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PROGRAMA ESPECIAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL 2008 -2012 Ing. Sergio León Maldonado Director de Coordinación de Políticas 2011

Objetivos del módulo En este módulo, los participantes: Conocerán el Programa de Mejora de la Gestión. Identificarán los conceptos básicos en mejora de la gestión pública Entenderán la operación del Programa de Mejora de la Gestión. Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación con el Programa de Mejora de la Gestión. .

Contenido El PMG en el marco de la planeación nacional Objetivos del PMG Implementación del PMG Proyectos de mejora

El Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2012 Plan Nacional de Desarrollo 2007 – 2012 1 • Mandato Constitucional (Art. 26), y Ley de Planeación. • Fija los objetivos nacionales, las estrategias y prioridades para el desarrollo integral y sustentable del país. • Se conforma con base en consultas ciudadanas. • En el periodo 2007 -2012, se integra por 5 ejes rectores: 2 Estado de Derecho y seguridad Economía competitiva y generadora de empleos 3 Igualdad de oportunidades 4 5 Sustentabilidad ambiental Democracia efectiva y política exterior responsable

El Plan Nacional de Desarrollo y el Programa de Mejora de la Gestión 5 Democracia efectiva y política exterior responsable Fortalecimiento de la democracia Modernización del sistema político Participación ciudadana Eficacia y eficiencia gubernamental Transparencia y rendición de cuentas Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008 - 2012

Objetivos del PMG 1. Maximizar la calidad de los bienes y servicios que presta la Administración Pública Federal. 2. Incrementar la efectividad de las instituciones. 3. Minimizar los costos de operación y administración de las dependencias y entidades. Poner al ciudadano en el centro de la atención del gobierno

Principales participantes: • Presidencia de la República • Secretaría de la Función Pública • Dependencias y Entidades de la APF • Grupos técnicos • Responsables PMG en instituciones • Red de Oficiales Mayores • Delegados y Comisarios Públicos • Órganos Internos de Control

Proyectos de mejora Los proyectos de mejora son el vehículo mediante el cual las instituciones transforman su gestión. La cartera de proyectos de mejora de una institución conforman su Proyecto Integral de Mejora (PIMG). Mejoras Categoría de proyecto Proyectos Institucionales Las características de los proyectos de mejora están definidas por la categoría de proyecto asociada. Pueden ser: Institucionales (Individuales) Interinstitucionales (Varias Instituciones) Proyectos Interinstitucionales

Categorías de proyecto • Clasifican los proyectos según su facilidad de ejecución • Cada etapa integra actividades clave a realizar • Homologan planes de trabajo básicos • Cada categoría integra las categorías anteriores y sus actividades

Sistemas del PMG Trámites y servicios Racionalización de Estructuras Gobierno Digital Se incorporan en las acciones contenidas en los planes de trabajo Sistemas PMG Mejora Regulatoria Interna Son los temas generales que se abordan en la mejora de la gestión pública. Atención Ciudadana Procesos Alinean la definición de los indicadores de proyecto y las mediciones de los mismos

Indicadores Monitoreo de avances y resultados en el PMG ón i c a PMG Objetivos i Al ne Indicadores PMG Indicadores de proyecto M e ta s

Indicadores de proyecto Tendencia Definición Indicadores de Proyecto Capacidad de la institución para realizar procesos Incremento Número máximo de procesos que se concluyen en un día Unidad de medida Método de Cálculo Valor en el que se expresa el resultado Procesos Número máximo de ciclos de un proceso que se concluyen en un día Valor absoluto

Elementos básicos del PMG Identificación de proyectos de mejora Guía para integrar proyectos de mejora Logro de Resultados institucionales ‘ Manual de operación del PMG Definición y ejecución de proyectos Reportes de resultados

14 Proyecto Iniciativa 1. Datos del proyecto. Datos Generales Equipo de trabajo. 2. Indicadores de proyecto. 3. Análisis Categoría de proyecto Análisis de costo Análisis de Factibilidad Plan de trabajo Categoría de proyecto. Etapa Actividad Responsable Seguimiento de proyecto Etapa y actividad Resultados Indicadores Cierre • Resultados finales

Herramientas de apoyo Manual de operación del PMG Documento anual que establece las estrategias generales para el PMG. Guía para integrar proyectos de mejora Metodología para identificar e integrar proyectos de mejora. Sistema de Administración del PMG Sistema de información a través del cuál: Las instituciones gestionan sus proyectos de mejora. La SFP monitorea avances y resultados de la instrumentación del PMG. Diagnósticos de mejora de la gestión Mecanismos para el análisis y la identificación de proyectos de mejora.

Integración de proyectos de mejora Metodología para Integrar Proyectos de Mejora Paso 1 Identificar acciones de mejora Paso 2 Definir propuestas de proyectos de mejora Paso 3 Definir el impacto Paso 4 Seleccionar la categoría Paso 5 Estimar el costo Paso 6 Definir la factibilidad Paso 7 Clasificar las propuestas de proyectos

1. Identificar acciones de mejora Análisis de situación, agrupado por categorías: 1. Trámites y servicios 2. Normatividad 3. Quejas y denuncias 4. Proyectos transversales 5. Procesos 6. Proyectos de mejora en ejecución La institución identifica: • La necesidad y conveniencia de desarrollar un proyecto de mejora • Los temas sobre los cuales desarrollará un proyecto • Los resultados que deberá alcanzar el proyecto Paso 1 Identificar acciones de mejora Paso 2 Definir propuestas de proyectos Paso 3 Definir el impacto Paso 4 Seleccionar la categoría Paso 5 Estimar el costo Paso 6 Definir la factibilidad Paso 7 Clasificar las propuestas de proyectos

2. Definir un proyecto de mejora La definición de un proyecto incluye los siguientes elementos: El nombre del proyecto Las fechas planeadas de ejecución Inicio y fin El objetivo del proyecto La descripción del proyecto Los beneficios que se planea obtener El alcance del proyecto Los participantes Los indicadores de proyecto para medición de resultados. La categoría de proyecto Etapas intermedias El costo de inversión estimado. Paso 1 Identificar acciones de mejora Paso 2 Definir propuestas de proyectos Paso 3 Definir el impacto Paso 4 Seleccionar la categoría Paso 5 Estimar el costo Paso 6 Definir la factibilidad Paso 7 Clasificar las propuestas de proyectos

3. Definir el impacto del proyecto Cuales son las características de los resultados del proyecto que se traducen en beneficios cuantificables La identificación de los resultados esperados del proyecto y de su impacto permite identificar la forma de medir los resultados Cada aspecto se relaciona con un indicador de proyecto Medición al inicio del proyecto y como resultado del mismo Paso 1 Identificar acciones de mejora Paso 2 Definir propuestas de proyectos Paso 3 Definir el impacto Paso 4 Seleccionar la categoría Paso 5 Estimar el costo Paso 6 Definir la factibilidad Paso 7 Clasificar las propuestas de proyectos

4. Seleccionar categoría del proyecto De acuerdo con el alcance y las áreas involucradas en el proyecto La definición de una categoría establece el plan de trabajo base para el proyecto CATEGORIAS 1. Análisis de situación 2. Regulación base cero en normas 3. Regulación base cero en trámites y servicios 4. Mejora de procesos, trámites y servicios 5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares 6. Uso de herramientas TIC 7. Atención ciudadana integral en una oficina 8. Procesos y trámites 100% en línea 9. Reingeniería 10. Proyectos transversales Paso 1 Identificar acciones de mejora Paso 2 Definir propuestas de proyectos Paso 3 Definir el impacto Paso 4 Seleccionar la categoría Paso 5 Estimar el costo Paso 6 Definir la factibilidad Paso 7 Clasificar las propuestas de proyectos

5. Estimar el costo del proyecto Considera el costo de inversión del proyecto Referencia para analizar la factibilidad de realizar el proyecto Facilita la previsión de recursos requeridos para el proyecto Paso 1 Identificar acciones de mejora Paso 2 Definir propuestas de proyectos Paso 3 Definir el impacto Paso 4 Seleccionar la categoría Paso 5 Estimar el costo Paso 6 Definir la factibilidad Paso 7 Clasificar las propuestas de proyectos

6. Definir la factibilidad del proyecto Identificación de factores de riesgo para el proyecto y la manera de controlarlos Elemento para evaluar la conveniencia de llevar a cabo el proyecto Identificar y evaluar que factores se presentan actual o potencialmente que pueden inhibir el desarrollo de proyecto Definir que estrategia se prevé y se llevará a cabo durante el desarrollo del proyecto para controlar el efecto de dichos factores de riesgo Paso 1 Identificar acciones de mejora Paso 2 Definir propuestas de proyectos Paso 3 Definir el impacto Paso 4 Seleccionar la categoría Paso 5 Estimar el costo Paso 6 Definir la factibilidad Paso 7 Clasificar las propuestas de proyectos

7. Clasificar los proyectos Análisis IMPACTO – ESFUERZO PARA EJECUCION de los proyectos Permite comparar cuantitativamente Los factores de impacto 32 Impacto El nivel de esfuerzo expresado como categoría de proyecto Cuadrantes Cuadrante 4: Bajo impacto - alto esfuerzo Paso 1 Paso 2 Definir propuestas de proyectos Paso 3 Definir el impacto Paso 4 Seleccionar la categoría Paso 5 Estimar el costo Paso 6 Definir la factibilidad 4 3 5 1 Cuadrante 3: Bajo impacto - bajo esfuerzo Identificar acciones de mejora 1 6 Cuadrante 1: Alto impacto - bajo esfuerzo Cuadrante 2: Alto impacto - alto esfuerzo 2 Paso 7 Clasificar las propuestas de proyectos 10 6 5 1 Esfuerzo para ejecución (Categoría de proyecto)