Integrarea Sistemelor Informatice Auditul proceselor Imbunatatirea proceselor Trica

Integrarea Sistemelor Informatice Auditul proceselor Imbunatatirea proceselor Trica Alexandru 342 C 5 Zeca Ionut 342 C 5 Integrarea Sistemelor Informatice – Prezentări Laborator 20. 12. 2010 1

Cuprins � Auditul proceselor ◦ Audit – generalitati ◦ Auditarea proceselor �Definitii �Utilitate �Proceduri � Imbunatatirea ◦ Definitii ◦ Aplicabilitate proceselor

Audit � Prin audit, în general, se înțelege examinarea profesională a unei informații în vederea exprimării unei opinii responsabile și independente prin raportarea la un criteriu (standard, normă) de calitate. � Audit-urile reprezinta verificările tuturor proceselor (economice, technologice, de protejare a mediului inconjurator etc. ) într-o întreprindere producătoare (și nu numai). Cu ajutorul audit-urilor se poate analiza eficienta unei întreprinderi.

Audit � Auditurile se folosesc pentru certificare ISO a unei întreprinderi. Auditurile joacă un rol important pentru formarea, certificarea și păstrarea sistemelor manageriale întro interprindere.

Auditarea proceselor � Ce este un audit de proces? ◦ Un audit care se concentreaza pe procese si nu pe o anumita persoana sau produs. ◦ Un audit unde activitatile si resursele sunt planificate, organizate si controlate astfel incat rezultatele sunt la nivelul obiectivelor propuse. ◦ Un audit de proces nu reprezinta doar calea de la un input spre un output (acesta fiind un audit de tranzactie). Aceste procese genereaza resurse deci pentru un audit sa fie un audit de proces trebuie sa stabileasca daca rezultatele sunt generate de catre un proces tratat corect si eficient

Auditarea proceselor � Ce este un proces corect si eficient? � La ce se utilizeaza un audit de proces? ◦ Un proces eficient este un proces unde activitatile si resursele sunt planificate, organizate si controlate astfel incat rezultatele din obiectivele propuse sa fie cele asteptate. ◦ este folosit pentru a verifica ca procesele opereaza in limitele specificate si indeplinesc sarcinile fiind o evaluare a pasilor secventiali si a interactiunilor unui proces intr-un sistem

Auditarea proceselor • Se stabilesc obiective � • Se analizeaza rezultatele • Se construieste un document de review • Se hotarasc unele imbunatatiri • Se stabilesc noi obiective Diagrama 1. 1 Protocoale de comunicaţie – Prezentări Laborator 20. 12. 2010 7

Auditarea proceselor � Care este procedura? ◦ Auditarea proceselor este o procedura in 10 pasi � 1. Notification � 2. Planning � 3. Opening Meeting � 4. Fieldwork � 5. Communication � 6. Report Drafting � 7. Management Response � 8. Closing Meeting � 9. Report Distribution � 10. Follow-up

Auditul procedurilor vs Auditul proceselor Dupa cum se observa, auditul proceselor se axeaza pe rezultate, aceasta fiind principala diferenta fata de auditul procedurilor care se bazeaza pe task-uri. Auditul procedurilor Auditul proceselor Identifica ce task va fi evaluat Identifica obiectivele Identifica cine face task-ul Identifica factorii ce pot influenta succesul Identifica procedurile ce coordoneaza task-ul Stabileste care este procesul pentru atingerea obiectivelor Verifica daca procedurile sunt respectate Verifica daca toate conditiile sunt indeplinite Verifica daca persoana este apta sa Stabileste competentele necesare realizeze task-urile livrari output-urilor

Auditul procedurilor vs Auditul proceselor Auditul procedurilor Auditul proceselor Verifica daca documentatia este Stabileste ca competenta si curenta si daca echipamentele sunt capabilitatea sunt utilizate la functionale parametri optima Stabileste de unde vin input-urile si unde se duc output-urile Stabileste cum sunt masurate output-urile Verifica daca conditiile de munca sunt bune Stabileste ce rezultate sunt obtinute Verifica daca persoanele responsabile cu deciziile sunt autorizate Verifica integritatea rezultatelor Verifica registrele Stabileste ca performanta si eficienta sunt luate in calcul

Imbunatatirea proceselor � Ce este imbunatatirea proceselor? ◦ In dezvoltare, imbunatatirea proceselor reprezinta o serie de pasi facuti pentru a identifica, analiza si dezvolta procese deja existenta pentru a indeplini noi functii. Acesti pasi folosesc de obicei o anume metodologie sau strategie pentru a creea rezultate de succes ◦ Imbunatatirea proceselor este o metoda pentru a opera modificari proceselor astfel incat sa se faca imbunatatiri ale calitati, reduceri de cost, sau accelerarea orarelor

Imbunatatirea proceselor � Aplicarea imbunatatirii proceselor ◦ Potrivit lui Rummler(1996) o organizatie este doar la fel de buna ca procesele sale. Pentru a putea face modificările necesare într-o organizaţie, e nevoie de a înţelege procesele cheie ale companiei. Rummler şi Brache (1991) sugerează un model pentru a rula un proiect de Imbunatatirea si managementul proceselor, care conţine următoarele etape:

Imbunatatirea proceselor � 1. Identifica procesul ce trebuie imbunatatit. ◦ Identificare proceselor cheie poate fi un exercitiu formal sau informal. O echipa de management ar putea alege imbunatatirea unor procese pe baza unor criterii derivate din prioritati strategice si tactice. Pe de alta parte s-ar putea la fel de bine dori imbunatatirea proceselor din cauza une performente slabe. � 2. Planuirea obiectivelor pentru proiect pe baza cerintelor procesului. ◦ Accentul ar putea fi pe imbunatatirea de calitate, de productivitate, de cost sau de timp, Totusi scopul este mereu acelasi: stabilizarea procesului cheie.

Imbunatatirea proceselor � 3. Alegerea membriilor a mai multor divizii care sa faca o analiza a procesului. � 4. Folosirea unui flowchart pentru documentarea procesului curent. ◦ Descrierea nivelului de organizare, a nivelului de proces si a nivelului de slujba, angajat in concordanta cu Rummler (1996). � 5. Identificarea de "deconectari" in process. ◦ "deconectarile" reprezinta tot ceea ce scade eficienta procesului. Identificarea se face la trei nivele. Nivelul oraganizational, nivelul de proces si nivelul de slujba/angajat.

Imbunatatirea proceselor � 6. Recomandare schimbari. ◦ Clasificarea si prioritizarea prroblemelor principale. Evaluare de solutii alternative. � 7. Stabilirea de obiective pentru procese si sub procese. � 8. Implementarea imbunatatirilor

Intrebari