AUDIT INTERN PENGERTIAN AUDIT INTERN Pemeriksaaan yang dilakukan

AUDIT INTERN

PENGERTIAN AUDIT INTERN Pemeriksaaan yang dilakukan oleh bagian audit intern perusahaan terhadap laporan keuangan dan catatan keuangan perusahaan mengenai ketelitian (accuracy); dapat dipercaya (reliability); efisiensi dan pengendalian intern pada perusahaan

• Pemeriksaan intern (internal audit) pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan, peraturan pemerintah dan ikatan profesi yang berlaku • Menurut Institute of Internal Auditor (Boynton, 2001: 980) internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operation. It helps an organization accomplish its objectives by ringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control and governance processes • Menurut Milton Stevens Fonorrow (1989) internal auditing is an appraisal, by trained company employees, of the accuracy, reliability, efficiency and usefulness of company records and internal control (suatu penilaian, yang dilakukan oleh pegawai perusahaan yang terlatih, mengenai ketelitian, dapat dipercayainya efisiensi dan kegunaan dari catatan (akuntansi) perusahaan dan pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan

DEFINITION of INTERNAL AUDITING (IIA) It is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes.

DEFINITION A A A “Internal Audit" is an independent examination of a quality system It measures the effectiveness of an organisation's quality management system. It is a documented and systematic tool It should be done periodically by independent and qualified people “Audit" itself is a checking system, NOT a quality assessment As a communication tool of management policies. All personnel have to understand do their jobs well

TUJUAN AUDIT INTERN • Membantu menajemen dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya.

KEGIATAN YANG DILAKUKAN AUDITOR INTERN 1. Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan sistem pengendalian manajemen, pengendalian internal dan pengendalian operasional, mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang murah 2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen 3. Memastikan pertanggungjawaban harta perusahaan dan perlindungan dari kemungkinan adanya pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan 4. Memastikan pengelolaan data organisasi dapat dipercaya 5. Menilai mutu pekerjaan setiap bagian 6. Menyarankan perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas

BENEFITS OF IA A A A Tells you the health of a quality system Identify the root of a problem and plan for corrective and preventive actions with timeline Achieve better allocation of resources Able to avoid potentially big problem Learn what an auditors look for Continuous improvement

HAL YANG HARUS DILAKUKAN AUDITOR INTERN 1. Menelaah dan menilai kebaikan dan memadai tidaknya penerapan sistem pengendalian manajemen, SPI, dan pengendalian operasional lainnya 2. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, prosedur dan rencana yang ditetapkan manajemen 3. Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dilindungi 4. Memastikan pengelolaan data dapat dipercaya 5. Menilai mutu pekerjaan tiap bagian 6. Menyarankan perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas

KODE ETIK INSTITUTE OF INTERNAL AUDIT (IIA) • Tujuan Kode Etik IIA memperkenalkan budaya etis dalam profesi internal auditing 2 Komponen kode etik : a. Principles – Berkaitan dengan profesi dan praktik internal auditing b. Rules of Conduct – Menjelaskan norma perilaku seorang internal auditor – Alat bantu untuk menginterpretasikan principles kedalam praktek dan dimasukkan sebagai pedoman perilaku etis internal auditor

INSTITUTE of INTERNAL AUDITORS ETHICAL PRINCIPLES Integrity Confidentiality Objectivity Competency

BAGAIMANA MEMILIKI DEPARTEMEN AUDIT INTERN YANG EFEKTIF ? a. Audit intern harus memiliki kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan b. Departemen Audit Intern harus mempunyai job description c. Departemen Audit intern harus mempunyai internal audit manual d. Harus ada dukungan dari top manajemen e. Departemen Audit Intern harus memiliki orang yang profesional, capable, bersikap obyektif, mempunyai integritas dan loyalitas yang tinggi f. Audit intern harus dapat bekerja sama dengan akuntan publik

RELATIONSHIP of INTERNAL and EXTERNAL AUDITORS The external auditor is responsible to financial statement users. The internal auditor is responsible to management.

RELATIONSHIP of INTERNAL and EXTERNAL AUDITORS Competency Methodology Objectivity Audit risk model

PERSAMAAN AUDIT INTERN dan AUDIT EKSTERN 1. Latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja dibidang akuntansi, keuangan, perpajakan, manajemen dan komputer 2. Membuat audit plan dan program audit secara tertulis 3. Prosedur audit dan hasil audit didokumentasikan dalam kertas kerja 4. Staf audit melakukan Continuing Professional Education (Pendidikan Profesi Berkelanjutan) 5. Mempunyai Audit Manual (pedoman pelaksanaan pemeriksaan), Kode Etik dan Sistem Pengendalian Mutu

TEMUAN AUDIT (Audit Finding) dan LAPORAN INTERNAL AUDIT TEMUAN AUDIT memberitahukan manajemen mengenai kelemahan pengendalian internal (jika dibiarkan dapat menimbulkan terjadinya kecurangan -fraud & collusion- yang merugikan perusahaan) LAPORAN dari IAD: • Objective • Clear (jelas) • Concise (singkat tapi padat) • Constructive (membangun) • Timely (tepat waktu)

TEMUAN AUDIT (Audit Finding) dan LAPORAN INTERNAL AUDIT • MAJOR DEFICIENCY FINDINGS – Kelemahan SPI perusahaan yang mengakibatkan hambatan bagi organisasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan • MINOR DEFICIENCY FINDINGS – Kelemahan dalam SPI perusahaan, walaupun tidak menghambat tujuan perusahaan tapi bila tidak diperbaiki dapat merugikan perusahaan

KRITERIA DEFICIENCY FINDING YANG HARUS DILAPORKAN • Cukup significant • Didukung oleh fakta • Objective • Relevan dan masuk akal • Menurut Lawrence B. Sawyer (1996), Deficiency Finding adalah : suatu hal yang salah, atau yang akan menjadi salah (secara intrinsik tidak salah, tetapi memerlukan perbaikan)

PENGEMBANGAN TEMUAN AUDIT o Hasil pemeriksaan internal auditor disimpulkan didokumentasikan dalam: List of Findings o Kesimpulan berupa masalah/kelemahan yang ditemukan atau hal yang memerlukan perhatian manajemen: o Findings Positif tidak ada masalah yang ditemukan, atau menyebutkan kebaikan pengendalian intern yang perlu diterapkan dibagian lain o Findings Negatif memberitahukan kepada menajemen masalah yang ditemukan yang memerlukan tindakan perbaikan dari manajemen untuk mencegah kerugian

FINDING YANG BAIK • CRITERIA: Ukuran/standar yang diikuti (kondisi yang seharusnya ada) • STATEMENT of CONDITION: Kenyataan/kondisi yang terjadi di perusahaan • EFFECT: Akibat dari kenyataan yang terjadi di perusahaan (efek negatif berupa penyimpangan, efek positif berupa hasil yang lebih baik dari standar yang ditentukan) • CAUSE: Penyebab terjadinya kondisi tsb. di perusahaan dan bagaimana terjadinya

PENGEMBANGAN REKOMENDASI dari TEMUAN o o o Recommendation menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kelemahan/masalah yang diuraikan dalam findings Kendala menyusun laporan : • Audit supervisor menyusun kembali konsep laporan yang telah dibuat oleh auditor in-charge, dengan gayanya sendiri • Auditor in-charge sengaja menyusun laporan seadanya (mengandalkan perbaikan dari audit supervisor dan audit manager) • Terlalu banyak waktu untuk menyusun laporan • Kualitas konsep laporan yang buruk Menurut Sawyer, 3 cara untuk memperbaiki report writing process : • Menentukan standar minimum yang dapat diterima • Komunikasikan standar tersebut kepada staf melalui training • Melakukan pengeditan oleh bagian independen atau

PENGEMBANGAN REKOMENDASI dari TEMUAN • Rekomendasi yang efektif harus memenuhi prinsip: 1. Komprehensif 2. Spesifik 3. Disusun yang baik 4. Mudah dijalankan 5. Beralasan

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. HAL PENTING DALAM MENYUSUN REKOMENDASI YANG BAIK Clear Simply Understandable & economical Complete Brief & concise Coherent Forceful Variety

STANDAR PELAPORAN Ikatan Akuntan Indonesia belum mengeluarkan standar pelaporan bagi auditor intern, oleh karena itu laporan auditor intern harus mengacu pada standar of reporting yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditor (IIA)

LAPORAN AUDIT INTERN Semua hasil pekerjaannya harus dilaporkan pada manajemen mengenai hal penting apa yang terjadi yang memerlukan perbaikan dari manajemen Auditor Intern harus menyampaikan laporan yang: • Objective • Clear (jelas) • Concise (padat) • Constructive (membangun) • Timely (tepat waktu)

• Laporan Informal (Informal Report) o Disampaikan secara lisan (tapi tetap didukung oleh data/bukti/ catatan ringkas) atau tertulis, jika internal auditor menemukan hal penting yang perlu dilaporkan kepada manajemen agar dilakukan tindakan perbaikan o Informal Report secara tertulis: § Bentuk pendek (memo 1 halaman) § Bentuk panjang (summary report dengan penjelasan detail) • (Contoh) Laporan Internal Auditor, mencakup: o o o o Summary Foreword Purpose Scope Opinion Findings, kriteria Summary, Standard, Facts, Effect dan Cause Recommendation Jelas, mudah dimengerti, logis dan menarik

MANAGING IA

FLOW CHART OF IA

RESOURCES FOR IA Considerations should be given to the following: ü Resources ü Audit techniques ü Processes to achieve and maintain the competency of auditors and to improve their performance ü Competency and availability of auditor ü Available time for auditing

IA PLANNING OBJECTIVES The planning of IA consists of : • Authority for administering the IA program • Establishing IA program Ø Objectives Ø Responsibility Ø Procedure and guidance

IA IMPLEMENTATION The implementation of IA program consists of : ü Scheduling audit ü Implementation of audit program ü Audit record and report

IA MONITORING • • Implementation of audit program should be monitored at appropriate intervals and reviewed to assess whether its objectives have been met and identified opportunities for improvement. Auditing findings should be reported to the management.

AUDITING ACTIVITIES

OVERVIEW OF AUDIT ACTIVITES Planning and scheduling audit Conducting document review Preparing for on-site activities Conducting audit Prepare audit report Conducting follow-up

AUDIT ACTIVITIES • • Forming an audit team and assign roles and responsibility and agreed on the scope Conducting document review ü Review documents (SOPs, audit findings, corrective action/preventive action, etc. ), check the integrity of the quality system and various controls are effective • Preparing for the on-site audit activities ü Preparing audit plan ü Assigning work to the audit team ü Preparing work documents (eg. audit checklists, sampling plans, forms for recording information; questionnaires)

AUDIT DOCUMENTATION • Audit plan ü should be sent to auditee prior to audit activity ü findings from the last audit should be also mentioned • Audit note should include ü an audit questionnaire ü all records and comments during the audit • Audit report is an ü official document to report the audit findings

EXAMPLE OF AN AUDIT CHECKLIST • General format for an audit checklist

EXAMPLE OF AN AUDIT CHECKLIST

IA MONITORING INTERNA: AUDIT QUESTIONAIRES Area audited : ___________ Date: _________ Question (QSR-GMP Reference) Response 1. Does the company have a work instruction to operate the machine? 2. How is the machine being cleaned and maintained? 3. Are personnel trained to use the machine? 4. How often is the equipment being calibrated and cleaned? 5. When is the last breakdown of the machine? Are there any product being affected?

AUDITING ACTIVITIES (1) • Conducting on-site audit activities v v Conduct opening meeting Good communication during the audit Roles of escort and observer Steps in conducting on site audit: ü Interviews with different personnel ü Carry out both horizontal and vertical audits. Focus on safety and quality of product. ü Use “Trace-back” method

AUDITING ACTIVITIES (2) • Generating audit findings ü Either conformity or non-conformity ü Sort out isolated or systemic deficiencies Isolated deficiency: Tends to happen randomly; no meaningful pattern; rarely happens Systemic deficiency: Could be connected to a particular process, product, material, person or organisation; shows pattern; happens more than once

ISOLATED VERSUS SYSTEMIC DEFICIENCY NON CONFORMANCE DEFICIENCIES ISOLATED SYSTEMIC Latex gloves rip SOP contains an error Wrong expiration date written on a reagent bottle Batch record is poorly written so instruction can be confusing Operator or lab technician spills a sample Area management does not reinforce requirement to continually record information properly Pressing machine of eye shadow burns out Preventive maintenance program does not include liquid filling machine motor

AUDIT MONITORING The audit finding can be classified into 2 groups: 1. Compliance : a. Satisfactory /Adequate b. Outstanding 2. Non-compliance : a. Critical deficiency b. Major deficiency c. Minor deficiency

AUDIT REPORT § § § Objectives Audit scope Identification of audit team leader and members Date and place where the on-site audit activities were conducted Audit criteria and findings Conclusions

AUDIT REPORT ü ü ü Various formats can be used depending on auditee (vendors, management or auditee) Usually include name and location of auditee, date of audit, audit plan, audit observations, classification of non-compliances, recommendations or expectations Should write against a standard Focus on deficient conditions and not people Include any positive observations Keep the audit report simple and clear

AUDIT REPORT: AN EXAMPLE No GMP. Re f 1. 2. 1. 1 2. 3 Findings of IA Gradin g Location Auditee Auditor Production and QC Critical departments are headed by the same person Human Resources Abas Budi 4. 3 Monitoring of temperature in a warehouse Warehous e Tuti May Lin 11. 1 Inadequate control Major or over sub. Minor contractor Major or Minor Production Herman Ida

CONCLUSIONS Nobody likes to be audited………. . It is a means to have continuous improvement