uchovávání dokladů souvisejících s realizací projektu a jeho financováním: − Na jednom místě po dobu min. deseti let od ukončení projektu − Zároveň však alespoň do doby uplynutí tří let od ukončení programu dle čl. 88 a následujících Nařízení Rady (ES) 1083/2006, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu a Fondu soudržnosti

Účetnictví projektu • V průběhu realizace akce nesmí příjemce platit dodavatelům nebo zhotovitelům v hotovosti ani šekem, s výjimkou nevyhnutelných plateb v hotovosti (např. notářské poplatky). • Dokladem o provedení těchto plateb budou pokladní doklady. Jeden pokladní doklad přitom může dosahovat maximálně výše 5 000 Kč včetně DPH. Také takto provedené platby se musí promítnout do odděleného účetnictví.

ROP JV – REALIZACE PROJEKTU Žádost o změnu u projektu Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Žádost o změnu • 30 dnů před uskutečněním změny (pokud je to možné) na základě písemné Žádosti o provedení změny informovat příslušné OIP • Posouzení žádosti o změnu, písemné vyjádření OIP: povolení změny: souhlas poskytovatele, případně vyhotovení dodatku ke Smlouvě zamítnutí změny: změna v rozporu s podmínkami ROP JV nebo významným způsobem zasahuje do projektu

Žádost o změnu • Podstatné změny → dodatek ke Smlouvě: − − − Změna výstupů, výsledků či dopadů projektu Změna cílů projektu Změna obsahu a zaměření projektu Změna délky trvání projektu Významná změna rozpočtu projektu –přesun prostředků mezi rozpočtovými položkami v první/druhé úrovni (záleží na typu projektu), kdy se cílová či zdrojová položka mění o více než 15 % (s výjimkou změny nezpůsobilých výdajů)

Žádost o změnu • Nepodstatné změny → nutné oznámení na OIP (NE dodatek ke Smlouvě): − Změna adresy pro doručování − Změna statutárního zástupce příjemce − Změna harmonogramu, která nemá vliv na datum ukončení realizace projektu − Změna kontaktní osoby − Změna harmonogramu předkládání žádostí o platbu

Žádost o změnu • Dojde-li ke změně, kterou příjemce nemohl očekávat, je povinen ji oznámit neprodleně, nejpozději však do 7 dnů ode dne, kdy se o ní dověděl • Pokud příjemce provede změny, aniž by informoval OIP, vyhrazuje si VRR právo odstoupit od Smlouvy, pokud to uzná za vhodné • Nebudou povoleny takové změny Smlouvy, které by svou povahou byly podstatné a vedly k odchýlení projektu od původně stanovených cílů

Příklady žádosti o změnu Příjemce nemůže dodatečně vkládat nové aktivity do projektu v době jeho realizace. Může je měnit, jen pokud se obecně nemění jejich charakter a cíl. Smlouva je uzavřena na dotaci schválenou Výborem Regionální rady. Pokud žadatel vysoutěží méně než činí dotace - pak je mu uhrazená pouze vysoutěžená částka plus maximálně 20% na vícepráce dle Zákona o veřejných zakázkách, musí se bezprostředně týkat projektu. Dotace nelze vyčerpat na nákup více zboží či služeb než kolik jich bylo schváleno v rámci projektové žádosti, i přestože díky výběrovému řízení ušetří část výdajů oproti původně plánovaným.

Regionální operační program NUTS 2 Jihovýchod 2007– 2013 Veřejné zakázky Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Pokyny ROP JV • jsou veřejně přístupné na www. jihovychod. cz, součást příručky pro žadatele • jsou zvláštními pravidly pro případy nepokryté podrobnými postupy zákona, tedy platí pro: - podnikatele (ne pro dotovaného zadavatele dle § 2 odst. 3 zákona) - pro zadavatele podle zákona pro zakázky malého rozsahu • jsou v souladu s principy zákona, vycházejí z metodiky MMR • část obecná a část zvláštní • žadatel se musí pro úspěch svého projektu seznámit s těmito Pokyny a se zákonem!

Hlavní zásady Pokynů • vždy je nutno dodržovat principy § 6 zákona: transparentnost, rovné zacházení, nediskriminace • nejste-li si jisti využijte úpravu zákona, • jestliže vnitřní pravidla příjemce stanovují přísnější postupy, může se příjemce řídit vlastními pravidly, pokud nejsou v rozporu s těmito Pokyny • bez dodržení těchto Pokynů nemohou být způsobilé výdaje považovány za způsobilé a nemůže za ně být proplacena dotace • na nezpůsobilé výdaje (je-li část zakázky oddělitelná) se pokyny nevztahují

Hlavní zásady Pokynů • předpokládaná hodnota zakázky vychází z ceny bez DPH • příjemce nesmí účelově dělit zakázku s cílem volnějšího režimu zadávání • možné dělení na funkčně ucelené části (např. stavba, vnitřní vybavení, venkovní úpravy), metodický pokyn 10/2008 EX • příjemce je povinen zajistit veřejný přístup k vyhlášené výzvě k podání nabídek a doložit jej (vlastní www stránky, úřední deska, komerční servery, www. centralniadresa. cz. ) • u zakázek s předpokládanou hodnotou na služby a dodávky nad 2 miliony Kč a na stavební práce nad 6 milionů Kč je příjemce povinen zveřejnit svou poptávku na www. centralniadresa. cz.

Hlavní zásady Pokynů • při navýšení ceny je příjemce povinen v dokumentaci z VŘ zdůvodnit nezbytnost navýšení pro realizaci projektu a zdůvodnit, že i přes navýšení zůstává vybraná nabídka nejvýhodnější • existuje-li pro daný předmět zakázky pouze jeden možný dodavatel, je zadavatel povinen tuto skutečnost zdůvodnit a doložit. • o průběhu VŘ musí zadavatel uchovávat dokumentaci pro kontrolu, ze strany RR • RR je oprávněna kontrolovat dodržování těchto pokynů a zákonného postupu při VŘ • povinnost poskytnout zadávací dokumentaci i v elektronické podobě

Hlavní zásady Pokynů • příjemce je povinen zaslat alespoň e-mailem a sedm kalendářních dní předem OIP pozvánku na otevírání obálek a na každé jednotlivé zasedání hodnotící komise, probíhá – li toto zasedání po registraci projektu (u zakázek od 2 mil. +6 mil) • Hodnotící kriteria: doporučujeme vždy dle zákona, tj. ekonomická výhodnost nabídky, případně cena. Není vhodné jako kriterium užívat kvalifikační předpoklady (praxe, vzdělání, zkušenosti). • Příjemce je povinen uvést ve výzvě k podání nabídek a v uzavírané smlouvě s dodavatelem skutečnost, že dle § 2 e) zákona č. 320/2001 Sb. , o finanční kontrole, je vybraný dodavatel osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. • Upozornění: pro výzvy vyhlašované od 1. 1. 2009 - platí nová metodika MMR

Přehled jednotlivých způsobů zadání zakázek malého rozsahu • Tabulka – výběrová řízení dle pokynů ROP JV – aktuální stav • Veřejné zakázky - checklist

Regionální operační program NUTS 2 Jihovýchod 2007– 2013 Hlavní povinnosti dle smlouvy o poskytnutí dotace Evropská unie Evropský fond pro regionální rozvoj Investice do vaší budoucnosti

Harmonogram uzavírání smlouvy • Smlouva je kromě příručky pro příjemce a metodik základním dokumentem v době realizace a udržitelnosti projektu • Po schválení projektů probíhají kontroly ex- ante • Lhůta 80 dnů od schválení projektu pro předložení všech požadovaných podkladů, dalších 20 dnů na kompletaci a zajištění podpisů obou smluvních stran, Smlouva musí být podepsána ze strany žadatele nejpozději do 3 měsíců • Podpis příjemce proveden buď přímo na ÚRR nebo úředně ověřen, podepisuje statutární orgán nebo pověřená osoba

Základní údaje ve smlouvě • Obsahuje data o projektu převzatá z žádosti BENEFIT 7 • Dojde – li ke změně skutečností oproti žádosti ještě před podpisem smlouvy je nutné bezodkladně informovat OIP, aby údaje byly změněny • Změny projektu po podpisu smlouvy se v některých případech stávají důvodem ke změně smlouvy prostřednictvím dodatku (viz. prezentace Žádost o změnu)

Základní povinnosti • Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od nabytí platnosti smlouvy • Realizovat projekt dle žádosti ve stavu ke dni uzavření smlouvy, včetně naplnění monitorovacích ukazatelů a udržet je po stanovenou dobu (doba udržitelnosti 5 let), pozor zejména u projektů VP • Použít dotaci pouze na způsobilé výdaje projektu, financování pro nezpůsobilé výdaje (např. vícepráce) je povinen zajistit z jiných zdrojů • Dodržet povinnosti spojené s předkládáním žádostí o platbu • Dodržet datum ukončení projektu • Oznamovat změny projektu a neprovádět je bez souhlasu poskytovatele (výjimky: harmonogram, změny rozpočtu do 15 % mezi položkami, některé změny finančního plánu)

Platby • Platební termín je stanoven na 75 dnů ode dne předložení bezchybné žádosti o platbu • Uhrazeny budou pouze vynaložené a prokázané výdaje; v hotovosti je možné platit výdaje pouze do výše 5 000 Kč včetně DPH pro jednotlivou platbu • Skutečně vyplacená částka se snižuje o příjmy projektu, které je nutné uvést nejpozději v poslední žádosti o platbu

Ostatní důležité povinnosti • Dodržovat pravidla pro zadávání zakázek • Dohodnout se svými dodavateli fakturační podmínky vypovídající podrobně o předmětu faktury • Poskytovat součinnost a umožnit kontrolu • Uchovávat originály veškeré dokumentace k projektu • Možnost zatížit majetek získaný z dotace nebo jeho části zástavním právem pouze ve prospěch zajištění úvěru pro realizaci projektu (metodický pokyn 3/2008 EX). Věcné břemeno je možné zřídit pouze se souhlasem poskytovatele a za úplatu • Zákaz převést majetek po dobu udržitelnosti na jinou osobu bez souhlasu poskytovatele

Ostatní důležité povinnosti • Možnost pronajmout či vypůjčit majetek pouze se souhlasem poskytovatele a na základě výběrového řízení (výjimka pro tzv. inhouse provozovatele) • Pojistit majetek pořízený z dotace • Zákaz čerpat na úhradu způsobilých výdajů projektu prostředky z jiných finančních nástrojů ES, národních programů či programů územních samospráv. Příjemce může přijmout účelovou dotaci od územních samosprávných celků či státu nad rámec spolufinancování určený v ROP JV, pokud jeho projekt nezakládá veřejnou podporu a pouze s písemným souhlasem poskytovatele

Porušení smlouvy • Porušení povinností ze smlouvy může znamenat nevyplacení části či celé dotace, popř. postihy spojené s prokázáním porušení rozpočtové kázně podle zákona č. 250/2000 Sb. , o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů • Porušení RK- jednání příjemce, které má za následek neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků poskytnutých poskytovatelem

Ukončení smlouvy • Je vždy až krajním prostředkem řešení • Ukončení smlouvy vždy předchází vrácení prostředků dotace, které byly již vyplaceny • Dohoda smluvních stran • Výpověď ze strany příjemce – ve výjimečných případech, podáním písemné výpovědi na ORP • Odstoupení ze strany poskytovatel – má sankční povahu

Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihovýchod Kounicova 13, 602 00 Brno www. jihovychod. cz Kontakty: Mgr. Marta Sargánková ředitelka tel. 532 193 511 sargankova@jihovychod. cz Metodické řízení programu: Ing. Artur Zatloukal vedoucí Odboru řízení ROP tel. 532 193 555 zatloukal@jihovychod. cz Konzultace projektů: Ing. Jan Karásek vedoucí Odboru implementace projektů Brno tel. 532 193 505 karasek@jihovychod. cz Ing. Erika Šteflová vedoucí Odboru implementace projektů Jihlava tel. 532 193 600 steflova@jihovychod. cz