NOES DE DOCUMENTAO E ARQUIVOLOGIA Lei 815991 Consideramse

NOÇÕES DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVOLOGIA

Lei 8159/91 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por o rga os pu blicos, instituic o es de cara ter pu blico e entidades privadas, em decorre ncia do exerci cio de atividades especi ficas, bem como por pessoa fi sica, qualquer que seja o suporte da informac a o ou a natureza dos documentos.

O Arquivo e um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organizac a o, firma ou indivi duo. Esses documentos sa o fontes das informac o es utilizadas para a execuc a o de tarefas/atividades. Sa o documentos reunidos por acumulac a o ao longo das atividades e isso ocorre independentemente do suporte ou da natureza, sejam em atividades que envolvem pessoas fi sicas ou empresas em geral.

Finalidade do Arquivo Servir a Administrac a o Servir a Histo ria

Arquivamento Obedecem as seguintes operações INSPEC A O: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificac a o atribui da sera mantida ou alterada. ORDENAC A O: consiste na reunia o dos documentos classificados sob um mesmo assunto. Tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Ordenados adequadamente, sera possi vel manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. A Ordenac a o é a forma de disposic a o dos documentos

ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificac a o dada. Nesta fase deve-se ter muita atenc a o, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperac a o quando solicitado posteriormente.

Rotinas Correspondentes a s Operac o es de Arquivamento 1. Verificar a existe ncia de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronolo gica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 3. Ordenar os documentos que na o possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronolo gica, alfabe tica, geogra fica ou outra), formando dossie s. Verificar a existe ncia de co pias, eliminando-as. Caso o original na o exista, manter uma u nica co pia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos a s capas apropriadas com prendedores pla sticos, com excec a o dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visi vel as pastas suspensas, gavetas e caixas; 6. Manter reunida a documentac a o seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma u nica folha de refere ncia, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operac a o sempre que chegar um novo nu mero.

Etapas dos Arquivamentos: 1) Inspec a o - verificar se e um documento para arquivamento 2) Estudos - leitura cuidadosa do documento para Verificar a entrada dela 3) Classificac a o - Determinac a o da entrada 4) Codificac a o - colocar no documento o co digo que irá identifica-lo 5) Ordenac a o - como sera disposto o documento 6) Guarda - e a ac a o de guardar no lugar adequado e definido nas etapas anteriores.

RETIRADA E CONTROLE (EMPRE STIMO): esta operac a o ocorre quando processos, dossie s ou outros documentos sa o retirados do arquivo para: emprestar aos usua rios; prestar informac o es; efetuar uma juntada. Nesta fase e importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empre stimo, no qual sa o registradas informac o es sobre processos, dossie s ou outros documentos retirados, ale m do setor, nome, assinatura do servidor responsa vel pela solicitac a o e, posteriormente, a data da devoluc a o do documento. O recibo de empre stimo tem como finalidade controlar o prazo para devoluc a o do documento e servir como indicador de sua freque ncia de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transfere ncia e recolhimento. Por meio desse controle e possi vel informar com precisa o e seguranc a a localizac a o do(s) documento(s) retirado(s). O recibo de empre stimo e preenchido em duas vias, sendo: – 1 a via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da devoluc a o do documento; – 2 a via: arquivada em ficha rio a parte, em ordem cronolo gica, para controle e cobranc a, quando vencido o prazo de devoluc a o.

Classificação dos Documentos a) Naturezado. Assunto Ostensivo Sigiloso b) Espe cie: Ex: Ata, Certida o e Ofiicio c) Tipo (tipologia): Espe cie + func a o = tipologia d) Gênero Textual Sonoro Cartogra fico Filmogra fico Iconogra fico Microgra fico Informático

Classificação dos Arquivos a) Extensa o Setorial Central/Geral b)Entidade Mantenedora Pu blico Privado c) Esta gios de Evoluc a o Corrente Intermedia rio Permanente d)Natureza dos Documento Especializado

Princípios Arquivísticos Organizicidade Unicidade Proveniência Ordem Original Pertine ncia: documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a provenie ncia e a classificac a o original. Princi pio da reversibilidade Princi pio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessa rio. E aplicado na restaurac a o de documentos. Territorialidade Conceito derivado do princi pio da provenie ncia e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em servic os de arquivo do territo rio no qual foram produzidos

Teoria das Três Idades