Misiunea de audit intern AUDITUL SISTEMULUI DE ACHIZIII

Misiunea de audit intern AUDITUL SISTEMULUI DE ACHIZIȚII PUBLICE DIN CADRUL AUTORITĂȚILOR PUBLICE MUNICIPALE

Date generale � Misiunea de audit s-a desfăşurat în perioada: 15 ianuarie – 12 martie 2018 � Unitățile auditate: Primăria municipiului Chișinău Direcția generală finanțe Direcția cultură Direcția generală asistență socială Direcția generală transport public și căi de comunicație Direcția municipală pentru protecția drepturilor copilului Direcția generală locativ-comunală și amenajare Direcția generală arhitectură, urbanism și relații funciare Direcția generală comerț, alimentație publică și prestări servicii � Perioada supusă auditării: 01 ianuarie 2016 – 31 decembrie 2017

Obiectivul general al misiunii de audit Evaluarea eficienței și conformității procedurilor de achiziții publice și impactul acestora asupra utilizării raționale a mijloacelor financiare bugetare, punând accentul pe funcționalitatea măsurilor de control intern.

Domeniul de aplicare a auditului Auditul a acoperit activitățile aferente organizării și derulării procesului de achiziții publice, cuprinzând etapele: i. iii. iv. v. viii. ix. x. xi. identificarea nevoilor; estimarea valorii contractelor; planificarea procedurii; întocmirea documentației de atribuire; întocmirea anunțului/ invitației de participare; oferirea clarificărilor; recepționarea și deschiderea ofertelor; evaluarea ofertelor; comunicarea către participanți a rezultatelor finale; încheierea contractului; managementul contractului.

Resurse bugetare utilizate în scopul achizițiilor Cheltuieli pentru achiziții (mii lei), inclusiv: LP COPF CVM 2016 100308, 1 2017 68001, 7 66905, 3 10762, 7 2479, 0 20161, 1 39390, 3 8534, 7 1040, 0 19036, 7

Numărul contractelor de AP Procedurile de achiziții publice aplicate pentru atribuirea contractelor în perioada 2016 - 2017

Constatările auditului: �Deficiențe în identificarea și estimarea necesităților pentru planificarea achizițiilor (ex. Lipsa procedurilor uniforme, subiectivism în aprecierea necesităților, superficialitate, prirotizarea necorespunzătoare ș. a. ) �Divizarea contractelor de achiziții în scopul evitării aplicării pragurilor corespunzătoare și desfășurării procedurilor competitive de AP (ex. 3 CVM pentru achiziționarea tehnicii de calcul în sumă de 202, 5 mii lei, 5 CVM+ cont de plată pentru achiziționarea mobilierului în sumă de – 334, 6 mii lei, multiple divizări ale achiziției lucrărilor de reparație ș. a. ) �Gestionarea necorespunzătoare a conflictelor de interese, care a avut în consecință manifestarea concurenței neloiale (ex. Conducătorul ÎM , fiind în același timp fondatorul și administratorul unui agent economic a efectuat reparația blocurilor locative aflate în gestiunea nemijlocită a Întreprinderii în baza a 2 CVM, în sumă de 124, 8 mii lei. Totodată, agentul economic menționat a beneficiat de alte 11 contracte, atribuite de către autoritatea contractantă)

Constatările auditului (continuare): �GLA nu examinează în esență actele de calificare, ci verifică doar prezentarea acestora de către ofertanți (ex. operatorul economic câștigător nu deținea suficientă experiență în domeniul achiziției, nu avea lichiditățile necesare pentru executarea contractului, precum și furniza date eronate privind activitatea sa de afaceri) �Tergiversarea achizițiilor urmare a erorilor comise de membrii GLA și anulării procedurilor (ex. achiziționarea tehnicii de calcul – contract încheiat după circa 6 luni de la inițierea procedurii de achiziție) �AC nu dau dovadă de o abordare univocă și netendențioasă în relațiile cu operatorii economici participanți la procedurile de AP (ex. În anul 2016, AC a atribuit 21 de contracte pentru executarea lucrărilor de reparație în sumă totală de 4, 33 milioane lei pentru 3 agenți economici - fondați în perioada mai 2016 – septembrie 2016)

Constatările auditului (continuare): �Unitățile auditate au descalificat oferte cu valoarea de la 38, 6 mii până la 153, 0 mii lei mai mici ca prețul ofertelor câștigătoare, invocând abateri neînsemnate, fără solicitarea clarificărilor de rigoare (ex. certificatul privind lipsa datoriilor față de buget expirat cu 1 zi, neprezentarea autorizației de funcționare a unității de comerț) �S-a constat practicarea concurenței neloiale, inclusiv prin participarea operatorilor economici ca membrii ai grupurilor de întreprinderi dependente (ex. oferte depuse de firme înregistrate pe aceleași adrese juridice și cu același nume al fondatorilor, calcule și erori identice admise în devizele de cheltuieli cu modificarea doar procentului variabil al devizului, participarea în cadrul COPF a unor grupuri constante de operatori economici)

Constatările auditului (continuare): �Auditul relevă practica divizării achizițiilor de lucrări evitând organizarea unor proceduri de licitații deschise și/ sau restrânse în vederea evaluării pe loturi pentru mai multe obiective �În perioada anului 2016 au fost încheiate 86 contracte (prin LP doar 1) în sumă totală de 24499, 2 mii lei, iar în anul 2017 s-au atribuit 71 contracte (prin LP nici unul) cu o sumă totală de 8109, 2 mi lei.

Constatările auditului (continuare): �Insuficiența procedurilor de control privind corectitudinea întocmirii și evidenței contractelor de AP (ex. 55 la sută din CVM examinate nu corespund contractului-model, contracte încheiate fără specificarea nomenclatorului sortimental, neasigurarea reținerii garanției de bună execuție a contractului) �Deficiențe în monitorizarea modului de executare a contractelor de AP (ex. nerespectarea termenului de executare a contractelor, admiterea achitărilor anticipate (avansuri), recepționarea mărfurilor necorespunzătoare specificației contractului și condițiilor stabilite) �S-au constat cazuri în care banii publici au fost cheltuiți fără chibzuința și inteligența necesară asigurării unui management eficient al finanțelor publice

Recomandările auditului: �Planificarea achizițiilor pe loturi, printr-o singură procedură de achiziții pentru servicii sau bunuri omogene, în scopul evitării divizării AP. �Asigurarea aplicării uniforme a criteriilor de eligibilitate pentru procedurile de achiziții desfășurate, argumentarea raționamentului solicitării documentelor calificative suplimentare. �Implementarea procedurilor de control în vederea identificării aranjamentelor în cadrul AP și falsurilor admise în actele de calificare.

Recomandările auditului (continuare): �Efectuarea achizițiilor de bunuri, lucrări și servicii prin prisma principiului utilizării eficiente a finanțelor publice și minimizării riscurilor autorității contractante (efectuarea achizițiilor prin sistemul electronic M-tender). �Planificarea achizițiilor publice de lucrări, prin structurarea obiectivelor pentru evaluarea pe loturi a acestora, asigurând desfășurarea procedurilor cu publicarea anunțului de participare.

Recomandările auditului (continuare): �Dezvoltarea capacităților profesionale personalului implicat în procesul de AP, inclusiv prin autoinstruiri și diseminări ale practicilor noi în activitatea GLA. �Elaborarea și aplicarea în activitatea grupului de lucru a Codului de conduită etică în achiziții publice. � Dezvoltarea continuă a sistemului de MFC și conformarea cu standardele naționale în domeniul controlului intern.

Rezultatele misiunii de audit �Rezultatele misiunii au fost aprobate prin dispoziția primarului general interimar nr. 200 -d din 28. 03. 2018 �Conducătorii unităților auditate au elaborat și aprobat Planurile de acțiuni privind implementarea recomandărilor de audit �Direcția audit intern va asigura procesul de urmărire a modului de implementare a recomandărilor oferite

Vă mulțumesc pentru atenție ! „De modul în care autoritățile contractante organizează și efectuează achizițiile publice, în mare parte depinde utilizarea banilor publici. ”