Rozliczanie za rezultaty Okrelanie celu zadanie zlecajcego Okrelajc

Rozliczanie za rezultaty

Określanie celu ( zadanie zlecającego )

Określając cele projektu - definiując planowane działania - należy opisać spodziewane skutki tych działań Dobór wskaźników i sposób mierzenia ich poziomu musi pozwalać na w miarę precyzyjne ustalenie w jakim stopniu zakładane cele projektu zostały osiągnięte.

Cel projektu – cechy - SMART S - specyficzny M- mierzalny A – ambitny R- rzeczywisty T- terminowy

Cel - specyficzny Cel powinien być konkretny i odpowiadać na pytania : - Co chcemy osiągnąć ? - Po co chcemy to osiągnąć ? - Jak chcemy to osiągnąć ? Precyzyjne określenie celu ułatwia sformułowanie działań i rezultatów

Cel - mierzalny Brak możliwości zmierzenia efektów realizacji zadania nie pozwala ustalić czy osiągnęło się cel – nie daje szans na monitorowanie efektów w trakcie realizacji zadania.

Cel - ambitny Osiągnięcie celu nie wymagającego wysiłku jest demobilizujące i stwarza wrażenie że prowadzone działania są bez znaczenia a całe zadanie ma pozorowany charakter.

Cel - rzeczywisty Określenie celu powinno być poprzedzone analizą czy to co jest planowane ma szanse zaistnieć w rzeczywistości – jest równocześnie ambitne ale i realistyczne

Cel - terminowy Konieczność określenia czasu na wykonanie zadania

Wskaźniki ułatwiają proces monitorowania realizacji projektu. Wskaźniki dotyczą aspektów : - ilościowych (wydrukowanych sztuk materiałów , liczby przeszkolonych osób, ilości przepracowanych godzin , itp. ), - jakościowych (wzrost wiedzy, podniesienie pewności siebie, uczucie zadowolenia , wzrost umiejętności , ułatwienie rozumienia itd. ). Wskaźniki dostarczają informacji o efektywności realizacji projektu.

Cele powinny wynikać z problemów i określać sposób ich ograniczenia lub eliminacji Cele powinny bezpośrednio przekładać się na działania, a te na rezultaty Rezultaty związane są bezpośrednio z efektami projektu, np. liczbą osób, które nabyły nowe kwalifikacje. Rezultaty mogą zostać przedstawione w podziale na twarde i miękkie Zgodność rezultatów z działaniami i celami jest jednym z najważniejszych etapów oceny projektów

Rezultaty

REZULTATY PRODUKTY Materialne efekty działań przyczyniających się do osiągnięcia założonych rezultatów a przez nie - celów TWARDE Jasno definiowalne policzalne fizycznie rezultaty osiągane w trakcie realizacji zadania MIĘKKIE Nie są obiektami fizycznymi , mają postać niematerialną - trudne do weryfikacji

Rezultaty to najważniejszy miernik efektywności projektu. Główną funkcją rezultatów jest zmierzenie na ile cel główny i ewentualne cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane ( kiedy można uznać że problem został rozwiązany ( złagodzony ) , a projekt zakończył się sukcesem. W trakcie realizacji projektu wskaźniki powinny umożliwiać mierzenie jego postępu względem celów projektu Rezultaty odzwierciedlają efekty, które powstaną w wyniku podjętych działań. Rezultaty powinny mieć charakter trwały i odnosić się do celów projektu. Rezultaty twarde to opis zmian jakie zajdą w wyniku wdrożenia projektu, związane przede wszystkim z korzyściami jakie osiągną uczestnicy projektu po zakończeniu uczestnictwa.

Spodziewane rezultaty powinny być określone w ofercie. Sam rezultat bez miernika jest bezwartościowy (mówi o pożądanym stanie ale nie mówi kiedy ten stan możemy uznać za zadawalający )

Wskaźniki

WSKAŹNIKI ILOŚCIOWE PRODUKTU Odnoszą się do danego projektu i są wyrażane w jednostkach fizycznych JAKOŚCIOWE REZULTATU Odnoszą się do bezpośrednich efektów działań podejmowanych podczas realizacji zadania ODDZIAŁYWANIA Mają charakter długookresowy

Dobór wskaźników musi być powiązany z rodzajem realizowanego zadania – w tym planowanymi działaniami podejmowanymi w trakcie jego realizacji. Powinien umożliwić osobie weryfikującej sprawozdanie merytoryczne monitorowanie realizacji rezultatów projektu

Zasady konstruowania wskaźników Wskaźniki powinny być :

Konkretne – szczegółowo opisane , powiązane z konkretnymi problemami , prosto skonstruowane

Mierzalne – możliwe do pomiaru przy użyciu odpowiednich narzędzi

Dostępne – informacje potrzebne do pomiaru wskaźnika są lub będą dostępne podczas realizacji projektu po akceptowalnym koszcie

Realistyczne – możliwe do wykonania lub urzeczywistnienia przy dostępnych zasobach

Określone w czasie – powinien zostać określony termin , w jakim zostanie osiągnięta założona w ofercie wartość wskaźnika , jak również częstotliwość jego pomiaru

Zasady konstruowania wskaźników RACER

Odpowiednie – ściśle powiązane z wyznaczonymi celami

Akceptowane – przez zainteresowane strony

Wiarygodne dla laików – jednoznaczne i łatwe w interpretacji

Dające się w prosty sposób monitorować – gromadzenie danych powinno być możliwe niewielkim kosztem

Miarodajne – odporne na manipulację

Zasady konstruowania wskaźników Schemat

Priorytet Cel operacyjny Zidentyfikowany problem – potrzeba Kluczowe działania Wskaźnik produktu Wskaźnik rezultatu

Produkt a rezultat

Rezultaty twarde (ilościowe) to zdefiniowane, policzalne rezultaty, które osiągane są dzięki uczestnictwie w projekcie. Przykłady rezultatów twardych: - liczba osób , które znalazły zatrudnienie - liczba utworzonych miejsc pracy - liczba osób , które podniosły swoje kwalifikacje - liczba osób , które przystąpiły do egzaminów i zdały te egzaminy - liczba przygotowanych materiałów promocyjnych (jednak tylko wtedy jeżeli stanowi to jeden z celów projektu, np. w przypadku projektów promocyjnych - co do zasady jest to produkt).

Rezultaty a produkty Produkty odnoszą się do sposobów realizacji projektu – wskazują co będzie zrobione, określają „dobra i usługi”, które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach projektu, np. : - liczba publikacji - liczba szkoleń - liczba udzielonych porad - liczba godziny szkoleniowych - liczba szkół, które zrealizowały określone programy - liczba godzin doradztwa - liczba badań i analiz opracowanych w ramach projektu.

Rezultaty związane są z bezpośrednimi efektami projektu: - liczba osób , które utrzymały zatrudnienie, nabyły nowe kwalifikacje zawodowe, rozpoczęły działalność gospodarczą - wdrożenie sieci współpracy z przedsiębiorcami w zakresie modernizacji programów szkoleniowych - liczba instytucji rynku pracy, które w ramach swojej bieżącej działalności wykorzystują wyniki badań i analiz.

Produkty to elementy wytworzone w ramach projektu. Rezultaty to zmiany ( efekty ) jakie zajdą w wyniku wdrożenia projektu - są odczuwalne po jego zakończeniu i które są związane z korzyściami jakie osiągną uczestnicy.

Rezultaty miękkie (jakościowe) dotyczą postaw, umiejętności i innych cech, których istnienie stwierdzone może być jedynie w drodze specyficznych badań czy obserwacji. Przykłady rezultatów miękkich: - zwiększenie zdolności – interpersonalnych, organizacyjnych, analitycznych czy osobistych - wzrost pewności siebie / świadomości / zadowolenia - zwiększenie motywacji do działania / odwagi / przedsiębiorczości -zwiększenie umiejętności komunikacyjnych -rozwój umiejętności zarządzania czasem.

Pomiar rezultatów miękkich Rezultaty miękkie powinny być badane przynajmniej dwukrotnie (przed rozpoczęciem udziału w projekcie lub w jego początkowej fazie) oraz po jego zakończeniu. Umożliwia to stwierdzenie na ile działania w projekcie trwale zmieniły postawy, umiejętności, przekonania. Źródła weryfikacji rezultatów miękkich: -wywiady z uczestnikami projektu , - indywidualne plany działań , - testy , - ankiety, -formularze , - zebrane opinie pracodawców nt. przydatności szkoleń.

Przykłady rezultatów – dobry przykład CEL Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu umiejętności pływania wśród 100 uczniów przez okres 24 miesięcy REZULTAT - 100 uczniów -poprawiło wyniki w zakresie umiejętności pływania ( o …. pkt. ) - 90 uczniów - zdało egzamin na kartę pływacką

Przykłady rezultatów - zły przykład CEL Zwiększenie szans edukacyjnych z zakresu umiejętności pływania wśród 100 uczniów przez okres 24 miesięcy REZULTAT - 250 godzin lekcyjnych z na basenie - 100 uczniów wzięło udział w zajęciach na basenie

Wykazanie że zakładane rezultaty są możliwe do osiągnięcia. Przykład – projekt szkoleniowy : Zakładane rezultaty zostaną osiągnięte poprzez: - efektywną promocję i rekrutację; - w szkoleniach będą brały udział osoby, które przeszły wstępną selekcję, wykazały się zainteresowaniem pozyskania nowej umiejętności - odpowiedni dobór trenerów -zapewnienie dogodnych warunków podczas szkoleń -wysoką jakość materiałów szkoleniowych - właściwy dobór metod szkoleniowych -sprawną organizację szkoleń sprawny system zarządzania projektem - odpowiedni dobór systemu monitorowania rezultatów.

Określenie wskaźnika musi zakładać jego mierzalność - możliwość sprawdzenia, jaką wartość osiągnął.

Wskaźniki rezultatu odnoszą się do bezpośredniego efektu działań podejmowanych w ramach projektu Wskaźniki rezultatu mogą być wyrażone: • w jednostkach fizycznych • w wartościach procentowych

Przykład – propozycja wskaźnika: Projekt będzie realizowany w okresie od 20. 10… r. do 30. 09…. . Celem ogólnym projektu jest podniesienie kompetencji pracowników przedsiębiorstw z powiatu X w zakresie implementacji technologii produkcyjnych przyjaznych środowisku. W ramach projektu zaplanowano przeszkolenie 120 pracowników przedsiębiorstw w zakresie wdrażania technologii produkcyjnych przyjaznych środowisku. Szkolenia będą się odbywać cyklicznie – łącznie odbędzie się 6 cykli (1 w 20. . r. , 3 w 20. . r. , 2 w 20. . r. ), w których uczestniczyć będzie do 20 pracowników. Proponowany wskaźnik : Liczba pracujących osób dorosłych, które zakończyły udział w projekcie szkoleniowym. Wartość docelowa: 20 osób w 20. . r. , 60 osób w 20. . r. , 40 osób w 20. . r. – łącznie 120 osób do końca realizacji projektu. Częstotliwość pomiaru: zgodnie z planowaną częstotliwością przedkładania wniosków o płatność

Weryfikacja wskaźników O sukcesie projektu świadczy nie tylko właściwy dobór wskaźników, lecz przede wszystkim osiągnięcie zakładanych w ofercie ich wielkości. Należy wykazać w jaki sposób były badane rezultaty projektu, w szczególności efekty długoterminowe. Należy określić nie tylko źródła wiedzy o kształtowaniu się poziomów poszczególnych wskaźników ale także opisać wyniki końcowej ewaluacji w tym przyjętą metodę i stosowane narzędzia oraz termin jej przeprowadzenia.

Źródła weryfikacji (mierzenia) projektów miękkich: - listy obecności podpisywane przez uczestników szkoleń służące jako kontrola frekwencji na szkoleniach -ankiety wypełniane przez uczestników, oceniające stopień przydatności przekazanych na szkoleniach wiadomości, przygotowania wykładowców, sposób prowadzenia zajęć, zastosowane środki dydaktyczne, jakość i przydatność materiałów szkoleniowych oraz warunki lokalowe i organizacyjne szkolenia -informacje od uczestników projektu w formie oświadczeń czy posiadanych zaświadczeń -sprawozdania z realizacji projektu (okresowe, końcowe) - ciągła weryfikacja działań wg założonego systemu monitorowania -testy sprawdzające poziom wiedzy, - egzaminy

Źródła weryfikacji projektów miękkich w oparciu o subiektywne doświadczenia uczestników - Ankiety ( przy wielu uczestnikach ) - Wywiady indywidualne ( dla przedstawicieli ) - Wywiady grupowe ( dla stałych grup ) - Wywiady swobodne ( na imprezach masowych)

Źródła weryfikacji projektów miękkich w oparciu o dane zewnętrzne - Testy psychologiczne ( wymagają fachowej wiedzy eksperckiej ) - Testy przed i po realizacji zadania - Obserwacje eksperckie - „Tajemniczy klient „ ( zewnętrzny obserwator ) - Analiza dokumentów ( weryfikacja list obecności , zapisów spotkań , konspektów szkoleń opisów technicznych ) - Testy wiedzy ( diagnoza stanu wyjściowego )

Metodologia postępowania Analiza wskaźników pod kątem ich : - Skuteczności - zaproponowane wskaźniki pozwalają na właściwy dobór ofert z punktu widzenia efektywności realizowanego zadania - Adekwatności – zaproponowane wskaźniki pozwalają na właściwą ocenę poziomu zgodności proponowanych w ofercie działań z założonymi celami

Przykład wyliczania wskaźnika : W projektach podejmujących różne działania wobec uczestników niekiedy trzeba określić „liczbę godzin wsparcia” przypadającą na jedną osobę Suma wszystkich przewidzianych w projekcie form wsparcia w przeliczeniu na jednego uczestnika. Przy udziale 100 osób - dla 50 -tu 10 godzin konsultacji i 10 godz. doradztwa, - dla pozostałych 50 -ciu 60 godzin szkoleń [50 x (10 godzin +10 godzin ) + 50 x 60 godzin] / 100 = 40 40 godzin wsparcia na jednego uczestnika

Ewaluacja

ewaluacja Obiektywna ocena realizacji zadania na wszystkich jego etapach : - planowania - realizacji - mierzenia rezultatów Dostarcza rzetelne i przydatne informacje pozwalające wykorzystać zdobytą wiedzę w procesie decyzyjnym

ewaluacja Musi być użyteczna. Jest związana z gotowością do badania konsekwencji własnego działania. Dzięki temu może być : - Elementem edukacyjnym oferenta - Narzędziem badającym osiągane postępy pracy , wspomagającym zwiększenie wydajności i skuteczności działań podejmowanych w trakcie realizacji zadania - Narzędziem planowania realizacji zadania

Cele ewaluacji Wspomaganie procesu podejmowania decyzji Podniesienie skuteczności i efektywności działań Identyfikacja słabych i mocnych stron Wskazanie kierunków rozwoju Sygnalizowanie pojawiających się problemów Oszacowanie możliwości i ograniczeń Określenie stopnia zgodności z ofertą Badanie potrzeb Zwiększenie profesjonalizmu świadczonych usług Element uczenia się i samodoskonalenia

Na zlecającym spoczywa obowiązek przeprowadzenia ewaluacji projektu. Ewaluacja to sprawdzenie (lub sprawdzanie), czy w wyniku podejmowanych w projekcie działań osiągnięte zostały spodziewane rezultaty oraz czy te rezultaty przełożyły się na realizację celów projektu (lub czy przybliżają tych osiągnięcie tych celów). Taka ocena może być dokonywana na bieżąco, przez cały czas , równolegle do procesu jego monitorowania. Na zakończenie projektu (i programu) przeprowadza się ewaluację końcową, będącą ostatnią fazą zarządzania projektem.

Monitoring i sprawozdawczość to czynności towarzyszące projektowi przez cały okres realizacji. Stanowią źródło niezbędnych informacji o przebiegu projektu. Przykład przedmiotu monitoringu: - zgodność prac z harmonogramem - zgodność zakresu prac wykonywanych w ramach projektu - ocena jakości prac wykonywanych w ramach projektu - ocena postępu finansowego

Monitoring i sprawozdawczość Każdy oferent ma obowiązek złożenia sprawozdania końcowego ( lub sprawozdań częściowych i sprawozdania końcowego ) W sprawozdaniu należy przedstawić informację na temat osiągniętych rezultatów realizacji zadania. Opisy wskazane w sprawozdaniu powinny w sposób bezpośredni odnosić się do danych oraz wartości podanych w ofercie ( matrycy logicznej ) Musi zostać opisana metodologia obliczenia podanych wartości oraz wyjaśnienia w przypadku sytuacji skomplikowanych , tak aby była możliwość potwierdzenia podanych podczas kontroli.

Osiągnięcie zakładanych rezultatów wiąże się z kwestią zagrożeń dla projektu. Należy odpowiednio wcześnie opisać, na jakie przeszkody może napotkać realizacja projektu i jakie działania zostaną podjęte w celu ich uniknięcia, tak by założone wskaźniki zostały osiągnięte. Realizacja projektów wiąże się nierozerwalnie z ryzykiem. Jednym z narzędzi opisujących i sprawdzających ryzyko projektowe jest tzw. analiza SWOT, powszechnie stosowana w zarządzaniu.

Analiza SWOT służy do porządkowania informacji. S – mocne strony W – słabe strony wszystko to co stanowi atut wszystko to co stanowi analizowanego obiektu słabość, wadę analizowanego obiektu O – szanse zmiany korzystnej T – zagrożenia wszystko to co stwarza dla analizowanego obiektu niebezpieczeństwo zmiany niekorzystnej

Matryca logiczna W wyniku przeprowadzonych analiz otrzymujemy wstępną koncepcję projektu, która określa uwarunkowania społeczne i gospodarcze, definiuje wszystkie podmioty, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na projekt, identyfikuje potencjalną grupę docelową projektu, przedstawia propozycje rozwiązań po dokonaniu weryfikacji i wyboru strategii działania. Wstępna koncepcja projektu przekładana jest na matrycę logiczną projektu, która jest jednym z najważniejszych narzędzi stosowanych na etapie przygotowania wniosku projektowego. Matryca powinna pełnić rolę narzędzia wspomagającego definiowanie, planowanie, realizację i ewentualną ewaluację projektów.

Matryca logiczna Rezultat to bezpośredni wpływ realizowanego przedsięwzięcia na otoczenie uzyskany na koniec realizacji projektu. Rezultaty powinny przedstawiać efekty zrealizowanych produktów ale jednocześnie odpowiadać na cele danego produktu

Matryca logiczna Produkt to bezpośredni , materialny efekt realizacji przedsięwzięcia mierzony konkretnymi wielkościami. Jest on w pełni policzalny przy pomocy dostępnych miar i wag lub jednostek matematycznych. W projekcie wskaźniki produktu powinny odzwierciedlać główne kategorie wydatków , czyli wydatki o znacznym udziale procentowym w całym budżecie. Produkty wyznaczają te wartości na które oferent ma bezpośredni wpływ

Matryca logiczna Działania to bezpośrednio podejmowane przez oferenta czynności w celu osiągnięcia produktów

Matryca logiczna Wskaźniki muszą być obiektywne – muszą określać sposób realizacji produktów lub rezultatów ze wskazaniem konkretnych jednostek miary oraz w odniesieniu do rezultatów relacje do stanu pierwotnego określającego wartość bazową Wskaźniki rezultatu trzeba kalkulować na poziomie możliwym do zrealizowania i zmierzenia

Matryca logiczna Wartości bazowe i docelowe Trzeba zawrzeć informacje na temat wartości bazowych danego wskaźnika na dzień rozpoczęcia projektu ( przygotowania oferty i matrycy logicznej ) Wartość bazowa musi być udokumentowana w celu umożliwienia jej ewentualnej kontroli oraz porównania do wartości docelowej po zakończeniu realizacji zadania Wartość docelowa musi określać wartość bazową powiększoną o wartość zrealizowaną wyłącznie w ramach realizowanego zadania

Matryca logiczna Wartość bazowa i docelowa Różnica między wartością bazową a docelową nie zawsze jest wynikiem bezpośredniego wpływu realizowanego zadania. Dlatego wymagane jest przekazanie danych jaki wpływ na uzyskanie wartości docelowej miało realizowane zadanie

Matryca logiczna Źródła weryfikacji Należy wskazać formę w jakiej dany wskaźnik zostanie udokumentowany. Dokumenty te powinny być przechowywane do celów kontroli i muszą w sposób jasny i perzjrzysty wskazywać na sposób obliczenia wskaźnika ( zarówno bazowego jak i docelowego )

Opis projektu Wskaźniki Sposoby weryfikacji Założenia Cele ogólne Cel projektu Rezultaty Działania Zasoby Koszty Warunki wstępne

W wierszu działań nie zawiera się : - wskaźników , określa się natomiast zasoby potrzebne do realizacji projektu - nie podaje się sposobów weryfikacji wskaźników bo nie zostały uwzględnione ( w tym miejscu określa się natomiast budżet )

Czwarta kolumna określa warunki które muszą zostać spełnione z uwzględnieniem problematyki ryzyka. Warunki wstępne dotyczą założeń które trzeba spełnić przed realizacją projektu

Logika pozioma dotyczy pomiaru efektów projektu oraz zasobów wykorzystanych do jego realizacji poprzez określenie wskaźników pomiaru oraz źródeł , dzięki którym pomiar będzie weryfikowalny Logika pionowa określa, co projekt ma realizować , wyjaśnia związki przyczynowe oraz określa założenia i potencjalne problemy mające wpływ na projekt , ale od niego niezależne